Compare Constitution Versions

Select Versions to Compare

Differences between Version 11.5.0.0 and Version 12.0.0.0

	Version 11.5.0.0			Version 12.0.0.0
n	1		n	1	Welcome to the Constitution of the London Borough of Tower Hamlets. Please check the top of the screen to make sure you are using the latest version (it will say if you aren't).
	2
	3
	4			2
	5	Welcome to the Constitution of the London Borough of Tower Hamlets. Please check the top of the screen to make sure you are using the latest version (it will say if you aren't). Use the menu on the left to navigate around the content of the Constitution. You will see that most sections are collected into themed areas such as 'Members' and 'Officers'. If you need to find something specific you may also find the Search tool in the top left corner useful, it will show you specific words and phrases and where they appear in the Constitution. If you select a particular paragraph you will see a yellow highlight to the left of the paragraph. When that appears you can copy the web link in your address bar and send it to someone and that will enable them to open and view exactly the same paragraph as you are viewing.		3	Use the menu on the left to navigate around the content of the Constitution. You will see that most sections are collected into themed areas such as 'Members' and 'Officers'. If you need to find something specific you may also find the Search tool in the top left corner useful, it will show you specific words and phrases and where they appear in the Constitution.
	6
	7			4
	8			5	If you select a particular paragraph you will see a yellow highlight to the left of the paragraph. When that appears you can copy the web link in your address bar and send it to someone and that will enable them to open and view exactly the same paragraph as you are viewing.
	9
	10	Introduction		6	Introduction
n	11		n
	12
	13
	14
	15
	16
	17	Introducing the Council's Constitution		7	Introducing the Council's Constitution
n	18		n
	19
	20
	21
	22
	23
	24
	25
	26	This Constitution sets out how the Council operates, how decisions are made and the procedures which are followed to ensure that these are efficient, transparent and accountable to local people. Some of these processes are required by the law, while others are a matter for the Council to determine.		8	This Constitution sets out how the Council operates, how decisions are made and the procedures which are followed to ensure that these are efficient, transparent and accountable to local people. Some of these processes are required by the law, while others are a matter for the Council to determine.
	27
	28
	29
	30
	31
	32
	33	The Constitution is divided into nine parts:		9	The Constitution is divided into nine parts:
	34
	35
	36
	37
	38
	39
	40	The purpose of the constitution is to ensure that:		10	The purpose of the constitution is to ensure that:
	41
	42
	43
	44
	45
	46
	47	The Council will exercise all its powers and duties in accordance with the law and this Constitution.		11	The Council will exercise all its powers and duties in accordance with the law and this Constitution.
	48
	49
	50
	51
	52
	53	How the Council Operates		12	How the Council Operates
n	54		n
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62	The Council operates the directly elected mayoral form of executive. The Council is composed of a Mayor and forty-five Councillors. The Mayor is directly elected by the electors of the Borough, normally for a four-year term of office. The mayoral election will be held on the same day as the ordinary Council elections, at which Councillors are elected to represent each of the wards within the Borough every four years. Councillors are democratically accountable to residents of their ward. The overriding duty of Councillors is to the whole community, but they have a special duty to their constituents, including those who did not vote for them.		13	The Council operates the directly elected mayoral form of executive. The Council is composed of a Mayor and forty-five Councillors. The Mayor is directly elected by the electors of the Borough, normally for a four-year term of office. The mayoral election will be held on the same day as the ordinary Council elections, at which Councillors are elected to represent each of the wards within the Borough every four years. Councillors are democratically accountable to residents of their ward. The overriding duty of Councillors is to the whole community, but they have a special duty to their constituents, including those who did not vote for them.
	63
	64
	65
	66
	67
	68	The Council may also appoint additional ‘Co-opted’ Members to certain Committees and Sub-Committees. Co-optees are people who are chosen to represent a specific area of interest or issue of consideration. These representatives are not elected members of the Council and are appointed because of their level of knowledge and experience. These co-opted members make a very useful contribution to discussions and help make the correct decisions in relation to important matters.		14	The Council may also appoint additional ‘Co-opted’ Members to certain Committees and Sub-Committees. Co-optees are people who are chosen to represent a specific area of interest or issue of consideration. These representatives are not elected members of the Council and are appointed because of their level of knowledge and experience. These co-opted members make a very useful contribution to discussions and help make the correct decisions in relation to important matters.
	69
	70
	71
	72
	73
	74	The Mayor, Councillors and Co-optees are together known as ‘Members’ of the Authority. Members have to agree to follow a Code of Conduct for Members to ensure high standards in the way they undertake their duties. The Council’s Standards Advisory Committee is responsible for advising Members on the Code of Conduct and ensuring that they receive training on the requirements of the Code, which they are required to observe in carrying out their duties and responsibilities as Members.		15	The Mayor, Councillors and Co-optees are together known as ‘Members’ of the Authority. Members have to agree to follow a Code of Conduct for Members to ensure high standards in the way they undertake their duties. The Council’s Standards Advisory Committee is responsible for advising Members on the Code of Conduct and ensuring that they receive training on the requirements of the Code, which they are required to observe in carrying out their duties and responsibilities as Members.
	75
	76
	77
	78
	79
	80	The Mayor and all Councillors meet together at Council. Meetings of Council are normally open to the public. Here Councillors decide the Council’s overall budget and some policies (including the Budget and Policy Framework). Council appoints annually an Overview and Scrutiny Committee, Regulatory Committees, a Standards Advisory Committee, and other statutory, advisory and consultative bodies.		16	The Mayor and all Councillors meet together at Council. Meetings of Council are normally open to the public. Here Councillors decide the Council’s overall budget and some policies (including the Budget and Policy Framework). Council appoints annually an Overview and Scrutiny Committee, Regulatory Committees, a Standards Advisory Committee, and other statutory, advisory and consultative bodies.
	81
	82
	83
	84
	85
	86	The Mayor appoints a Deputy Mayor and (up to eight) additional Cabinet Members who form the Council’s Executive, they are responsible for most day to day decisions and most policies. The Mayor and other Executive Members meet together as the ‘Cabinet’. The Mayor is responsible for the Council’s main executive decision-making powers and the overall delivery of Council services.		17	The Mayor appoints a Deputy Mayor and (up to eight) additional Cabinet Members who form the Council’s Executive, they are responsible for most day to day decisions and most policies. The Mayor and other Executive Members meet together as the ‘Cabinet’. The Mayor is responsible for the Council’s main executive decision-making powers and the overall delivery of Council services.
	87			18	The Mayor may also establish other Executive decision-making bodies and currently the Council has: Note - The Health and Wellbeing Board can also take some Executive decisions.
	88			19
n	89		n
	90
	91
	92	The Mayor may also establish other Executive decision-making bodies and currently the Council has:
	93
	94	Note - The Health and Wellbeing Board can also take some Executive decisions.
	95
	96
	97
	98
	99
	100
	101	Part F (The Mayor and Executive and Executive Procedure Rules)  contains out more detail on the Mayor and executive functions.		20	Part F (The Mayor and Executive and Executive Procedure Rules)  contains out more detail on the Mayor and executive functions.
	102
	103
	104
	105
	106
	107	The Overview and Scrutiny Committee is established to review or scrutinise decisions of the Executive and conduct reviews into functions which are the responsibility of the Executive. Part G of the Constitution sets out a summary and details in relation to Overview and Scrutiny.		21	The Overview and Scrutiny Committee is established to review or scrutinise decisions of the Executive and conduct reviews into functions which are the responsibility of the Executive. Part G of the Constitution sets out a summary and details in relation to Overview and Scrutiny.
	108
	109
	110
	111
	112
	113	Suspending, Interpreting and Amending the Constitution and Changes to Executive Arrangements		22	Suspending, Interpreting and Amending the Constitution and Changes to Executive Arrangements
n	114		n
	115
	116
	117
	118
	119
	120	Section 3.1: Suspension of the Constitution		23	Section 3.1: Suspension of the Constitution
	121			24
n	122		n
	123
	124
	125
	126
	127
	128
	129
	130	The Rules specified below may be suspended by bodies indicated to the extent permitted within those Rules and the law.		25	The Rules specified below may be suspended by bodies indicated to the extent permitted within those Rules and the law.
	131
	132			26
n	133		n
	134
	135
	136
	137	A motion to suspend any Rules will not be moved without notice unless at least half (½) of the voting members of the meeting in question are present. The extent and duration of suspension will be proportionate to the result to be achieved, taking account of the purposes of the Constitution.		27	A motion to suspend any Rules will not be moved without notice unless at least half (½) of the voting members of the meeting in question are present. The extent and duration of suspension will be proportionate to the result to be achieved, taking account of the purposes of the Constitution.
	138
	139			28
n	140		n
	141
	142
	143
	144	The following Rules may be suspended to the extent permitted by the rules unless this overrides any statutory requirements:		29	The following Rules may be suspended to the extent permitted by the rules unless this overrides any statutory requirements:
	145
	146
	147
	148
	149
	150
	151	Section 3.2: Interpretation		30	Section 3.2: Interpretation
n	152		n
	153
	154
	155
	156
	157
	158
	159
	160	The ruling of the Speaker of the Council as to the construction or application of this Constitution or as to any proceedings of the Council shall not be challenged at any meeting of the Council. Such interpretations will have regard to the purposes of this Constitution as contained in Chapter 1.		31	The ruling of the Speaker of the Council as to the construction or application of this Constitution or as to any proceedings of the Council shall not be challenged at any meeting of the Council. Such interpretations will have regard to the purposes of this Constitution as contained in Chapter 1.
	161
	162
	163
	164
	165
	166	Section 3.3: Publication		32	Section 3.3: Publication
n	167		n
	168
	169
	170
	171
	172
	173
	174
	175	The Monitoring Officer will ensure (1) that the Constitution is published on the Council’s website and that copies are available for inspection at the Town Hall; and (2) can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.		33	The Monitoring Officer will ensure (1) that the Constitution is published on the Council’s website and that copies are available for inspection at the Town Hall; and (2) can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.
	176
	177
	178
	179
	180
	181	The Monitoring Officer will ensure the Constitution is available to all Members and citizens and is updated as necessary.		34	The Monitoring Officer will ensure the Constitution is available to all Members and citizens and is updated as necessary.
	182
	183
	184
	185
	186
	187	For the avoidance of doubt, where authority to make changes to any part of the constitution has been delegated to the Monitoring Officer, or any other officer and the change is not reported to the General Purposes Committee or Council, the change will be published direct to the website via the officer decision portal.		35	For the avoidance of doubt, where authority to make changes to any part of the constitution has been delegated to the Monitoring Officer, or any other officer and the change is not reported to the General Purposes Committee or Council, the change will be published direct to the website via the officer decision portal.
	188
	189
	190
	191
	192
	193	Section 3.4: Reviews of the Constitution		36	Section 3.4: Reviews of the Constitution
n	194		n
	195
	196
	197
	198
	199
	200
	201
	202	The Officer scheme of delegation sets out the Monitoring Officer’s responsibility for reviewing and maintaining an up to date Constitution as set out in the Functions of the Monitoring Officer in Part I Chapter XX.		37	The Officer scheme of delegation sets out the Monitoring Officer’s responsibility for reviewing and maintaining an up to date Constitution as set out in the Functions of the Monitoring Officer in Part I Chapter XX.
	203
	204
	205
	206
	207
	208	Section 3.5: Changes to the Constitution		38	Section 3.5: Changes to the Constitution
n	209		n
	210
	211
	212
	213
	214
	215
	216
	217	The Monitoring Officer can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact;		39	The Monitoring Officer can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact;
	218
	219
	220
	221
	222
	223	The Monitoring Officer can recommend to Council or General Purposes Committee for approval any material changes to the Constitution with the exception of the Executive Scheme of Delegation (Section xxx) which will be amended by the Monitoring Officer should the Mayor amend his Executive Scheme of Delegation.		40	The Monitoring Officer can recommend to Council or General Purposes Committee for approval any material changes to the Constitution with the exception of the Executive Scheme of Delegation ( Section 35 ) which will be amended by the Monitoring Officer should the Mayor amend his Executive Scheme of Delegation.
	224
	225
	226
	227
	228
	229	The introduction to the Supplementary Documents Pack sets out the delegated authority to amend each Section within that Pack. Unless indicated otherwise, the Monitoring Officer has delegated authority to amend those documents in consultation with the Chief Executive.		41	The introduction to the Supplementary Documents Pack sets out the delegated authority to amend each Section within that Pack. Unless indicated otherwise, the Monitoring Officer has delegated authority to amend those documents in consultation with the Chief Executive.
	230
	231
	232
	233
	234
	235	All Sections of the Constitution remain in place unless explicitly revised or removed.		42	All Sections of the Constitution remain in place unless explicitly revised or removed.
	236
	237
	238
	239
	240
	241	Section 3.6: Change of Executive Arrangements		43	Section 3.6: Change of Executive Arrangements
n	242		n
	243
	244
	245
	246
	247
	248
	249
	250	The Council must take reasonable steps to consult with local electors and other interested persons in the area when drawing up proposals for a change to its executive arrangements.		44	The Council must take reasonable steps to consult with local electors and other interested persons in the area when drawing up proposals for a change to its executive arrangements.
	251
	252
	253
	254
	255
	256
	257
	258	Glossary of Terms		45	Glossary of Terms
n	259		n	46	Version 1.0 25 September 2025.
	260
	261
	262
	263
	264
	265
	266
	267	Version 1.0 25 September 2025.
	268
	269
	270
	271
	272
	273	N.B. This glossary is designed to assist in interpreting the Constitution but it does not replace or override statutory definitions and requirements or decision of the Monitoring Officer about the correct interpretation of the provisions of the Constitution.		47	N.B. This glossary is designed to assist in interpreting the Constitution but it does not replace or override statutory definitions and requirements or decision of the Monitoring Officer about the correct interpretation of the provisions of the Constitution.
	274
	275
	276
	277
	278
	279
	280
	281
	282
	283
	284
	285	Public Rights, Responsibilities and Participation		48	Public Rights, Responsibilities and Participation
n	286		n
	287
	288
	289
	290
	291
	292	Public's General Rights and Responsibilities		49	Public's General Rights and Responsibilities
n	293		n	50	Citizens have various rights as listed below and set out in more detail throughout Part B.
	294
	295
	296
	297
	298
	299
	300
	301	Citizens have various rights as set out below. Their rights to information and to participate are explained in more detail in the Access to Information Procedure Rules in Section 10.
	302
	303
	304
	305	Section 5.1: General Rights		51	Section 5.1: General Rights
n	306		n
	307
	308
	309
	310
	311
	312
	313
	314	Citizens have a number of general rights including to:		52	Citizens have a number of general rights including to:
	315
	316
	317
	318
	319
	320
	321	Section 5.2: Voting and Petitions		53	Section 5.2: Voting and Petitions
n	322		n
	323
	324
	325
	326
	327
	328
	329
	330	Citizens on the electoral register have the right to vote at elections. All citizens (that is people living, working or studying in the borough) have the right to present personally or to request a Councillor to present a petition on their behalf to Council, the Cabinet, Scrutiny, Regulatory or other Committees/ Sub Committees or Panels, subject to the detailed provisions laid down in the Petition Scheme and the procedures adopted by those bodies.		54	Citizens on the electoral register have the right to vote at elections. All citizens (that is people living, working or studying in the borough) have the right to present personally or to request a Councillor to present a petition on their behalf to Council, the Cabinet, Scrutiny, Regulatory or other Committees/ Sub Committees or Panels, subject to the detailed provisions laid down in the Petition Scheme and the procedures adopted by those bodies.
	331
	332
	333
	334
	335
	336	Section 5.3: Participation in Decision Making		55	Section 5.3: Participation in Decision Making
n	337		n
	338
	339
	340
	341
	342
	343
	344
	345	All citizens have the right to participate in Council and Committee meetings and contribute to investigations by Scrutiny Panels. Processes for public participation are set out in the procedures for various Committees and meetings including in Section 26 (Council Procedure Rules) and Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules). Individual Committees such as the Licensing and Strategic Development Committee will set out procedures to follow for public participation.		56	All citizens have the right to participate in Council and Committee meetings and contribute to investigations by Scrutiny Panels. Processes for public participation are set out in the procedures for various Committees and meetings including in Section 26 (Council Procedure Rules) and Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules). Individual Committees such as the Licensing and Strategic Development Committee will set out procedures to follow for public participation.
	346			57	As a summary, citizens can:
	347
	348
	349
	350
	351	As a summary, citizens can:
	352
	353
	354
	355
	356
	357
	358
	359
	360	The Council maintains web pages providing information about its formal decision-making meetings and processes and opportunities for public engagement. These are held at  www.towerhamlets.gov.uk/committee .		58	The Council maintains web pages providing information about its formal decision-making meetings and processes and opportunities for public engagement. These are held at  www.towerhamlets.gov.uk/committee .
	361
	362
	363
	364	Section 5.4: Compliments and Complaints		59	Section 5.4: Compliments and Complaints
n	365		n	60	All citizens have the right to:
	366
	367
	368
	369
	370
	371
	372
	373	All citizens have the right to:
	374
	375
	376
	377
	378
	379
	380	Section 5.5: Citizen's Responsibilities		61	Section 5.5: Citizen's Responsibilities
n	381		n
	382
	383
	384
	385
	386
	387
	388
	389
	390
	391	Citizens must not be violent, abusive or threatening to Councillors or officers and must not wilfully damage things owned by the Council, Councillors or officers.		62	Citizens must not be violent, abusive or threatening to Councillors or officers and must not wilfully damage things owned by the Council, Councillors or officers.
	392
	393
	394
	395
	396
	397	When attending meetings of Council, Committees/ Sub-Committees/ Panels or the Cabinet, citizens must not behave improperly, offensively or interrupt the business of the meeting as such action will result in their being removed and excluded from the meeting.		63	When attending meetings of Council, Committees/ Sub-Committees/ Panels or the Cabinet, citizens must not behave improperly, offensively or interrupt the business of the meeting as such action will result in their being removed and excluded from the meeting.
	398
	399
	400
	401
	402
	403	Where members of the public use specific Council services, for example as a parent of a school pupil or as an occupier of Council land or premises, they have additional rights. These are not covered in this Constitution.		64	Where members of the public use specific Council services, for example as a parent of a school pupil or as an occupier of Council land or premises, they have additional rights. These are not covered in this Constitution.
	404
	405
	406
	407
	408
	409	Freedom of the Borough		65	Freedom of the Borough
n	410		n
	411
	412
	413
	414
	415
	416
	417
	418	Under Section 249(5) of the Local Government Act 1972, the Council has the power to confer honorary freedom of the Borough to persons of distinction and to persons who have, in the opinion of the authority, rendered eminent services to the borough.		66	Under Section 249(5) of the Local Government Act 1972, the Council has the power to confer honorary freedom of the Borough to persons of distinction and to persons who have, in the opinion of the authority, rendered eminent services to the borough.
	419
	420
	421
	422
	423
	424	The title can only be given by a resolution of Council, at a meeting convened for the purpose and the resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting for it to be passed.		67	The title can only be given by a resolution of Council, at a meeting convened for the purpose and the resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting for it to be passed.
	425
	426
	427
	428
	429
	430	Similarly, a resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting to rescind a previously made nomination.		68	Similarly, a resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting to rescind a previously made nomination.
	431
	432
	433
	434
	435
	436
	437
	438
	439
	440
	441
	442	Under section 249(10), the admission of a person as honorary freedom of the Borough does not carry any right to attend meetings of the Council or its committees or to claim any allowances for attendance at meetings. However, the Council may choose to cover reasonable expenses for attendance at any of the above listed civic events.		69	Under section 249(10), the admission of a person as honorary freedom of the Borough does not carry any right to attend meetings of the Council or its committees or to claim any allowances for attendance at meetings. However, the Council may choose to cover reasonable expenses for attendance at any of the above listed civic events.
	443
	444
	445
	446
	447
	448	Public Participation at Meetings		70	Public Participation at Meetings
n	449		n
	450
	451
	452
	453
	454
	455
	456
	457	All formal Council, Executive (Cabinet), Overview and Scrutiny, and Regulatory and Non-Executive Committee meetings are generally open to the public, ensuring transparency and civic engagement so that local residents can observe and understand how decisions are made.		71	All formal Council, Executive (Cabinet), Overview and Scrutiny, and Regulatory and Non-Executive Committee meetings are generally open to the public, ensuring transparency and civic engagement so that local residents can observe and understand how decisions are made.
	458
	459
	460
	461
	462
	463	Citizens have a right not only to attend but also to actively participate by presenting petitions, deputations, and public questions during Council, Cabinet, Committee and Scrutiny proceedings. Furthermore, members of the public may speak for or against applications before Licensing and Planning Committees, ensuring that local views directly influence decisions that affect their neighbourhoods.		72	Citizens have a right not only to attend but also to actively participate by presenting petitions, deputations, and public questions during Council, Cabinet, Committee and Scrutiny proceedings. Furthermore, members of the public may speak for or against applications before Licensing and Planning Committees, ensuring that local views directly influence decisions that affect their neighbourhoods.
	464
	465
	466
	467
	468
	469	Public participation at meetings is managed by the Chair using the procedures set out for that meeting.		73	Public participation at meetings is managed by the Chair using the procedures set out for that meeting.
	470
	471
	472
	473
	474
	475	The Council’s Committee Procedure Rules in Part E set out the general principles of public engagement at meetings. These will operate at all meetings unless there are explicit rules which apply to that specific meeting. For example. The Council’s planning and licensing committees have their own operating procedures whilst meetings of Council operate using the Council Procedure Rules.		74	The Council’s Committee Procedure Rules in Part E set out the general principles of public engagement at meetings. These will operate at all meetings unless there are explicit rules which apply to that specific meeting. For example. The Council’s planning and licensing committees have their own operating procedures whilst meetings of Council operate using the Council Procedure Rules.
	476
	477
	478
	479
	480
	481	Protocol for Reporting and Filming Council, Cabinet and Committee meetings.		75	Protocol for Reporting and Filming Council, Cabinet and Committee meetings.
n	482		n
	483
	484
	485
	486
	487
	488	Section 8.1: Introduction		76	Section 8.1: Introduction
n	489		n
	490
	491
	492
	493
	494
	495
	496
	497	As set out in the Council Procedure Rules [ ], members of the press and public are welcome to film, audio record, take photographs, use social media or otherwise record or report on (collectively referred to as film/record in this protocol) meetings of the Council, Cabinet and Committees. This facility is important in ensuring the transparency and openness of the Council’s decision making.		77	As set out in the Council Procedure Rules [ ], members of the press and public are welcome to film, audio record, take photographs, use social media or otherwise record or report on (collectively referred to as film/record in this protocol) meetings of the Council, Cabinet and Committees. This facility is important in ensuring the transparency and openness of the Council’s decision making.
	498
	499
	500
	501
	502
	503
	504
	505
	506
	507
	508
	509
	510	It should be noted that, unless previously agreed for accessibility reasons, the Council would not normally allow oral reporting/commentary on a meeting as it takes place by someone present at the meeting.		78	It should be noted that, unless previously agreed for accessibility reasons, the Council would not normally allow oral reporting/commentary on a meeting as it takes place by someone present at the meeting.
	511
	512
	513
	514
	515
	516	The Speaker/Chair of the meeting will in all cases make the final decision on all matters of dispute in regard to filming/recording meetings.		79	The Speaker/Chair of the meeting will in all cases make the final decision on all matters of dispute in regard to filming/recording meetings.
	517
	518
	519
	520
	521
	522	Section 8.2: Webcasting Meetings		80	Section 8.2: Webcasting Meetings
n	523		n
	524
	525
	526
	527
	528
	529
	530
	531	The Council webcasts many of its meetings and members of the public may find it easier to link to sections of those webcasts rather than make their own recordings.		81	The Council webcasts many of its meetings and members of the public may find it easier to link to sections of those webcasts rather than make their own recordings.
	532
	533
	534
	535
	536
	537	Section 8.3: Attendance at Meetings		82	Section 8.3: Attendance at Meetings
n	538		n
	539
	540
	541
	542
	543
	544
	545
	546	Whilst the Chair of the meeting will look to ensure those present are aware of all filming/recording taking place and request that members of the public gallery are not filmed no guarantee can be given.		83	Whilst the Chair of the meeting will look to ensure those present are aware of all filming/recording taking place and request that members of the public gallery are not filmed no guarantee can be given.
	547
	548
	549
	550
	551
	552	Attendees should also be aware that they may be shown in the background of any Council webcast of the meeting they are attending this includes automated and manually controlled webcasts.		84	Attendees should also be aware that they may be shown in the background of any Council webcast of the meeting they are attending this includes automated and manually controlled webcasts.
	553
	554
	555
	556
	557
	558	Section 8.4: Recommended actions for those wishing to film/record meetings by attending physical meetings		85	Section 8.4: Recommended actions for those wishing to film/record meetings by attending physical meetings
n	559		n
	560
	561
	562
	563
	564
	565
	566
	567
	568
	569
	570
	571
	572
	573
	574
	575
	576
	577
	578
	579
	580
	581	Section 8.5: The Role of the Chair of the meeting		86	Section 8.5: The Role of the Chair of the meeting
n	582		n
	583
	584
	585
	586
	587
	588
	589
	590	Should the Chair determine at any time that the recording or filming the meeting is causing a disturbance or is otherwise inappropriate then they have the authority to request the activity cease.		87	Should the Chair determine at any time that the recording or filming the meeting is causing a disturbance or is otherwise inappropriate then they have the authority to request the activity cease.
	591
	592
	593
	594
	595
	596	Should anyone refuse a request to cease or adjust their filming/recording, the Chair will ask the person to leave the meeting. If the person refuses to leave then the Chair may adjourn the meeting or make other appropriate arrangements for the meeting to continue without disruption. This is in line with the meeting conduct procedures set out in the Council Procedure Rules.		88	Should anyone refuse a request to cease or adjust their filming/recording, the Chair will ask the person to leave the meeting. If the person refuses to leave then the Chair may adjourn the meeting or make other appropriate arrangements for the meeting to continue without disruption. This is in line with the meeting conduct procedures set out in the Council Procedure Rules.
	597
	598
	599
	600
	601
	602	Section 8.6: Restrictions		89	Section 8.6: Restrictions
n	603		n
	604
	605
	606
	607
	608
	609
	610
	611
	612
	613
	614
	615
	616
	617
	618	Whilst officers and others taking part in a Council or Committee meeting can normally be filmed, the Chair may prevent filming of specific individuals where this is necessary. Examples could include cases such as where the individual is a child, or where revealing their identity would impact on their job or could lead to threats or abuse of such an individual.		90	Whilst officers and others taking part in a Council or Committee meeting can normally be filmed, the Chair may prevent filming of specific individuals where this is necessary. Examples could include cases such as where the individual is a child, or where revealing their identity would impact on their job or could lead to threats or abuse of such an individual.
	619
	620
	621
	622
	623
	624	Section 8.7: Publishing content		91	Section 8.7: Publishing content
n	625		n
	626
	627
	628
	629
	630
	631
	632
	633	The Council would expect that those publishing films or recordings made at meetings or from webcast footage would be clear as to the context the recording was made and would not edit the footage in such a way as could lead to misinterpretation or misrepresentation of the proceedings or comments made by attendees.		92	The Council would expect that those publishing films or recordings made at meetings or from webcast footage would be clear as to the context the recording was made and would not edit the footage in such a way as could lead to misinterpretation or misrepresentation of the proceedings or comments made by attendees.
	634
	635
	636
	637
	638
	639
	640
	641	The London Borough of Tower Hamlets Petition Scheme		93	The London Borough of Tower Hamlets Petition Scheme
n	642		n
	643
	644
	645
	646
	647
	648	Section 9.1: Submitting a Petition to the Council		94	Section 9.1: Submitting a Petition to the Council
n	649		n
	650
	651
	652
	653
	654
	655
	656
	657	Tower Hamlets Council welcomes petitions and recognises that petitions are one way in which people can let us know their concerns. We will treat something as a petition if it is identified as being a petition, or if it seems to us that it is intended to be a petition.		95	Tower Hamlets Council welcomes petitions and recognises that petitions are one way in which people can let us know their concerns. We will treat something as a petition if it is identified as being a petition, or if it seems to us that it is intended to be a petition.
	658
	659			96
n	660		n
	661
	662
	663
	664	are those prepared in the traditional way: a petition organiser creates a paper document that includes a proposed action. Residents physically write their name, address and signature on this document to show their support of the proposed action.		97	are those prepared in the traditional way: a petition organiser creates a paper document that includes a proposed action. Residents physically write their name, address and signature on this document to show their support of the proposed action.
	665			98	To help you organise a paper petition, the Council has prepared a template that is available on the Council's website should you wish to use it.
	666
	667
	668
	669
	670	To help you organise a paper petition, the Council has prepared a template that is attached as Appendix 3.
	671
	672
	673
	674
	675
	676	Paper petitions can be sent to the Democratic Services Team using the details provided at Section 7 of this Scheme.		99	Paper petitions can be sent to the Democratic Services Team using the details provided at Section 7 of this Scheme.
	677
	678			100
n	679		n
	680
	681
	682
	683	are created, signed, and submitted entirely online. The petition organiser uses a website to create their petition and residents can electronically add their name via the website to show their support of the action the petition organiser proposes.		101	are created, signed, and submitted entirely online. The petition organiser uses a website to create their petition and residents can electronically add their name via the website to show their support of the action the petition organiser proposes.
	684
	685
	686
	687
	688
	689	It is recommended that e-petitions are created via the Council’s e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition. e-Petitions created or submitted through third party websites may be accepted if they comply with the provisions of this scheme.		102	It is recommended that e-petitions are created via the Council’s e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition. e-Petitions created or submitted through third party websites may be accepted if they comply with the provisions of this scheme.
	690
	691
	692
	693
	694
	695	There are no set rules as to how long you can collect signatures for a petition. It is up to you as petition organiser to determine when to close your petition and submit it to the Council. However, the Council will not normally host live petitions on its own e-Petitions site for longer than six months.		103	There are no set rules as to how long you can collect signatures for a petition. It is up to you as petition organiser to determine when to close your petition and submit it to the Council. However, the Council will not normally host live petitions on its own e-Petitions site for longer than six months.
	696
	697
	698
	699
	700
	701	Section 9.2: Guidelines for Submitting a Petition		104	Section 9.2: Guidelines for Submitting a Petition
n	702		n
	703
	704
	705
	706
	707
	708
	709
	710
	711
	712
	713
	714
	715
	716
	717
	718
	719
	720
	721
	722
	723
	724
	725
	726
	727	The Monitoring Officer will also consider any request received for the petition to be dealt with in a particular way (e.g. for submission to a particular Committee or to Council). Subject to the guidance within this Petition Scheme, the Monitoring Officer has absolute discretion on how the Council will deal with any petition received and may recommend an alternative course of action to that requested.		105	The Monitoring Officer will also consider any request received for the petition to be dealt with in a particular way (e.g. for submission to a particular Committee or to Council). Subject to the guidance within this Petition Scheme, the Monitoring Officer has absolute discretion on how the Council will deal with any petition received and may recommend an alternative course of action to that requested.
	728
	729
	730
	731
	732
	733	In addition, there are some circumstances where petitions will not be dealt with under this Scheme. These include any matters relating to planning or licensing applications; where a separate consultation process is active; or any other circumstances which, in the opinion of the Monitoring Officer would mean the petitions would be better dealt with using a different Council procedure.		106	In addition, there are some circumstances where petitions will not be dealt with under this Scheme. These include any matters relating to planning or licensing applications; where a separate consultation process is active; or any other circumstances which, in the opinion of the Monitoring Officer would mean the petitions would be better dealt with using a different Council procedure.
	734
	735
	736
	737
	738
	739	The Council may seek to verify the authenticity of each entry on a petition by reference to existing information such as (where appropriate) the current electoral register or other relevant records. Entries which cannot be verified may not be counted for the purposes of determining whether a petition has exceeded a threshold set out in this scheme.		107	The Council may seek to verify the authenticity of each entry on a petition by reference to existing information such as (where appropriate) the current electoral register or other relevant records. Entries which cannot be verified may not be counted for the purposes of determining whether a petition has exceeded a threshold set out in this scheme.
	740
	741
	742
	743
	744
	745	In the period immediately before an election or referendum, when certain legal restrictions apply, we may need to deal with your petition differently – if this is the case we will explain the reasons and discuss the revised timescale which will apply.		108	In the period immediately before an election or referendum, when certain legal restrictions apply, we may need to deal with your petition differently – if this is the case we will explain the reasons and discuss the revised timescale which will apply.
	746
	747
	748
	749
	750
	751	If a petition does not follow the guidelines set out above, the Council may decide not to do anything further with it. In that case, we will write to you to explain the reasons.		109	If a petition does not follow the guidelines set out above, the Council may decide not to do anything further with it. In that case, we will write to you to explain the reasons.
	752
	753			110
n	754		n
	755
	756
	757
	758	- The Council welcomes petitions created and signed by school children and university students. It may be appropriate for young people to give the name of their school or college rather than home address when signing a petition.		111	- The Council welcomes petitions created and signed by school children and university students. It may be appropriate for young people to give the name of their school or college rather than home address when signing a petition.
	759
	760			112
n	761		n
	762
	763
	764
	765	- Petitioners are asked not to ask council officers to sign their petitions in relation to their service area. It is contrary to the Member / Officer Protocol for officers to lobby Councillors in respect of their specific service.		113	- Petitioners are asked not to ask council officers to sign their petitions in relation to their service area. It is contrary to the Member / Officer Protocol for officers to lobby Councillors in respect of their specific service.
				114	Section 9.3: Action by the Council on Receipt of a Petition
				115	An acknowledgement will be sent to the petition organiser within 10 working days of us receiving the petition. This will let them know what we plan to do with the petition and when they can expect to receive a formal response to it. If the petition needs more investigation, we will tell the petition organiser the steps we plan to take.
				116	If we can do what the petition asks for, the acknowledgement may confirm that we have taken the action requested and the petition will be closed.
				117	Petitions will receive a formal response from the relevant Corporate Director within 28 days of receipt. This will usually be the quickest way of addressing the issue.
				118	If however, the petition meets the requirements to be presented/debated at a meeting of Councillors under the provisions of Section 4 of this scheme, the petition will receive a formal response within 28 days from the meeting. If you request this option, the relevant Corporate Director may still write to you. You may choose not to proceed with presentation at a meeting if you feel their response resolves the matter.
				119	The acknowledgment will confirm when and how your response will be sent and tell you when and where the meeting will take place (if applicable and if known at that stage).
				120	To ensure that people know what we are doing in response to the petitions we receive, the details of all petitions submitted to the Council will be published on our website, except in cases where this would be inappropriate. Whenever possible we will also publish all correspondence relating to the petition (all personal details will be removed).
				121	Section 9.4: Presentation of a Petition to Elected Councillors
				122	Subject to your petition containing sufficient signatures as set out below, you may request to present the petition to a meeting of Councillors. There are several ways in which this can be done.
				123	If your petition includes the names, addresses and signatures of 30 persons who live, work or study in the borough it can be presented at an ordinary meeting of the Council or to a Council Committee.
				124	The procedure for presenting a petition at full Council or Committee meetings is included in Appendix 1 of this scheme.
				125	Separate to the above provision, the Mayor has agreed a scheme for public engagement at executive meetings (the Cabinet and Cabinet sub-committees), which provides a number of different ways that members of the public can make submissions relating to items on the agenda. The Cabinet public engagement scheme is set out later on in this scheme.
				126	If your petition includes the names, addresses and signatures of 2,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a debate be held about the petition at a full Council meeting.
				127	The procedure for debating a petition at full Council meetings is included later in this scheme.
				128	If your petition includes the names, addresses and signatures of at least 1,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a relevant senior officer give evidence at a public meeting of the Council’s Overview and Scrutiny Committee. For example, you may request that a senior officer explain progress on an issue, or the advice given to councillors to enable them to make a particular decision. The senior officers who may be called to give evidence under this procedure include the Head of the Paid Service (Chief Executive) and any of the Council’s statutory or non-statutory Chief Officers (Corporate Directors).
				129	You should be aware that the Overview and Scrutiny Committee may decide that it would be more appropriate for another officer to give evidence instead of any officer named in the petition – for instance if the named officer has changed jobs. The Committee will also call the relevant Executive Councillor(s) to attend the meeting. Committee members will ask the questions at this meeting, but you will be able to suggest questions to the Chair of the Committee by contacting the Democratic Services team (through the link on the front of the agenda) up to three working days before the meeting.
				130	If you would like your petition to be presented/debated at a meeting, you must submit (1) the petition; (2) a request to present or debate the petition; and (3) any request for additional assistance such as an interpreter, to the Democratic Services Team (see Section 7) by noon, 9 clear working days (not including the day notice is given or the day of the meeting) before the relevant meeting. However, please note that there is likely to be a maximum number of petitions presented at any one meeting and these slots are normally allocated in order of receipt, so early submission is advised.
				131	When determining whether a petition has met or exceeded a threshold set out in this scheme, the Council will only count signatories for which a local connection (i.e. that the signatory either lives, works or studies in Tower Hamlets) can be evidenced from the information supplied. There is a risk that petitions created and/or submitted via third party e-petition websites may not satisfy this criterion so it is strongly recommended that e-petitions are created via the Council’s own e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition
				132	In the event that 2 or more petitions which are substantially the same are received from different petition organisers, the Monitoring Officer may aggregate the number of valid signatures in each petition for the purpose of determining whether the threshold to trigger a Council debate of the matters raised has been reached if that is the wish of the petition organisers.
				133	Section 9.5: Petitions on Non-Council Functions
				134	If your petition is about something over which the Council has no direct control (for example the local railway or hospital) it is unlikely you will be able to present it to a Council meeting, but we will consider making representations on behalf of the community to the relevant body. The council works with a large number of local partners and where possible may liaise with these partners to respond to your petition. If we are not able to do this for any reason (for example if what the petition calls for conflicts with Council policy), then we will set out the reasons for this to you.
				135	If your petition is about something that a different authority is responsible for we will give consideration to what the best method is for responding to it. This might consist of simply forwarding the petition to the other authority, but could involve other steps. In any event we will notify you of the action we have taken.
				136	You can find more information on the services for which the Council is responsible on our website. www.towerhamlets.gov.uk
				137	In all cases we will provide the written response as set out in Section 3.
				138	Section 9.6: If you are not satisfied with the Council's response
				139	If you feel that we have not dealt with your petition properly you may make a complaint under the Council’s complaints procedure.  https://www.towerhamlets.gov.uk/lgnl/council_and_democracy/complaints/complaints.aspx
				140	Section 9.7: Further Information
				141	Should you wish to submit a petition or require any further information, please contact: Petitions, Democratic Services,2nd Floor, Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Rd, London E1 1BJ Email: councillor.supportteam@towerhamlets.gov.uk Website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/committee
				142	e-petitions website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/petition
	766			143
n	767		n
	768
	769
	770
	771	Section 9.3: Action by the Council on Receipt of a Petition
	772
	773
	774
	775
	776
	777
	778
	779
	780	An acknowledgement will be sent to the petition organiser within 10 working days of us receiving the petition. This will let them know what we plan to do with the petition and when they can expect to receive a formal response to it. If the petition needs more investigation, we will tell the petition organiser the steps we plan to take.
	781
	782
	783
	784
	785
	786	If we can do what the petition asks for, the acknowledgement may confirm that we have taken the action requested and the petition will be closed.
	787
	788
	789
	790
	791
	792	New article...Petitions will receive a formal response from the relevant Corporate Director within 28 days of receipt. This will usually be the quickest way of addressing the issue.
	793
	794
	795
	796
	797
	798	If however, the petition meets the requirements to be presented/debated at a meeting of Councillors under the provisions of Section 4 of this scheme, the petition will receive a formal response within 28 days from the meeting. If you request this option, the relevant Corporate Director may still write to you. You may choose not to proceed with presentation at a meeting if you feel their response resolves the matter.
	799
	800
	801
	802
	803
	804	The acknowledgment will confirm when and how your response will be sent and tell you when and where the meeting will take place (if applicable and if known at that stage).
	805
	806
	807
	808
	809
	810	To ensure that people know what we are doing in response to the petitions we receive, the details of all petitions submitted to the Council will be published on our website, except in cases where this would be inappropriate. Whenever possible we will also publish all correspondence relating to the petition (all personal details will be removed).
	811
	812
	813
	814
	815
	816	Section 9.4: Presentation of a Petition to Elected Councillors
	817
	818
	819
	820
	821
	822
	823
	824
	825	Subject to your petition containing sufficient signatures as set out below, you may request to present the petition to a meeting of Councillors. There are several ways in which this can be done.
	826
	827
	828
	829
	830
	831
	832
	833
	834
	835
	836
	837
	838
	839	If your petition includes the names, addresses and signatures of 30 persons who live, work or study in the borough it can be presented at an ordinary meeting of the Council or to a Council Committee.
	840
	841
	842
	843
	844
	845	The procedure for presenting a petition at full Council or Committee meetings is included in Appendix 1 of this scheme.
	846
	847
	848
	849
	850
	851	Separate to the above provision, the Mayor has agreed a scheme for public engagement at executive meetings (the Cabinet and Cabinet sub-committees), which provides a number of different ways that members of the public can make submissions relating to items on the agenda. The Cabinet public engagement scheme is set out later on in this scheme.
	852
	853
	854
	855
	856
	857
	858
	859
	860
	861
	862
	863
	864
	865	If your petition includes the names, addresses and signatures of 2,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a debate be held about the petition at a full Council meeting.
	866
	867
	868
	869
	870
	871	The procedure for debating a petition at full Council meetings is included later in this scheme.
	872
	873
	874
	875
	876
	877
	878
	879
	880
	881
	882
	883
	884
	885	If your petition includes the names, addresses and signatures of at least 1,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a relevant senior officer give evidence at a public meeting of the Council’s Overview and Scrutiny Committee. For example, you may request that a senior officer explain progress on an issue, or the advice given to councillors to enable them to make a particular decision. The senior officers who may be called to give evidence under this procedure include the Head of the Paid Service (Chief Executive) and any of the Council’s statutory or non-statutory Chief Officers (Corporate Directors).
	886
	887
	888
	889
	890
	891	You should be aware that the Overview and Scrutiny Committee may decide that it would be more appropriate for another officer to give evidence instead of any officer named in the petition – for instance if the named officer has changed jobs. The Committee will also call the relevant Executive Councillor(s) to attend the meeting. Committee members will ask the questions at this meeting, but you will be able to suggest questions to the Chair of the Committee by contacting the Democratic Services team [Link] up to three working days before the meeting.
	892
	893
	894
	895
	896
	897
	898
	899
	900
	901
	902
	903
	904
	905	If you would like your petition to be presented/debated at a meeting, you must submit (1) the petition; (2) a request to present or debate the petition; and (3) any request for additional assistance such as an interpreter, to the Democratic Services Team (see Section 7) by noon, 9 clear working days (not including the day notice is given or the day of the meeting) before the relevant meeting. However, please note that there is likely to be a maximum number of petitions presented at any one meeting and these slots are normally allocated in order of receipt, so early submission is advised.
	906
	907
	908
	909
	910
	911	When determining whether a petition has met or exceeded a threshold set out in this scheme, the Council will only count signatories for which a local connection (i.e. that the signatory either lives, works or studies in Tower Hamlets) can be evidenced from the information supplied. There is a risk that petitions created and/or submitted via third party e-petition websites may not satisfy this criterion so it is strongly recommended that e-petitions are created via the Council’s own e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition
	912
	913
	914
	915
	916
	917
	918
	919
	920
	921
	922
	923
	924
	925	In the event that 2 or more petitions which are substantially the same are received from different petition organisers, the Monitoring Officer may aggregate the number of valid signatures in each petition for the purpose of determining whether the threshold to trigger a Council debate of the matters raised has been reached if that is the wish of the petition organisers.
	926
	927
	928
	929
	930
	931	Section 9.5: Petitions on Non-Council Functions
	932
	933
	934
	935
	936
	937
	938
	939
	940	If your petition is about something over which the Council has no direct control (for example the local railway or hospital) it is unlikely you will be able to present it to a Council meeting, but we will consider making representations on behalf of the community to the relevant body. The council works with a large number of local partners and where possible may liaise with these partners to respond to your petition. If we are not able to do this for any reason (for example if what the petition calls for conflicts with Council policy), then we will set out the reasons for this to you.
	941
	942
	943
	944
	945
	946	If your petition is about something that a different authority is responsible for we will give consideration to what the best method is for responding to it. This might consist of simply forwarding the petition to the other authority, but could involve other steps. In any event we will notify you of the action we have taken.
	947
	948
	949
	950
	951
	952	You can find more information on the services for which the Council is responsible on our website. www.towerhamlets.gov.uk
	953
	954
	955
	956
	957
	958	In all cases we will provide the written response as set out in Section 3.
	959
	960
	961
	962
	963
	964	Section 9.6: If you are not satisfied with the Council's response
	965
	966
	967
	968
	969
	970
	971
	972
	973	If you feel that we have not dealt with your petition properly you may make a complaint under the Council’s complaints procedure.  https://www.towerhamlets.gov.uk/lgnl/council_and_democracy/complaints/complaints.aspx
	974
	975
	976
	977
	978
	979	Section 9.7: Further Information
	980
	981
	982
	983
	984
	985
	986
	987
	988	Should you wish to submit a petition or require any further information, please contact: Petitions, Democratic Services,2nd Floor, Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Rd, London E1 1BJ Email: councillor.supportteam@towerhamlets.gov.uk Website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/committee
	989	e-petitions website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/petition
	990
	991
	992
	993
	994
	995
	996	Section 9.8: Appendix to the Petition Scheme - Procedure for hearing petitions at Full Council		144	Section 9.8: Appendix to the Petition Scheme - Procedure for hearing petitions at Full Council
	997			145
n	998		n
	999
	1000
	1001
	1002
	1003
	1004
	1005
	1006	All petitions received within the deadline (see Section 4 of the Petition Scheme) will be listed on the Council agenda.		146	All petitions received within the deadline (see Section 4 of the Petition Scheme) will be listed on the Council agenda.
	1007
	1008
	1009
	1010
	1011
	1012	The agenda will list 4 petitions as ‘to be heard’, which will be listed in order of receipt, except that petitions for debate will take precedence. Any petitions listed as ‘to be heard’ for which the person(s) listed to present are absent, will be noted (see below).		147	The agenda will list 4 petitions as ‘to be heard’, which will be listed in order of receipt, except that petitions for debate will take precedence. Any petitions listed as ‘to be heard’ for which the person(s) listed to present are absent, will be noted (see below).
	1013
	1014
	1015
	1016
	1017
	1018	All remaining petitions will be listed as ‘to be noted’. These petitions will not be heard and the Speaker will state where they will go for a full response.		148	All remaining petitions will be listed as ‘to be noted’. These petitions will not be heard and the Speaker will state where they will go for a full response.
	1019
	1020
	1021
	1022
	1023
	1024
	1025
	1026
	1027
	1028
	1029
	1030
	1031
	1032
	1033
	1034
	1035
	1036
	1037
	1038
	1039
	1040
	1041
	1042
	1043
	1044
	1045
	1046
	1047
	1048
	1049
	1050	Executive functions: In relation to executive functions, the Council does not have powers to override any executive decision of the Mayor or substitute its own decision. The Council may however pass a motion expressing a view on the matter or referring the matter to the Mayor, calling on him/her to take some action, or consider or reconsider a decision, with recommendations to inform that consideration. Officers will advise on the constitutional validity of any motion that may be moved.		149	Executive functions: In relation to executive functions, the Council does not have powers to override any executive decision of the Mayor or substitute its own decision. The Council may however pass a motion expressing a view on the matter or referring the matter to the Mayor, calling on him/her to take some action, or consider or reconsider a decision, with recommendations to inform that consideration. Officers will advise on the constitutional validity of any motion that may be moved.
	1051
	1052			150
n	1053		n
	1054
	1055
	1056
	1057	An individual or group may not submit a petition to a meeting of the Council if that individual or group has previously submitted a petition to either of the previous 2 Council meetings.		151	An individual or group may not submit a petition to a meeting of the Council if that individual or group has previously submitted a petition to either of the previous 2 Council meetings.
	1058
	1059
	1060
	1061
	1062
	1063
	1064
	1065
	1066
	1067
	1068
	1069
	1070
	1071	Petitions can also be presented to any Non-Executive Committee meeting providing it is on a subject matter that is within that Committee’s Terms of Reference.		152	Petitions can also be presented to any Non-Executive Committee meeting providing it is on a subject matter that is within that Committee’s Terms of Reference.
	1072
	1073
	1074
	1075
	1076
	1077	Some Committees will have specific procedures for dealing with petitions and those must be followed where they exist. In any other case the petition will be dealt with at the next appropriate Committee meeting. If no other procedures are in place or agreed then the petition will be heard in the same manner as at Council (3 minute presentation, 4 minutes of questions from Members, 2 minutes for a response). The response may come from a Member or officer as appropriate. If the petition relates to an item on the agenda, it will be considered during the discussion of that particular agenda item.		153	Some Committees will have specific procedures for dealing with petitions and those must be followed where they exist. In any other case the petition will be dealt with at the next appropriate Committee meeting. If no other procedures are in place or agreed then the petition will be heard in the same manner as at Council (3 minute presentation, 4 minutes of questions from Members, 2 minutes for a response). The response may come from a Member or officer as appropriate. If the petition relates to an item on the agenda, it will be considered during the discussion of that particular agenda item.
	1078
	1079
	1080
	1081
	1082
	1083
	1084
	1085
	1086
	1087
	1088
	1089
	1090
	1091	The Council welcomes petitions presented by young people including school children. Whilst the standard meeting procedures will be followed where possible, the Chair of the meeting shall have the discretion to vary the procedures to ensure the young people are properly able to represent themselves at the meeting.		154	The Council welcomes petitions presented by young people including school children. Whilst the standard meeting procedures will be followed where possible, the Chair of the meeting shall have the discretion to vary the procedures to ensure the young people are properly able to represent themselves at the meeting.
	1092
	1093
	1094
	1095
	1096
	1097
	1098
	1099
	1100
	1101
	1102
	1103
	1104
	1105
	1106
	1107
	1108
	1109
	1110
	1111
	1112
	1113	The procedure for hearing petitions at meetings of the Cabinet is contained in the Executive Procedure Rules in Part F Section xxx of the Council’s Constitution. The relevant provision is replicated below:		155	The procedure for hearing petitions at meetings of the Cabinet is contained in the Executive Procedure Rules in Part F Section 36 (Executive Procedure Rules) of the Council’s Constitution. The relevant provision is replicated below:
	1114
	1115
	1116
	1117
	1118
	1119
	1120
	1121
	1122
	1123
	1124
	1125
	1126
	1127	Whilst the main focus of Cabinet is as a decision-making body, there is an opportunity for the public to contribute through making submissions that specifically relate to the reports that are set out on the agenda. Members of the public may therefore make written submissions in any form (for example; Petitions, letters, written questions) and which are to be submitted to the Clerk to Cabinet (whose details are on the Cabinet agenda front sheet) by 5 pm the day before the meeting. The consideration of such written submissions will be at the discretion of whosoever presides at the meeting.		156	Whilst the main focus of Cabinet is as a decision-making body, there is an opportunity for the public to contribute through making submissions that specifically relate to the reports that are set out on the agenda. Members of the public may therefore make written submissions in any form (for example; Petitions, letters, written questions) and which are to be submitted to the Clerk to Cabinet (whose details are on the Cabinet agenda front sheet) by 5 pm the day before the meeting. The consideration of such written submissions will be at the discretion of whosoever presides at the meeting.
	1128
	1129
	1130
	1131
	1132
	1133
	1134
	1135
	1136
	1137
	1138
	1139
	1140
	1141
	1142
	1143
	1144
	1145
	1146	To Democratic Services,
	1147	Tower Hamlets Council
	1148	2nd Floor, Town Hall
	1149	London Borough of Tower Hamlets  Whitechapel Town Hall  160 Whitechapel Road  London  E1 1BJ
	1150	Councillor.supportteam@towerhamlets.gov.uk
	1151
	1152
	1153
	1154
	1155
	1156
	1157
	1158	Dear Democratic Services, please find attached a petition relating to…
	1159
	1160
	1161	…for your attention. The petition statement, which explains what action we would like the Council to take, and the names, addresses and signature of each person supporting the petition, can be found on the attached pages.
	1162
	1163
	1164	Name: Address: Email: Telephone No: Are you also running a petition on this subject on the Council’s website www.towerhamlets.gov.uk/petition? YES / NO (delete as applicable) I believe this petition contains ………….signatures;
	1165	: I would like (tick 1 ONLY): For this petition to be referred to a senior Council officer who will arrange for a response to be sent within 28 days of receipt by the Council; To present this petition in person at a future meeting of the Council or a committee
	1166	For this petition to be debated by Councillors at a future meeting of the Council
	1167	(note to petition organiser – please complete this cover page in full and print   copy. Please complete and then print as many copies of the following signature sheet as you feel necessary. All signature sheets must also include the petition statement. Combine all pages and return to the address above.)
	1168	We the undersigned petition the Council to…[Insert your own text] Please complete each row in full in BLOCK CAPITALS (individuals signing this petition must be persons living, working or studying in the London Borough of Tower Hamlets). FULL NAME ADDRESS INC. POSTCODE SIGNATURE
	1169
	1170
	1171
	1172
	1173
	1174
	1175
	1176
	1177
	1178	Access to Information Procedure Rules		157	Access to Information Procedure Rules
n	1179		n
	1180
	1181
	1182
	1183
	1184
	1185	Section 10.1: Scope		158	Section 10.1: Scope
n	1186		n
	1187
	1188
	1189
	1190
	1191
	1192
	1193
	1194	These rules apply to all meetings of Council, Overview and Scrutiny Committee, Scrutiny Sub-Committees and Panels, the Standards Advisory Committee, regulatory and other Committees, Sub-Committees and public meetings of the Executive (together called “meetings”).		159	These rules apply to all meetings of Council, Overview and Scrutiny Committee, Scrutiny Sub-Committees and Panels, the Standards Advisory Committee, regulatory and other Committees, Sub-Committees and public meetings of the Executive (together called “meetings”).
	1195
	1196
	1197
	1198
	1199
	1200	Section 10.2: Additional Rights to Information		160	Section 10.2: Additional Rights to Information
n	1201		n
	1202
	1203
	1204
	1205
	1206
	1207
	1208
	1209	These rules do not affect any more specific rights to information contained elsewhere in this Constitution or the law.		161	These rules do not affect any more specific rights to information contained elsewhere in this Constitution or the law.
	1210
	1211
	1212
	1213
	1214
	1215	Section 10.3: Rights to attend meetings		162	Section 10.3: Rights to attend meetings
n	1216		n
	1217
	1218
	1219
	1220
	1221
	1222
	1223
	1224	Members of the public may attend all meetings subject only to the exceptions in these rules.		163	Members of the public may attend all meetings subject only to the exceptions in these rules.
	1225
	1226
	1227
	1228
	1229
	1230	Section 10.4: Notice of Meeting		164	Section 10.4: Notice of Meeting
n	1231		n
	1232
	1233
	1234
	1235
	1236
	1237
	1238
	1239	The Council will give at least five clear working days’ notice not including the day that notice is given or the day of any meeting by posting details of the meeting at Tower Hamlets Town Hall, 160 Whitechapel Road, London E1 1BJ (the designated office).		165	The Council will give at least five clear working days’ notice not including the day that notice is given or the day of any meeting by posting details of the meeting at Tower Hamlets Town Hall, 160 Whitechapel Road, London E1 1BJ (the designated office).
	1240
	1241
	1242
	1243
	1244
	1245	If the meeting is convened at shorter notice than five clear working days, notice is to be given by the Council in the same manner set out above at the time the meeting is convened.		166	If the meeting is convened at shorter notice than five clear working days, notice is to be given by the Council in the same manner set out above at the time the meeting is convened.
	1246
	1247
	1248
	1249
	1250
	1251	Section 10.5: Access to agendas and reports before the meeting		167	Section 10.5: Access to agendas and reports before the meeting
n	1252		n
	1253
	1254
	1255
	1256
	1257
	1258
	1259
	1260	The Council will make copies of the agenda and reports open to the public available for inspection on the Council’s website and at the designated office at least five clear working days before the meeting except;		168	The Council will make copies of the agenda and reports open to the public available for inspection on the Council’s website and at the designated office at least five clear working days before the meeting except;
	1261
	1262
	1263
	1264
	1265
	1266	Where the meeting is convened at shorter notice, copies of the agenda and report shall be open to inspection from the time the meeting is convened, and		169	Where the meeting is convened at shorter notice, copies of the agenda and report shall be open to inspection from the time the meeting is convened, and
	1267
	1268
	1269
	1270
	1271
	1272	Where an item is added to an agenda copies of which are open to inspection by the public, copies of the item (and of the revised agenda) and copies of any report for the meeting relating to that item, shall be open to inspection from the time the item is added to the agenda.		170	Where an item is added to an agenda copies of which are open to inspection by the public, copies of the item (and of the revised agenda) and copies of any report for the meeting relating to that item, shall be open to inspection from the time the item is added to the agenda.
	1273
	1274
	1275
	1276
	1277
	1278	Section 10.6: Items of Business		171	Section 10.6: Items of Business
n	1279		n
	1280
	1281
	1282
	1283
	1284
	1285
	1286
	1287	An item of business may not be considered at a meeting unless either:		172	An item of business may not be considered at a meeting unless either:
	1288	(a) copy of the agenda including the item (or a copy of the item) is open to inspection by a member of the public for at least five clear working days before the meeting or, where the meeting is convened at shorter notice, from the time the meeting is convened; or
	1289
	1290
	1291
	1292
	1293
	1294
	1295	“Five clear working days” excludes the day of the meeting, the day on which the meeting is called, weekends and bank holidays.		173	“Five clear working days” excludes the day of the meeting, the day on which the meeting is called, weekends and bank holidays.
	1296
	1297
	1298
	1299
	1300
	1301	“Special circumstances” justifying an item being considered as a matter of urgency will relate to both why the decision could not be made by calling a meeting allowing the proper time for inspection as well as why the item or report could not have been available for inspection for five clear days before the meeting.		174	“Special circumstances” justifying an item being considered as a matter of urgency will relate to both why the decision could not be made by calling a meeting allowing the proper time for inspection as well as why the item or report could not have been available for inspection for five clear days before the meeting.
	1302
	1303
	1304
	1305
	1306
	1307	Where the item of business relates to a key decision Rules 14-19 also apply.		175	Where the item of business relates to a key decision Rules 14-19 also apply.
	1308
	1309
	1310
	1311
	1312
	1313	Section 10.7: Supply of Copies		176	Section 10.7: Supply of Copies
n	1314		n
	1315
	1316
	1317
	1318
	1319
	1320
	1321
	1322	The Council will supply copies of:
	1323	any agenda and reports which are open to public inspection;
	1324	any further statements or particulars necessary to indicate the nature of the items in the agenda; and
	1325	if the Monitoring Officer thinks fit, any other documents supplied to Councillors in connection with an item,
	1326	to any person who makes a request to view copies of these documents on payment of a charge for postage and any other costs.		177	The Council will supply copies of: to any person who makes a request to view copies of these documents on payment of a charge for postage and any other costs.
	1327
	1328
	1329
	1330
	1331
	1332	Section 10.8: Access to Minutes etc after the meeting		178	Section 10.8: Access to Minutes etc after the meeting
n	1333		n
	1334
	1335
	1336
	1337
	1338
	1339
	1340
	1341	The Council will make available copies of the following for six years after a meeting:		179	The Council will make available copies of the following for six years after a meeting:
	1342	the minutes of the meeting or records of decisions taken together with reasons, for all meetings excluding any part of the minutes of proceedings when the meeting was not open to the public or which disclose exempt or confidential information;
	1343	a summary of any proceedings not open to the public where the minutes open to inspection would not provide a reasonably fair and coherent record;
	1344	the agenda for the meeting; and reports relating to items when the meeting was open to the public.
	1345
	1346
	1347
	1348
	1349
	1350	Section 10.9: Background Papers		180	Section 10.9: Background Papers
n			n	181	The Director of Legal will set out in every report a list of those documents (called background papers) relating to the subject matter of the report which in her/his opinion: but does not include published works or those which disclose exempt or confidential information (as defined in Rule 11) or in respect of reports to the Executive, the advice of a political adviser or assistant.
	1351			182
n	1352		n
	1353
	1354
	1355
	1356
	1357
	1358
	1359
	1360	The Director of Legal will set out in every report a list of those documents (called background papers) relating to the subject matter of the report which in her/his opinion:
	1361	disclose any facts or matters on which the report or an important part of the report is based; andwhich have been relied on to a material extent in preparing the report,
	1362	but does not include published works or those which disclose exempt or confidential information (as defined in Rule 11) or in respect of reports to the Executive, the advice of a political adviser or assistant.
	1363
	1364
	1365
	1366
	1367
	1368
	1369			183
n	1370	. The Council will publish background papers on the Council’s website and will make available for public inspection for four years after the date of the meeting one copy of each of the documents on the list of background papers.	n	184	. The Council will publish background papers on the Council’s website and will make available for public inspection for four years after the date of the meeting one copy of each of the documents on the list of background papers.
	1371
	1372
	1373
	1374
	1375
	1376	Section 10.10: Summary of Public's Rights		185	Section 10.10: Summary of Public's Rights
n	1377		n
	1378
	1379
	1380
	1381
	1382
	1383
	1384
	1385	This constitution sets out the public’s rights to attend meetings and to inspect and copy documents shall be kept at and available to the public at the designated office.		186	This constitution sets out the public’s rights to attend meetings and to inspect and copy documents shall be kept at and available to the public at the designated office.
	1386
	1387
	1388
	1389
	1390
	1391	Section 10.11: Exclusion of Access by the Public to Meetings		187	Section 10.11: Exclusion of Access by the Public to Meetings
	1392			188
n	1393		n
	1394
	1395
	1396
	1397
	1398
	1399
	1400
	1401	–  . The public must be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that confidential information (as defined in Rule 11.4 below) would be disclosed in breach of the obligation of confidence.		189	–  . The public must be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that confidential information (as defined in Rule 11.4 below) would be disclosed in breach of the obligation of confidence.
	1402
	1403			190
n	1404		n
	1405
	1406
	1407
	1408	–  . The public may be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that exempt information (as defined in Rule 11.5 below) would be disclosed and the public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information.		191	–  . The public may be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that exempt information (as defined in Rule 11.5 below) would be disclosed and the public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information.
	1409
	1410
	1411
	1412
	1413
	1414	Where the meeting will determine any person’s civil rights or obligations, or adversely affect their possessions, Article 6 of the Human Rights Act 1998 establishes a presumption that the meeting will be held in public unless a private hearing is necessary for one of the reasons specified in Article 6.		192	Where the meeting will determine any person’s civil rights or obligations, or adversely affect their possessions, Article 6 of the Human Rights Act 1998 establishes a presumption that the meeting will be held in public unless a private hearing is necessary for one of the reasons specified in Article 6.
	1415
	1416			193
n	1417		n
	1418
	1419
	1420
	1421	Confidential information means information given to the Council by a Government Department on terms which forbid its public disclosure or information which the disclosure of which to the public is prohibited by or under any enactment or by the order of a court. This includes information excluded under the Freedom of Information Act 2000 or the Data Protection Act 2018.		194	Confidential information means information given to the Council by a Government Department on terms which forbid its public disclosure or information which the disclosure of which to the public is prohibited by or under any enactment or by the order of a court. This includes information excluded under the Freedom of Information Act 2000 or the Data Protection Act 2018.
	1422			195	Meaning of Exempt Information. Exempt information is those for the time being specified in Part I of Schedule 12A to the Local Government Act 1972, namely: 1. Information relating to any individual. 2. Information which is likely to reveal the identity of an individual. 3. Information relating to the financial or business affairs of any particular person (including the authority handling the information)  4. Information relating to any consultations or negotiations, or contemplated consultations or negotiations, in connection with any labour relations matters arising between the authority or a Minister of the Crown and employees of, or office holders under, the authority. 5. Information in respect of which a claim to legal professional privilege could be maintained in legal proceedings. 6. Information which reveals that the authority proposes:- a) to give under any enactment a notice under or by virtue of which requirements are imposed on a person; or b) to make an order or direction under any enactment. 7. Information relating to any action taken or to be taken in connection with the prevention, investigation or prosecution of crime.
	1423
	1424
	1425
	1426
	1427	Meaning of Exempt Information. Exempt information is those for the time being specified in Part I of Schedule 12A to the Local Government Act 1972, namely:
	1428	Information relating to any individual. Information which is likely to reveal the identity of an individual.
	1429	Information relating to the financial or business affairs of any particular person (including the authority handling the information)
	1430
	1431	Information relating to any consultations or negotiations, or contemplated consultations or negotiations, in connection with any labour relations matters arising between the authority or a Minister of the Crown and employees of, or office holders under, the authority.
	1432	Information in respect of which a claim to legal professional privilege could be maintained in legal proceedings.
	1433	Information which reveals that the authority proposes:-
	1434	to give under any enactment a notice under or by virtue of which requirements are imposed on a person; or
	1435	to make an order or direction under any enactment.
	1436	Information relating to any action taken or to be taken in connection with the prevention, investigation or prosecution of crime.
	1437
	1438
	1439
	1440
	1441
	1442	Information falling within any of the categories 1-7 of Rule 11.5 above are not exempt by virtue of that paragraph if it relates to proposed development for which the local planning authority can grant itself planning permission under Regulation 3 of the Town and Country Planning General Regulations 1992.		196	Information falling within any of the categories 1-7 of Rule 11.5 above are not exempt by virtue of that paragraph if it relates to proposed development for which the local planning authority can grant itself planning permission under Regulation 3 of the Town and Country Planning General Regulations 1992.
	1443
	1444			197
n	1445		n
	1446
	1447
	1448
	1449	. Under Reg 4(2) of the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012, members of the public can be excluded from a meeting in order to maintain orderly conduct or to prevent misbehaviour at a meeting.		198	. Under Reg 4(2) of the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012, members of the public can be excluded from a meeting in order to maintain orderly conduct or to prevent misbehaviour at a meeting.
	1450
	1451
	1452
	1453
	1454
	1455	Section 10.12: Exclusion of access by the public to reports		199	Section 10.12: Exclusion of access by the public to reports
n	1456		n
	1457
	1458
	1459
	1460
	1461
	1462
	1463
	1464	If the Monitoring Officer thinks fit, the Council may exclude access by the public to reports which in their opinion relate to items during which, in accordance with Rule 11, the meeting or those part or parts of the meeting is likely not to be open to the public. Such reports will be marked “Not for publication” together with the category of information likely to be disclosed (see Rule 11.5 above for the categories).		200	If the Monitoring Officer thinks fit, the Council may exclude access by the public to reports which in their opinion relate to items during which, in accordance with Rule 11, the meeting or those part or parts of the meeting is likely not to be open to the public. Such reports will be marked “Not for publication” together with the category of information likely to be disclosed (see Rule 11.5 above for the categories).
	1465
	1466
	1467
	1468
	1469
	1470	Section 10.13: Application of rules to the Executive		201	Section 10.13: Application of rules to the Executive
n	1471		n
	1472
	1473
	1474
	1475
	1476
	1477
	1478
	1479	Rules 14-25 apply to the Executive and its Committees (and which term includes Sub-Committees and other decision making meetings). If the Executive or one of its Committees meets to take a key decision or meets in public then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. A key decision is defined in [ ] of this Constitution.		202	Rules 14-25 apply to the Executive and its Committees (and which term includes Sub-Committees and other decision making meetings). If the Executive or one of its Committees meets to take a key decision or meets in public then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. A key decision is defined in [ ] of this Constitution.
	1480
	1481
	1482
	1483
	1484
	1485	If the Executive or one of its Committees meets to discuss a key decision to be taken collectively, with an officer other than a political assistant present, within twenty-eight days of the date by which it is to be decided, then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. This requirement does not include meetings whose sole purpose is for officers to brief Members.		203	If the Executive or one of its Committees meets to discuss a key decision to be taken collectively, with an officer other than a political assistant present, within twenty-eight days of the date by which it is to be decided, then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. This requirement does not include meetings whose sole purpose is for officers to brief Members.
	1486
	1487
	1488
	1489
	1490
	1491	Section 10.14: Procedure Before Taking Key Decisions		204	Section 10.14: Procedure Before Taking Key Decisions
n	1492		n
	1493
	1494
	1495
	1496
	1497
	1498
	1499
	1500	Subject to Rule 18 (urgency - general exception) and Rule 19 (urgency - special urgency), a key decision shall not be taken unless:		205	Subject to Rule 18 (urgency - general exception) and Rule 19 (urgency - special urgency), a key decision shall not be taken unless:
	1501	a notice has been published in connection with the matter in question at both the offices of the Council and on the Council’s website;
	1502	at least twenty-eight days have elapsed since the notice has been published; and
	1503	where the decision is to be taken at a meeting of the Executive or a Committee of the Executive, notice of the meeting has been given in accordance with Rule 4 (notice of meeting).
	1504
	1505
	1506
	1507
	1508
	1509	Section 10.15: Notice of Key Decisions		206	Section 10.15: Notice of Key Decisions
n	1510		n
	1511
	1512
	1513
	1514
	1515
	1516
	1517
	1518	A notice shall be published under Rule 14 in respect of any matter which the Mayor has reason to believe will be the subject of a key decision to be taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an individual member of the Executive, an officer or under joint arrangements in the course of the discharge of an executive function.		207	A notice shall be published under Rule 14 in respect of any matter which the Mayor has reason to believe will be the subject of a key decision to be taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an individual member of the Executive, an officer or under joint arrangements in the course of the discharge of an executive function.
	1519
	1520
	1521
	1522
	1523
	1524	In addition, a notice shall be published under Rule 14 in respect of those items of business which the Executive intends to consider and which form part of the policy framework and where the Executive will be making recommendations to Council.		208	In addition, a notice shall be published under Rule 14 in respect of those items of business which the Executive intends to consider and which form part of the policy framework and where the Executive will be making recommendations to Council.
	1525
	1526
	1527
	1528
	1529
	1530	Section 10.16: Content of Key Decision Notices		209	Section 10.16: Content of Key Decision Notices
n	1531		n
	1532
	1533
	1534
	1535
	1536
	1537
	1538
	1539	Each notice published under Rule 14 shall contain the below details as far as reasonably practicable:		210	Each notice published under Rule 14 shall contain the below details as far as reasonably practicable:
	1540	that a key decision is to be made on behalf of the Council;the matter in respect of which the decision is to be made;
	1541	where the decision maker is an individual, her/his name and title, if any; and, where the decision maker is a decision making body, its name and a list of its members;
	1542	the date on which or the period within which the decision is to be made;
	1543	a list of the documents submitted to the decision maker for consideration in relation to the matter in respect of which the decision is to be made;
	1544	the address from which, subject to any prohibition or restriction on their disclosure, copies of, or extracts from, any document listed is available;
	1545	that other documents relevant to those matters may be submitted to the decision maker; and
	1546	the procedure for requesting details of those documents (if any) as they become available.
	1547
	1548
	1549
	1550
	1551
	1552	Section 10.17: Meetings of the executive and its committees to be held in public		211	Section 10.17: Meetings of the executive and its committees to be held in public
n	1553		n
	1554
	1555
	1556
	1557
	1558
	1559
	1560
	1561	Any meeting of the Executive or a Committee of the Executive shall be open to the public except to the extent that the public are excluded under Rule 21.2		212	Any meeting of the Executive or a Committee of the Executive shall be open to the public except to the extent that the public are excluded under Rule 21.2
	1562
	1563
	1564
	1565
	1566
	1567	The public must be excluded from a meeting during an item of business whenever—		213	The public must be excluded from a meeting during an item of business whenever—
	1568			214	A resolution under Rule 21.2 (b) must–—
	1569
	1570
	1571
	1572
	1573
	1574	A resolution under Rule 21.2 (b) must–—
	1575
	1576
	1577
	1578
	1579
	1580
	1581	The public may only be excluded under sub-paragraph (a) or (b) of Rule 21.2 for the part or parts of the meeting during which it is likely that confidential information or exempt information would be disclosed.		215	The public may only be excluded under sub-paragraph (a) or (b) of Rule 21.2 for the part or parts of the meeting during which it is likely that confidential information or exempt information would be disclosed.
	1582
	1583
	1584
	1585
	1586
	1587	Without prejudice to any power of exclusion to suppress or prevent disorderly conduct or other misbehaviour at a meeting, the Executive and its Committees do not have the power to exclude members of the public from a meeting while it is open to the public.		216	Without prejudice to any power of exclusion to suppress or prevent disorderly conduct or other misbehaviour at a meeting, the Executive and its Committees do not have the power to exclude members of the public from a meeting while it is open to the public.
	1588
	1589
	1590
	1591
	1592
	1593	While a meeting of the Executive or one of its Committees is open to the public, any person attending the meeting for the purpose of reporting the proceedings is, so far as practicable, to be afforded reasonable facilities for taking their report.		217	While a meeting of the Executive or one of its Committees is open to the public, any person attending the meeting for the purpose of reporting the proceedings is, so far as practicable, to be afforded reasonable facilities for taking their report.
	1594
	1595
	1596
	1597
	1598
	1599	The Council must ensure that members of the public are aware that a meeting is to be broadcast where the council or a person attending the meeting for the purpose of reporting proceedings intends to use facilities to record or broadcast the proceedings.		218	The Council must ensure that members of the public are aware that a meeting is to be broadcast where the council or a person attending the meeting for the purpose of reporting proceedings intends to use facilities to record or broadcast the proceedings.
	1600
	1601			219
n	1602		n
	1603
	1604
	1605
	1606			220
n	1607	Any decision made by the Executive or one of its Committees to hold a meeting in private is a prescribed decision for the purpose of section 9GA(5) of the Local Government Act 2000 (regulations requiring prescribed information about prescribed decisions).	n	221	Any decision made by the Executive or one of its Committees to hold a meeting in private is a prescribed decision for the purpose of section 9GA(5) of the Local Government Act 2000 (regulations requiring prescribed information about prescribed decisions).
	1608
	1609
	1610
	1611
	1612
	1613	At least twenty-eight clear days before a private meeting of the Executive of one of its committees, the Executive must—		222	At least twenty-eight clear days before a private meeting of the Executive of one of its committees, the Executive must—
	1614
	1615
	1616
	1617
	1618
	1619
	1620	A notice under Rule 21.9 must include a statement of the reasons for the meeting to be held in private.		223	A notice under Rule 21.9 must include a statement of the reasons for the meeting to be held in private.
	1621
	1622
	1623
	1624
	1625
	1626	At least five clear days before a private meeting of the Executive or one of its committees, the Executive must—		224	At least five clear days before a private meeting of the Executive or one of its committees, the Executive must—
	1627			225	A notice under Rule 21.11 must include—
	1628
	1629
	1630
	1631
	1632
	1633	A notice under Rule 21.11 must include—
	1634
	1635
	1636
	1637
	1638
	1639
	1640	Where the date by which a meeting must be held makes compliance with Rules 21.9 to 21.12 impracticable, the meeting may only be held in private where the decision-making body has obtained agreement from the following that the meeting is urgent and cannot reasonably be deferred —		226	Where the date by which a meeting must be held makes compliance with Rules 21.9 to 21.12 impracticable, the meeting may only be held in private where the decision-making body has obtained agreement from the following that the meeting is urgent and cannot reasonably be deferred —
	1641
	1642
	1643
	1644
	1645
	1646
	1647	As soon as reasonably practicable after the decision-making body has obtained agreement under Rule 21.13 to hold a private meeting, it must—		227	As soon as reasonably practicable after the decision-making body has obtained agreement under Rule 21.13 to hold a private meeting, it must—
	1648
	1649
	1650
	1651
	1652
	1653
	1654	The Executive or one of its Committees may meet in private if it meets with officers for the purposes only of briefing.		228	The Executive or one of its Committees may meet in private if it meets with officers for the purposes only of briefing.
	1655
	1656
	1657
	1658
	1659
	1660	The Head of Paid Service, the Chief Finance Officer and the Monitoring Officer, and their nominees are entitled to attend any meeting of the Executive and its Committees. The Executive may not meet unless the Chief Executive has been given reasonable notice that a meeting is to take place. A meeting of the Executive may not meet to take any decisions unless the Head of Paid Service, the Chief Finance Officer or the Monitoring Officer or their nominee are present or have waived their entitlement to attend. The meeting may only take a decision if there is an officer present with responsibility for recording and publishing the decision.		229	The Head of Paid Service, the Chief Finance Officer and the Monitoring Officer, and their nominees are entitled to attend any meeting of the Executive and its Committees. The Executive may not meet unless the Chief Executive has been given reasonable notice that a meeting is to take place. A meeting of the Executive may not meet to take any decisions unless the Head of Paid Service, the Chief Finance Officer or the Monitoring Officer or their nominee are present or have waived their entitlement to attend. The meeting may only take a decision if there is an officer present with responsibility for recording and publishing the decision.
	1661
	1662
	1663
	1664
	1665
	1666	Section 10.18: Record of Decisions		230	Section 10.18: Record of Decisions
	1667			231
n	1668		n
	1669
	1670
	1671
	1672
	1673
	1674
	1675
	1676	As soon as is reasonably practicable after a meeting of a decision-making body at which an executive decision has been made, whether held in public or private, the Monitoring Officer or nominated officer shall ensure that a written statement is produced in respect of every executive decision made at that meeting including:		232	As soon as is reasonably practicable after a meeting of a decision-making body at which an executive decision has been made, whether held in public or private, the Monitoring Officer or nominated officer shall ensure that a written statement is produced in respect of every executive decision made at that meeting including:
	1677
	1678
	1679
	1680
	1681
	1682
	1683	Decisions taken at a meeting may only be taken on the basis of a written report, setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer or their nominee is present.		233	Decisions taken at a meeting may only be taken on the basis of a written report, setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer or their nominee is present.
	1684			234	All decisions taken individually by Members of the Executive must be based on written reports setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer (or an officer nominated by them) has agreed the report.
				235	When an officer prepares a report which is to be given to an individual Member for decision, they must first give a copy of that report to the Monitoring Officer (or an officer nominated by them).
				236	The Monitoring Officer will publish the report to the Overview and Scrutiny Committee, the Chief Executive and the Chief Finance Officer. The report will be made publicly available as soon as reasonably practicable.
				237	Individual decisions by Members of the Executive can only be taken in the presence of an officer.
				238	Subject to Rules 18 and 19, the individual decision maker may not make any key decision until notice of the decision has been available for public inspection for at least twenty-eight days before the decision is made.
				239	As soon as is reasonably practicable after an individual Member has made an executive decision they shall produce, or cause to be produced, a written statement including:
				240	A copy of the written statement setting out the decision must be sent to the Monitoring Officer. All decisions of the Executive must be published on the Council’s website and will be subject to call in as set out in Part G,  Section 39  of this Constitution.
				241	Nothing in these rules relating to the taking of decision by individual Members shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.
				242	Section 10.19: Decisions made by Officers
	1685			243
n	1686		n
	1687
	1688
	1689
	1690			244
n	1691		n
	1692
	1693
	1694
	1695
	1696
	1697	All decisions taken individually by Members of the Executive must be based on written reports setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer (or an officer nominated by them) has agreed the report.
	1698
	1699
	1700
	1701
	1702
	1703	When an officer prepares a report which is to be given to an individual Member for decision, they must first give a copy of that report to the Monitoring Officer (or an officer nominated by them).
	1704
	1705
	1706
	1707
	1708
	1709	The Monitoring Officer will publish the report to the Overview and Scrutiny Committee, the Chief Executive and the Chief Finance Officer. The report will be made publicly available as soon as reasonably practicable.
	1710
	1711
	1712
	1713
	1714
	1715	Individual decisions by Members of the Executive can only be taken in the presence of an officer.
	1716
	1717
	1718
	1719
	1720
	1721	Subject to Rules 18 and 19, the individual decision maker may not make any key decision until notice of the decision has been available for public inspection for at least twenty-eight days before the decision is made.
	1722
	1723
	1724
	1725
	1726
	1727	As soon as is reasonably practicable after an individual Member has made an executive decision they shall produce, or cause to be produced, a written statement including:
	1728
	1729
	1730
	1731
	1732
	1733
	1734	A copy of the written statement setting out the decision must be sent to the Monitoring Officer. All decisions of the Executive must be published on the Council’s website and will be subject to call in as set out in Part G Section xxx of this Constitution.
	1735
	1736
	1737
	1738
	1739
	1740	Nothing in these rules relating to the taking of decision by individual Members shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.
	1741
	1742
	1743
	1744
	1745
	1746	Section 10.19: Decisions made by Officers
	1747
	1748
	1749
	1750
	1751
	1752
	1753
	1754
	1755
	1756
	1757	Where officers are taking delegated key decisions, they must follow the procedure set out above for decisions taken by Individual Members of the Executive. This includes ensuring the decision is taken on the basis of a written report setting out key legal, financial and corporate implications.		245	Where officers are taking delegated key decisions, they must follow the procedure set out above for decisions taken by Individual Members of the Executive. This includes ensuring the decision is taken on the basis of a written report setting out key legal, financial and corporate implications.
	1758
	1759
	1760
	1761
	1762
	1763	Any officer decisions taken in accordance with Rule 23.1 will be subject to call-in as set out in Part G of this Constitution.		246	Any officer decisions taken in accordance with Rule 23.1 will be subject to call-in as set out in Part G of this Constitution.
	1764
	1765			247
n	1766		n
	1767
	1768
	1769
	1770			248
n	1771	As soon as is reasonably practicable after an officer has made a non-key decision delegated to the officer by a specific decision of the Executive, or another decision which incurs expenditure or savings over the threshold specified in Part C Section 7 (currently £250k) the officer must produce a written statement including:	n	249	As soon as is reasonably practicable after an officer has made a non-key decision delegated to the officer by a specific decision of the Executive, or another decision which incurs expenditure or savings over the threshold specified in Part C Section 7 (currently £250k) the officer must produce a written statement including:
	1772			250	Non-key decisions taken by officers are not subject to call in.
	1773
	1774
	1775
	1776
	1777
	1778	Non-key decisions taken by officers are not subject to call in.
	1779
	1780
	1781
	1782
	1783
	1784	Nothing in these rules relating to the taking of a decision by individual officers shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.		251	Nothing in these rules relating to the taking of a decision by individual officers shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.
	1785
	1786
	1787
	1788
	1789
	1790	Rule 23 must be read in conjunction with the Recording of Officers’ decisions at [currently Part C section 7 of this Constitution].		252	Rule 23 must be read in conjunction with the Recording of Officers’ decisions at [currently Part C section 7 of this Constitution].
	1791
	1792
	1793
	1794
	1795
	1796	Section 10.20: OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE ACCESS TO DOCUMENTS - AFTER A DECISION HAS BEEN MADE		253	Section 10.20: OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE ACCESS TO DOCUMENTS - AFTER A DECISION HAS BEEN MADE
n	1797		n
	1798
	1799
	1800
	1801
	1802
	1803
	1804
	1805	Subject to Rule 24.2 below, any member of the Overview and Scrutiny Committee or of a Scrutiny Panel will be entitled to copies of any document which is in the possession or control of the Executive or any of its Committees, and contains material relating to:		254	Subject to Rule 24.2 below, any member of the Overview and Scrutiny Committee or of a Scrutiny Panel will be entitled to copies of any document which is in the possession or control of the Executive or any of its Committees, and contains material relating to:
	1806
	1807
	1808			255
n	1809		n
	1810
	1811
	1812
	1813	Overview and Scrutiny Committee Members and Scrutiny Panel Members shall not be entitled to:		256	Overview and Scrutiny Committee Members and Scrutiny Panel Members shall not be entitled to:
	1814
	1815
	1816
	1817
	1818
	1819
	1820	Section 10.21: ADDITIONAL RIGHTS OF ACCESS FOR ALL MEMBERS		257	Section 10.21: ADDITIONAL RIGHTS OF ACCESS FOR ALL MEMBERS
	1821			258
n	1822		n
	1823
	1824
	1825
	1826
	1827
	1828
	1829
	1830	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Council and contain material relating to any business to be transacted at a meeting of Council or its Committees or Sub Committees unless 25.1.1 below applies:		259	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Council and contain material relating to any business to be transacted at a meeting of Council or its Committees or Sub Committees unless 25.1.1 below applies:
	1831
	1832
	1833			260
n	1834		n
	1835
	1836
	1837
	1838	. All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any business to be transacted at a public meeting unless either 25.2.1 or 25.2.2 below applies:		261	. All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any business to be transacted at a public meeting unless either 25.2.1 or 25.2.2 below applies:
	1839
	1840
	1841
	1842
	1843
	1844
	1845	After the conclusion of a private meeting of the Executive at which an Executive decision has been made, all Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contain material relating to business transacted at the meeting in the terms set out at 25.2 above.		262	After the conclusion of a private meeting of the Executive at which an Executive decision has been made, all Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contain material relating to business transacted at the meeting in the terms set out at 25.2 above.
	1846
	1847			263
n	1848		n
	1849
	1850
	1851
	1852	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any key decision in the terms set out at 25.2 above.		264	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any key decision in the terms set out at 25.2 above.
	1853
	1854			265
n	1855		n
	1856
	1857
	1858
	1859	These rights are additional to any rights of access to information a Member may have.		266	These rights are additional to any rights of access to information a Member may have.
	1860
	1861
	1862
	1863
	1864
	1865	Section 10.22: KEY DECISION NOTICES – EXEMPT AND CONFIDENTIAL INFORMATION		267	Section 10.22: KEY DECISION NOTICES – EXEMPT AND CONFIDENTIAL INFORMATION
n	1866		n
	1867
	1868
	1869
	1870
	1871
	1872
	1873
	1874	Nothing in these Rules (or the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012 (“the 2012 Regulations”)) is to be taken to authorise or require the disclosure of confidential information in breach of the obligation of confidence.		268	Nothing in these Rules (or the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012 (“the 2012 Regulations”)) is to be taken to authorise or require the disclosure of confidential information in breach of the obligation of confidence.
	1875			269	Nothing in these Rules or the 2012 Regulations-
	1876
	1877
	1878
	1879
	1880	Nothing in these Rules or the 2012 Regulations-
	1881
	1882
	1883
	1884
	1885
	1886
	1887	Section 10.23: URGENCY - GENERAL EXCEPTION		270	Section 10.23: URGENCY - GENERAL EXCEPTION
n	1888		n
	1889
	1890
	1891
	1892
	1893
	1894
	1895
	1896	If a matter which is likely to be a key decision is to be considered and the matter has not been published in advance in accordance with Rule 14 then, subject to Rule 19 (urgency - special urgency), the decision may still be taken if:		271	If a matter which is likely to be a key decision is to be considered and the matter has not been published in advance in accordance with Rule 14 then, subject to Rule 19 (urgency - special urgency), the decision may still be taken if:
	1897
	1898
	1899
	1900
	1901
	1902
	1903	Where such a decision is taken collectively, it must be taken in public unless it involves consideration of confidential or exempt information.		272	Where such a decision is taken collectively, it must be taken in public unless it involves consideration of confidential or exempt information.
	1904
	1905
	1906
	1907
	1908
	1909	Section 10.24: URGENCY - SPECIAL URGENCY		273	Section 10.24: URGENCY - SPECIAL URGENCY
n	1910		n
	1911
	1912
	1913
	1914
	1915
	1916
	1917
	1918	If by virtue of the date on which a decision must be taken Rule 18 (urgency - general exception) cannot be followed, then a decision can only be taken if the decision taker (or the Chair of the body making the decision) has obtained agreement from the following that the taking of the decision cannot reasonably be deferred.		274	If by virtue of the date on which a decision must be taken Rule 18 (urgency - general exception) cannot be followed, then a decision can only be taken if the decision taker (or the Chair of the body making the decision) has obtained agreement from the following that the taking of the decision cannot reasonably be deferred.
	1919
	1920
	1921
	1922
	1923
	1924
	1925	As soon as reasonably practicable after the Proper Officer has complied with the above they must make available a notice setting out the reasons why compliance with rule 14.1 is impracticable and publish that notice on the Council’s website.		275	As soon as reasonably practicable after the Proper Officer has complied with the above they must make available a notice setting out the reasons why compliance with rule 14.1 is impracticable and publish that notice on the Council’s website.
	1926
	1927
	1928
	1929
	1930
	1931	The Mayor will submit an annual report to Council on the executive decisions taken under this Rule in the preceding year. The report will include the number of decisions so taken and a summary of the matters in respect of which each decision was made.		276	The Mayor will submit an annual report to Council on the executive decisions taken under this Rule in the preceding year. The report will include the number of decisions so taken and a summary of the matters in respect of which each decision was made.
	1932
	1933
	1934
	1935
	1936
	1937	Section 10.25: RIGHTS OF OVERVIEW AND SCRUTINY		277	Section 10.25: RIGHTS OF OVERVIEW AND SCRUTINY
n	1938		n	278	If the Overview and Scrutiny Committee thinks that a key decision has been taken which was not: the Committee may require the Executive to submit a report to Council within such reasonable time as the Committee specifies. The power to require a report rests with the Committee, but is also delegated to the Chief Executive, who shall require such a report on behalf of the Committee when so requested in writing by: Alternatively the requirement may be raised by resolution passed at a meeting of the Overview and Scrutiny Committee.
	1939
	1940
	1941
	1942
	1943
	1944
	1945
	1946
	1947
	1948
	1949
	1950
	1951	If the Overview and Scrutiny Committee thinks that a key decision has been taken which was not:
	1952
	1953
	1954	(a) published in advance in accordance with Rule 14, or
	1955	(b) the subject of the urgency - general exception procedure (see Rule 18), or
	1956	(c) the subject of an agreement with the Chair of the Overview and Scrutiny Committee, or the Speaker under Rule 19;
	1957
	1958
	1959	the Committee may require the Executive to submit a report to Council within such reasonable time as the Committee specifies. The power to require a report rests with the Committee, but is also delegated to the Chief Executive, who shall require such a report on behalf of the Committee when so requested in writing by:
	1960
	1961
	1962	(a) the Chair of the Overview and Scrutiny Committee; or
	1963	(b) three (3) Members of the Overview and Scrutiny Committee.
	1964
	1965
	1966	Alternatively the requirement may be raised by resolution passed at a meeting of the Overview and Scrutiny Committee.
	1967
	1968
	1969
	1970
	1971
	1972
	1973
	1974
	1975
	1976
	1977
	1978
	1979
	1980
	1981
	1982
	1983	Decision Making		279	Decision Making
n	1984		n
	1985
	1986
	1987
	1988
	1989
	1990	How Decisions are Made		280	How Decisions are Made
n	1991		n
	1992
	1993
	1994
	1995
	1996
	1997	Section 11.1: Principles of Decision-Making		281	Section 11.1: Principles of Decision-Making
n	1998		n
	1999
	2000
	2001
	2002
	2003
	2004
	2005
	2006	All decisions of the Council will be made in accordance with the following principles: proportionality (i.e. the action must be proportionate to the desired outcome); due consultation and the taking of professional advice from officers; respect for human rights; a presumption in favour of openness; clarity of aims and desired outcomes; take account of all relevant matters; discount irrelevant matters; and explaining what options were considered and giving the reasons for the decision.		282	All decisions of the Council will be made in accordance with the following principles: proportionality (i.e. the action must be proportionate to the desired outcome); due consultation and the taking of professional advice from officers; respect for human rights; a presumption in favour of openness; clarity of aims and desired outcomes; take account of all relevant matters; discount irrelevant matters; and explaining what options were considered and giving the reasons for the decision.
	2007
	2008
	2009
	2010
	2011
	2012	Section 11.2: Responsibility for Decision-Making (Executive / Non-Executive)		283	Section 11.2: Responsibility for Decision-Making (Executive / Non-Executive)
n	2013		n
	2014
	2015
	2016
	2017
	2018
	2019
	2020
	2021	The Council will issue and keep up to date a record of what part of the Council or individual has responsibility for particular types of decisions or decisions relating to particular areas or functions. This record is set out in Section 12 below.		284	The Council will issue and keep up to date a record of what part of the Council or individual has responsibility for particular types of decisions or decisions relating to particular areas or functions. This record is set out in Section 12 below.
	2022
	2023
	2024
	2025
	2026
	2027	The form of the Council’s Executive Arrangements is a ‘Mayor and Cabinet’ model as defined in section 9C of the Local Government Act 2000 (as amended). Therefore, decision-making at the Council is split into the following types: ‘Executive’ Including ‘Executive Key Decisions’ ‘Non-Executive’ functions.		285	The form of the Council’s Executive Arrangements is a ‘Mayor and Cabinet’ model as defined in section 9C of the Local Government Act 2000 (as amended). Therefore, decision-making at the Council is split into the following types: ‘Executive’ Including ‘Executive Key Decisions’ ‘Non-Executive’ functions.
	2028
	2029
	2030
	2031
	2032
	2033	Section 11.3: Executive and Non-Executive Examples		286	Section 11.3: Executive and Non-Executive Examples
n	2034		n
	2035
	2036
	2037
	2038
	2039
	2040
	2041
	2042	[Insert picture]
	2043
	2044
	2045
	2046
	2047
	2048	Section 11.4: Executive Decision Making		287	Section 11.4: Executive Decision Making
n	2049		n
	2050
	2051
	2052
	2053
	2054
	2055
	2056
	2057	The Mayor is responsible for Executive decision-making and is therefore responsible for most day to day decisions. The Mayor can take these decisions at Cabinet, in a Cabinet Sub-Committee or the decisions can be delegated to officers.		288	The Mayor is responsible for Executive decision-making and is therefore responsible for most day to day decisions. The Mayor can take these decisions at Cabinet, in a Cabinet Sub-Committee or the decisions can be delegated to officers.
	2058
	2059
	2060
	2061
	2062
	2063	These decisions must be in line with the Council’s Budget and Policy Framework (XXX Link). If any of these decisions change the Framework then these must be referred to Council.		289	These decisions must be in line with the  Council’s Budget and Policy Framework . If any of these decisions change the Framework then these must be referred to Council.
	2064
	2065
	2066
	2067
	2068
	2069	Section 11.5: Executive Key Decisions Definition		290	Section 11.5: Executive Key Decisions Definition
	2070			291
n	2071		n
	2072
	2073
	2074
	2075
	2076
	2077
	2078
	2079			292
	2080	A “key decision” is an executive decision which is likely to:		293	A “key decision” is an executive decision which is likely to:
	2081	result in the local authority incurring expenditure or the making of savings of: Savings - Where the proposal is expected to result in savings of above £1 Million Revenue expenditure - Where the proposal involves revenue expenditure of above £1 Million Capital expenditure - Where the proposal involves capital expenditure of above £5 Million		294	result in the local authority incurring expenditure or the making of savings of: Savings - Where the proposal is expected to result in savings of above £1 Million Revenue expenditure - Where the proposal involves revenue expenditure of above £1 Million Capital expenditure - Where the proposal involves capital expenditure of above £5 Million
	2088	• When officers consider the impact on the Community they will, for example, consider the effect on specific groups within that Ward (defined by other characteristics such as ‘age’, ‘culture’ etc) where those groups make up a significant proportion of that Ward’s population.		301	• When officers consider the impact on the Community they will, for example, consider the effect on specific groups within that Ward (defined by other characteristics such as ‘age’, ‘culture’ etc) where those groups make up a significant proportion of that Ward’s population.
	2089	• In determining the meaning of “significant” for the purposes of these paragraphs, regard must be had to any guidance for the time being issued by the Secretary of State in accordance with section 9Q of the Local Government Act 2000.		302	• In determining the meaning of “significant” for the purposes of these paragraphs, regard must be had to any guidance for the time being issued by the Secretary of State in accordance with section 9Q of the Local Government Act 2000.
	2090			303
n	2091		n	304
	2092
	2093
	2094
	2095
	2096
	2097	A decision to approve, update or amend a policy, strategy, plan, scheme (or similar) will only be a key decision if criterions (A) or (B) above would apply to the implementation of the document once approved, updated or amended.		305	A decision to approve, update or amend a policy, strategy, plan, scheme (or similar) will only be a key decision if criterions (A) or (B) above would apply to the implementation of the document once approved, updated or amended.
	2098
	2099
	2100
	2101
	2102
	2103	Documents listed in Section 7 under the Budget and Policy Framework, are non-executive decisions reserved to Full Council and therefore cannot be key decisions. However, they are required to be prepared and developed by Cabinet in accordance with the Budget and Policy Framework Procedure Rules at Part D section xxx.		306	Documents listed in Section 7 under the Budget and Policy Framework, are non-executive decisions reserved to Full Council and therefore cannot be key decisions. However, they are required to be prepared and developed by Cabinet in accordance with the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  at Part D Section 19.
	2104
	2105
	2106
	2107
	2108
	2109	A decision or report in relation to preparation and development of an issue, for example to begin a public consultation exercise, will not normally be a key decision unless criterions (A) or (B) above would also apply to that specific action. Even if the final determination of that issue would result in a Key Decision.		307	A decision or report in relation to preparation and development of an issue, for example to begin a public consultation exercise, will not normally be a key decision unless criterions (A) or (B) above would also apply to that specific action. Even if the final determination of that issue would result in a Key Decision.
	2110
	2111
	2112
	2113
	2114
	2115	A decision not fulfilling the criteria at (A) or (B) above may follow the same process as a key decision if, in the professional opinion of the Chief Executive or the appropriate Corporate Director, it is a matter of particular political sensitivity.		308	A decision not fulfilling the criteria at (A) or (B) above may follow the same process as a key decision if, in the professional opinion of the Chief Executive or the appropriate Corporate Director, it is a matter of particular political sensitivity.
	2116
	2117
	2118
	2119
	2120
	2121	A decision which is the same or similar to one taken in the past (for example, the approval of a previous iteration of a plan or strategy), and does not fulfil criterions (A) or (B) above, is not a Key Decision even if the comparable previous decision was identified as a Key Decision.		309	A decision which is the same or similar to one taken in the past (for example, the approval of a previous iteration of a plan or strategy), and does not fulfil criterions (A) or (B) above, is not a Key Decision even if the comparable previous decision was identified as a Key Decision.
	2122
	2123			310
n	2124		n
	2125
	2126
	2127
	2128			311
n	2129	A decision taker, when making a decision may only take a Key Decision in accordance with the requirements of the Executive Procedure Rules set out in Part F of the Constitution.	n	312	A decision taker, when making a decision may only take a Key Decision in accordance with the requirements of the Executive Procedure Rules set out in Part F of the Constitution.
	2130
	2131
	2132
	2133
	2134
	2135	When Key Decisions are to be made, notice of these decisions must be published in advance, in so far as they can be anticipated. If these Key Decisions are to be taken at an Executive meeting (for example Cabinet) this will generally be open for the public to attend, except for restricted agenda items which include, for example, personal, commercially sensitive or confidential matters.		313	When Key Decisions are to be made, notice of these decisions must be published in advance, in so far as they can be anticipated. If these Key Decisions are to be taken at an Executive meeting (for example Cabinet) this will generally be open for the public to attend, except for restricted agenda items which include, for example, personal, commercially sensitive or confidential matters.
	2136
	2137
	2138
	2139
	2140
	2141	The Health and Wellbeing Board is a statutory committee under the provisions of the Health and Social Care Act 2012 but does have certain executive functions and if this Board is making a Key decision then this will be published in advance. The meeting generally is open for the public to attend, except where restricted matters are being discussed in the same way as for other Executive meetings.		314	The Health and Wellbeing Board is a statutory committee under the provisions of the Health and Social Care Act 2012 but does have certain executive functions and if this Board is making a Key decision then this will be published in advance. The meeting generally is open for the public to attend, except where restricted matters are being discussed in the same way as for other Executive meetings.
	2142			315	Part F (The Mayor and Executive) provides more detail of Executive Decision Making.
	2143			316
n	2144		n
	2145
	2146
	2147	Part F, Section xxx provides more detail of Executive Decision Making.
	2148
	2149
	2150
	2151
	2152
	2153
	2154			317
n	2155	The Supplementary Document (Part J) contains the Corporate Scheme of Delegation which must be read in conjunction with the Council-wide Operating Procedures and Directorate Schemes of Delegation also published in the Supplementary Documents Pack (Part J).	n	318	The Supplementary Document (Part J) contains the Corporate Scheme of Delegation which must be read in conjunction with the Council-wide Operating Procedures and Directorate Schemes of Delegation also published in the Supplementary Documents Pack (Part J).
	2156
	2157
	2158
	2159
	2160
	2161	These documents set out where Officers have delegated powers to take Executive Decisions. However, the following must always be followed in respect of officer decisions:		319	These documents set out where Officers have delegated powers to take Executive Decisions. However, the following must always be followed in respect of officer decisions:
	2162
	2163
	2164			320
n	2165		n
	2166
	2167
	2168
	2169			321
n	2170	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for approving the Budget and Policy Framework. The Council, as a whole, retains responsibility for regulatory functions and has a role in holding the Executive to account. The exception is some licensing functions which are discharged through a statutory licensing committee.	n	322	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for approving the Budget and Policy Framework. The Council, as a whole, retains responsibility for regulatory functions and has a role in holding the Executive to account. The exception is some licensing functions which are discharged through a statutory licensing committee.
	2171
	2172			323
n	2173		n
	2174
	2175
	2176
	2177			324
n	2178	Certain decisions, such as the overall Council Budget, Council tax and the policy framework are reserved to Council. Section 7 sets out more details of how Council operates.	n	325	Certain decisions, such as the overall Council Budget, Council tax and the policy framework are reserved to Council. Section 7 sets out more details of how Council operates.
	2179
	2180			326
n	2181		n
	2182
	2183
	2184
	2185			327
n	2186	Council has established a number of other Committees and Sub-Committees to undertaken specific decision-making functions. Section 10 provides more information about the Council’s Committees.	n	328	Council has established a number of other Committees and Sub-Committees to undertaken specific decision-making functions. Section 10 provides more information about the Council’s Committees.
	2187
	2188			329
n	2189		n
	2190
	2191
	2192
	2193			330
n	2194	Section 12 of this part of the constitution sets out the Council’s Non-Executive Functions and any delegations to officers for those functions. Where decisions have been delegated to officers the following must be followed:	n	331	Section 12 of this part of the constitution sets out the Council’s Non-Executive Functions and any delegations to officers for those functions. Where decisions have been delegated to officers the following must be followed:
	2195
	2196
	2197
	2198
	2199
	2200
	2201	The Council has established an Overview and Scrutiny Committee whose main responsibility is to review or scrutinise decisions made, or other action taken in connection with the discharge of any functions which are the responsibility of the Executive.		332	The Council has established an Overview and Scrutiny Committee whose main responsibility is to review or scrutinise decisions made, or other action taken in connection with the discharge of any functions which are the responsibility of the Executive.
	2202			333	The Overview and Scrutiny Committee, and any Scrutiny Sub-Committees it appoints, will follow the  Overview and Scrutiny Procedure Rules  in Part G and relevant parts of the  Committee Procedure Rules in Part E  of this Constitution which apply to them when considering any matter.
				334	Part G Section 38  also sets out a summary about the Overview and Scrutiny Committee.
	2203			335
n	2204		n
	2205
	2206
	2207	The Overview and Scrutiny Committee, and any Scrutiny Sub-Committees it appoints, will follow the Overview and Scrutiny Procedure Rules and relevant parts of the Council Procedure Rules set out in Part D Section xxx of this Constitution which apply to them when considering any matter.
	2208
	2209
	2210
	2211
	2212
	2213	Part G Section xxx also sets out a summary about the Overview and Scrutiny Committee.
	2214
	2215
	2216
	2217
	2218
	2219
	2220			336
n	2221	The Council, any Members, Committee, Sub-Committee, Panel or an officer acting as a tribunal, or in a quasi-judicial manner, or determining/considering (other than for the purposes of giving advice) the civil rights and obligations or the criminal responsibility of any person, will follow a proper procedure which accords with the requirements of natural justice and the right to a fair trial contained in Article 6 of the European Convention on Human Rights.	n	337	The Council, any Members, Committee, Sub-Committee, Panel or an officer acting as a tribunal, or in a quasi-judicial manner, or determining/considering (other than for the purposes of giving advice) the civil rights and obligations or the criminal responsibility of any person, will follow a proper procedure which accords with the requirements of natural justice and the right to a fair trial contained in Article 6 of the European Convention on Human Rights.
	2222
	2223
	2224
	2225
	2226
	2227
	2228
	2229	Council, Cabinet and Committee Structure Chart		338	Council, Cabinet and Committee Structure Chart
n	2230		n
	2231
	2232
	2233
	2234
	2235
	2236
	2237
	2238	The chart below sets out the three elements of the Council's decision-making structure (Cabinet/Executive, Council/Non-Executive and the Scrutiny function). It sets out the main committees and sub-committees and the links between different functions.		339	The chart below sets out the three elements of the Council's decision-making structure (Cabinet/Executive, Council/Non-Executive and the Scrutiny function). It sets out the main committees and sub-committees and the links between different functions.
	2239
	2240
	2241
	2242
	2243
	2244
	2245	Detailed Responsibility for Functions List		340	Detailed Responsibility for Functions List
n	2246		n
	2247
	2248
	2249
	2250
	2251
	2252	Section 13.1: Introduction		341	Section 13.1: Introduction
n	2253		n
	2254
	2255
	2256
	2257
	2258
	2259
	2260
	2261	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.		342	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.
	2262
	2263
	2264
	2265
	2266
	2267	Most Council business is classified as ‘Executive’. Non-Executive functions derive from specific legislation and cannot be the responsibility of the Executive. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in Part E of this constitution.		343	Most Council business is classified as ‘Executive’. Non-Executive functions derive from specific legislation and cannot be the responsibility of the Executive. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in Part E of this constitution.
	2268
	2269
	2270
	2271
	2272
	2273	These functions derive from specific legislation. When changes to legislation require it, the Monitoring Officer will update the Council Functions’ Section as necessary.		344	These functions derive from specific legislation. When changes to legislation require it, the Monitoring Officer will update the Council Functions’ Section as necessary.
	2274
	2275
	2276
	2277
	2278
	2279	Note that the tables only includes those functions applicable to a London Borough Council. Where two or more posts are listed either post can take the decision unless otherwise stated.		345	Note that the tables only includes those functions applicable to a London Borough Council. Where two or more posts are listed either post can take the decision unless otherwise stated.
	2280
	2281
	2282
	2283
	2284
	2285	Section 13.2: Table of Functions		346	Section 13.2: Table of Functions
n	2286		n
	2287
	2288
	2289
	2290
	2291
	2292	Subsection 13.2.1:		347	Subsection 13.2.1:
n			n	348	1. B - Licensing and Registration Functions
	2293			349
n	2294		n
	2295
	2296
	2297
	2298
	2299
	2300
	2301
	2302
	2303
	2304
	2305
	2306	1. B - Licensing and Registration Functions
	2307
	2308
	2309
	2310
	2311
	2312
	2313
	2314
	2315
	2316
	2317
	2318
	2319
	2320
	2321
	2322
	2323
	2324
	2325
	2326
	2327
	2328
	2329
	2330
	2331
	2332
	2333
	2334
	2335
	2336
	2337
	2338
	2339
	2340
	2341
	2342
	2343
	2344
	2345
	2346
	2347
	2348
	2349
	2350
	2351
	2352
	2353
	2354
	2355
	2356
	2357
	2358
	2359
	2360
	2361
	2362
	2363
	2364
	2365
	2366
	2367
	2368
	2369
	2370
	2371
	2372
	2373
	2374
	2375
	2376
	2377
	2378
	2379
	2380
	2381
	2382
	2383
	2384
	2385
	2386
	2387
	2388
	2389			350
	2390	-		351	-
n			n	352
				353	Detailed Local Choice Functions and Local Act Functions
				354	Section 14.1: Introduction
				355	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.
				356	This Section includes functions which the Council can choose to set as Executive or Non-Executive Functions. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in  Part E  of this constitution.
				357	Any changes to whether these are Executive or Non-Executive functions must be agreed by Council.
				358	Section 14.2: Local Choice and Local Act Functions List
				359	Section 14.3: Responsibility for Council Functions - Other Local Choice Functions List
				360	Council
				361	Council - an Introduction
				362	Section 15.1: Summary
				363	Council is a meeting consisting of all elected Councillors plus the elected Mayor.
				364	Council is one of the most long-standing features of Local Government decision-making with a history stretching back to at least 1888.
				365	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for certain statutory functions such as approving the budget and policy framework. Council as a whole also retains responsibility for regulatory functions.
				366	Section 15.2: Function of Council
				367	Only Council itself will exercise a number of functions such as appointing the Speaker of the Council, agreeing bylaws and determining Community Governance Reviews. The full list is set out in the  Council Terms of Reference  in Part D Section 16 of this Constitution.
				368	Section 15.3: Council Meetings
				369	There are four types of Council meetings: The annual meeting; The budget meeting; Ordinary meetings, and Extraordinary meetings.
				370	They will be conducted in accordance with the  Council Procedure Rules  in Section 17 of this Part of the Constitution.
				371	The Mayor and all Councillors may attend meetings of Council and may participate as set out in the Council Procedure Rules.
				372	Section 15.4: Responsibility for Functions
				373	As part of this Constitution, the Council will maintain a document setting out the “Responsibilities for the Council’s functions” which are not the responsibility of the Executive.
				374	Decisions relating to the functions listed in the “Responsibilities for the Council’s functions” document will be allocated by legislation, therefore, if the legislation changes, the Constitution will be changed by the Monitoring Officer in accordance with delegated powers set out in Supplementary Documents Pack (Part J).
				375	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Council meeting will follow the  Council Procedure Rules  set out in Section 17 of this Part of the Constitution when considering any matter.
				376	Section 15.5: Housing Land Transfers
				377	Housing Land Transfer means the approval or adoption of applications or a programme of applications (whether in draft form or not) for approval of a programme of disposal of 500 or more properties to a person for which a levy would be payable to the Secretary of State under the Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993 or to dispose of land used for residential purposes where approval is required under sections 32 or 43 of the Housing Act 1985.
				378	Council Terms of Reference
				379	Section 16.1: Summary description
				380	The Council is responsible for all Non-Executive functions (with the exception of certain licensing functions) and for approving the budget and policy framework. The Council is responsible for a range of functions that it alone may carry out. These are listed below. The Council also provides a forum for questioning and debate with the Executive including the consideration of petitions as set out in the Council Procedure Rules.
				381	Section 16.2: Membership
				382	All elected Members of the Authority and the Executive Mayor.
				383	Section 16.3: Functions
				384	Quorum: Twelve voting Members of Council
				385	Council Procedure Rules
				386	Section 17.1: Annual Meeting of Council
				387	Subsection 17.1.1:
				388	Section 17.2: Budget Meeting(s)
				389	Subsection 17.2.1:
				390	Section 17.3: Ordinary Meetings
				391	Subsection 17.3.1:
				392	Section 17.4: Extraordinary Meetings
				393	Subsection 17.4.1:
				394	Section 17.5: Time, Place, Postponement and Cancellations of Meetings
				395	Subsection 17.5.1:
				396	Section 17.6: Notice of and Summons to Meetings
				397	Subsection 17.6.1:
				398	Section 17.7: Chair of Meeting
				399	Subsection 17.7.1:
				400	Section 17.8: Quorum
				401	Subsection 17.8.1:
				402	Section 17.9: Duration of Meeting
				403	Subsection 17.9.1:
				404	Section 17.10: Questions by Councillors
				405	Subsection 17.10.1:
				406	Section 17.11: Motions - On Notice
				407	Subsection 17.11.1:
				408	Section 17.12: Motions and Amendments - without notice
				409	Subsection 17.12.1:
				410	Section 17.13: Rules of Debate
				411	Subsection 17.13.1:
				412	Section 17.14: Procedural Motions
				413	Subsection 17.14.1:
				414	Section 17.15: Previous Decisions and Motions
				415	Subsection 17.15.1:
				416	Section 17.16: Voting
				417	Subsection 17.16.1:
				418	Section 17.17: Petitions
				419	Subsection 17.17.1:
				420	Section 17.18: Standards Advisory Committee Reports
				421	Subsection 17.18.1:
				422	Section 17.19: Exclusion of the Public
				423	Subsection 17.19.1:
				424	Section 17.20: Councillors' Conduct
				425	Subsection 17.20.1:
				426	Section 17.21: Disturbance by Public
				427	Subsection 17.21.1:
				428	Section 17.22: Filming and Recording
				429	Subsection 17.22.1:
				430	Section 17.23: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees
				431	Subsection 17.23.1:
				432	Section 17.24: Suspension and amendment of Council Procedure Rules
				433	Subsection 17.24.1:
				434	Budget and Policy Framework List
				435	Section 18.1: Policy Framework
				436	The policy framework means the following plans and strategies required to be approved by Council. The table below shows those plans and strategies that are required by statute or the Council to be included in its policy framework: With the exception of the Development Plan documents, any plans, strategies, policies or schemes which support a policy framework document will not also be part of the Budget and Policy Framework unless the principal document specifies that it is.
				437	Section 18.2: Budget
				438	The budget includes the allocation of financial resources to different services and projects, proposed contingency funds, (including the recommended Council tax base), setting the council tax and decisions relating to the control of the Council’s borrowing requirement, the control of its capital expenditure and the setting of virement limits.
				439	Section 18.3: Dispute Resolution
				440	Specific procedures apply where Council does not agree to the Mayor’s proposals in respect of budget and policy framework reports. These are set out in the Budget and Policy Framework procedure rules below.
				441	Budget and Policy Framework Procedure Rules
				442	Section 19.1: Summary
				443	Only Council can agree the Authority’s budget for the year and the specified plans and strategies that are included in the Budget and Policy Framework. The Mayor and Executive will make proposals to Council in relation to the budget and those plans and strategies, for adoption by Council. If Council does not agree with those proposals of the Mayor/ Executive, a dispute resolution process as set out in section 2 below (but summarised here) applies:-
				444	Where Council wishes to amend the Executive’s proposals it may, by a majority vote, send the budget, plan or strategy back to the Executive, who must consider whether or not to make any amendments before re-submitting the item to Council.
				445	When the item is re-submitted, if Council still wishes to amend the proposals, it can do so providing there are at least two-thirds of the Councillors present and voting at the meeting in favour of the amendment(s). Where a two-thirds majority in favour of Council’s amendment(s) is not achieved, then the Executive’s proposals stand agreed and shall be deemed to be adopted by the Authority.
				446	Section 19.2: The Framework for Executive Decisions
				447	Council will be responsible for the adoption of its budget and policy framework as set out in Section 28. In relation to the budget and the plans and strategies listed in Section 7:-
				448	Section 19.3: Process for Developing the Framework
				449	The process by which the budget and policy framework shall be developed is:
				450	Section 19.4: Decisions Outside the Budget or Policy Framework
				451	Subject to the provisions of Rule 5 (virement) the Mayor, Executive, Committees of the Executive and any officers or joint arrangements may only take decisions which are in line with the budget and policy framework. If any of these bodies or persons wishes to make a decision which is contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council, then that decision may only be taken by Council, subject to Rule 4 below.
				452	If the Mayor, Executive, a Committee of the Executive, any officer or joint arrangements want to make such a decision, they shall take advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer as to whether the decision they want to make would be contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget. If the advice of either of those officers is that the decision would not be in line with the existing budget and/or policy framework, then the decision must be referred by that body or person to Council for decision, unless the decision is a matter of urgency, in which case the provisions in Rule 4 (urgent decisions outside the budget and policy framework) shall apply.
				453	Section 19.5: Urgent Decisions Outside the Budget or Policy Framework
				454	The Mayor, Executive, a Committee of the Executive, an officer or joint arrangements may take a decision which is contrary to the Council’s policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council if the decision is a matter of urgency. However, the decision may only be taken:
				455	The reasons why it is not practicable to convene a quorate meeting of Council and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee’s consent to the decision being taken as a matter of urgency must be noted on the record of the decision. In the absence of the Chair of the Overview and Scrutiny Committee, the consent of the Speaker, and in the absence of both, the Deputy Speaker, will be sufficient.
				456	Following the decision, the decision taker will provide a full report to the next available Council meeting explaining the decision, the reasons for it and why the decision was treated as a matter of urgency.
				457	Section 19.6: Virement
				458	Steps taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an officer, or joint arrangements to implement Council policy shall not exceed the budgets allocated to each relevant budget head. However, such bodies or individuals shall be entitled to vire across budget heads within the limits laid down in the Financial Procedure Rules. Beyond those limits, approval to any virement across budget heads shall require the approval of the Council.
				459	Section 19.7: In-Year Changes to Policy Framework
				460	The responsibility for agreeing the budget and policy framework lies with Council, and decisions by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, officers, or joint arrangements must be in line with it. No changes to any budget, plan or strategy which comprises part of the budget and policy framework may be made by those bodies or individuals except those changes:
				461	Section 19.8: Call-In of Decisions Outside the Budget or Policy Framework
				462	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.
				463	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.
				464	If the decision has yet to be made, or has been made but not yet implemented, and the advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is that the decision is or would be contrary to the policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget, the Overview and Scrutiny Committee may refer the matter to Council. In such cases, no further action will be taken in respect of the decision or its implementation until Council has met and considered the matter. Council shall meet within twenty-one days of the request from the Overview and Scrutiny Committee (or within twenty-eight days if a meeting of Council is scheduled within that period). At the meeting Council will receive a report of the decision or proposals and the advice of the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer.
				465	Council may either:
				466	If Council does not meet, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which Council should have been held, whichever is the earlier: providing that the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is/are satisfied that the decision is within the budget and policy framework or falls within Rules 6.1(a) – 6.1(d).
				467	Section 19.9: Suspension
				468	Provided it is not contrary to law, these rules may be suspended by Council or, in so far as they are applicable to either body, the Cabinet or the Overview and Scrutiny Committee.
				469	Committees and Joint Arrangements
				470	Introduction to Regulatory and Non-Executive Committees
				471	Council will establish a number of Committees, Sub-Committees, Boards and Panels with delegated powers and/or responsibility for various functions of the Council including to discharge the functions described in the “Responsibility for Functions” information also in Part D. (These can be seen in the Structure Chart in Section 3 of the Constitution.)
				472	The following Committees have been established at this time (note – where a Committee of the Council has a permanent Sub-Committee which meets regularly, this is also set out below underneath its parent committee):
				473	NOTE - Information about the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees is set out in Part G Overview and Scrutiny
				474	This Part of the Constitution sets out more details for these Committees including General Committee Procedure Rules, Terms of References and any related committee-specific procedure.
				475	Default Committee Procedure Rules
				476	Section 21.1: Introduction
				477	The following Procedure Rules apply to all formal Committees and Sub-Committees of the Council except where those bodies have agreed specific procedures either for regulatory or other purposes that better fit the requirements of that body. Where such alternative processes exist they may also call on some of the below procedure rules as required but this should be stated in that Body’s Terms of Reference or Procedures.
				478	Section 21.2: Chair, Membership and Substitutes of the Committee/Sub-Committee
				479
				480	of Committees will be appointed by Annual Council.
				481	Where a vacancy occurs during the year, this will be considered at the next Ordinary Council meeting. Should this not happen then the Committee will be free to appoint its own Chair.
				482	Unless specified in their procedures or the relevant parent committee determines otherwise (for example the Overview and Scrutiny elects the Chairs of its Sub-Committees). Sub-Committees will elect their own Chairs as required.
				483	All Committees/Sub-Committees appoint their own Vice-Chair where this is required.
				484
	2391			485
n	2392		n
	2393
	2394
	2395
	2396
	2397
	2398
	2399
	2400	Detailed Local Choice Functions and Local Act Functions
	2401
	2402
	2403
	2404
	2405
	2406
	2407	Section 14.1: Introduction
	2408
	2409
	2410
	2411
	2412
	2413
	2414
	2415
	2416	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.
	2417
	2418
	2419
	2420
	2421
	2422	This Section includes functions which the Council can choose to set as Executive or Non-Executive Functions. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in Part E Section xxx of this constitution.
	2423
	2424
	2425
	2426
	2427
	2428	Any changes to whether these are Executive or Non-Executive functions must be agreed by Council.
	2429
	2430
	2431
	2432
	2433
	2434	Section 14.2: Local Choice and Local Act Functions List
	2435
	2436
	2437
	2438
	2439
	2440
	2441
	2442
	2443
	2444
	2445
	2446
	2447
	2448
	2449	Section 14.3: Responsibility for Council Functions - Other Local Choice Functions List
	2450
	2451
	2452
	2453
	2454
	2455
	2456
	2457
	2458
	2459
	2460
	2461
	2462
	2463
	2464
	2465	Council
	2466
	2467
	2468
	2469
	2470
	2471
	2472	Council - an Introduction
	2473
	2474
	2475
	2476
	2477
	2478
	2479	Section 15.1: Summary
	2480
	2481
	2482
	2483
	2484
	2485
	2486
	2487
	2488	Council is a meeting consisting of all elected Councillors plus the elected Mayor.
	2489
	2490
	2491
	2492
	2493
	2494	Council is one of the most long-standing features of Local Government decision-making with a history stretching back to at least 1888.
	2495
	2496
	2497
	2498
	2499
	2500	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for certain statutory functions such as approving the budget and policy framework. Council as a whole also retains responsibility for regulatory functions.
	2501
	2502
	2503
	2504
	2505
	2506	Section 15.2: Function of Council
	2507
	2508
	2509
	2510
	2511
	2512
	2513
	2514
	2515	Only Council itself will exercise a number of functions such as appointing the Speaker of the Council, agreeing bylaws and determining Community Governance Reviews. The full list is set out in the Council Terms of Reference in Section xxx of this part of the Constitution.
	2516
	2517
	2518
	2519
	2520
	2521	Section 15.3: Council Meetings
	2522
	2523
	2524
	2525
	2526
	2527
	2528
	2529
	2530	There are four types of Council meetings:
	2531	The annual meeting;
	2532	The budget meeting;
	2533	Ordinary meetings, and
	2534	Extraordinary meetings.
	2535
	2536
	2537
	2538
	2539
	2540	They will be conducted in accordance with the Council Procedure Rules in Section xxx of this part of the Constitution.
	2541
	2542
	2543
	2544
	2545
	2546	The Mayor and all Councillors may attend meetings of Council and may participate as set out in the Council Procedure Rules.
	2547
	2548
	2549
	2550
	2551
	2552	Section 15.4: Responsibility for Functions
	2553
	2554
	2555
	2556
	2557
	2558
	2559
	2560
	2561	As part of this Constitution, the Council will maintain a document setting out the “Responsibilities for the Council’s functions” which are not the responsibility of the Executive.
	2562
	2563
	2564
	2565
	2566
	2567	Decisions relating to the functions listed in the “Responsibilities for the Council’s functions” document will be allocated by legislation, therefore, if the legislation changes, the Constitution will be changed by the Monitoring Officer in accordance with delegated powers set out in Supplementary Documents Pack (Part J).
	2568
	2569
	2570
	2571
	2572
	2573	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Council meeting will follow the Council Procedure Rules set out in Section xxx of this part of the Constitution when considering any matter.
	2574
	2575
	2576
	2577
	2578
	2579	Section 15.5: Housing Land Transfers
	2580
	2581
	2582
	2583
	2584
	2585
	2586
	2587
	2588	Housing Land Transfer means the approval or adoption of applications or a programme of applications (whether in draft form or not) for approval of a programme of disposal of 500 or more properties to a person for which a levy would be payable to the Secretary of State under the Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993 or to dispose of land used for residential purposes where approval is required under sections 32 or 43 of the Housing Act 1985.
	2589
	2590
	2591
	2592
	2593
	2594
	2595
	2596	Council Terms of Reference
	2597
	2598
	2599
	2600
	2601
	2602
	2603	Section 16.1: Summary description
	2604
	2605
	2606
	2607
	2608
	2609
	2610
	2611
	2612	The Council is responsible for all Non-Executive functions (with the exception of certain licensing functions) and for approving the budget and policy framework.
	2613	The Council is responsible for a range of functions that it alone may carry out. These are listed below. The Council also provides a forum for questioning and debate with the Executive including the consideration of petitions as set out in the Council Procedure Rules.
	2614
	2615
	2616
	2617
	2618
	2619	Section 16.2: Membership
	2620
	2621
	2622
	2623
	2624
	2625
	2626
	2627
	2628	All elected Members of the Authority and the Executive Mayor.
	2629
	2630
	2631
	2632
	2633
	2634	Section 16.3: Functions
	2635
	2636
	2637
	2638
	2639
	2640
	2641
	2642
	2643
	2644
	2645
	2646
	2647
	2648
	2649	Quorum: Twelve voting Members of Council
	2650
	2651
	2652
	2653
	2654
	2655
	2656
	2657	Council Procedure Rules
	2658
	2659
	2660
	2661
	2662
	2663
	2664	Section 17.1: Annual Meeting of Council
	2665
	2666
	2667
	2668
	2669
	2670
	2671	Subsection 17.1.1:
	2672
	2673
	2674
	2675
	2676	Section 17.2: Budget Meeting(s)
	2677
	2678
	2679
	2680
	2681
	2682
	2683	Subsection 17.2.1:
	2684
	2685
	2686
	2687
	2688	Section 17.3: Ordinary Meetings
	2689
	2690
	2691
	2692
	2693
	2694
	2695	Subsection 17.3.1:
	2696
	2697
	2698
	2699
	2700	Section 17.4: Extraordinary Meetings
	2701
	2702
	2703
	2704
	2705
	2706
	2707	Subsection 17.4.1:
	2708
	2709
	2710
	2711
	2712	Section 17.5: Time, Place, Postponement and Cancellations of Meetings
	2713
	2714
	2715
	2716
	2717
	2718
	2719	Subsection 17.5.1:
	2720
	2721
	2722
	2723
	2724	Section 17.6: Notice of and Summons to Meetings
	2725
	2726
	2727
	2728
	2729
	2730
	2731	Subsection 17.6.1:
	2732
	2733
	2734
	2735
	2736	Section 17.7: Chair of Meeting
	2737
	2738
	2739
	2740
	2741
	2742
	2743	Subsection 17.7.1:
	2744
	2745
	2746
	2747
	2748	Section 17.8: Quorum
	2749
	2750
	2751
	2752
	2753
	2754
	2755	Subsection 17.8.1:
	2756
	2757
	2758
	2759
	2760	Section 17.9: Duration of Meeting
	2761
	2762
	2763
	2764
	2765
	2766
	2767	Subsection 17.9.1:
	2768
	2769
	2770
	2771
	2772	Section 17.10: Questions by Councillors
	2773
	2774
	2775
	2776
	2777
	2778
	2779	Subsection 17.10.1:
	2780
	2781
	2782
	2783
	2784	Section 17.11: Motions - On Notice
	2785
	2786
	2787
	2788
	2789
	2790
	2791	Subsection 17.11.1:
	2792
	2793
	2794
	2795
	2796	Section 17.12: Motions and Amendments - without notice
	2797
	2798
	2799
	2800
	2801
	2802
	2803	Subsection 17.12.1:
	2804
	2805
	2806
	2807
	2808	Section 17.13: Rules of Debate
	2809
	2810
	2811
	2812
	2813
	2814
	2815	Subsection 17.13.1:
	2816
	2817
	2818
	2819
	2820	Section 17.14: Procedural Motions
	2821
	2822
	2823
	2824
	2825
	2826
	2827	Subsection 17.14.1:
	2828
	2829
	2830
	2831
	2832	Section 17.15: Previous Decisions and Motions
	2833
	2834
	2835
	2836
	2837
	2838
	2839	Subsection 17.15.1:
	2840
	2841
	2842
	2843
	2844	Section 17.16: Voting
	2845
	2846
	2847
	2848
	2849
	2850
	2851	Subsection 17.16.1:
	2852
	2853
	2854
	2855
	2856	Section 17.17: Petitions
	2857
	2858
	2859
	2860
	2861
	2862
	2863	Subsection 17.17.1:
	2864
	2865
	2866
	2867
	2868	Section 17.18: Standards Advisory Committee Reports
	2869
	2870
	2871
	2872
	2873
	2874
	2875	Subsection 17.18.1:
	2876
	2877
	2878
	2879
	2880	Section 17.19: Exclusion of the Public
	2881
	2882
	2883
	2884
	2885
	2886
	2887	Subsection 17.19.1:
	2888
	2889
	2890
	2891
	2892	Section 17.20: Councillors' Conduct
	2893
	2894
	2895
	2896
	2897
	2898
	2899	Subsection 17.20.1:
	2900
	2901
	2902
	2903
	2904	Section 17.21: Disturbance by Public
	2905
	2906
	2907
	2908
	2909
	2910
	2911	Subsection 17.21.1:
	2912
	2913
	2914
	2915
	2916	Section 17.22: Filming and Recording
	2917
	2918
	2919
	2920
	2921
	2922
	2923	Subsection 17.22.1:
	2924
	2925
	2926
	2927
	2928	Section 17.23: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees
	2929
	2930
	2931
	2932
	2933
	2934
	2935	Subsection 17.23.1:
	2936
	2937
	2938
	2939
	2940	Section 17.24: Suspension and amendment of Council Procedure Rules
	2941
	2942
	2943
	2944
	2945
	2946
	2947	Subsection 17.24.1:
	2948
	2949
	2950
	2951
	2952
	2953
	2954	Budget and Policy Framework List
	2955
	2956
	2957
	2958
	2959
	2960
	2961	Section 18.1: Policy Framework
	2962
	2963
	2964
	2965
	2966
	2967
	2968
	2969
	2970	The policy framework means the following plans and strategies required to be approved by Council. The table below shows those plans and strategies that are required by statute or the Council to be included in its policy framework:
	2971
	2972	With the exception of the Development Plan documents, any plans, strategies, policies or schemes which support a policy framework document will not also be part of the Budget and Policy Framework unless the principal document specifies that it is.
	2973
	2974
	2975
	2976
	2977
	2978	Section 18.2: Budget
	2979
	2980
	2981
	2982
	2983
	2984
	2985
	2986
	2987	The budget includes the allocation of financial resources to different services and projects, proposed contingency funds, (including the recommended Council tax base), setting the council tax and decisions relating to the control of the Council’s borrowing requirement, the control of its capital expenditure and the setting of virement limits.
	2988
	2989
	2990
	2991
	2992
	2993	Section 18.3: Dispute Resolution
	2994
	2995
	2996
	2997
	2998
	2999
	3000
	3001
	3002	Specific procedures apply where Council does not agree to the Mayor’s proposals in respect of budget and policy framework reports. These are set out in the Budget and Policy Framework procedure rules below.
	3003
	3004
	3005
	3006
	3007
	3008
	3009
	3010	Budget and Policy Framework Procedure Rules
	3011
	3012
	3013
	3014
	3015
	3016
	3017	Section 19.1: Summary
	3018
	3019
	3020
	3021
	3022
	3023
	3024
	3025
	3026	Only Council can agree the Authority’s budget for the year and the specified plans and strategies that are included in the Budget and Policy Framework. The Mayor and Executive will make proposals to Council in relation to the budget and those plans and strategies, for adoption by Council. If Council does not agree with those proposals of the Mayor/ Executive, a dispute resolution process as set out in section 2 below (but summarised here) applies:-
	3027
	3028
	3029
	3030
	3031
	3032	Where Council wishes to amend the Executive’s proposals it may, by a majority vote, send the budget, plan or strategy back to the Executive, who must consider whether or not to make any amendments before re-submitting the item to Council.
	3033
	3034
	3035
	3036
	3037
	3038	When the item is re-submitted, if Council still wishes to amend the proposals, it can do so providing there are at least two-thirds of the Councillors present and voting at the meeting in favour of the amendment(s). Where a two-thirds majority in favour of Council’s amendment(s) is not achieved, then the Executive’s proposals stand agreed and shall be deemed to be adopted by the Authority.
	3039
	3040
	3041
	3042
	3043
	3044	Section 19.2: The Framework for Executive Decisions
	3045
	3046
	3047
	3048
	3049
	3050
	3051
	3052
	3053	Council will be responsible for the adoption of its budget and policy framework as set out in Section 28. In relation to the budget and the plans and strategies listed in Section 7:-
	3054
	3055
	3056
	3057
	3058
	3059
	3060	Section 19.3: Process for Developing the Framework
	3061
	3062
	3063
	3064
	3065
	3066
	3067
	3068
	3069	The process by which the budget and policy framework shall be developed is:
	3070
	3071
	3072
	3073
	3074
	3075
	3076	Section 19.4: Decisions Outside the Budget or Policy Framework
	3077
	3078
	3079
	3080
	3081
	3082
	3083
	3084
	3085	Subject to the provisions of Rule 5 (virement) the Mayor, Executive, Committees of the Executive and any officers or joint arrangements may only take decisions which are in line with the budget and policy framework. If any of these bodies or persons wishes to make a decision which is contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council, then that decision may only be taken by Council, subject to Rule 4 below.
	3086
	3087
	3088
	3089
	3090
	3091	If the Mayor, Executive, a Committee of the Executive, any officer or joint arrangements want to make such a decision, they shall take advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer as to whether the decision they want to make would be contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget. If the advice of either of those officers is that the decision would not be in line with the existing budget and/or policy framework, then the decision must be referred by that body or person to Council for decision, unless the decision is a matter of urgency, in which case the provisions in Rule 4 (urgent decisions outside the budget and policy framework) shall apply.
	3092
	3093
	3094
	3095
	3096
	3097	Section 19.5: Urgent Decisions Outside the Budget or Policy Framework
	3098
	3099
	3100
	3101
	3102
	3103
	3104
	3105
	3106	The Mayor, Executive, a Committee of the Executive, an officer or joint arrangements may take a decision which is contrary to the Council’s policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council if the decision is a matter of urgency. However, the decision may only be taken:
	3107
	3108
	3109
	3110
	3111
	3112
	3113	The reasons why it is not practicable to convene a quorate meeting of Council and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee’s consent to the decision being taken as a matter of urgency must be noted on the record of the decision. In the absence of the Chair of the Overview and Scrutiny Committee, the consent of the Speaker, and in the absence of both, the Deputy Speaker, will be sufficient.
	3114
	3115
	3116
	3117
	3118
	3119	Following the decision, the decision taker will provide a full report to the next available Council meeting explaining the decision, the reasons for it and why the decision was treated as a matter of urgency.
	3120
	3121
	3122
	3123
	3124
	3125
	3126
	3127
	3128
	3129
	3130
	3131
	3132
	3133
	3134	Section 19.6: Virement
	3135
	3136
	3137
	3138
	3139
	3140
	3141
	3142
	3143	Steps taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an officer, or joint arrangements to implement Council policy shall not exceed the budgets allocated to each relevant budget head. However, such bodies or individuals shall be entitled to vire across budget heads within the limits laid down in the Financial Procedure Rules. Beyond those limits, approval to any virement across budget heads shall require the approval of the Council.
	3144
	3145
	3146
	3147
	3148
	3149	Section 19.7: In-Year Changes to Policy Framework
	3150
	3151
	3152
	3153
	3154
	3155
	3156
	3157
	3158	The responsibility for agreeing the budget and policy framework lies with Council, and decisions by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, officers, or joint arrangements must be in line with it. No changes to any budget, plan or strategy which comprises part of the budget and policy framework may be made by those bodies or individuals except those changes:
	3159
	3160
	3161
	3162
	3163
	3164
	3165	Section 19.8: Call-In of Decisions Outside the Budget or Policy Framework
	3166
	3167
	3168
	3169
	3170
	3171
	3172
	3173
	3174	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.
	3175
	3176
	3177
	3178
	3179
	3180	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.
	3181
	3182
	3183
	3184
	3185
	3186	If the decision has yet to be made, or has been made but not yet implemented, and the advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is that the decision is or would be contrary to the policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget, the Overview and Scrutiny Committee may refer the matter to Council. In such cases, no further action will be taken in respect of the decision or its implementation until Council has met and considered the matter. Council shall meet within twenty-one days of the request from the Overview and Scrutiny Committee (or within twenty-eight days if a meeting of Council is scheduled within that period). At the meeting Council will receive a report of the decision or proposals and the advice of the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer.
	3187
	3188
	3189
	3190
	3191
	3192	Council may either:
	3193
	3194
	3195
	3196
	3197
	3198
	3199	If Council does not meet, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which Council should have been held, whichever is the earlier: providing that the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is/are satisfied that the decision is within the budget and policy framework or falls within Rules 6.1(a) – 6.1(d).
	3200
	3201
	3202
	3203
	3204
	3205	Section 19.9: Suspension
	3206
	3207
	3208
	3209
	3210
	3211
	3212
	3213
	3214	Provided it is not contrary to law, these rules may be suspended by Council or, in so far as they are applicable to either body, the Cabinet or the Overview and Scrutiny Committee.
	3215
	3216
	3217
	3218
	3219
	3220
	3221
	3222	Committees and Joint Arrangements
	3223
	3224
	3225
	3226
	3227
	3228
	3229	Introduction to Regulatory and Non-Executive Committees
	3230
	3231
	3232
	3233
	3234
	3235
	3236
	3237
	3238	Council will establish a number of Committees, Sub-Committees, Boards and Panels with delegated powers and/or responsibility for various functions of the Council including to discharge the functions described in the “Responsibility for Functions” information also in Part D. (These can be seen in the Structure Chart in Section 3 of the Constitution.)
	3239
	3240
	3241
	3242
	3243
	3244	The following Committees have been established at this time (note – where a Committee of the Council has a permanent Sub-Committee which meets regularly, this is also set out below underneath its parent committee):
	3245
	3246
	3247
	3248
	3249
	3250
	3251	NOTE - Information about the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees is set out in Part G Overview and Scrutiny
	3252
	3253
	3254
	3255
	3256
	3257
	3258
	3259
	3260
	3261
	3262
	3263
	3264
	3265	This Part of the Constitution sets out more details for these Committees including General Committee Procedure Rules, Terms of References and any related committee-specific procedure.
	3266
	3267
	3268
	3269
	3270
	3271	Default Committee Procedure Rules
	3272
	3273
	3274
	3275
	3276
	3277
	3278	Section 21.1: Introduction
	3279
	3280
	3281
	3282
	3283
	3284
	3285
	3286
	3287	The following Procedure Rules apply to all formal Committees and Sub-Committees of the Council except where those bodies have agreed specific procedures either for regulatory or other purposes that better fit the requirements of that body. Where such alternative processes exist they may also call on some of the below procedure rules as required but this should be stated in that Body’s Terms of Reference or Procedures.
	3288
	3289
	3290
	3291
	3292
	3293	Section 21.2: Chair, Membership and Substitutes of the Committee/Sub-Committee
	3294
	3295
	3296
	3297
	3298
	3299
	3300
	3301
	3302
	3303	of Committees will be appointed by Annual Council.
	3304
	3305
	3306
	3307
	3308
	3309	Where a vacancy occurs during the year, this will be considered at the next Ordinary Council meeting. Should this not happen then the Committee will be free to appoint its own Chair.
	3310
	3311
	3312
	3313
	3314
	3315	Unless specified in their procedures or the relevant parent committee determines otherwise (for example the Overview and Scrutiny elects the Chairs of its Sub-Committees). Sub-Committees will elect their own Chairs as required.
	3316
	3317
	3318
	3319
	3320
	3321	All Committees/Sub-Committees appoint their own Vice-Chair where this is required.
	3322
	3323
	3324
	3325
	3326
	3327
	3328
	3329	will be agreed by Annual Council and Sub-Committee size and membership will be determined by the parent Committee. Where a vacancy for a Committee/Sub-Committee Member occurs during the year, the Monitoring Officer has authority to make appointments as recommended by the relevant groups/members in line with the proportionality arrangements agreed by Council.		486	will be agreed by Annual Council and Sub-Committee size and membership will be determined by the parent Committee. Where a vacancy for a Committee/Sub-Committee Member occurs during the year, the Monitoring Officer has authority to make appointments as recommended by the relevant groups/members in line with the proportionality arrangements agreed by Council.
	3330
	3331			487
n	3332		n
	3333
	3334
	3335
	3336			488
n	3337	per political group will also be allocated at Annual Council. The Monitoring Officer has authority to confirm further appointments of Substitutes where vacancies occur, on the recommendation of the political groups in line with this rule.	n	489	per political group will also be allocated at Annual Council. The Monitoring Officer has authority to confirm further appointments of Substitutes where vacancies occur, on the recommendation of the political groups in line with this rule.
	3338			490	Each ungrouped Member appointed to a Committee/Sub-Committee may also appoint one named substitute in the same manner.
	3339			491	Substitute Councillors will have all the powers and duties of any ordinary Councillor of the Committee but will not be able to exercise any special powers or duties exercisable by the person they are substituting.
	3340			492	Substitute Councillors may attend meetings in that capacity only:
	3341
	3342
	3343	Each ungrouped Member appointed to a Committee/Sub-Committee may also appoint one named substitute in the same manner.
	3344
	3345
	3346
	3347
	3348
	3349	Substitute Councillors will have all the powers and duties of any ordinary Councillor of the Committee but will not be able to exercise any special powers or duties exercisable by the person they are substituting.
	3350
	3351
	3352
	3353
	3354
	3355	Substitute Councillors may attend meetings in that capacity only:
	3356
	3357
	3358
	3359
	3360
	3361
	3362	A substitute Councillor may only take the place of the ordinary Councillor for the whole of a meeting except where they are attending the Strategic Development Committee or Development Committee to consider a deferred item where they were at the previous meeting which considered that item and are there on that basis.		493	A substitute Councillor may only take the place of the ordinary Councillor for the whole of a meeting except where they are attending the Strategic Development Committee or Development Committee to consider a deferred item where they were at the previous meeting which considered that item and are there on that basis.
	3363			494	No substitutes are permitted for the Licensing Committee/Licensing Regulatory Committee.
	3364
	3365
	3366
	3367
	3368	No substitutes are permitted for the Licensing Committee/Licensing Regulatory Committee.
	3369
	3370
	3371
	3372
	3373
	3374	Section 21.3: First Meeting of the Municipal Year		495	Section 21.3: First Meeting of the Municipal Year
	3375			496
n	3376		n
	3377
	3378
	3379
	3380
	3381
	3382
	3383
	3384	The first meeting of a Council Committee following the Annual Meeting of Council, will consider the following agenda items (alongside normal business items):		497	The first meeting of a Council Committee following the Annual Meeting of Council, will consider the following agenda items (alongside normal business items):
	3385
	3386
	3387
	3388
	3389
	3390
	3391	Section 21.4: Ordinary Scheduled Meetings		498	Section 21.4: Ordinary Scheduled Meetings
n	3392		n	499	Ordinary scheduled meetings of the Committee/Sub-Committee will take place in accordance with the programme below:
	3393
	3394
	3395
	3396
	3397
	3398
	3399
	3400	Ordinary scheduled meetings of the Committee/Sub-Committee will take place in accordance with the programme below:
	3401
	3402
	3403
	3404
	3405
	3406
	3407	Section 21.5: Extraordinary Meetings		500	Section 21.5: Extraordinary Meetings
n	3408		n	501	Those listed below may request the Monitoring Officer/Chief Executive to call extraordinary Committee or Sub-Committee meeting in addition to ordinary meetings:
	3409
	3410
	3411
	3412
	3413
	3414
	3415
	3416	Those listed below may request the Monitoring Officer/Chief Executive to call extraordinary Committee or Sub-Committee meeting in addition to ordinary meetings:
	3417
	3418
	3419
	3420
	3421
	3422
	3423	When requested, the Monitoring Officer will, in consultation with the Chief Executive, call a meeting of the Committee or Sub-Committee unless the Chief Executive is of the opinion that holding such a meeting would not be an efficient use of resources and the subject matter of the business can conveniently wait until the next Ordinary Meeting of the Committee or Sub-Committee.		502	When requested, the Monitoring Officer will, in consultation with the Chief Executive, call a meeting of the Committee or Sub-Committee unless the Chief Executive is of the opinion that holding such a meeting would not be an efficient use of resources and the subject matter of the business can conveniently wait until the next Ordinary Meeting of the Committee or Sub-Committee.
	3424			503	Only the business specified in the resolution, request or requisition which led to the calling of the Extraordinary Meeting can be conducted at this meeting.
	3425
	3426
	3427
	3428
	3429	Only the business specified in the resolution, request or requisition which led to the calling of the Extraordinary Meeting can be conducted at this meeting.
	3430
	3431
	3432
	3433
	3434
	3435	Section 21.6: Time, Place, Postponement and Cancellation of Meetings		504	Section 21.6: Time, Place, Postponement and Cancellation of Meetings
n	3436		n	505	Committee and Sub-Committee meetings will usually commence at 6.30pm and take place at the Town Hall unless the Chair of the relevant Committee/Sub-Committee decides otherwise. This will be in consultation with the Monitoring Officer.
	3437			506	The Monitoring Officer is authorised to either cancel or postpone a meeting of a Committee/Sub-Committee if it is deemed that there is insufficient business to transact or some other appropriate reason warranting its cancellation/ postponement.
	3438			507	The Monitoring Officer is authorised to vary the time, date and place of any meeting where there is good justification in consultation the Chair of the Committee/Sub-Committee.
	3439
	3440
	3441
	3442
	3443
	3444	Committee and Sub-Committee meetings will usually commence at 6.30pm and take place at the Town Hall unless the Chair of the relevant Committee/Sub-Committee decides otherwise. This will be in consultation with the Monitoring Officer.
	3445
	3446
	3447
	3448
	3449
	3450	The Monitoring Officer is authorised to either cancel or postpone a meeting of a Committee/Sub-Committee if it is deemed that there is insufficient business to transact or some other appropriate reason warranting its cancellation/ postponement.
	3451
	3452
	3453
	3454
	3455
	3456	The Monitoring Officer is authorised to vary the time, date and place of any meeting where there is good justification in consultation the Chair of the Committee/Sub-Committee.
	3457
	3458
	3459
	3460
	3461
	3462	Section 21.7: Notice of and Summons to Meetings		508	Section 21.7: Notice of and Summons to Meetings
n	3463		n	509	The Monitoring Officer will give notice to the public of the time and place of any meeting of a Committee/Sub-Committee in accordance with the Access to Information Procedure Rules at Part B Section X of the Constitution.
	3464
	3465
	3466
	3467
	3468
	3469
	3470
	3471	The Monitoring Officer will give notice to the public of the time and place of any meeting of a Committee/Sub-Committee in accordance with the Access to Information Procedure Rules at Part B Section X of the Constitution.
	3472
	3473
	3474
	3475
	3476
	3477	At least 5 clear working days before a meeting not including the day the notice is given and the day of the meeting, the Monitoring Officer will send an agenda to the Members of the Committee giving the date, time and place of the meeting, specify the business to be transacted, and will be accompanied by any available reports. If necessary, additional reports to the reports on the agenda will be permitted within the preceding five days to the meeting or at the meeting subject to the report setting out ‘reasons for urgency’.		510	At least 5 clear working days before a meeting not including the day the notice is given and the day of the meeting, the Monitoring Officer will send an agenda to the Members of the Committee giving the date, time and place of the meeting, specify the business to be transacted, and will be accompanied by any available reports. If necessary, additional reports to the reports on the agenda will be permitted within the preceding five days to the meeting or at the meeting subject to the report setting out ‘reasons for urgency’.
	3478
	3479
	3480
	3481
	3482
	3483	Section 21.8: Chairing the meeting		511	Section 21.8: Chairing the meeting
n	3484		n	512	The person chairing the meeting has responsibility for managing the conduct of the meeting and has the final say on the interpretation of the Committees procedures the implementation of these Procedure Rules and their decision shall not be challenged at the meeting.
	3485			513	Participation in a Committee or Sub-Committee meeting shall be at the discretion of the person chairing the meeting.
	3486			514	The Chair also has the discretion to vary these rules where to do so would aid democratic participation and engagement unless this would contravene any legal requirement or the Council’s Codes or Protocols.
	3487
	3488
	3489
	3490
	3491
	3492	The person chairing the meeting has responsibility for managing the conduct of the meeting and has the final say on the interpretation of the Committees procedures the implementation of these Procedure Rules and their decision shall not be challenged at the meeting.
	3493
	3494
	3495
	3496
	3497
	3498	Participation in a Committee or Sub-Committee meeting shall be at the discretion of the person chairing the meeting.
	3499
	3500
	3501
	3502
	3503
	3504	The Chair also has the discretion to vary these rules where to do so would aid democratic participation and engagement unless this would contravene any legal requirement or the Council’s Codes or Protocols.
	3505
	3506
	3507
	3508
	3509
	3510	Section 21.9: Quorum		515	Section 21.9: Quorum
n	3511		n	516	Subject to any specific quorum requirements set out in the terms of reference of a particular body, the quorum of a meeting will be one quarter of the whole number of Councillors or 3 voting Councillors, whichever is the greater.
	3512
	3513
	3514
	3515
	3516
	3517
	3518
	3519	Subject to any specific quorum requirements set out in the terms of reference of a particular body, the quorum of a meeting will be one quarter of the whole number of Councillors or 3 voting Councillors, whichever is the greater.
	3520
	3521
	3522
	3523
	3524
	3525	Subject to any exceptions in Rule 25, if a quorum is not reached at the scheduled start time for a meeting, the Chair/Vice-Chair shall have the discretion to extend the start time by up to 20 minutes. If a quorum is not achieved at the scheduled start time, or after any extension, the meeting will stand adjourned.		517	Subject to any exceptions in Rule 25, if a quorum is not reached at the scheduled start time for a meeting, the Chair/Vice-Chair shall have the discretion to extend the start time by up to 20 minutes. If a quorum is not achieved at the scheduled start time, or after any extension, the meeting will stand adjourned.
	3526
	3527
	3528
	3529
	3530
	3531	During any meeting if the Chair counts the number of Councillors present and declares there is not a quorum, then the meeting will adjourn immediately. Remaining business will be considered at a time, date and place fixed by the Monitoring Officer. If a date is not fixed, the remaining business will be considered at the next ordinary meeting.		518	During any meeting if the Chair counts the number of Councillors present and declares there is not a quorum, then the meeting will adjourn immediately. Remaining business will be considered at a time, date and place fixed by the Monitoring Officer. If a date is not fixed, the remaining business will be considered at the next ordinary meeting.
	3532
	3533
	3534
	3535
	3536
	3537	Section 21.10: Duration of meetings		519	Section 21.10: Duration of meetings
n	3538		n
	3539
	3540
	3541
	3542
	3543
	3544
	3545
	3546	All Committee meetings will end after a period of 2 hours but an extension may be agreed by resolution to extend the meeting for an additional period of up to 1 hour (up to 2 hours for the Appeals/Employee Appeals/Development and Strategic Development Committees/Sub-Committees provided the meeting finishes before 11:30pm).		520	All Committee meetings will end after a period of 2 hours but an extension may be agreed by resolution to extend the meeting for an additional period of up to 1 hour (up to 2 hours for the Appeals/Employee Appeals/Development and Strategic Development Committees/Sub-Committees provided the meeting finishes before 11:30pm).
	3547
	3548
	3549
	3550
	3551
	3552	If the business of a meeting has not been concluded after 2 hours or 3 hours (if the extension in rule 9.1 is applied), when the Councillor speaking has concluded their speech, the Chair will draw the attention of the meeting to this rule. If a matter is being debated, the debate shall immediately be concluded as if the motion, ‘That the question be now put’ had been moved and carried.		521	If the business of a meeting has not been concluded after 2 hours or 3 hours (if the extension in rule 9.1 is applied), when the Councillor speaking has concluded their speech, the Chair will draw the attention of the meeting to this rule. If a matter is being debated, the debate shall immediately be concluded as if the motion, ‘That the question be now put’ had been moved and carried.
	3553
	3554
	3555
	3556
	3557
	3558	Any matters requiring a decision on the agenda that have not been dealt with by the end of the meeting shall be deemed formally moved and seconded together with amendments notified in writing to the Monitoring Officer by noon on the day of the meeting. They will be put to the meeting without any further discussion. A recorded vote under rule 16.4 will be taken, if called for and the requirements of that rule are met, on matters dealt with under this guillotine. During the process in this rule the only other matters which may be raised are points of order. When all matters have been dealt with, the Chair will declare the meeting closed. Any amendments not received by Noon on the day of the meeting shall be deemed to have been dropped.		522	Any matters requiring a decision on the agenda that have not been dealt with by the end of the meeting shall be deemed formally moved and seconded together with amendments notified in writing to the Monitoring Officer by noon on the day of the meeting. They will be put to the meeting without any further discussion. A recorded vote under rule 16.4 will be taken, if called for and the requirements of that rule are met, on matters dealt with under this guillotine. During the process in this rule the only other matters which may be raised are points of order. When all matters have been dealt with, the Chair will declare the meeting closed. Any amendments not received by Noon on the day of the meeting shall be deemed to have been dropped.
	3559
	3560
	3561
	3562
	3563
	3564	Section 21.11: Motions without notice		523	Section 21.11: Motions without notice
n	3565		n	524	The following motions and amendments may be moved without notice provided they do not contravene the requirements of Rule 11.5 above. Once such a motion or amendment has been moved, seconded and has been accepted by the Chair it shall, unless the Chair decides otherwise, be put and voted on without debate:-
	3566
	3567
	3568
	3569
	3570
	3571
	3572
	3573	The following motions and amendments may be moved without notice provided they do not contravene the requirements of Rule 11.5 above. Once such a motion or amendment has been moved, seconded and has been accepted by the Chair it shall, unless the Chair decides otherwise, be put and voted on without debate:-
	3574
	3575
	3576
	3577
	3578
	3579
	3580	Section 21.12: Rules of Debate and Public Participation		525	Section 21.12: Rules of Debate and Public Participation
	3581			526
n	3582		n
	3583
	3584
	3585
	3586
	3587
	3588
	3589
	3590	at meetings will usually be introduced by a Lead Officer or Member. Following that introduction the Chair will invite Members of the Committee/Sub-Committee to ask questions or seek clarifications.		527	at meetings will usually be introduced by a Lead Officer or Member. Following that introduction the Chair will invite Members of the Committee/Sub-Committee to ask questions or seek clarifications.
	3591			528	Following questions, the Chair will invite Members to discuss the content of the report.
	3592			529	The Chair may at any time seek further clarification or comment from available officers.
	3593
	3594
	3595
	3596	Following questions, the Chair will invite Members to discuss the content of the report.
	3597
	3598
	3599
	3600
	3601
	3602	The Chair may at any time seek further clarification or comment from available officers.
	3603
	3604
	3605
	3606
	3607
	3608	At the conclusion of the debate, the Chair will provide any necessary summary and will then request from Committee/Sub-Committee Members any suggested amendments to the recommendations set out in the report. All amendments must have a proposer and a seconder. The Chair may also propose amendments (which must be seconded by another Member of the Committee/Sub-Committee).		530	At the conclusion of the debate, the Chair will provide any necessary summary and will then request from Committee/Sub-Committee Members any suggested amendments to the recommendations set out in the report. All amendments must have a proposer and a seconder. The Chair may also propose amendments (which must be seconded by another Member of the Committee/Sub-Committee).
	3609			531	The Chair will then seek to determine an outcome of the debate through one or more votes as necessary.
	3610			532
n	3611		n
	3612
	3613
	3614	The Chair will then seek to determine an outcome of the debate through one or more votes as necessary.
	3615
	3616
	3617
	3618
	3619
	3620
	3621			533
n	3622	will take place in a manner determined by the Chair of the meeting.	n	534	will take place in a manner determined by the Chair of the meeting.
	3623
	3624			535
n	3625		n
	3626
	3627
	3628
	3629			536
n	3630	is not required on most items of business at Committee/Sub-Committee meetings. However, as a general principle the Council welcomes public engagement and where the Chair considers it beneficial, they can invite non-Committee Councillors, residents, external experts and others to address the meeting about an existing item on the agenda in a manner they determine (or if no other procedure is identified, through a three-minute speech).	n	537	is not required on most items of business at Committee/Sub-Committee meetings. However, as a general principle the Council welcomes public engagement and where the Chair considers it beneficial, they can invite non-Committee Councillors, residents, external experts and others to address the meeting about an existing item on the agenda in a manner they determine (or if no other procedure is identified, through a three-minute speech).
	3631			538	Committees/Sub-Committees would not normally accept additional items of business from members of the public outside of those already on the agenda.
	3632
	3633
	3634
	3635
	3636	Committees/Sub-Committees would not normally accept additional items of business from members of the public outside of those already on the agenda.
	3637
	3638
	3639
	3640
	3641
	3642	Section 21.13: Voting		539	Section 21.13: Voting
	3643			540
n	3644		n
	3645
	3646
	3647
	3648
	3649
	3650
	3651
	3652	ll Councillors are entitled to vote unless exempted. If Co-opted or other Members are entitled to vote this will be set out in the Terms of Reference for that Committee/Sub-Committee.		541	ll Councillors are entitled to vote unless exempted. If Co-opted or other Members are entitled to vote this will be set out in the Terms of Reference for that Committee/Sub-Committee.
	3653			542	Unless this Constitution (or the law) provides otherwise, any matter will be decided by simple majority of the voting Members present.
	3654			543	If there are equal numbers of votes for and against, the Chair will have a second or casting vote. There will be no restriction on how the Chair chooses to exercise a casting vote.
	3655			544	Unless a recorded vote is demanded before the vote has been taken, the Chair will take the vote by a show of hands, or any other voting method that has been introduced. If there is no dissent this can be by simple affirmation of the meeting.
	3656			545	If one third of the voting Membership at the meeting request it before the vote has taken place, the names for and against the motion or amendment or abstaining from voting will be taken down in writing and entered into the minutes.
	3657			546	Where any Member of the Committee/Sub-Committee requests it immediately after a vote, their vote will be so recorded in the minutes to show whether they voted for or against the motion or abstained from voting.
	3658	Unless this Constitution (or the law) provides otherwise, any matter will be decided by simple majority of the voting Members present.
	3659
	3660
	3661
	3662
	3663
	3664	If there are equal numbers of votes for and against, the Chair will have a second or casting vote. There will be no restriction on how the Chair chooses to exercise a casting vote.
	3665
	3666
	3667
	3668
	3669
	3670	Unless a recorded vote is demanded before the vote has been taken, the Chair will take the vote by a show of hands, or any other voting method that has been introduced. If there is no dissent this can be by simple affirmation of the meeting.
	3671
	3672
	3673
	3674
	3675
	3676	If one third of the voting Membership at the meeting request it before the vote has taken place, the names for and against the motion or amendment or abstaining from voting will be taken down in writing and entered into the minutes.
	3677
	3678
	3679
	3680
	3681
	3682	Where any Member of the Committee/Sub-Committee requests it immediately after a vote, their vote will be so recorded in the minutes to show whether they voted for or against the motion or abstained from voting.
	3683
	3684
	3685
	3686
	3687
	3688	In respect of voting for Chairs/Vice-Chairs or other relevant positions, if more nominations are made than there are positions available, the meeting will vote in turn on each nomination separately, in the order in which they were nominated, until the vacant position(s) are filled. Before any vote is taken the person presiding shall establish that each candidate nominated, if present, is willing to stand.		547	In respect of voting for Chairs/Vice-Chairs or other relevant positions, if more nominations are made than there are positions available, the meeting will vote in turn on each nomination separately, in the order in which they were nominated, until the vacant position(s) are filled. Before any vote is taken the person presiding shall establish that each candidate nominated, if present, is willing to stand.
	3689			548	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.
	3690
	3691
	3692
	3693
	3694	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.
	3695
	3696
	3697
	3698
	3699
	3700	Section 21.14: Petitions		549	Section 21.14: Petitions
n	3701		n	550	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.
	3702			551	Petitions are not normally considered at Council Committees/Sub-Committees outside of the Petition Scheme. However, the Monitoring Officer has discretion to allow a petition to be presented to a Committee or Sub-Committee meeting where this is considered appropriate.
	3703
	3704
	3705
	3706
	3707
	3708
	3709	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.
	3710
	3711
	3712
	3713
	3714
	3715	Petitions are not normally considered at Council Committees/Sub-Committees outside of the Petition Scheme. However, the Monitoring Officer has discretion to allow a petition to be presented to a Committee or Sub-Committee meeting where this is considered appropriate.
	3716
	3717
	3718
	3719
	3720
	3721	Section 21.15: Exclusion of the Public		552	Section 21.15: Exclusion of the Public
n	3722		n	553	Members of the public and press may only be excluded either in accordance with the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution or Rule 21 (disturbance by the public).
	3723
	3724
	3725
	3726
	3727
	3728
	3729
	3730	Members of the public and press may only be excluded either in accordance with the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution or Rule 21 (disturbance by the public).
	3731
	3732
	3733
	3734
	3735
	3736	Section 21.16: Conduct at Meetings		554	Section 21.16: Conduct at Meetings
n	3737		n	555	Ensuring good conduct at the meeting is the responsibility of the Chair.
	3738			556	When so requested by the Chair any Councillor, other Member or participant speaking must be silent.
	3739
	3740
	3741
	3742
	3743
	3744
	3745	Ensuring good conduct at the meeting is the responsibility of the Chair.
	3746
	3747
	3748
	3749
	3750
	3751	When so requested by the Chair any Councillor, other Member or participant speaking must be silent.
	3752
	3753
	3754
	3755
	3756
	3757	If any participant persistently disregards the ruling of the Chair, or behaves inappropriately, offensively, or is deliberately obstructing business, that person will be provided with a warning by the Chair. If they continue to behave in any such manner the Chair has the authority to order the person in question to leave the meeting.		557	If any participant persistently disregards the ruling of the Chair, or behaves inappropriately, offensively, or is deliberately obstructing business, that person will be provided with a warning by the Chair. If they continue to behave in any such manner the Chair has the authority to order the person in question to leave the meeting.
	3758			558	If there is a disturbance in any part of the meeting room open to the public the Chair shall order that part of the room to be cleared.
	3759
	3760
	3761
	3762
	3763	If there is a disturbance in any part of the meeting room open to the public the Chair shall order that part of the room to be cleared.
	3764
	3765
	3766
	3767
	3768
	3769	Section 21.17: Filming and Recording		559	Section 21.17: Filming and Recording
n	3770		n
	3771
	3772
	3773
	3774
	3775
	3776
	3777
	3778	Members of the press and public are permitted to film, audio record, take photographs or make use of social media (tweet/blog) at Council and Committee meetings provided that this does not disturb the business of the meeting. If a person wishes to film a particular meeting, please liaise with the Council Officer listed on the front of the Agenda prior to the start of the meeting so that the Speaker or Chair is aware and those attending the meeting can be made aware of any filming taking place.		560	Members of the press and public are permitted to film, audio record, take photographs or make use of social media (tweet/blog) at Council and Committee meetings provided that this does not disturb the business of the meeting. If a person wishes to film a particular meeting, please liaise with the Council Officer listed on the front of the Agenda prior to the start of the meeting so that the Speaker or Chair is aware and those attending the meeting can be made aware of any filming taking place.
	3779			561	Where a member of the press or public wish to film a meeting this must be done in accordance with the Filming Protocol set out in the Constitution.
	3780
	3781
	3782
	3783
	3784	Where a member of the press or public wish to film a meeting this must be done in accordance with the Filming Protocol set out in the Constitution.
	3785
	3786
	3787
	3788
	3789
	3790	Section 21.18: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees		562	Section 21.18: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees
n	3791		n	563	The Council will webcast most of its Committee/Sub-Committee meetings for publication via the Council’s webcast portal. Cameras will be focussed on those participating in the meeting but anyone present may be filmed.
	3792			564	Should a technical fault occur with the webcast, the meeting will proceed as usual and any recovered footage will be posted online after the meeting.
	3793			565	Regulations require that decision-making Members of the Committee/Sub-Committee are physically present in the meeting location. Key officers should also attend in person.
	3794
	3795
	3796
	3797
	3798
	3799	The Council will webcast most of its Committee/Sub-Committee meetings for publication via the Council’s webcast portal. Cameras will be focussed on those participating in the meeting but anyone present may be filmed.
	3800
	3801
	3802
	3803
	3804
	3805	Should a technical fault occur with the webcast, the meeting will proceed as usual and any recovered footage will be posted online after the meeting.
	3806
	3807
	3808
	3809
	3810
	3811	Regulations require that decision-making Members of the Committee/Sub-Committee are physically present in the meeting location. Key officers should also attend in person.
	3812
	3813
	3814
	3815
	3816
	3817	Where technology is available other officers may attend remotely. Public/other participants are encouraged to attend in person but it is their choice and they can attend remotely should they so wish. However, technical problems are the responsibility of the participant and the meeting may have to proceed without their contribution if the connection fails.		566	Where technology is available other officers may attend remotely. Public/other participants are encouraged to attend in person but it is their choice and they can attend remotely should they so wish. However, technical problems are the responsibility of the participant and the meeting may have to proceed without their contribution if the connection fails.
	3818			567	Where a meeting suffers technical problems it is for the Chair, following consultation with officers, to determine where:
	3819
	3820
	3821
	3822
	3823	Where a meeting suffers technical problems it is for the Chair, following consultation with officers, to determine where:
	3824
	3825
	3826
	3827
	3828
	3829
	3830
	3831
	3832	Audit Committee		568	Audit Committee
n	3833		n
	3834
	3835
	3836
	3837
	3838
	3839	Section 22.1: Introduction		569	Section 22.1: Introduction
n	3840		n	570	The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards.
	3841
	3842
	3843
	3844
	3845
	3846
	3847
	3848	The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards.
	3849
	3850
	3851
	3852
	3853
	3854	The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.		571	The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.
	3855
	3856
	3857
	3858
	3859
	3860	Section 22.2: Audit Committee Terms of Reference		572	Section 22.2: Audit Committee Terms of Reference
	3861			573
n	3862		n
	3863
	3864
	3865
	3866
	3867
	3868
	3869
	3870			574
	3871			575
n	3872	1. The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards. 2. The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.	n	576	1. The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards. 2. The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.
	3873
	3874			577
n	3875		n
	3876
	3877
	3878
	3879	7 Councillors. There can only be a maximum of one Member of the Executive on the Committee (who must not be the Cabinet Member for Resources) and they must not be the Chair.		578	7 Councillors. There can only be a maximum of one Member of the Executive on the Committee (who must not be the Cabinet Member for Resources) and they must not be the Chair.
	3880
	3881			579
n	3882		n
	3883
	3884
	3885
	3886			580
	3887			581
n	3888	The Audit Committee may choose to appoint an Independent Person (IP) to advise and support the Committee. The IP will not be a member of the Audit Committee but would be entitled to attend all the meetings and associated training of the Committee. The IP can receive and comment on any reports submitted to the Committee, including restricted agenda items.	n	582	The Audit Committee may choose to appoint an Independent Person (IP) to advise and support the Committee. The IP will not be a member of the Audit Committee but would be entitled to attend all the meetings and associated training of the Committee. The IP can receive and comment on any reports submitted to the Committee, including restricted agenda items.
	3889
	3890			583
n	3891		n
	3892
	3893
	3894
	3895
	3896
	3897
	3898
	3899
	3900
	3901
	3902
	3903
	3904	3 Members of the Committee		584	3 Members of the Committee
	3905
	3906
	3907
	3908
	3909
	3910
	3911
	3912	General Purposes Committee		585	General Purposes Committee
n	3913		n
	3914
	3915
	3916
	3917
	3918
	3919	Section 23.1: Introduction		586	Section 23.1: Introduction
n	3920		n	587	The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
	3921
	3922
	3923
	3924
	3925
	3926
	3927
	3928	The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
	3929
	3930
	3931
	3932
	3933
	3934	Section 23.2: General Purposes Committee Terms of Reference		588	Section 23.2: General Purposes Committee Terms of Reference
n			n	589	Summary Description: The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
				590	Membership: 9 Councillors
				591	Table of Functions
	3935			592
n	3936		n
	3937
	3938
	3939
	3940
	3941
	3942
	3943	Summary Description: The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
	3944
	3945
	3946
	3947
	3948
	3949	Membership: 9 Councillors
	3950
	3951
	3952
	3953
	3954
	3955	Table of Functions
	3956
	3957
	3958
	3959
	3960
	3961
	3962
	3963	3 Members of the Committee		593	3 Members of the Committee
	3964
	3965
	3966
	3967
	3968
	3969
	3970
	3971	Human Resources Committee and Sub-Committees		594	Human Resources Committee and Sub-Committees
n	3972		n
	3973
	3974
	3975
	3976
	3977
	3978	Section 24.1: Introduction		595	Section 24.1: Introduction
n	3979		n	596	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal. Pensions Committee 18. Considers pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
	3980
	3981
	3982
	3983
	3984
	3985
	3986
	3987	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal. Pensions Committee 18. Considers pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
	3988
	3989
	3990
	3991
	3992
	3993	Section 24.2: Human Resources Committee Terms of Reference		597	Section 24.2: Human Resources Committee Terms of Reference
	3994			598
n	3995		n
	3996
	3997
	3998
	3999
	4000
	4001
	4002
	4003	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal.		599	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal.
	4004
	4005			600
n	4006		n
	4007
	4008
	4009
	4010	7 Councillors		601	7 Councillors
	4011
	4012			602
n	4013		n
	4014
	4015
	4016
	4017
	4018
	4019
	4020
	4021
	4022
	4023
	4024
	4025
	4026	3 Members of the Committee		603	3 Members of the Committee
	4027
	4028
	4029
	4030	Subsection 24.2.1:		604	Subsection 24.2.1:
n	4031		n
	4032
	4033	Subsection 24.2.2:		605	Subsection 24.2.2:
n	4034		n
	4035
	4036
	4037
	4038
	4039
	4040	Licensing Committees and Sub-Committee		606	Licensing Committees and Sub-Committee
n	4041		n
	4042
	4043
	4044
	4045
	4046
	4047	Section 25.1: Introduction		607	Section 25.1: Introduction
n	4048		n	608	The   oversees the discharge of all licensing functions of the Council as the Licensing Authority under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (excluding the Council’s Statement of Licensing Policy).
	4049			609	The   reviews licensing fees and charges and oversees the Licensing activities of the Environmental Health and Trading Standards Service.
	4050
	4051
	4052
	4053
	4054
	4055
	4056	The   oversees the discharge of all licensing functions of the Council as the Licensing Authority under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (excluding the Council’s Statement of Licensing Policy).
	4057
	4058
	4059
	4060
	4061
	4062	The   reviews licensing fees and charges and oversees the Licensing activities of the Environmental Health and Trading Standards Service.
	4063
	4064
	4065
	4066
	4067
	4068	The   also has a responsibility to consider and determine matters under Section 2 of the Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 regarding the control of sex establishments within the borough. It also considers and determines matters under the London Local Authorities Act 1991 in respect of premises providing or wishing to provide special treatments within the borough where objections have been received and not withdrawn.		610	The   also has a responsibility to consider and determine matters under Section 2 of the Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 regarding the control of sex establishments within the borough. It also considers and determines matters under the London Local Authorities Act 1991 in respect of premises providing or wishing to provide special treatments within the borough where objections have been received and not withdrawn.
	4069			611	The   establishes   to consider Alcohol and Entertainment Licensing matters under the Licensing Act 2003.
	4070			612	The meetings are an opportunity for councillors to make a decision based on the points of view of all relevant parties.
	4071			613	The Licensing Code of Conduct is at Part C Section 34.
	4072
	4073
	4074	The   establishes   to consider Alcohol and Entertainment Licensing matters under the Licensing Act 2003.
	4075
	4076
	4077
	4078
	4079
	4080	The meetings are an opportunity for councillors to make a decision based on the points of view of all relevant parties.
	4081
	4082
	4083
	4084
	4085
	4086	The Licensing Code of Conduct is at Part C Section 34.
	4087
	4088
	4089
	4090
	4091
	4092	Section 25.2: Licensing Committee Terms of Reference		614	Section 25.2: Licensing Committee Terms of Reference
	4093			615
n	4094		n
	4095
	4096
	4097
	4098
	4099
	4100
	4101
	4102	The Committee is responsible for overseeing the discharge of all licensing functions of the Council as the licensing authority under the provisions of the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (with the exception of the adoption and publication of the Council’s Statement of Licensing Policy and the adoption and publication of the Council’s Statement of Principles for Gambling and any resolution not to permit casinos, which are functions of the Council). References to the Licensing Act 2003 and Gambling Act 2005 in these terms of reference include any amendments, regulations made under them, and any other relevant legislation.		616	The Committee is responsible for overseeing the discharge of all licensing functions of the Council as the licensing authority under the provisions of the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (with the exception of the adoption and publication of the Council’s Statement of Licensing Policy and the adoption and publication of the Council’s Statement of Principles for Gambling and any resolution not to permit casinos, which are functions of the Council). References to the Licensing Act 2003 and Gambling Act 2005 in these terms of reference include any amendments, regulations made under them, and any other relevant legislation.
	4103
	4104			617
n	4105		n
	4106
	4107
	4108
	4109	As a body established under the 2003 and 2005 Acts, the Committee is not required to follow proportionality rules. However, the Council has agreed that it should have the same Membership and Chair as the Licensing Regulatory Committee.		618	As a body established under the 2003 and 2005 Acts, the Committee is not required to follow proportionality rules. However, the Council has agreed that it should have the same Membership and Chair as the Licensing Regulatory Committee.
	4110
	4111			619
n	4112		n
	4113
	4114
	4115
	4116
	4117
	4118
	4119
	4120
	4121
	4122
	4123
	4124
	4125	4 Members of the Committee		620	4 Members of the Committee
	4126
	4127
	4128
	4129
	4130
	4131	Section 25.3: Licensing Sub-Committee Terms of Reference		621	Section 25.3: Licensing Sub-Committee Terms of Reference
	4132			622
n	4133		n
	4134
	4135
	4136
	4137
	4138
	4139
	4140
	4141	The Licensing Sub-Committee has been established by the Licensing Committee to determine all applications under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 as set out in the table of functions below where an objection or relevant representation has been made.		623	The Licensing Sub-Committee has been established by the Licensing Committee to determine all applications under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 as set out in the table of functions below where an objection or relevant representation has been made.
				624
				625	The Licensing Sub Committee shall be made up of any three Members of the Licensing Committee and Sub-Committee Chairs are designated members of the Licensing Committee and appointed by the Licensing Committee.
	4142			626
	4143			627
n	4144		n
	4145
	4146
	4147
	4148	The Licensing Sub Committee shall be made up of any three Members of the Licensing Committee and Sub-Committee Chairs are designated members of the Licensing Committee and appointed by the Licensing Committee.
	4149
	4150
	4151
	4152
	4153
	4154
	4155
	4156
	4157
	4158
	4159
	4160
	4161
	4162
	4163
	4164
	4165	: 3 Members of the Licensing Committee		628	: 3 Members of the Licensing Committee
	4166
	4167
	4168
	4169
	4170
	4171	Section 25.4: Licensing Regulatory Committee Terms of Reference		629	Section 25.4: Licensing Regulatory Committee Terms of Reference
	4172			630
n	4173		n
	4174
	4175
	4176
	4177
	4178
	4179
	4180
	4181	To exercise all licensing and registration functions (including the setting of fees as appropriate) to the extent they are not the responsibility of the Licensing Committee.		631	To exercise all licensing and registration functions (including the setting of fees as appropriate) to the extent they are not the responsibility of the Licensing Committee.
	4182
	4183			632
n	4184		n
	4185
	4186
	4187
	4188	15 Members of the Council. No substitute members may be appointed for this committee. The Chair and Vice-Chair of the Licensing Regulatory Committee shall be identical to those of the Licensing Committee.		633	15 Members of the Council. No substitute members may be appointed for this committee. The Chair and Vice-Chair of the Licensing Regulatory Committee shall be identical to those of the Licensing Committee.
				634
	4189			635	: 4 Members of the Committee
	4190			636	Section 25.5: Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for premises licenses and other permissions under the Licensing Act 2003
	4191			637	Subsection 25.5.1:
				638	Subsection 25.5.2:
				639	Subsection 25.5.3:
				640	Subsection 25.5.4:
				641	Section 25.6: Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licenses under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982
				642	Subsection 25.6.1:
				643	Subsection 25.6.2:
				644	Subsection 25.6.3:
				645	Subsection 25.6.4:
				646	Section 25.7: Licensing Code of Conduct
				647	INTRODUCTION
				648	Subsection 25.7.1:
				649	Subsection 25.7.2:
				650	Subsection 25.7.3:
				651	Subsection 25.7.4:
				652	Subsection 25.7.5:
				653	Subsection 25.7.6:
				654	Subsection 25.7.7:
				655	Subsection 25.7.8:
				656	Subsection 25.7.9:
				657	Subsection 25.7.10:
				658	Subsection 25.7.11:
				659	Subsection 25.7.12:
				660	Subsection 25.7.13:
				661	Subsection 25.7.14:
				662	Subsection 25.7.15:
				663	Subsection 25.7.16:
				664	Subsection 25.7.17:
				665	Subsection 25.7.18:
				666	Pensions Committee
				667	Section 26.1: Introduction
				668	The Pensions Committee undertakes required responsibilities in relation to the Local Government Pensions Scheme.
				669	Section 26.2: Terms of Reference
	4192			670
	4193			671
n	4194		n	672	To consider pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
				673
	4195			674
n	4196		n
	4197
	4198
	4199
	4200
	4201
	4202
	4203
	4204	: 4 Members of the Committee
	4205
	4206
	4207
	4208
	4209
	4210	Section 25.5: Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for premises licenses and other permissions under the Licensing Act 2003
	4211
	4212
	4213
	4214
	4215
	4216
	4217	Subsection 25.5.1:
	4218
	4219
	4220	Subsection 25.5.2:
	4221
	4222
	4223	Subsection 25.5.3:
	4224
	4225
	4226	Subsection 25.5.4:
	4227
	4228
	4229
	4230
	4231	Section 25.6: Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licenses under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982
	4232
	4233
	4234
	4235
	4236
	4237
	4238	Subsection 25.6.1:
	4239
	4240
	4241	Subsection 25.6.2:
	4242
	4243
	4244	Subsection 25.6.3:
	4245
	4246
	4247	Subsection 25.6.4:
	4248
	4249
	4250
	4251
	4252	Section 25.7: Licensing Code of Conduct
	4253
	4254
	4255
	4256
	4257
	4258
	4259
	4260
	4261	INTRODUCTION
	4262
	4263
	4264
	4265	Subsection 25.7.1:
	4266
	4267
	4268	Subsection 25.7.2:
	4269
	4270
	4271	Subsection 25.7.3:
	4272
	4273
	4274	Subsection 25.7.4:
	4275
	4276
	4277	Subsection 25.7.5:
	4278
	4279
	4280	Subsection 25.7.6:
	4281
	4282
	4283	Subsection 25.7.7:
	4284
	4285
	4286	Subsection 25.7.8:
	4287
	4288
	4289	Subsection 25.7.9:
	4290
	4291
	4292	Subsection 25.7.10:
	4293
	4294
	4295	Subsection 25.7.11:
	4296
	4297
	4298	Subsection 25.7.12:
	4299
	4300
	4301	Subsection 25.7.13:
	4302
	4303
	4304	Subsection 25.7.14:
	4305
	4306
	4307	Subsection 25.7.15:
	4308
	4309
	4310	Subsection 25.7.16:
	4311
	4312
	4313	Subsection 25.7.17:
	4314
	4315
	4316	Subsection 25.7.18:
	4317
	4318
	4319
	4320
	4321
	4322
	4323	Pensions Committee
	4324
	4325
	4326
	4327
	4328
	4329
	4330	Section 26.1: Introduction
	4331
	4332
	4333
	4334
	4335
	4336
	4337
	4338
	4339	The Pensions Committee undertakes required responsibilities in relation to the Local Government Pensions Scheme.
	4340
	4341
	4342
	4343
	4344
	4345	Section 26.2: Terms of Reference
	4346
	4347
	4348
	4349
	4350
	4351
	4352
	4353
	4354
	4355
	4356	To consider pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
	4357
	4358
	4359
	4360
	4361
	4362
	4363
	4364	7 Councillors, 1 representative of the Admitted Bodies and 1 Trade Union representative. The Admitted Body and Trade Union representatives will be non-voting members of the Committee.		675	7 Councillors, 1 representative of the Admitted Bodies and 1 Trade Union representative. The Admitted Body and Trade Union representatives will be non-voting members of the Committee.
	4365
	4366			676
n	4367		n
	4368
	4369
	4370
	4371	Members of the Pensions Committee including co-opted members, are required to declare any interests that they have in relation to the Pension Fund or items on the agenda at the commencement of the meeting.		677	Members of the Pensions Committee including co-opted members, are required to declare any interests that they have in relation to the Pension Fund or items on the agenda at the commencement of the meeting.
	4372			678	Table of Functions
	4373			679
n	4374		n
	4375
	4376
	4377	Table of Functions
	4378
	4379
	4380
	4381
	4382
	4383
	4384
	4385	3 Members of the Committee		680	3 Members of the Committee
	4386			681	At least four times a year in the ordinary course of business and additional meetings may be arranged as required to facilitate work. Work for the year will be agreed with the Committee to include dedicated training sessions for Committee members.
	4387
	4388
	4389
	4390
	4391	At least four times a year in the ordinary course of business and additional meetings may be arranged as required to facilitate work. Work for the year will be agreed with the Committee to include dedicated training sessions for Committee members.
	4392
	4393
	4394
	4395
	4396
	4397
	4398
	4399	Standards Advisory Committee		682	Standards Advisory Committee
n	4400		n
	4401
	4402
	4403
	4404
	4405
	4406	Section 27.1: Introduction		683	Section 27.1: Introduction
n	4407		n	684	In accordance with the requirements of the Localism Act 2011 the Council has adopted a Code of Conduct for Members together with arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code including the appointment of an Independent Person. The Code of Conduct and the arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code are set out at Part C, Section 31 of this Constitution.
	4408			685	In order to promote and maintain high standards of conduct, the Council at its Annual Meeting will establish a Standards Advisory Committee using its powers under section 102(4) of the Local Government Act 1972.
	4409			686	The Standards Advisory Committee shall have the power to create sub-committees in order to discharge its advisory role.
	4410			687	The Standards Advisory Committee’s composition shall be set out in its Terms of Reference. It includes Councillors and Independent Co-opted Members (but may not include the Mayor or more than one Cabinet Member).
	4411			688	The Standards Advisory Committee has a set of procedures which govern its arrangements. These are set out Part B Section 19 and the Supplementary Documents Pack Section S13.
	4412			689	The Council has appointed two statutory Independent Persons to assist in dealing with complaints of alleged breach of the Code of Conduct for Members under section 28(7) of the Localism Act 2011. They are not co-opted member of the Standards Advisory Committee but may attend and observe any meeting of the Committee or a sub-committee established by it.
	4413
	4414
	4415	In accordance with the requirements of the Localism Act 2011 the Council has adopted a Code of Conduct for Members together with arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code including the appointment of an Independent Person. The Code of Conduct and the arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code are set out at Part C, Section 31 of this Constitution.
	4416
	4417
	4418
	4419
	4420
	4421
	4422
	4423
	4424
	4425
	4426	In order to promote and maintain high standards of conduct, the Council at its Annual Meeting will establish a Standards Advisory Committee using its powers under section 102(4) of the Local Government Act 1972.
	4427
	4428
	4429
	4430
	4431
	4432	The Standards Advisory Committee shall have the power to create sub-committees in order to discharge its advisory role.
	4433
	4434
	4435
	4436
	4437
	4438	The Standards Advisory Committee’s composition shall be set out in its Terms of Reference. It includes Councillors and Independent Co-opted Members (but may not include the Mayor or more than one Cabinet Member).
	4439
	4440
	4441
	4442
	4443
	4444	The Standards Advisory Committee has a set of procedures which govern its arrangements. These are set out Part B Section 19 and the Supplementary Documents Pack Section S13.
	4445
	4446
	4447
	4448
	4449
	4450
	4451
	4452
	4453
	4454
	4455	The Council has appointed two statutory Independent Persons to assist in dealing with complaints of alleged breach of the Code of Conduct for Members under section 28(7) of the Localism Act 2011. They are not co-opted member of the Standards Advisory Committee but may attend and observe any meeting of the Committee or a sub-committee established by it.
	4456
	4457
	4458
	4459
	4460
	4461	Section 27.2: Standards Advisory Committee Terms of Reference
	4462
	4463
	4464
	4465
	4466
	4467
	4468
	4469
	4470
	4471
	4472
	4473
	4474
	4475
	4476
	4477
	4478
	4479
	4480
	4481
	4482
	4483
	4484
	4485
	4486
	4487
	4488
	4489
	4490
	4491
	4492
	4493
	4494
	4495
	4496
	4497
	4498
	4499
	4500
	4501
	4502
	4503
	4504
	4505
	4506
	4507
	4508
	4509
	4510
	4511
	4512
	4513
	4514
	4515
	4516
	4517
	4518
	4519
	4520
	4521
	4522
	4523
	4524
	4525
	4526
	4527
	4528
	4529
	4530
	4531
	4532
	4533
	4534
	4535
	4536
	4537
	4538	Section 27.3: Hearings Advisory Sub-Committee Terms of Reference		690	Section 27.2: Hearings Advisory Sub-Committee Terms of Reference
	4539
	4540
	4541
	4542
	4543
	4544
	4545
	4546
	4547
	4548
	4549
	4550
	4551
	4552
	4553
	4554
	4555
	4556
	4557
	4558
	4559
	4560
	4561
	4562
	4563
	4564
	4565
	4566
	4567
	4568
	4569
	4570
	4571
	4572
	4573
	4574
	4575
	4576
	4577
	4578
	4579
	4580
	4581
	4582
	4583
	4584
	4585
	4586
	4587
	4588
	4589
	4590
	4591
	4592
	4593
	4594
	4595
	4596	Section 27.4: TO DELETE - Standards Advisory Committee Procedures		691	Section 27.3: TO DELETE - Standards Advisory Committee Procedures
	4597
	4598
	4599
	4600
	4601
	4602
	4603	Subsection 27.4.1:		692	Subsection 27.3.1:
	4604
	4605
	4606	Subsection 27.4.2:		693	Subsection 27.3.2:
	4607
	4608
	4609	Subsection 27.4.3:		694	Subsection 27.3.3:
	4610
	4611
	4612	Subsection 27.4.4:		695	Subsection 27.3.4:
	4613
	4614
	4615	Subsection 27.4.5:		696	Subsection 27.3.5:
	4616
	4617
	4618
	4619
	4620
	4621
	4622	Strategic Development and Development Committees		697	Strategic Development and Development Committees
n	4623		n
	4624
	4625
	4626
	4627
	4628
	4629	Section 28.1: Introduction		698	Section 28.1: Introduction
	4630			699
n	4631		n
	4632
	4633
	4634
	4635
	4636
	4637
	4638
	4639	Tower Hamlets Council is a local planning authority for its area. Local Planning Authorities must make a Local Plan for their area and make decisions on planning applications for new development that are submitted.		700	Tower Hamlets Council is a local planning authority for its area. Local Planning Authorities must make a Local Plan for their area and make decisions on planning applications for new development that are submitted.
	4640			701	The executive Mayor, Cabinet and full Council are responsible for decisions about the Council's Local Plan. Most decisions on planning applications are made by senior planning officers under powers that are delegated to them. Applications for the largest scale developments or those which have attracted significant public interest are determined by one of the Council's two planning committees - the   and the  . The terms of reference for both committees are set out below.
	4641
	4642
	4643
	4644
	4645	The executive Mayor, Cabinet and full Council are responsible for decisions about the Council's Local Plan. Most decisions on planning applications are made by senior planning officers under powers that are delegated to them. Applications for the largest scale developments or those which have attracted significant public interest are determined by one of the Council's two planning committees - the   and the  . The terms of reference for both committees are set out below.
	4646
	4647
	4648
	4649
	4650
	4651	Section 28.2: Development Committee Terms of Reference		702	Section 28.2: Development Committee Terms of Reference
	4652			703
n	4653		n
	4654
	4655
	4656
	4657
	4658
	4659
	4660
	4661			704
n	4662	To determine applications for planning permission and listed building consent which have triggered over 20 representations (for or against) and/or that meet certain criteria with regards to size amongst other issues. Note that certain applications exceed the remit of the Development Committee and these are considered by the Strategic Development Committee.	n	705	To determine applications for planning permission and listed building consent which have triggered over 20 representations (for or against) and/or that meet certain criteria with regards to size amongst other issues. Note that certain applications exceed the remit of the Development Committee and these are considered by the Strategic Development Committee.
	4663
	4664			706
n	4665		n
	4666
	4667
	4668
	4669	7 Councillors		707	7 Councillors
	4670
	4671
	4672
	4673
	4674
	4675
	4676
	4677
	4678
	4679
	4680
	4681
	4682	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.		708	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.
	4683			709
n	4684		n
	4685
	4686
	4687
	4688	3 Members of the Committee		710	3 Members of the Committee
	4689
	4690
	4691
	4692
	4693
	4694	Section 28.3: Strategic Development Committee Terms of Reference		711	Section 28.3: Strategic Development Committee Terms of Reference
	4695			712
n	4696		n
	4697
	4698
	4699
	4700
	4701
	4702
	4703
	4704	To determine larger-scale major or strategic planning matters, within and exceeding the remit of the Development Committee in terms of size and scale amongst other issues.		713	To determine larger-scale major or strategic planning matters, within and exceeding the remit of the Development Committee in terms of size and scale amongst other issues.
	4705
	4706			714
n	4707		n
	4708
	4709
	4710
	4711	9 Councillors		715	9 Councillors
	4712
	4713
	4714
	4715
	4716
	4717
	4718
	4719
	4720
	4721
	4722
	4723
	4724	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.		716	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.
	4725			717
n	4726		n
	4727
	4728
	4729
	4730	3 Members of the Committee		718	3 Members of the Committee
	4731
	4732
	4733
	4734
	4735
	4736	Section 28.4: Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and Country Planning Act 1990		719	Section 28.4: Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and Country Planning Act 1990
n	4737		n
	4738
	4739
	4740
	4741
	4742
	4743
	4744
	4745
	4746
	4747
	4748
	4749
	4750
	4751
	4752
	4753
	4754	Section 28.5: Strategic Development Committee / Development Committee - Development Procedure Rules		720	Section 28.5: Strategic Development Committee / Development Committee - Development Procedure Rules
n	4755		n
	4756
	4757
	4758
	4759
	4760
	4761	Subsection 28.5.1: SCOPE		721	Subsection 28.5.1: SCOPE
n	4762		n
	4763
	4764	Subsection 28.5.2: REPORTS		722	Subsection 28.5.2: REPORTS
n	4765		n
	4766
	4767	Subsection 28.5.3: ADDENDUM UPDATE REPORTS		723	Subsection 28.5.3: ADDENDUM UPDATE REPORTS
n	4768		n
	4769
	4770	Subsection 28.5.4: REPRESENTATION AND PETITIONS		724	Subsection 28.5.4: REPRESENTATION AND PETITIONS
n	4771		n
	4772
	4773	Subsection 28.5.5: ORDER OF PROCEEDINGS		725	Subsection 28.5.5: ORDER OF PROCEEDINGS
n	4774		n
	4775
	4776	Subsection 28.5.6: PUBLIC SPEAKING		726	Subsection 28.5.6: PUBLIC SPEAKING
n	4777		n
	4778
	4779	Subsection 28.5.7: COUNCILLORS EXERCISING THEIR PUBLIC SPEAKING RIGHTS		727	Subsection 28.5.7: COUNCILLORS EXERCISING THEIR PUBLIC SPEAKING RIGHTS
n	4780		n
	4781
	4782	Subsection 28.5.8: COUNCILLORS WHO ARE NOT MEMBERS OF THE COMMITTEE		728	Subsection 28.5.8: COUNCILLORS WHO ARE NOT MEMBERS OF THE COMMITTEE
n	4783		n
	4784
	4785	Subsection 28.5.9: DECISIONS CONTRARY TO OFFICER RECOMMENDATIONS		729	Subsection 28.5.9: DECISIONS CONTRARY TO OFFICER RECOMMENDATIONS
n	4786		n
	4787
	4788	Subsection 28.5.10: DECISIONS CONTRARY TO THE DEVELOPMENT PLAN		730	Subsection 28.5.10: DECISIONS CONTRARY TO THE DEVELOPMENT PLAN
n	4789		n
	4790
	4791	Subsection 28.5.11: DEFERRALS		731	Subsection 28.5.11: DEFERRALS
n	4792		n
	4793
	4794	Subsection 28.5.12: SITE VISIT BEFORE A COMMITTEE MEETING		732	Subsection 28.5.12: SITE VISIT BEFORE A COMMITTEE MEETING
n	4795		n
	4796
	4797	Subsection 28.5.13: FORMAL SITE VISITS BY THE COMMITTEE		733	Subsection 28.5.13: FORMAL SITE VISITS BY THE COMMITTEE
n	4798		n
	4799
	4800	Subsection 28.5.14: DELEGATED POWERS		734	Subsection 28.5.14: DELEGATED POWERS
n	4801		n
	4802
	4803	Subsection 28.5.15: REFERRAL TO COMMITTEE OF A PLANNING APPLICATION DELEGATED TO THE CORPORATE DIRECTOR, HOUSING AND REGENERATION		735	Subsection 28.5.15: REFERRAL TO COMMITTEE OF A PLANNING APPLICATION DELEGATED TO THE CORPORATE DIRECTOR, HOUSING AND REGENERATION
n	4804		n
	4805
	4806
	4807
	4808	Section 28.6: Planning Code of Conduct		736	Section 28.6: Planning Code of Conduct
n	4809		n	737	Training of Councillors
	4810
	4811
	4812
	4813
	4814
	4815
	4816
	4817
	4818
	4819
	4820
	4821
	4822
	4823
	4824
	4825
	4826
	4827
	4828
	4829
	4830
	4831
	4832
	4833
	4834
	4835
	4836
	4837
	4838
	4839
	4840
	4841
	4842
	4843
	4844
	4845
	4846
	4847
	4848
	4849
	4850
	4851
	4852
	4853
	4854
	4855
	4856
	4857
	4858
	4859
	4860
	4861
	4862
	4863
	4864	Training of Councillors
	4865
	4866
	4867
	4868
	4869
	4870
	4871
	4872
	4873
	4874
	4875
	4876
	4877
	4878
	4879
	4880
	4881
	4882
	4883
	4884
	4885
	4886
	4887
	4888
	4889
	4890
	4891
	4892
	4893
	4894
	4895
	4896
	4897
	4898
	4899
	4900
	4901
	4902
	4903
	4904
	4905
	4906
	4907
	4908
	4909
	4910
	4911
	4912
	4913
	4914
	4915
	4916
	4917
	4918
	4919
	4920
	4921
	4922
	4923
	4924
	4925
	4926
	4927
	4928
	4929
	4930
	4931
	4932
	4933
	4934
	4935
	4936
	4937
	4938
	4939
	4940
	4941
	4942
	4943
	4944
	4945
	4946
	4947
	4948
	4949
	4950
	4951
	4952
	4953
	4954
	4955
	4956
	4957
	4958
	4959
	4960
	4961
	4962
	4963
	4964
	4965
	4966
	4967
	4968
	4969
	4970
	4971
	4972
	4973
	4974
	4975
	4976
	4977
	4978
	4979
	4980
	4981
	4982
	4983
	4984
	4985
	4986
	4987
	4988
	4989
	4990
	4991
	4992
	4993
	4994
	4995
	4996
	4997
	4998
	4999
	5000
	5001
	5002
	5003
	5004
	5005
	5006
	5007
	5008
	5009
	5010
	5011
	5012
	5013
	5014
	5015
	5016
	5017
	5018
	5019
	5020
	5021
	5022
	5023
	5024
	5025
	5026
	5027
	5028
	5029
	5030
	5031
	5032
	5033
	5034
	5035	Tower Hamlets Health and Wellbeing Board		738	Tower Hamlets Health and Wellbeing Board
n	5036		n
	5037
	5038
	5039
	5040
	5041
	5042	Section 29.1: Introduction		739	Section 29.1: Introduction
n	5043		n	740	The Health and Wellbeing Board provides support in relation to the executive matters set out in the Terms of Reference linked to the Health and Social Care Act 2012.
	5044
	5045
	5046
	5047
	5048
	5049
	5050
	5051	The Health and Wellbeing Board provides support in relation to the executive matters set out in the Terms of Reference linked to the Health and Social Care Act 2012.
	5052
	5053
	5054
	5055
	5056
	5057	Section 29.2: Tower Hamlets Health and Wellbeing Board - Terms of Reference		741	Section 29.2: Tower Hamlets Health and Wellbeing Board - Terms of Reference
	5058			742
n	5059		n
	5060
	5061
	5062
	5063
	5064
	5065
	5066
	5067	The Health and Social Care Act 2012 created a statutory Health and Wellbeing Board (HWBB) in every Upper-Tier Local Authority in England, effective from April 2013. The HWBB is a formal committee of the local authority charged with promoting greater integration and partnership between bodies from the NHS, public health and local government.		743	The Health and Social Care Act 2012 created a statutory Health and Wellbeing Board (HWBB) in every Upper-Tier Local Authority in England, effective from April 2013. The HWBB is a formal committee of the local authority charged with promoting greater integration and partnership between bodies from the NHS, public health and local government.
	5068
	5069			744
n	5070		n
	5071
	5072
	5073
	5074	The Membership of the Board is as follows:		745	The Membership of the Board is as follows:
	5075
	5076			746
n	5077		n
	5078
	5079
	5080
	5081
	5082
	5083
	5084
	5085
	5086
	5087
	5088
	5089
	5090
	5091
	5092
	5093
	5094
	5095
	5096
	5097
	5098
	5099
	5100
	5101
	5102
	5103
	5104
	5105
	5106
	5107
	5108
	5109
	5110
	5111	3 Voting Members of the Committee		747	3 Voting Members of the Committee
	5112
	5113
	5114
	5115
	5116
	5117
	5118
	5119	Other Bodies and Panels Involving Members		748	Other Bodies and Panels Involving Members
n	5120		n
	5121
	5122
	5123
	5124
	5125
	5126	Section 30.1: Introduction		749	Section 30.1: Introduction
n	5127		n	750	The Council also operates a number of other bodies and panels to take decisions or offer scrutiny or guidance in a number of specific areas. These are often set up under specific legislation. Those involving Members of the Council are listed here. Others are listed in the Supplementary Documents. Brief Terms of Reference are presented below, whilst full procedures for certain bodies are set out in the Supplementary Documents Pack.
	5128			751	The currently listed bodies and panels involving Members are:
	5129			752	The Chief Executive and/or the Mayor may from time to time establish working parties or advisory bodies which include in their membership Councillors and/or officers and/or representatives from partner organisations or the local community. These are not constituted as Committees or Sub-Committees of the Council and are not authorised to make decisions on behalf of the Council. A list of such bodies is maintained and updated by the Monitoring Officer.
	5130
	5131
	5132
	5133
	5134
	5135	The Council also operates a number of other bodies and panels to take decisions or offer scrutiny or guidance in a number of specific areas. These are often set up under specific legislation. Those involving Members of the Council are listed here. Others are listed in the Supplementary Documents. Brief Terms of Reference are presented below, whilst full procedures for certain bodies are set out in the Supplementary Documents Pack.
	5136
	5137
	5138
	5139
	5140
	5141	The currently listed bodies and panels involving Members are:
	5142
	5143
	5144
	5145
	5146
	5147
	5148	The Chief Executive and/or the Mayor may from time to time establish working parties or advisory bodies which include in their membership Councillors and/or officers and/or representatives from partner organisations or the local community. These are not constituted as Committees or Sub-Committees of the Council and are not authorised to make decisions on behalf of the Council. A list of such bodies is maintained and updated by the Monitoring Officer.
	5149
	5150
	5151
	5152
	5153
	5154	Section 30.2: Corporate Parenting Board		753	Section 30.2: Corporate Parenting Board
n	5155		n
	5156
	5157
	5158
	5159
	5160
	5161	Membership of the Corporate Parenting Board		754	Membership of the Corporate Parenting Board
n	5162		n	755	The Corporate Parenting Board is chaired by the Lead Cabinet Member for Children, Schools and Young People. Other members of the Board are represented by lead professionals from agencies within the London Borough of Tower Hamlets and their partners. Including:
	5163			756	In addition the following Officers are in attendance to report to the group:
	5164			757	Other Officers and partners may be called in to specific meetings. However, the Corporate Parent Board will do more to engage partner agencies to support the wellbeing of all Looked After Children. This will include partners from education, mental health, Jobcentre Plus (inc DWP), housing and the youth offending service.
	5165			758	The quorum for the meeting will be: at least 3 members of the group, to include at least 1 Member/deputy Member and at least 1 young person representative.
	5166	The Corporate Parenting Board is chaired by the Lead Cabinet Member for Children, Schools and Young People. Other members of the Board are represented by lead professionals from agencies within the London Borough of Tower Hamlets and their partners. Including:		759	The Corporate Parenting Board will maintain close links with children and young people through the Children in Care Council (CiCC). The Young People’s representative on the Corporate Parenting Board will be nominated by the CiCC and will be accompanied by the Children’s Rights Advocacy Service.
	5167
	5168
	5169
	5170
	5171
	5172
	5173	In addition the following Officers are in attendance to report to the group:
	5174
	5175
	5176
	5177
	5178
	5179
	5180	Other Officers and partners may be called in to specific meetings. However, the Corporate Parent Board will do more to engage partner agencies to support the wellbeing of all Looked After Children. This will include partners from education, mental health, Jobcentre Plus (inc DWP), housing and the youth offending service.
	5181
	5182
	5183
	5184
	5185
	5186	The quorum for the meeting will be: at least 3 members of the group, to include at least 1 Member/deputy Member and at least 1 young person representative.
	5187
	5188
	5189
	5190
	5191
	5192	The Corporate Parenting Board will maintain close links with children and young people through the Children in Care Council (CiCC). The Young People’s representative on the Corporate Parenting Board will be nominated by the CiCC and will be accompanied by the Children’s Rights Advocacy Service.
	5193
	5194
	5195
	5196	Terms of Reference		760	Terms of Reference
n	5197		n	761	The CPB will meet formally 4 times a year. The group will:
	5198
	5199
	5200
	5201	The CPB will meet formally 4 times a year. The group will:
	5202
	5203
	5204
	5205
	5206
	5207
	5208	Section 30.3: Fostering Panel Terms of Reference and Procedures		762	Section 30.3: Fostering Panel Terms of Reference and Procedures
n	5209		n
	5210
	5211
	5212
	5213
	5214
	5215
	5216
	5217
	5218
	5219
	5220
	5221
	5222
	5223
	5224
	5225
	5226
	5227
	5228
	5229
	5230
	5231
	5232
	5233
	5234
	5235
	5236
	5237
	5238
	5239
	5240
	5241
	5242
	5243
	5244
	5245
	5246
	5247
	5248
	5249
	5250
	5251
	5252
	5253
	5254
	5255
	5256
	5257
	5258
	5259
	5260
	5261
	5262
	5263
	5264
	5265
	5266
	5267
	5268
	5269
	5270
	5271
	5272
	5273
	5274
	5275
	5276
	5277
	5278
	5279
	5280
	5281
	5282
	5283
	5284
	5285
	5286
	5287
	5288
	5289
	5290
	5291
	5292
	5293
	5294
	5295
	5296
	5297
	5298
	5299
	5300
	5301
	5302
	5303
	5304
	5305
	5306
	5307
	5308
	5309
	5310
	5311
	5312
	5313
	5314
	5315
	5316
	5317
	5318
	5319
	5320
	5321
	5322
	5323
	5324
	5325
	5326
	5327
	5328
	5329
	5330
	5331
	5332
	5333
	5334
	5335
	5336
	5337
	5338
	5339
	5340
	5341
	5342
	5343
	5344
	5345
	5346
	5347
	5348
	5349
	5350
	5351
	5352
	5353
	5354
	5355
	5356
	5357
	5358
	5359
	5360
	5361
	5362
	5363	Section 30.4: Freedom of the Borough Ad Hoc Panel Terms of Reference		763	Section 30.4: Freedom of the Borough Ad Hoc Panel Terms of Reference
n	5364		n	764	Summary Description
	5365
	5366
	5367
	5368
	5369
	5370
	5371
	5372	Summary Description
	5373
	5374
	5375
	5376
	5377
	5378
	5379
	5380
	5381
	5382
	5383
	5384
	5385
	5386
	5387
	5388
	5389
	5390
	5391
	5392
	5393
	5394
	5395
	5396
	5397
	5398
	5399
	5400
	5401
	5402
	5403
	5404
	5405
	5406
	5407
	5408	Section 30.5: Pensions Board Terms of Reference and Procedures		765	Section 30.5: Pensions Board Terms of Reference and Procedures
n	5409		n
	5410
	5411
	5412
	5413
	5414
	5415	Subsection 30.5.1:		766	Subsection 30.5.1:
	5416			767
n	5417		n
	5418
	5419
	5420
	5421
	5422
	5423
	5424
	5425
	5426
	5427
	5428
	5429	The Board was created under the Public Service Pensions Act 2013 to assist the Administering Authority (Tower Hamlets Council) in its role as a scheme manager of the scheme.		768	The Board was created under the Public Service Pensions Act 2013 to assist the Administering Authority (Tower Hamlets Council) in its role as a scheme manager of the scheme.
	5430
	5431			769
n	5432		n
	5433
	5434
	5435
	5436	The Board shall consist of 6 voting members, as follows:		770	The Board shall consist of 6 voting members, as follows:
	5437			771	There shall be an equal number of Member and Employer Representatives.
	5438			772	There shall also be 1 other representative who is not entitled to vote (to be appointed as Chair).
	5439			773
n	5440		n
	5441
	5442
	5443	There shall be an equal number of Member and Employer Representatives.
	5444
	5445
	5446
	5447
	5448
	5449	There shall also be 1 other representative who is not entitled to vote (to be appointed as Chair).
	5450
	5451
	5452
	5453
	5454
	5455
	5456
	5457
	5458
	5459
	5460
	5461
	5462
	5463
	5464
	5465	A meeting is only quorate when at least one person of each member and employer representatives are present plus an independent chair or 50% of both member and employer representatives are present. A meeting that becomes inquorate may continue but any decisions will be non-binding.		774	A meeting is only quorate when at least one person of each member and employer representatives are present plus an independent chair or 50% of both member and employer representatives are present. A meeting that becomes inquorate may continue but any decisions will be non-binding.
	5466
	5467
	5468
	5469	Subsection 30.5.2:		775	Subsection 30.5.2:
n	5470		n
	5471
	5472
	5473
	5474
	5475
	5476
	5477
	5478
	5479
	5480
	5481
	5482
	5483
	5484
	5485
	5486
	5487
	5488
	5489
	5490
	5491
	5492
	5493
	5494
	5495
	5496
	5497
	5498
	5499
	5500
	5501
	5502
	5503
	5504
	5505
	5506
	5507
	5508
	5509
	5510
	5511
	5512
	5513
	5514
	5515
	5516
	5517
	5518
	5519
	5520
	5521
	5522
	5523
	5524
	5525
	5526
	5527
	5528
	5529
	5530
	5531
	5532
	5533
	5534
	5535
	5536
	5537
	5538
	5539
	5540
	5541
	5542
	5543
	5544
	5545
	5546
	5547
	5548
	5549
	5550
	5551
	5552
	5553
	5554
	5555
	5556
	5557
	5558
	5559
	5560
	5561
	5562
	5563
	5564
	5565
	5566
	5567
	5568
	5569
	5570
	5571
	5572
	5573
	5574
	5575
	5576	Section 30.6: Standing Advisory Council on Religious Education (SACRE) Terms of Reference and Procedures		776	Section 30.6: Standing Advisory Council on Religious Education (SACRE) Terms of Reference and Procedures
n	5577		n
	5578
	5579
	5580
	5581
	5582
	5583	Subsection 30.6.1: Summary Description		777	Subsection 30.6.1: Summary Description
n	5584		n
	5585
	5586	Subsection 30.6.2: Membership		778	Subsection 30.6.2: Membership
n	5587		n
	5588
	5589	Subsection 30.6.3: Table of Functions		779	Subsection 30.6.3: Table of Functions
n	5590		n
	5591
	5592	Subsection 30.6.4: Quorum		780	Subsection 30.6.4: Quorum
n	5593		n
	5594
	5595
	5596
	5597
	5598
	5599	Joint Committees Involving Members		781	Joint Committees Involving Members
n	5600		n	782	As set out in more detail in Section 12, the Council may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/or their Executives.
	5601			783	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a join Committee except where:
	5602			784	Terms of Reference for the Council’s Joint Committees are set out below.
	5603
	5604
	5605
	5606
	5607
	5608	As set out in more detail in Section 12, the Council may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/or their Executives.
	5609
	5610
	5611
	5612
	5613
	5614	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a join Committee except where:
	5615
	5616
	5617
	5618
	5619
	5620
	5621	Terms of Reference for the Council’s Joint Committees are set out below.
	5622
	5623
	5624
	5625	Section 31.1: JOINT ARRANGEMENTS AND PARTNERSHIP WORKING		785	Section 31.1: JOINT ARRANGEMENTS AND PARTNERSHIP WORKING
n			n	786	The Council or the Executive in order to promote or improve the economic, social or environmental well-being of the whole or any part of the borough, may:
				787	The Council, or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation, may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/ or their Executives.
				788	The Mayor or Executive may establish joint arrangements with one or more local authorities to exercise functions that are executive functions. Such arrangements may involve the appointment of joint Committees with these other local authorities and/ or their Executives.
				789	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a joint Committee except where:
				790	Every person appointed to the joint committee by the Executive may be a member of the Executive or of the Council.
				791	The political balance requirements do not apply to the appointments in 4 and 5 above.
				792	Pursuant to section 101 of the Local Government Act 1972 and section 9EB of the Local Government Act 2000 the Council is a member of a number of joint committees under the umbrella of London Councils (formerly known as the Association of London Government or the ALG). These are-
				793	Additionally, the Council is also a member of the following joint committees:
				794	These Joint Committees shall have delegated authority to discharge the functions of the Council as per the terms of reference for these joint committees as set out in Part B of this Constitution.
				795	Access to information rules are contained in the Access to Information Procedure Rules in Part B of the Constitution.
				796	If all the members of any joint Committee are Members of the Executive in each of the participating authorities then its access to information regime is the same as that applied to the Executive.
				797	If the joint Committee contains Members who are not on the Executive of any participating authority the access to information rules in Part V of the Local Government Act 1972 will apply.
				798	The Council or the Mayor or Executive or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation may delegate their powers and functions to another local authority or, in certain circumstances, the Executive of another local authority.
				799	The decision whether or not to accept such a delegation from another local authority shall be for Council or the Mayor or Executive or officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation as appropriate depending upon whether or not the powers or functions are the responsibility of the Executive.
				800	The Mayor or Executive may contract out to another body or organisation functions which may be exercised by an officer and which are subject to an order under section 70 of the Deregulation and Contracting Out Act 1994, or under contracting arrangements where the contractor acts as the Council’s agent under usual contracting principles, providing there is no delegation of the Council’s discretionary decision making.
				801	The Tower Hamlets Strategic Partnership brings together all of the key stakeholders in the borough – residents, the Mayor and Council, Police, the health service, other public services, voluntary and community groups, faith communities and businesses – with the aim of working together to improve the quality of life of people who live and work in the borough. The Council provides support for the administration of the Partnership but the Partnership is independent of the local authority.
				802	The Partnership delivers its vision through The Tower Hamlets Plan 2018-23, which has the key objective - tackling inequality by building a strong, inclusive and fair borough – as well as four themes:
	5626			803
n	5627		n
	5628
	5629
	5630
	5631
	5632
	5633
	5634
	5635
	5636
	5637
	5638
	5639	The Council or the Executive in order to promote or improve the economic, social or environmental well-being of the whole or any part of the borough, may:
	5640
	5641
	5642
	5643
	5644
	5645
	5646
	5647
	5648
	5649
	5650
	5651	The Council, or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation, may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/ or their Executives.
	5652
	5653
	5654
	5655
	5656
	5657	The Mayor or Executive may establish joint arrangements with one or more local authorities to exercise functions that are executive functions. Such arrangements may involve the appointment of joint Committees with these other local authorities and/ or their Executives.
	5658
	5659
	5660
	5661
	5662
	5663	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a joint Committee except where:
	5664
	5665
	5666
	5667
	5668
	5669
	5670	Every person appointed to the joint committee by the Executive may be a member of the Executive or of the Council.
	5671
	5672
	5673
	5674
	5675
	5676	The political balance requirements do not apply to the appointments in 4 and 5 above.
	5677
	5678
	5679
	5680
	5681
	5682
	5683
	5684
	5685
	5686
	5687	Pursuant to section 101 of the Local Government Act 1972 and section 9EB of the Local Government Act 2000 the Council is a member of a number of joint committees under the umbrella of London Councils (formerly known as the Association of London Government or the ALG). These are-
	5688
	5689
	5690
	5691
	5692
	5693
	5694	Additionally, the Council is also a member of the following joint committees:
	5695
	5696
	5697
	5698
	5699
	5700
	5701	These Joint Committees shall have delegated authority to discharge the functions of the Council as per the terms of reference for these joint committees as set out in Part B of this Constitution.
	5702
	5703
	5704
	5705
	5706
	5707
	5708
	5709
	5710
	5711
	5712	Access to information rules are contained in the Access to Information Procedure Rules in Part B of the Constitution.
	5713
	5714
	5715
	5716
	5717
	5718	If all the members of any joint Committee are Members of the Executive in each of the participating authorities then its access to information regime is the same as that applied to the Executive.
	5719
	5720
	5721
	5722
	5723
	5724	If the joint Committee contains Members who are not on the Executive of any participating authority the access to information rules in Part V of the Local Government Act 1972 will apply.
	5725
	5726
	5727
	5728
	5729
	5730
	5731
	5732
	5733
	5734
	5735	The Council or the Mayor or Executive or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation may delegate their powers and functions to another local authority or, in certain circumstances, the Executive of another local authority.
	5736
	5737
	5738
	5739
	5740
	5741	The decision whether or not to accept such a delegation from another local authority shall be for Council or the Mayor or Executive or officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation as appropriate depending upon whether or not the powers or functions are the responsibility of the Executive.
	5742
	5743
	5744
	5745
	5746
	5747
	5748
	5749
	5750
	5751
	5752	The Mayor or Executive may contract out to another body or organisation functions which may be exercised by an officer and which are subject to an order under section 70 of the Deregulation and Contracting Out Act 1994, or under contracting arrangements where the contractor acts as the Council’s agent under usual contracting principles, providing there is no delegation of the Council’s discretionary decision making.
	5753
	5754
	5755
	5756
	5757
	5758
	5759
	5760
	5761
	5762
	5763	The Tower Hamlets Strategic Partnership brings together all of the key stakeholders in the borough – residents, the Mayor and Council, Police, the health service, other public services, voluntary and community groups, faith communities and businesses – with the aim of working together to improve the quality of life of people who live and work in the borough. The Council provides support for the administration of the Partnership but the Partnership is independent of the local authority.
	5764
	5765
	5766
	5767
	5768
	5769	The Partnership delivers its vision through The Tower Hamlets Plan 2018-23, which has the key objective - tackling inequality by building a strong, inclusive and fair borough – as well as four themes:
	5770
	5771
	5772
	5773
	5774
	5775
	5776	– this is about ensuring young people are supported to build on their aspirations and achieve their full potential.		804	– this is about ensuring young people are supported to build on their aspirations and achieve their full potential.
	5777
	5778			805
n	5779		n
	5780
	5781
	5782
	5783	– this is about helping people be job ready by taking up the skills training available, as well as working with employers to make sure they have practises in place which support the community, through inclusive recruitment, responsible employment and fair access to jobs.		806	– this is about helping people be job ready by taking up the skills training available, as well as working with employers to make sure they have practises in place which support the community, through inclusive recruitment, responsible employment and fair access to jobs.
	5784
	5785			807
n	5786		n
	5787
	5788
	5789
	5790	– this is about ensuring people are active, and reducing isolation and the fear of crime.		808	– this is about ensuring people are active, and reducing isolation and the fear of crime.
	5791
	5792			809
n	5793		n
	5794
	5795
	5796
	5797	– person-centred care, empowering people to live on their own independently. It’s about improving the quality of life for our residents, tackling health inequalities and managing demand for services.		810	– person-centred care, empowering people to live on their own independently. It’s about improving the quality of life for our residents, tackling health inequalities and managing demand for services.
	5798			811	In order to deliver its vision, the Partnership will review and establish arrangements to support its operation including executive support, development and delivery of initiatives, engagement with stakeholders as well as performance management.
	5799
	5800
	5801
	5802
	5803	In order to deliver its vision, the Partnership will review and establish arrangements to support its operation including executive support, development and delivery of initiatives, engagement with stakeholders as well as performance management.
	5804
	5805
	5806
	5807
	5808
	5809	Section 31.2: London Councils Grants Committee Terms of Reference		812	Section 31.2: London Councils Grants Committee Terms of Reference
	5810			813
n	5811		n
	5812
	5813
	5814
	5815
	5816
	5817
	5818
	5819			814
n	5820	This Committee was established to take decisions in relation to the London Councils Grants Scheme which was established under section 48 of the Local Government Act 1985. The members of the Grants Committee are from the 33 London Boroughs (this includes the City of London).	n	815	This Committee was established to take decisions in relation to the London Councils Grants Scheme which was established under section 48 of the Local Government Act 1985. The members of the Grants Committee are from the 33 London Boroughs (this includes the City of London).
	5821
	5822			816
n	5823		n
	5824
	5825
	5826
	5827			817
n	5828	The terms of reference of the Committee are:	n	818	The terms of reference of the Committee are:
	5829
	5830
	5831			819
n	5832		n
	5833
	5834
	5835
	5836	See for the London Council’s Committee		820	See for the London Council’s Committee
	5837
	5838
	5839
	5840
	5841
	5842	Section 31.3: Inner North East London Joint Health Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference		821	Section 31.3: Inner North East London Joint Health Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference
	5843			822
n	5844		n
	5845
	5846
	5847
	5848
	5849
	5850
	5851
	5852	: 1. Regulation 30 of the Local Authority ( Public Health, Health and Wellbeing Boards and Health Scrutiny) Regulations 2013 (Reg 30) ensure that there are sufficient scrutiny procedures and policies in place to cover the cross-Borough wide NHS Sustainability and Transformation Plan (STP).		823	: 1. Regulation 30 of the Local Authority ( Public Health, Health and Wellbeing Boards and Health Scrutiny) Regulations 2013 (Reg 30) ensure that there are sufficient scrutiny procedures and policies in place to cover the cross-Borough wide NHS Sustainability and Transformation Plan (STP).
	5853
	5854			824
n	5855		n
	5856
	5857
	5858
	5859	: The INEL JHOSC will be a committee serviced by the participating local authorities on a two-yearly cycle – the current local authority hosting the INEL JHOSC is the London Borough of Newham in accordance with section 101(5) of the Local Government 1972;		825	: The INEL JHOSC will be a committee serviced by the participating local authorities on a two-yearly cycle – the current local authority hosting the INEL JHOSC is the London Borough of Newham in accordance with section 101(5) of the Local Government 1972;
	5860			826	The membership shall be made up of three members from each of the larger participating local authorities and one from the City of London Corporation; making a total of 10 members, with each council’s membership being politically proportionate and with non-executive councillors making up the membership.
				827	Substitutions will be accepted if a councillor is not able to attend a meeting of the JHOSC and that councillor has informed the Chair and Scrutiny Officer five working days in advance of the meeting.
				828	Guidance suggests that co-opting people is one method of ensuring involvement of key stakeholders with an interest in, or knowledge of, the issue being scrutinised. This is already a power of overview and scrutiny committees by virtue of the Local Government Act 2000. However, the Guidance also recommends other ways of involving stakeholders by, for example, giving evidence or by acting as advisers to the committee.
				829	A Chair (from the host authority) will be appointed by the JHOSC at the first meeting.
				830	A vice-Chair (from non-host local authorities) will be appointment by the JHOSC at the first meeting. Where agreed, a second vice-Chair may also be nominated to ensure parity across the Membership.
	5861			831
n	5862		n
	5863
	5864
	5865	The membership shall be made up of three members from each of the larger participating local authorities and one from the City of London Corporation; making a total of 10 members, with each council’s membership being politically proportionate and with non-executive councillors making up the membership.
	5866
	5867
	5868
	5869
	5870
	5871	Substitutions will be accepted if a councillor is not able to attend a meeting of the JHOSC and that councillor has informed the Chair and Scrutiny Officer five working days in advance of the meeting.
	5872
	5873
	5874
	5875
	5876
	5877	Guidance suggests that co-opting people is one method of ensuring involvement of key stakeholders with an interest in, or knowledge of, the issue being scrutinised. This is already a power of overview and scrutiny committees by virtue of the Local Government Act 2000. However, the Guidance also recommends other ways of involving stakeholders by, for example, giving evidence or by acting as advisers to the committee.
	5878
	5879
	5880
	5881
	5882
	5883	A Chair (from the host authority) will be appointed by the JHOSC at the first meeting.
	5884
	5885
	5886
	5887
	5888
	5889	A vice-Chair (from non-host local authorities) will be appointment by the JHOSC at the first meeting. Where agreed, a second vice-Chair may also be nominated to ensure parity across the Membership.
	5890
	5891
	5892
	5893
	5894
	5895
	5896	Consider and respond to any health matter which:  Impacts on two or more participating local authorities or on the sub region as a whole, and for which a response has been requested by NHS organisations under Section 244 of the NHS Act 2006; and  All participating local authorities agree to consider as an INEL JHOSC		832	Consider and respond to any health matter which:  Impacts on two or more participating local authorities or on the sub region as a whole, and for which a response has been requested by NHS organisations under Section 244 of the NHS Act 2006; and  All participating local authorities agree to consider as an INEL JHOSC
	5897			833	To collectively review and scrutinise any proposals within the STP that are a substantial development / variation of the NBS or the substantial development / variation of such service where more than one local authority is consulted by the relevant NHS body pursuant to Reg 30;
	5898			834	To collectively consider whether a specific proposal within the STP that’s is not a substantial development or variation is only relevant for one authority and therefore should be referred to that local authority’s Health Scrutiny Committee for scrutiny;
	5899			835	In the event that a participating local authority considers that it may wish to consider a discretionary matter itself rather than have it dealt with by the joint committee it shall give notice to the other participating councils and the joint committee shall then not take any decision on the discretionary matter (other than a decision which would not affect the council giving notice) until after the next full Council meeting of the council giving notice in order that the council giving notice may have the opportunity to withdraw delegation of powers in respect of that discretionary matter;
	5900			836	To require the relevant local NHS body to provide information about the proposals under consideration and where appropriate to require the attendance of a representative of the NHS body to answer such questions as appear to it to be necessary for the discharge of its function;
	5901			837	Make reports or recommendations to the relevant health bodies as appropriate and/or the constituent authorities’ respective Overview and Scrutiny Committees (OSC) or equivalent;
	5902	To collectively review and scrutinise any proposals within the STP that are a substantial development / variation of the NBS or the substantial development / variation of such service where more than one local authority is consulted by the relevant NHS body pursuant to Reg 30;		838	Each Council to retain the power of referral to the Secretary of State of any proposed “substantial variation” of service, so this power is not solely delegated to the JHOSC.
	5903			839	To review the procedural outcome of consultations referred to in any substantial development / variation, particularly the rationale behind contested proposals;
	5904			840	To undertake in-depth thematic studies in respect of services to which the NHS Trusts contribute and where a study is done on a Trust wide and cross borough basis;
	5905			841	To take account of relevant information available and in particular any relevant information provided by Healthwatch under their power of referral;
	5906			842	To maintain effective links with Healthwatch and other patient representative groups and give consideration to their input throughout the Scrutiny process;
	5907			843	Quorum: The quorum for meetings will be seven members from at least two local authorities. During any meeting if the Chair counts the number of councillors present and declares there is not a quorum present, then the meeting will adjourn immediately. Remaining business will be considered at a time and date fixed by the Chair. If a date is not fixed, the remaining business will be considered at the next meeting.
	5908	To collectively consider whether a specific proposal within the STP that’s is not a substantial development or variation is only relevant for one authority and therefore should be referred to that local authority’s Health Scrutiny Committee for scrutiny;		844	Decisions will be taken by consensus. Where it is not possible to reach a consensus, a decision will be reached by a simple majority of those members present at the meeting. Where there are equal votes the Chair will have the casting vote.
	5909			845	Prior to the agenda for each meeting of the JHOSC being finalised officers will convene a planning / pre-meeting with the Chairs of the individual HOSC’s or their nominee, along with key individuals presenting papers from the NHS and other informal briefings as considered appropriate;
	5910			846	In terms of the JHOSC’s conclusions and recommendations the Guidance says that one report has to be produced on behalf of the JHOSC. The final report shall reflect the views of all local authority committees involved in the JHOSC. it will aim to be a consensual report.
	5911			847	In the event there is a failure to agree a consensual report the report will record any minority report recommendations. At least seven members of the JHOSC must support the inclusion of any separate minority report in the committee’s final report.
	5912			848	Any report produced by the JHOSC will be submitted to the local authority’s council meetings for information.
	5913			849	The NHS body or bodies receiving the report must respond in writing to any requests for responses to the report or recommendations, within 28 days (calendar, not working) of receipt of the request.
	5914	In the event that a participating local authority considers that it may wish to consider a discretionary matter itself rather than have it dealt with by the joint committee it shall give notice to the other participating councils and the joint committee shall then not take any decision on the discretionary matter (other than a decision which would not affect the council giving notice) until after the next full Council meeting of the council giving notice in order that the council giving notice may have the opportunity to withdraw delegation of powers in respect of that discretionary matter;		850	In the event that any local authority exercises its right to refer a substantial variation to the Secretary of State, it shall notify the other local authorities of the action it has taken and any subsequent responses.
	5915			851	INEL JHOSC to meet quarterly, with at least one meeting within a 12 month period aligned with ONEL JHOSC to consider issues that cover the STP footprint;
	5916			852	To constitute and meet as a Committee as and when participant boroughs agree to do so subject to the statutory public meeting notice period;
	5917			853	Meetings will usually be led by each authority rotating on a two-yearly basis with the Chair being a councillor from the current lead local authority;
	5918			854	The lead authority will be responsible for the servicing of the JHOSC. Suitable officer resources (Legal, Democratic) will be provided to meet the requirements of the committee. This includes (but is not restricted to):
	5919			855	If there is a specific reason, for example, if the issue to be discussed relates to a proposal specific to the locality of one Local Authority area the meeting venue can change to a more appropriate venue. The lead Local Authority would remain the same, even if the venue changes;
	5920	To require the relevant local NHS body to provide information about the proposals under consideration and where appropriate to require the attendance of a representative of the NHS body to answer such questions as appear to it to be necessary for the discharge of its function;		856	Any changes to the host authority must be agreed by the committee;
	5921			857	Agenda and supporting papers to be circulated and made publicly available at least five working days before the meeting;
	5922			858	Actions to be circulated to those with actions as soon as possible after the meeting – no later than 48hrs following the meeting;
	5923			859	Minutes of the meeting to be circulated within 10 working days of the meeting;
	5924			860	Meetings to be held in public, with specific time allocated for public questions;
	5925			861	Members of the public and members of council, provided they give notice in writing or by electronic mail to the proper officer of the host authority (and include their name and address and details of the wording of the petition, and in the case of a statement or question a copy of the submission), by no later than 12 noon ONE WORKING DAY BEFORE the meeting, may present a petition, submit a statement or ask a question at meetings of the JHOSC. The petition, statement or question must relate to the terms of reference and role and responsibility of the committee;
	5926	Make reports or recommendations to the relevant health bodies as appropriate and/or the constituent authorities’ respective Overview and Scrutiny Committees (OSC) or equivalent;		862	The total time allowed for dealing with petitions, statements and questions at each meeting is thirty minutes;
	5927			863	Statements and written questions, provided they are of reasonable length, will be copied and circulated to all members and will be made available to the public at the meeting;
	5928			864	There will be no debate in relation to any petitions, statements and questions raised at the meeting but the committee will resolve;
	5929			865	Questions will be directed to the appropriate Director or organisation to provide a written response directly to the questioner. Appropriately redacted copies of responses will be published on the host authority’s website within 28 days.
	5930			866	Details of the questions and answers will be included on the following meeting’s agenda.
	5931			867	Scrutiny undertaken through the JHOSC will be focused on improving the health and health services for residents in areas served by the JHOSC through the provision and commissioning of NHS services for those residents;
	5932	Each Council to retain the power of referral to the Secretary of State of any proposed “substantial variation” of service, so this power is not solely delegated to the JHOSC.		868	Improving health and health services through scrutiny will be open and transparent to Members of the Local Authority, health organisations and members of the public.
	5933			869	All Members, officers, members of the public and patient representatives involved in improving health and health services through scrutiny will be treated with courtesy and respect at all times.
	5934			870	Improving health and health services through scrutiny is most likely to be achieved through co-operation and collaboration between representatives of the various Local Councils, NHS Trusts, representatives of Healthwatch and the Clinical Commissioning Groups commissioning hospital services;
	5935			871	Co-operation and joint working will be developed over time through mutual trust and respect with the objective of improving health and health services for local people through effective scrutiny.
	5936			872	The JHOSC will give reasonable notice of requests for information, reports and attendance at meetings.
	5937			873	The JHOSC, whilst working within a framework of collaboration, mutual trust and co-operation, will always operate independently of the NHS and have the authority to hold views independent of other Members of representative Councils and their Executives;
	5938	To review the procedural outcome of consultations referred to in any substantial development / variation, particularly the rationale behind contested proposals;		874	The independence of the JHOSC must not be compromised by its Members, by other Members of the Council or any of the Councils’ Executives, or by any other organisation it works with;
	5939			875	Those involved in improving health and health services through scrutiny will always declare any particular interest that they may have in particular pieces of work or investigation being undertaken by the JHOSC and thus may withdraw from the meeting as they consider appropriate;
	5940			876	The JHOSC will not to take up and scrutinise individual concerns or individual complaints.
	5941			877	Where a wider principle has been highlighted through such a complaint or concern, the JHOSC should consider if further scrutiny is required. In such circumstances it is the principle and not the individual concern that will be subject to scrutiny.
	5942
	5943
	5944	To undertake in-depth thematic studies in respect of services to which the NHS Trusts contribute and where a study is done on a Trust wide and cross borough basis;
	5945
	5946
	5947
	5948
	5949
	5950	To take account of relevant information available and in particular any relevant information provided by Healthwatch under their power of referral;
	5951
	5952
	5953
	5954
	5955
	5956	To maintain effective links with Healthwatch and other patient representative groups and give consideration to their input throughout the Scrutiny process;
	5957
	5958
	5959
	5960
	5961
	5962	Quorum: The quorum for meetings will be seven members from at least two local authorities. During any meeting if the Chair counts the number of councillors present and declares there is not a quorum present, then the meeting will adjourn immediately. Remaining business will be considered at a time and date fixed by the Chair. If a date is not fixed, the remaining business will be considered at the next meeting.
	5963
	5964
	5965
	5966
	5967
	5968
	5969
	5970
	5971
	5972
	5973	Decisions will be taken by consensus. Where it is not possible to reach a consensus, a decision will be reached by a simple majority of those members present at the meeting. Where there are equal votes the Chair will have the casting vote.
	5974
	5975
	5976
	5977
	5978
	5979
	5980
	5981
	5982
	5983
	5984	Prior to the agenda for each meeting of the JHOSC being finalised officers will convene a planning / pre-meeting with the Chairs of the individual HOSC’s or their nominee, along with key individuals presenting papers from the NHS and other informal briefings as considered appropriate;
	5985
	5986
	5987
	5988
	5989
	5990	In terms of the JHOSC’s conclusions and recommendations the Guidance says that one report has to be produced on behalf of the JHOSC. The final report shall reflect the views of all local authority committees involved in the JHOSC. it will aim to be a consensual report.
	5991
	5992
	5993
	5994
	5995
	5996	In the event there is a failure to agree a consensual report the report will record any minority report recommendations. At least seven members of the JHOSC must support the inclusion of any separate minority report in the committee’s final report.
	5997
	5998
	5999
	6000
	6001
	6002	Any report produced by the JHOSC will be submitted to the local authority’s council meetings for information.
	6003
	6004
	6005
	6006
	6007
	6008	The NHS body or bodies receiving the report must respond in writing to any requests for responses to the report or recommendations, within 28 days (calendar, not working) of receipt of the request.
	6009
	6010
	6011
	6012
	6013
	6014	In the event that any local authority exercises its right to refer a substantial variation to the Secretary of State, it shall notify the other local authorities of the action it has taken and any subsequent responses.
	6015
	6016
	6017
	6018
	6019
	6020
	6021
	6022
	6023
	6024
	6025	INEL JHOSC to meet quarterly, with at least one meeting within a 12 month period aligned with ONEL JHOSC to consider issues that cover the STP footprint;
	6026
	6027
	6028
	6029
	6030
	6031	To constitute and meet as a Committee as and when participant boroughs agree to do so subject to the statutory public meeting notice period;
	6032
	6033
	6034
	6035
	6036
	6037	Meetings will usually be led by each authority rotating on a two-yearly basis with the Chair being a councillor from the current lead local authority;
	6038
	6039
	6040
	6041
	6042
	6043	The lead authority will be responsible for the servicing of the JHOSC. Suitable officer resources (Legal, Democratic) will be provided to meet the requirements of the committee. This includes (but is not restricted to):
	6044
	6045
	6046
	6047
	6048
	6049
	6050	If there is a specific reason, for example, if the issue to be discussed relates to a proposal specific to the locality of one Local Authority area the meeting venue can change to a more appropriate venue. The lead Local Authority would remain the same, even if the venue changes;
	6051
	6052
	6053
	6054
	6055
	6056	Any changes to the host authority must be agreed by the committee;
	6057
	6058
	6059
	6060
	6061
	6062	Agenda and supporting papers to be circulated and made publicly available at least five working days before the meeting;
	6063
	6064
	6065
	6066
	6067
	6068	Actions to be circulated to those with actions as soon as possible after the meeting – no later than 48hrs following the meeting;
	6069
	6070
	6071
	6072
	6073
	6074	Minutes of the meeting to be circulated within 10 working days of the meeting;
	6075
	6076
	6077
	6078
	6079
	6080	Meetings to be held in public, with specific time allocated for public questions;
	6081
	6082
	6083
	6084
	6085
	6086
	6087
	6088
	6089
	6090
	6091	Members of the public and members of council, provided they give notice in writing or by electronic mail to the proper officer of the host authority (and include their name and address and details of the wording of the petition, and in the case of a statement or question a copy of the submission), by no later than 12 noon ONE WORKING DAY BEFORE the meeting, may present a petition, submit a statement or ask a question at meetings of the JHOSC. The petition, statement or question must relate to the terms of reference and role and responsibility of the committee;
	6092
	6093
	6094
	6095
	6096
	6097	The total time allowed for dealing with petitions, statements and questions at each meeting is thirty minutes;
	6098
	6099
	6100
	6101
	6102
	6103	Statements and written questions, provided they are of reasonable length, will be copied and circulated to all members and will be made available to the public at the meeting;
	6104
	6105
	6106
	6107
	6108
	6109	There will be no debate in relation to any petitions, statements and questions raised at the meeting but the committee will resolve;
	6110
	6111
	6112
	6113
	6114
	6115
	6116
	6117
	6118
	6119
	6120
	6121
	6122
	6123
	6124
	6125
	6126	Questions will be directed to the appropriate Director or organisation to provide a written response directly to the questioner. Appropriately redacted copies of responses will be published on the host authority’s website within 28 days.
	6127
	6128
	6129
	6130
	6131
	6132	Details of the questions and answers will be included on the following meeting’s agenda.
	6133
	6134
	6135
	6136
	6137
	6138
	6139
	6140
	6141
	6142
	6143	Scrutiny undertaken through the JHOSC will be focused on improving the health and health services for residents in areas served by the JHOSC through the provision and commissioning of NHS services for those residents;
	6144
	6145
	6146
	6147
	6148
	6149	Improving health and health services through scrutiny will be open and transparent to Members of the Local Authority, health organisations and members of the public.
	6150
	6151
	6152
	6153
	6154
	6155	All Members, officers, members of the public and patient representatives involved in improving health and health services through scrutiny will be treated with courtesy and respect at all times.
	6156
	6157
	6158
	6159
	6160
	6161	Improving health and health services through scrutiny is most likely to be achieved through co-operation and collaboration between representatives of the various Local Councils, NHS Trusts, representatives of Healthwatch and the Clinical Commissioning Groups commissioning hospital services;
	6162
	6163
	6164
	6165
	6166
	6167	Co-operation and joint working will be developed over time through mutual trust and respect with the objective of improving health and health services for local people through effective scrutiny.
	6168
	6169
	6170
	6171
	6172
	6173	The JHOSC will give reasonable notice of requests for information, reports and attendance at meetings.
	6174
	6175
	6176
	6177
	6178
	6179	The JHOSC, whilst working within a framework of collaboration, mutual trust and co-operation, will always operate independently of the NHS and have the authority to hold views independent of other Members of representative Councils and their Executives;
	6180
	6181
	6182
	6183
	6184
	6185	The independence of the JHOSC must not be compromised by its Members, by other Members of the Council or any of the Councils’ Executives, or by any other organisation it works with;
	6186
	6187
	6188
	6189
	6190
	6191	Those involved in improving health and health services through scrutiny will always declare any particular interest that they may have in particular pieces of work or investigation being undertaken by the JHOSC and thus may withdraw from the meeting as they consider appropriate;
	6192
	6193
	6194
	6195
	6196
	6197	The JHOSC will not to take up and scrutinise individual concerns or individual complaints.
	6198
	6199
	6200
	6201
	6202
	6203	Where a wider principle has been highlighted through such a complaint or concern, the JHOSC should consider if further scrutiny is required. In such circumstances it is the principle and not the individual concern that will be subject to scrutiny.
	6204
	6205
	6206
	6207
	6208
	6209	Section 31.4: Joint Committee of the Six Growth Boroughs Terms of Reference		878	Section 31.4: Joint Committee of the Six Growth Boroughs Terms of Reference
	6210			879
n	6211		n
	6212
	6213
	6214
	6215
	6216
	6217
	6218
	6219			880
n	6220	The Joint Committee of the Six Growth Boroughs is a joint committee pursuant to section 101(5) of the Local Government Act 1972. It consists of 12 Members, comprising two Members nominated by the Executive from each of the 6 boroughs, namely the London Boroughs of Barking and Dagenham, Hackney, Newham, Tower Hamlets, and Waltham Forest, and the Royal Borough of Greenwich, for a maximum period not exceeding beyond and Member’s remaining terms of office as a councillor	n	881	The Joint Committee of the Six Growth Boroughs is a joint committee pursuant to section 101(5) of the Local Government Act 1972. It consists of 12 Members, comprising two Members nominated by the Executive from each of the 6 boroughs, namely the London Boroughs of Barking and Dagenham, Hackney, Newham, Tower Hamlets, and Waltham Forest, and the Royal Borough of Greenwich, for a maximum period not exceeding beyond and Member’s remaining terms of office as a councillor
	6221
	6222			882
n	6223		n
	6224
	6225
	6226
	6227			883
n	6228	To act as a joint committee of the London Boroughs of Hackney, Newham, Tower Hamlets, Waltham Forest, and Barking and Dagenham, and the Royal Borough of Greenwich (the six boroughs) for joint collaboration in relation to convergence and legacy and to discharge on behalf of the boroughs the executive functions listed below in so far as they relate to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy, as agreed in the business plan:	n	884	To act as a joint committee of the London Boroughs of Hackney, Newham, Tower Hamlets, Waltham Forest, and Barking and Dagenham, and the Royal Borough of Greenwich (the six boroughs) for joint collaboration in relation to convergence and legacy and to discharge on behalf of the boroughs the executive functions listed below in so far as they relate to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy, as agreed in the business plan:
	6229			885	Any other executive functions relating to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy in relation to which funding is allocated through the annual budget or in respect of which external funding or any other financial resources are allocated to the joint committee.
	6230			886	The governance arrangements provide flexibility so that one or more but less than six boroughs can opt out of certain projects insofar as they relate to joint activities or areas of concern. It is within the capacity of the Joint Committee to agree that one or more but less than six boroughs may participate in work with other authorities outside the growth borough arrangements. The Joint Committee will agree any particular project will be undertaken by one or more boroughs outside the responsibilities of the Joint Committee.
	6231			887
n	6232		n
	6233
	6234
	6235	Any other executive functions relating to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy in relation to which funding is allocated through the annual budget or in respect of which external funding or any other financial resources are allocated to the joint committee.
	6236
	6237
	6238
	6239
	6240
	6241	The governance arrangements provide flexibility so that one or more but less than six boroughs can opt out of certain projects insofar as they relate to joint activities or areas of concern. It is within the capacity of the Joint Committee to agree that one or more but less than six boroughs may participate in work with other authorities outside the growth borough arrangements. The Joint Committee will agree any particular project will be undertaken by one or more boroughs outside the responsibilities of the Joint Committee.
	6242
	6243
	6244
	6245
	6246
	6247
	6248			888
n	6249	At least 1 Member from each of the 6 boroughs	n	889	At least 1 Member from each of the 6 boroughs
	6250
	6251
	6252
	6253
	6254
	6255	Section 31.5: London Council’s Committee (known as the Leader’s Committee) Terms of Reference		890	Section 31.5: London Council’s Committee (known as the Leader’s Committee) Terms of Reference
	6256			891
n	6257		n
	6258
	6259
	6260
	6261
	6262
	6263
	6264
	6265			892
n	6266	The Leaders’ Committee is comprised of the Leader / Mayor of each of the 33 London Local Authorities	n	893	The Leaders’ Committee is comprised of the Leader / Mayor of each of the 33 London Local Authorities
	6267
	6268			894
n	6269		n
	6270
	6271
	6272
	6273			895
n	6274	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreement dated 1st April 2000 and are summarised below:	n	896	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreement dated 1st April 2000 and are summarised below:
	6275
	6276
	6277			897
n	6278		n
	6279
	6280
	6281
	6282			898
n	6283	The rules of debate and procedure for the conduct of meetings of the Leaders’ Committee are set out in Standing Orders contained in the 1 April 2000 Agreement and which are also published on the London Councils’ website. London Councils is also required to comply with Financial Regulations contained in the ALG Agreement. These Standing Orders and Financial Regulations also apply to the other London Councils joint committees detailed below.	n	899	The rules of debate and procedure for the conduct of meetings of the Leaders’ Committee are set out in Standing Orders contained in the 1 April 2000 Agreement and which are also published on the London Councils’ website. London Councils is also required to comply with Financial Regulations contained in the ALG Agreement. These Standing Orders and Financial Regulations also apply to the other London Councils joint committees detailed below.
	6284
	6285
	6286
	6287
	6288
	6289	Section 31.6: Pensions CIV Sectoral Committee Terms of Reference and Procedures		900	Section 31.6: Pensions CIV Sectoral Committee Terms of Reference and Procedures
	6290			901
n	6291		n
	6292
	6293
	6294
	6295
	6296
	6297
	6298
	6299
	6300
	6301
	6302
	6303
	6304
	6305
	6306	Each London Local Authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Committee being either the Leader of the authority or the elected mayor as appropriate or a deputy appointed for these purposes.		902	Each London Local Authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Committee being either the Leader of the authority or the elected mayor as appropriate or a deputy appointed for these purposes.
	6307
	6308			903
n	6309		n
	6310
	6311
	6312
	6313	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:		904	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:
	6314			905	New content
	6315
	6316			906
n	6317		n
	6318
	6319
	6320	New content
	6321
	6322
	6323
	6324
	6325
	6326
	6327
	6328	: As set out in the Standing Orders of London Councils		907	: As set out in the Standing Orders of London Councils
	6329			908	The Pensions CIV Joint Committee is a sectoral joint committee operating under the London Councils governance arrangements. (The London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended), London Councils’ Standing Orders, Financial Regulations and other policies and procedures as relevant.)
	6330			909	1.a.2 Each London local authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Pensions CIV Joint Committee being either the Leader of the local authority or the elected mayor as applicable or a deputy appointed for these purposes. (Clause 4.5 of the London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended).)
	6331			910	The Pensions CIV Joint Committee shall appoint a Chair and Vice-Chair.
	6332			911	The Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year to act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV, In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator in their capacity as representing shareholders of the ACS Operator.
	6333			912	Subject to Clause 1.a.4 above, meetings of the Pensions CIV Joint Committee shall be called in accordance with London Councils’ Standing Orders and the procedure to be adopted at such meetings shall be determined in accordance with those Standing Orders.
	6334			913	If the Pensions CIV Joint Committee is required to make decisions on specialist matters in which the members of the Pensions CIV Joint Committee do not have expertise the Pensions CIV Joint Committee shall arrange for an adviser(s) to attend the relevant meeting to provide specialist advice to members of the Pensions CIV Joint Committee.
	6335			914	The requirements of the Standing Orders of London Councils regarding quorum and voting shall apply to meetings of the Pensions CIV Joint Committee.
	6336			915	To act as a representative body for those London local authorities that have chosen to take a shareholding in the Authorised Contractual Scheme (ACS) Operator company established for the purposes of a London Pensions Common Investment Vehicle (CIV).
	6337			916	To exercise functions of the participating London local authorities involving the exercise of sections 1 and 4 of the Localism Act 2011 where that relates to the actions of the participating London local authorities as shareholders of the ACS Operator company.
	6338			917	To act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV and, in particular, to receive and consider reports and information from the ACS Operator particularly performance information and to provide comment and guidance in response (in so far as required and permitted by Companies Act 2006 requirements and FCA regulations).
	6339			918	In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee will meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator to take decisions on behalf of the participating London local authorities in their capacity as shareholders exercising the shareholder rights in relation to the Pensions CIV Authorised Contractual Scheme operator (as provided in the Companies Act 2006 and the Articles of Association of the ACS Operator company) and to communicate these decisions to the Board of the ACS Operator company. These include:
	6340			919	1. Overview
	6341
	6342
	6343
	6344
	6345
	6346	The Pensions CIV Joint Committee is a sectoral joint committee operating under the London Councils governance arrangements. (The London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended), London Councils’ Standing Orders, Financial Regulations and other policies and procedures as relevant.)
	6347
	6348
	6349
	6350
	6351
	6352	1.a.2 Each London local authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Pensions CIV Joint Committee being either the Leader of the local authority or the elected mayor as applicable or a deputy appointed for these purposes. (Clause 4.5 of the London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended).)
	6353
	6354
	6355
	6356
	6357
	6358	The Pensions CIV Joint Committee shall appoint a Chair and Vice-Chair.
	6359
	6360
	6361
	6362
	6363
	6364	The Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year to act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV, In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator in their capacity as representing shareholders of the ACS Operator.
	6365
	6366
	6367
	6368
	6369
	6370	Subject to Clause 1.a.4 above, meetings of the Pensions CIV Joint Committee shall be called in accordance with London Councils’ Standing Orders and the procedure to be adopted at such meetings shall be determined in accordance with those Standing Orders.
	6371
	6372
	6373
	6374
	6375
	6376	If the Pensions CIV Joint Committee is required to make decisions on specialist matters in which the members of the Pensions CIV Joint Committee do not have expertise the Pensions CIV Joint Committee shall arrange for an adviser(s) to attend the relevant meeting to provide specialist advice to members of the Pensions CIV Joint Committee.
	6377
	6378
	6379
	6380
	6381
	6382
	6383
	6384
	6385
	6386
	6387	The requirements of the Standing Orders of London Councils regarding quorum and voting shall apply to meetings of the Pensions CIV Joint Committee.
	6388
	6389
	6390
	6391
	6392
	6393
	6394
	6395
	6396
	6397
	6398	To act as a representative body for those London local authorities that have chosen to take a shareholding in the Authorised Contractual Scheme (ACS) Operator company established for the purposes of a London Pensions Common Investment Vehicle (CIV).
	6399
	6400
	6401
	6402
	6403
	6404	To exercise functions of the participating London local authorities involving the exercise of sections 1 and 4 of the Localism Act 2011 where that relates to the actions of the participating London local authorities as shareholders of the ACS Operator company.
	6405
	6406
	6407
	6408
	6409
	6410	To act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV and, in particular, to receive and consider reports and information from the ACS Operator particularly performance information and to provide comment and guidance in response (in so far as required and permitted by Companies Act 2006 requirements and FCA regulations).
	6411
	6412
	6413
	6414
	6415
	6416	In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee will meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator to take decisions on behalf of the participating London local authorities in their capacity as shareholders exercising the shareholder rights in relation to the Pensions CIV Authorised Contractual Scheme operator (as provided in the Companies Act 2006 and the Articles of Association of the ACS Operator company) and to communicate these decisions to the Board of the ACS Operator company. These include:
	6417
	6418
	6419
	6420
	6421
	6422
	6423
	6424
	6425
	6426
	6427
	6428
	6429
	6430	1. Overview
	6431	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:		920	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:
	6432			921	There are various differences between the Committee meetings and the Shareholder Meetings, both in terms of how they are convened and who can attend. These differences are summarised below. In practice, the best way to conduct business is for a meeting of shareholders to be convened at the rising of the Joint Committee so that shareholders business can be transacted including any necessary formalising of any business of the joint committee:
	6433			922	2. Committee Meetings
	6434
	6435
	6436
	6437
	6438	There are various differences between the Committee meetings and the Shareholder Meetings, both in terms of how they are convened and who can attend. These differences are summarised below. In practice, the best way to conduct business is for a meeting of shareholders to be convened at the rising of the Joint Committee so that shareholders business can be transacted including any necessary formalising of any business of the joint committee:
	6439
	6440
	6441
	6442
	6443
	6444	2. Committee Meetings
	6445	The conduct of London Councils committee meetings are governed by London Councils’ Standing Orders which are contained in Schedule 6 of the Leaders’ Committee Governing Agreement.		923	The conduct of London Councils committee meetings are governed by London Councils’ Standing Orders which are contained in Schedule 6 of the Leaders’ Committee Governing Agreement.
	6446			924	3. Shareholder Meetings
	6447
	6448
	6449
	6450
	6451	3. Shareholder Meetings
	6452	The Shareholder Meetings are private meetings of the shareholders of the ACS Operator and only shareholders or their appointed representative may attend.		925	The Shareholder Meetings are private meetings of the shareholders of the ACS Operator and only shareholders or their appointed representative may attend.
	6453			926	The conduct of the shareholder meetings will also be governed by London Councils’ Standing Orders as far as these are compatible with company law, or by company law where the requirements are different e.g. notice periods are longer under company law and there are rules around proxies which must be followed.
	6454
	6455
	6456
	6457
	6458	The conduct of the shareholder meetings will also be governed by London Councils’ Standing Orders as far as these are compatible with company law, or by company law where the requirements are different e.g. notice periods are longer under company law and there are rules around proxies which must be followed.
	6459
	6460
	6461
	6462
	6463
	6464	Section 31.7: London Councils’ Transport and Environment Committee Terms of Reference		927	Section 31.7: London Councils’ Transport and Environment Committee Terms of Reference
	6465			928
n	6466		n
	6467
	6468
	6469
	6470
	6471
	6472
	6473
	6474			929
	6475			930
n	6476	This Committee was established under an Agreement dated 15 January 1998, which was varied by Agreements dated 13 December 2001 and 1 May 2003. The Committee is comprised of 1 councillor from each of the London Local Authorities and Transport for London	n	931	This Committee was established under an Agreement dated 15 January 1998, which was varied by Agreements dated 13 December 2001 and 1 May 2003. The Committee is comprised of 1 councillor from each of the London Local Authorities and Transport for London
	6477
	6478			932
n	6479		n
	6480
	6481
	6482
	6483			933
n	6484	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreements dated 13th December 2001 and 1st May 2003 and are summarised below:	n	934	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreements dated 13th December 2001 and 1st May 2003 and are summarised below:
	6485
	6486
	6487			935
n	6488		n
	6489
	6490
	6491
	6492	See for the London Council’s Committee above		936	See for the London Council’s Committee above
	6493
	6494
	6495
	6496
	6497
	6498
	6499
	6500	Other Joint and Local Bodies		937	Other Joint and Local Bodies
n	6501		n
	6502
	6503
	6504
	6505
	6506
	6507	Section 32.1: Regional Adoption Panel Terms of Reference and Procedures		938	Section 32.1: Regional Adoption Panel Terms of Reference and Procedures
n	6508		n
	6509
	6510
	6511
	6512
	6513
	6514	Subsection 32.1.1: Adoption Panel Terms of Reference		939	Subsection 32.1.1: Adoption Panel Terms of Reference
n	6515		n
	6516
	6517	Subsection 32.1.2: Adoption Panel Procedures		940	Subsection 32.1.2: Adoption Panel Procedures
n	6518		n
	6519
	6520
	6521
	6522	Section 32.2: The Channel Panel Terms of Reference		941	Section 32.2: The Channel Panel Terms of Reference
	6523			942
n	6524		n
	6525
	6526
	6527
	6528
	6529
	6530
	6531
	6532	The Counter Terrorism and Security Act 2015 sets out the statutory duty on local authorities to provide support for people vulnerable from being drawn into terrorism. This duty is met through the Channel Panel.		943	The Counter Terrorism and Security Act 2015 sets out the statutory duty on local authorities to provide support for people vulnerable from being drawn into terrorism. This duty is met through the Channel Panel.
	6533
	6534			944
n	6535		n
	6536
	6537
	6538
	6539	The Panel is chaired by the local authority and comprises of the Deputy Chair, representatives from Adult Social Care, Children’s Social Care, the Metropolitan Police, East London NHS Foundation Trust, National Probation Service, National Health Service, and London Borough of Tower Hamlets Community Safety Service. Additional members to the Panel can also be appointed on an ad hoc basis.		945	The Panel is chaired by the local authority and comprises of the Deputy Chair, representatives from Adult Social Care, Children’s Social Care, the Metropolitan Police, East London NHS Foundation Trust, National Probation Service, National Health Service, and London Borough of Tower Hamlets Community Safety Service. Additional members to the Panel can also be appointed on an ad hoc basis.
	6540
	6541			946
n	6542		n
	6543
	6544
	6545
	6546
	6547
	6548
	6549
	6550
	6551
	6552	: Three voting members including the Chair or Vice Chair and a panel member not employed by the local authority. All decisions are by way of a majority vote with the Chair holding the casting vote (as set out in the Channel Duty Guidance 2020)		947	: Three voting members including the Chair or Vice Chair and a panel member not employed by the local authority. All decisions are by way of a majority vote with the Chair holding the casting vote (as set out in the Channel Duty Guidance 2020)
	6553
	6554
	6555
	6556
	6557
	6558
	6559
	6560
	6561
	6562
	6563
	6564
	6565
	6566
	6567	Section 32.3: Children’s Social Care Complaint Review Panel Terms of Reference		948	Section 32.3: Children’s Social Care Complaint Review Panel Terms of Reference
	6568			949
n	6569		n
	6570
	6571
	6572
	6573
	6574
	6575
	6576
	6577	The Children Act 1989 Representations Procedure (England) Regulations 2006 (‘the 2006 Regulations’) provides that local authorities are required to put in place systems for complaints to be made verbally to a member of staff or in writing about the actions, decisions or apparent failings of a local authority’s children’s social services provision. Complaints can be made by the child or young person and to allow any other appropriate person to act on behalf of the child or young person concerned or make a complaint in their own right.		950	The Children Act 1989 Representations Procedure (England) Regulations 2006 (‘the 2006 Regulations’) provides that local authorities are required to put in place systems for complaints to be made verbally to a member of staff or in writing about the actions, decisions or apparent failings of a local authority’s children’s social services provision. Complaints can be made by the child or young person and to allow any other appropriate person to act on behalf of the child or young person concerned or make a complaint in their own right.
	6578
	6579			951
n	6580		n
	6581
	6582
	6583
	6584	The Panel consists of three independent people and independent means a person who is neither a member nor an officer of the Council, nor the spouse or civil partner of such a person. The Independent Person appointed to Stage 2 may not be a member of the Panel.		952	The Panel consists of three independent people and independent means a person who is neither a member nor an officer of the Council, nor the spouse or civil partner of such a person. The Independent Person appointed to Stage 2 may not be a member of the Panel.
	6585
	6586			953
n	6587		n
	6588
	6589
	6590
	6591
	6592
	6593
	6594
	6595
	6596
	6597	All three independent members of the panel		954	All three independent members of the panel
	6598
	6599
	6600
	6601
	6602
	6603	Section 32.4: Private Fostering Panel Procedure		955	Section 32.4: Private Fostering Panel Procedure
	6604			956
n	6605		n
	6606
	6607
	6608
	6609
	6610
	6611
	6612
	6613	To consider private fostering arrangements and related issues.		957	To consider private fostering arrangements and related issues.
	6614
	6615			958
n	6616		n
	6617
	6618
	6619
	6620	The Panel can have up to ten Members including the Chair, Vice-Chair, medical representative, education representative, independent member, and agency member. Advisors to the Panel can also be appointed.		959	The Panel can have up to ten Members including the Chair, Vice-Chair, medical representative, education representative, independent member, and agency member. Advisors to the Panel can also be appointed.
	6621
	6622			960
n	6623		n
	6624
	6625
	6626
	6627
	6628
	6629
	6630
	6631
	6632
	6633	: Three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also either the Chair or Vice Chair.		961	: Three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also either the Chair or Vice Chair.
	6634
	6635
	6636
	6637
	6638
	6639	Section 32.5: Additional Guidance and Procedures		962	Section 32.5: Additional Guidance and Procedures
n	6640		n	963	This guidance and procedure should be used by:
	6641			964	Panel status
	6642			965	In addition, the panel should provide a quality assurance function, as set out in the National Minimum Standards for Private Fostering:
	6643			966	The private fostering panel will provide a quality assurance function in relation to the assessment process – in particular:
	6644			967	The panel can have up to ten members and will include:
	6645			968	This will usually be a person employed by the London Borough of Tower Hamlets who is independent of the direct line management of Tower Hamlets’ Private Fostering Service. This person should be someone with suitable skills and experience in order to chair a private fostering panel and make judgements concerning children and carers. They should also have a recognised social work qualification.
	6646			969	In Tower Hamlets, the panel chair will be the Service Manager for Child Protection & Reviewing Service. The chair will have particular responsibilities for:
	6647			970	This will be the Service Manager, Family Support and Protection and Private Fostering. The vice chair is to deputise for the panel chair in their absence.
	6648	This guidance and procedure should be used by:		971	This will be a Safeguarding Professional from the Primary Care Trust.
	6649			972	This will be a direct representative from education or someone who is involved in promoting the educational needs of children/young people.
	6650			973	This will be an independent member who is registered with the GSCC and has the necessary skills and experience in private fostering to fulfil this role.
	6651			974	This will be a person who has extensive experience of private fostering within an appropriately determined community.
	6652			975	The purpose of this post is to provide legal and regulatory advice to the panel and Tower Hamlets’ Private Fostering Service. In reaching a decision, the legal adviser’s view should be noted.
	6653			976	The role of the panel administrator:
	6654			977	New members can only be appointed with the agreement of the chair of the private fostering panel and could include professionals with expertise and experience in safeguarding children being cared for by alternative carers, housing law and policy, law enforcement, cultural, diversity and equality issues.
	6655	Panel status		978	Prior to appointment, they should be inducted and receive a detailed briefing and written guidance from the panel chair or vice chair.
	6656			979	Panel membership will be reviewed on an ongoing basis to reflect governmental policies, initiatives and the needs of the community. A private fostering panel member shall hold office for a term not exceeding three years, and will be reviewed by the panel chair after two consecutive terms to ensure their continued suitability to fulfil their panel membership role.
	6657			980	All panel members must have a completed Enhanced Criminal Records Bureau check and, where they are not employed by a partnership agency, they should also provide photographic identification in the form of a passport or driver’s licence.
	6658			981	The private fostering panel cannot sit unless it is quorate. To be quorate, there must be at least three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also including either the chair or vice chair.
	6659			982	During meetings, the panel chair should ensure that each panel member has an opportunity to raise any appropriate matter, comment and to participate fully. Following discussion, each panel member should be asked in turn whether or not he/she is satisfied as to agreeing the suitability of the private fostering arrangement. An attempt should be made by the chairperson to facilitate the panel reaching a consensus. This will not always be possible.
	6660			983	An evenly divided panel will suggest that there is sufficient doubt about the suitability of a private fostering arrangement and at such times the panel’s decision will always favour the best interests of the child.
	6661			984	Where there is a serious difference of opinion amongst members, the chairperson may ask for more information to be made available to the panel before a decision can be made. The chairperson should ensure that a record is made in the panel minutes of any significant reservations expressed by individual panel members about a particular decision.
	6662	In addition, the panel should provide a quality assurance function, as set out in the National Minimum Standards for Private Fostering:		985	In the event of the majority of the panel not supporting a decision then the decision should not be made and the reasons for this clearly recorded.
	6663			986	The Agency Decision Maker
	6664			987	Panel minutes
	6665			988	Expenses
	6666			989	Frequency and venue
	6667			990	Emergency panels
	6668	The private fostering panel will provide a quality assurance function in relation to the assessment process – in particular:		991	Training
	6669			992	Confidentiality
	6670
	6671
	6672
	6673
	6674
	6675
	6676
	6677
	6678
	6679
	6680	The panel can have up to ten members and will include:
	6681
	6682
	6683
	6684
	6685
	6686
	6687
	6688
	6689
	6690
	6691	This will usually be a person employed by the London Borough of Tower Hamlets who is independent of the direct line management of Tower Hamlets’ Private Fostering Service. This person should be someone with suitable skills and experience in order to chair a private fostering panel and make judgements concerning children and carers. They should also have a recognised social work qualification.
	6692
	6693
	6694
	6695
	6696
	6697	In Tower Hamlets, the panel chair will be the Service Manager for Child Protection & Reviewing Service. The chair will have particular responsibilities for:
	6698
	6699
	6700
	6701
	6702
	6703
	6704
	6705
	6706
	6707
	6708
	6709	This will be the Service Manager, Family Support and Protection and Private Fostering. The vice chair is to deputise for the panel chair in their absence.
	6710
	6711
	6712
	6713
	6714
	6715
	6716
	6717
	6718
	6719
	6720	This will be a Safeguarding Professional from the Primary Care Trust.
	6721
	6722
	6723
	6724
	6725
	6726
	6727
	6728
	6729
	6730
	6731	This will be a direct representative from education or someone who is involved in promoting the educational needs of children/young people.
	6732
	6733
	6734
	6735
	6736
	6737
	6738
	6739
	6740
	6741
	6742	This will be an independent member who is registered with the GSCC and has the necessary skills and experience in private fostering to fulfil this role.
	6743
	6744
	6745
	6746
	6747
	6748
	6749
	6750
	6751
	6752
	6753	This will be a person who has extensive experience of private fostering within an appropriately determined community.
	6754
	6755
	6756
	6757
	6758
	6759
	6760
	6761
	6762
	6763
	6764
	6765
	6766
	6767
	6768
	6769	The purpose of this post is to provide legal and regulatory advice to the panel and Tower Hamlets’ Private Fostering Service. In reaching a decision, the legal adviser’s view should be noted.
	6770
	6771
	6772
	6773
	6774
	6775
	6776
	6777
	6778
	6779
	6780	The role of the panel administrator:
	6781
	6782
	6783
	6784
	6785
	6786
	6787
	6788
	6789
	6790
	6791
	6792	New members can only be appointed with the agreement of the chair of the private fostering panel and could include professionals with expertise and experience in safeguarding children being cared for by alternative carers, housing law and policy, law enforcement, cultural, diversity and equality issues.
	6793
	6794
	6795
	6796
	6797
	6798	Prior to appointment, they should be inducted and receive a detailed briefing and written guidance from the panel chair or vice chair.
	6799
	6800
	6801
	6802
	6803
	6804
	6805
	6806
	6807
	6808
	6809	Panel membership will be reviewed on an ongoing basis to reflect governmental policies, initiatives and the needs of the community. A private fostering panel member shall hold office for a term not exceeding three years, and will be reviewed by the panel chair after two consecutive terms to ensure their continued suitability to fulfil their panel membership role.
	6810
	6811
	6812
	6813
	6814
	6815
	6816
	6817
	6818
	6819
	6820	All panel members must have a completed Enhanced Criminal Records Bureau check and, where they are not employed by a partnership agency, they should also provide photographic identification in the form of a passport or driver’s licence.
	6821
	6822
	6823
	6824
	6825
	6826
	6827
	6828
	6829
	6830
	6831	The private fostering panel cannot sit unless it is quorate. To be quorate, there must be at least three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also including either the chair or vice chair.
	6832
	6833
	6834
	6835
	6836
	6837	During meetings, the panel chair should ensure that each panel member has an opportunity to raise any appropriate matter, comment and to participate fully. Following discussion, each panel member should be asked in turn whether or not he/she is satisfied as to agreeing the suitability of the private fostering arrangement. An attempt should be made by the chairperson to facilitate the panel reaching a consensus. This will not always be possible.
	6838
	6839
	6840
	6841
	6842
	6843	An evenly divided panel will suggest that there is sufficient doubt about the suitability of a private fostering arrangement and at such times the panel’s decision will always favour the best interests of the child.
	6844
	6845
	6846
	6847
	6848
	6849	Where there is a serious difference of opinion amongst members, the chairperson may ask for more information to be made available to the panel before a decision can be made. The chairperson should ensure that a record is made in the panel minutes of any significant reservations expressed by individual panel members about a particular decision.
	6850
	6851
	6852
	6853
	6854
	6855	In the event of the majority of the panel not supporting a decision then the decision should not be made and the reasons for this clearly recorded.
	6856
	6857
	6858
	6859
	6860
	6861	The Agency Decision Maker
	6862
	6863
	6864
	6865
	6866
	6867
	6868
	6869
	6870
	6871
	6872
	6873
	6874	Panel minutes
	6875
	6876
	6877
	6878
	6879
	6880
	6881
	6882
	6883	Expenses
	6884
	6885
	6886
	6887
	6888
	6889
	6890	Frequency and venue
	6891
	6892
	6893
	6894
	6895
	6896
	6897	Emergency panels
	6898
	6899
	6900
	6901
	6902
	6903
	6904	Training
	6905
	6906
	6907
	6908
	6909
	6910
	6911	Confidentiality
	6912
	6913
	6914
	6915
	6916
	6917
	6918	Section 32.6: Safeguarding Adults Board		993	Section 32.6: Safeguarding Adults Board
n	6919		n
	6920
	6921
	6922
	6923
	6924
	6925	Subsection 32.6.1: Summary Description		994	Subsection 32.6.1: Summary Description
n	6926		n
	6927
	6928	Subsection 32.6.2: Membership:		995	Subsection 32.6.2: Membership:
n	6929		n
	6930
	6931	Subsection 32.6.3: Table of Functions		996	Subsection 32.6.3: Table of Functions
n	6932		n
	6933
	6934	Subsection 32.6.4: Quorum		997	Subsection 32.6.4: Quorum
n	6935		n
	6936
	6937	Subsection 32.6.5: Additional Information and Procedures		998	Subsection 32.6.5: Additional Information and Procedures
n	6938		n
	6939
	6940
	6941
	6942	Section 32.7: School Admissions Forum		999	Section 32.7: School Admissions Forum
n	6943		n
	6944
	6945
	6946
	6947
	6948
	6949	Subsection 32.7.1: Summary Description		1000	Subsection 32.7.1: Summary Description
n	6950		n
	6951
	6952	Subsection 32.7.2: Membership		1001	Subsection 32.7.2: Membership
n	6953		n
	6954
	6955	Subsection 32.7.3: Table of Functions		1002	Subsection 32.7.3: Table of Functions
n	6956		n
	6957
	6958	Subsection 32.7.4: Quorum		1003	Subsection 32.7.4: Quorum
n	6959		n
	6960
	6961	Subsection 32.7.5: Additional Information and Procedures		1004	Subsection 32.7.5: Additional Information and Procedures
n	6962		n
	6963
	6964
	6965
	6966	Section 32.8: Secure Accommodation Panel		1005	Section 32.8: Secure Accommodation Panel
n	6967		n
	6968
	6969
	6970
	6971
	6972
	6973	Subsection 32.8.1: Summary Description		1006	Subsection 32.8.1: Summary Description
n	6974		n
	6975
	6976	Subsection 32.8.2: Membership		1007	Subsection 32.8.2: Membership
n	6977		n
	6978
	6979	Subsection 32.8.3: Table of Functions		1008	Subsection 32.8.3: Table of Functions
n	6980		n
	6981
	6982	Subsection 32.8.4: Quorum		1009	Subsection 32.8.4: Quorum
n	6983		n
	6984
	6985
	6986
	6987	Section 32.9: Tower Hamlets Safeguarding Children Board		1010	Section 32.9: Tower Hamlets Safeguarding Children Board
n	6988		n
	6989
	6990
	6991
	6992
	6993
	6994	Subsection 32.9.1: Summary Description		1011	Subsection 32.9.1: Summary Description
n	6995		n
	6996
	6997	Subsection 32.9.2: Membership		1012	Subsection 32.9.2: Membership
n	6998		n
	6999
	7000	Subsection 32.9.3: Table of Functions		1013	Subsection 32.9.3: Table of Functions
n	7001		n
	7002
	7003	Subsection 32.9.4: Quorum		1014	Subsection 32.9.4: Quorum
n	7004		n
	7005
	7006
	7007
	7008
	7009
	7010	The Mayor and Executive and the Executive Procedure Rules		1015	The Mayor and Executive and the Executive Procedure Rules
n	7011		n
	7012
	7013
	7014
	7015
	7016
	7017	The Role of the Mayor and the Executive		1016	The Role of the Mayor and the Executive
n	7018		n
	7019
	7020
	7021
	7022
	7023
	7024	Section 33.1: The Role of the Executive		1017	Section 33.1: The Role of the Executive
n	7025		n	1018	The Executive will carry out all the local authority’s functions which are not the responsibility of any other part of the Council, whether by law or under this Constitution.
	7026			1019	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Mayor and Executive will follow the decision-making procedures set out in Part C of this Constitution when considering any matter.
	7027			1020	The following parts of the Constitution, insofar as they relate to executive functions, constitute the Executive Arrangements: Part D, Chapter 11 - (How decisions are made) Part F - The Mayor and Executive   Part G, Chapters 38/39 ( Overview and Scrutiny Introduction  and  Overview and Scrutiny Procedure Rules ) Part E, Chapter 31 (Joint Committees involving Members) Part B, Section 10 (Access to Information Procedure Rules)
	7028
	7029
	7030
	7031
	7032
	7033	The Executive will carry out all the local authority’s functions which are not the responsibility of any other part of the Council, whether by law or under this Constitution.
	7034
	7035
	7036
	7037
	7038
	7039	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Mayor and Executive will follow the decision-making procedures set out in Part C of this Constitution when considering any matter.
	7040
	7041
	7042
	7043
	7044
	7045	The following parts of the Constitution, insofar as they relate to executive functions, constitute the Executive Arrangements:
	7046	Section 3 (How decisions are made)
	7047	Section 8 (The Mayor and the Executive) and Section 29 (Executive Procedure Rules)
	7048	Section 9 (Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Panels) and Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules)
	7049	Section 12 (Joint Arrangements and Partnership Working)
	7050	Section 18 (Responsibility for Executive Functions)
	7051	Section 22 (Terms of Reference – The Executive)
	7052	Section 27 (Access to Information Procedure Rules)
	7053	Section 29 (Executive Procedure Rules)
	7054
	7055
	7056
	7057
	7058
	7059	Section 33.2: Who may make Executive Decisions?		1021	Section 33.2: Who may make Executive Decisions?
n	7060		n	1022	In law, functions which are the responsibility of the Executive may be exercised by (a) The Mayor (b) The Executive as a whole (the Cabinet); (c) A Committee/Sub-Committee of the Executive (but only Cabinet Members can be given voting rights); (d) An individual Member of the Executive; (e) The Chief Executive, a Chief Officer or an officer; (f) An area Committee; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; (g) Through joint arrangements; or (h) Another local authority; subject to the Mayor or this Constitution giving delegated authority to the person/body listed to discharge the particular function.
	7061			1023	The arrangements for the discharge of executive functions at Tower Hamlets are set out in the executive arrangements adopted by the Council as set out in this Part of the Constitution and other relevant Parts as listed in Paragraph 3 above. [Note - Currently decisions on executive functions are taken by the Mayor, either at the Cabinet meeting or separately, unless the Mayor has delegated either a function as set out in those parts of the Constitution or a specific executive decision.]
	7062
	7063
	7064
	7065
	7066
	7067
	7068	In law, functions which are the responsibility of the Executive may be exercised by
	7069	(a) The Mayor
	7070	(b) The Executive as a whole (the Cabinet);
	7071	(c) A Committee/Sub-Committee of the Executive (but only Cabinet Members can be given voting rights);
	7072	(d) An individual Member of the Executive;
	7073	(e) The Chief Executive, a Chief Officer or an officer;
	7074	(f) An area Committee; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007;
	7075	(g) Through joint arrangements; or
	7076	(h) Another local authority;
	7077	subject to the Mayor or this Constitution giving delegated authority to the person/body listed to discharge the particular function.
	7078
	7079
	7080
	7081
	7082
	7083	The arrangements for the discharge of executive functions at Tower Hamlets are set out in the executive arrangements adopted by the Council as set out in this Part of the Constitution and and other relevant Parts as listed in Paragraph 3 above. here.
	7084	[Note - Currently decisions on executive functions are taken by the Mayor, either at the Cabinet meeting or separately, unless the Mayor has delegated either a function as set out in those parts of the Constitution or a specific executive decision.]
	7085
	7086
	7087
	7088
	7089
	7090	Section 33.3: Form and Composition		1024	Section 33.3: Form and Composition
n	7091		n	1025	The Executive will consist of the Mayor and between two and nine Councillors appointed by the Mayor, called Cabinet Members. One of the Cabinet Members will be appointed by the Mayor as the Statutory Deputy Mayor. When the Mayor and Cabinet Members meet together in Committee this is known as a meeting of the Cabinet.
	7092			1026	The King George’s Field Charity Board and the Grants Determination Sub-Committee are also Executive Bodies having executive decision-making powers. The Health and Wellbeing Board also has certain Executive functions
	7093
	7094
	7095
	7096
	7097
	7098
	7099	The Executive will consist of the Mayor and between two and nine Councillors appointed by the Mayor, called Cabinet Members. One of the Cabinet Members will be appointed by the Mayor as the Statutory Deputy Mayor. When the Mayor and Cabinet Members meet together in Committee this is known as a meeting of the Cabinet.
	7100
	7101
	7102
	7103
	7104
	7105	The King George’s Field Charity Board and the Grants Determination Sub-Committee are also Executive Bodies having executive decision-making powers. The Health and Wellbeing Board also has certain Executive functions
	7106
	7107
	7108
	7109
	7110
	7111	Section 33.4: The Mayor		1027	Section 33.4: The Mayor
n	7112		n	1028	The Mayor will exercise strategic political leadership by developing and communicating clearly to citizens, businesses and service users the authority’s purpose and vision and its intended policy outcomes. In developing strategic policy the Mayor will work closely with the Chief Executive and have regard to advice tendered.
	7113			1029	The Mayor will be a person elected to that position by the electors of the borough in the Mayoral election. In the event that a serving Councillor of the London Borough of Tower Hamlets is elected as Mayor, a vacancy shall be declared in that person’s Council seat and a by-election shall be held (if required) in accordance with the relevant legislation.
	7114			1030	The term of office of the Mayor will normally be four years. They will take office on the fourth day after their election and will continue in office until the fourth day after their successor is elected, unless they die, are disqualified or resign.
	7115
	7116
	7117
	7118
	7119
	7120	The Mayor will exercise strategic political leadership by developing and communicating clearly to citizens, businesses and service users the authority’s purpose and vision and its intended policy outcomes. In developing strategic policy the Mayor will work closely with the Chief Executive and have regard to advice tendered.
	7121
	7122
	7123
	7124
	7125
	7126	The Mayor will be a person elected to that position by the electors of the borough in the Mayoral election. In the event that a serving Councillor of the London Borough of Tower Hamlets is elected as Mayor, a vacancy shall be declared in that person’s Council seat and a by-election shall be held (if required) in accordance with the relevant legislation.
	7127
	7128
	7129
	7130
	7131
	7132	The term of office of the Mayor will normally be four years. They will take office on the fourth day after their election and will continue in office until the fourth day after their successor is elected, unless they die, are disqualified or resign.
	7133
	7134
	7135
	7136
	7137
	7138	Section 33.5: The Statutory Deputy Mayor		1031	Section 33.5: The Statutory Deputy Mayor
n	7139		n	1032	The Statutory Deputy Mayor will be a Councillor appointed to that position by the Mayor from among the Cabinet members.
	7140			1033	The Mayor may replace the Statutory Deputy Mayor at any time but otherwise the Statutory Deputy Mayor shall remain in post for the duration of the Mayor’s term of office, unless: a) they resign from office; or b) they are no longer a Councillor
	7141			1034	The Statutory Deputy Mayor shall have authority to exercise the Mayor’s powers only in the event that for any reason the Mayor is unable to act at any time or should the post of Mayor be vacant for any reason.
	7142
	7143
	7144
	7145
	7146
	7147
	7148
	7149	The Statutory Deputy Mayor will be a Councillor appointed to that position by the Mayor from among the Cabinet members.
	7150
	7151
	7152
	7153
	7154
	7155	The Mayor may replace the Statutory Deputy Mayor at any time but otherwise the Statutory Deputy Mayor shall remain in post for the duration of the Mayor’s term of office, unless:
	7156	a) they resign from office; or
	7157	b) they are no longer a Councillor
	7158
	7159
	7160
	7161
	7162
	7163	The Statutory Deputy Mayor shall have authority to exercise the Mayor’s powers only in the event that for any reason the Mayor is unable to act at any time or should the post of Mayor be vacant for any reason.
	7164
	7165
	7166
	7167	Section 33.6: Other Executive Members		1035	Section 33.6: Other Executive Members
n	7168		n	1036	The Mayor shall appoint between two and nine Councillors to be members of the Executive (Cabinet Members) alongside the Mayor. All of the Cabinet Members must be serving Councillors of the authority. The Mayor may allocate to each Cabinet Member a portfolio of responsibility for Council business relating to their role as an Executive Member (see below).
	7169			1037	The Mayor must appoint one of the Cabinet Members as the Statutory Deputy Mayor.
	7170			1038	The Mayor may replace or remove a Cabinet Member, and/or may vary or delete their portfolio responsibilities, at any time and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	7171			1039	Executive Members shall hold office until: a) They are removed or replaced by the Mayor; b) They resign from office; or c) They are no longer a Councillor.
	7172			1040	In the case of a vacancy arising in any post of Cabinet Member the Mayor may appoint a Councillor to the vacant post at his/her discretion and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	7173
	7174
	7175
	7176	The Mayor shall appoint between two and nine Councillors to be members of the Executive (Cabinet Members) alongside the Mayor. All of the Cabinet Members must be serving Councillors of the authority. The Mayor may allocate to each Cabinet Member a portfolio of responsibility for Council business relating to their role as an Executive Member (see below).
	7177
	7178
	7179
	7180
	7181
	7182	The Mayor must appoint one of the Cabinet Members as the Statutory Deputy Mayor.
	7183
	7184
	7185
	7186
	7187
	7188	The Mayor may replace or remove a Cabinet Member, and/or may vary or delete their portfolio responsibilities, at any time and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	7189
	7190
	7191
	7192
	7193
	7194	Executive Members shall hold office until:
	7195	a) They are removed or replaced by the Mayor;
	7196	b) They resign from office; or
	7197	c) They are no longer a Councillor.
	7198
	7199
	7200
	7201
	7202
	7203	In the case of a vacancy arising in any post of Cabinet Member the Mayor may appoint a Councillor to the vacant post at his/her discretion and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	7204
	7205
	7206
	7207
	7208
	7209	Section 33.7: Cabinet Responsibilities		1041	Section 33.7: Cabinet Responsibilities
n	7210		n	1042	The Executive Members will have portfolios as set out in the Executive Scheme of Delegation.
	7211			1043	The portfolios may be subject to change from time to time at the discretion of the Mayor and will be updated by the Monitoring Officer as soon as reasonably practicable when so advised by the Mayor.
	7212
	7213
	7214
	7215
	7216
	7217
	7218	The Executive Members will have portfolios as set out in the Executive Scheme of Delegation.
	7219
	7220
	7221
	7222
	7223
	7224	The portfolios may be subject to change from time to time at the discretion of the Mayor and will be updated by the Monitoring Officer as soon as reasonably practicable when so advised by the Mayor.
	7225
	7226
	7227
	7228
	7229
	7230	Section 33.8: Proceedings of the Cabinet		1044	Section 33.8: Proceedings of the Cabinet
n	7231		n	1045	Proceedings of the Cabinet shall take place in accordance with the Executive Procedure Rules.
	7232
	7233
	7234
	7235
	7236
	7237
	7238
	7239	Proceedings of the Cabinet shall take place in accordance with the Executive Procedure Rules.
	7240
	7241
	7242
	7243
	7244
	7245	Section 33.9: Responsibility for Functions		1046	Section 33.9: Responsibility for Functions
n	7246		n	1047	The Monitoring Officer will maintain a list as part of this Constitution, setting out which individual Cabinet Members or Committees of the Executive, officers or joint arrangements are responsible for the exercise of particular executive functions.
	7247
	7248
	7249
	7250
	7251
	7252
	7253
	7254	The Monitoring Officer will maintain a list as part of this Constitution, setting out which individual Cabinet Members or Committees of the Executive, officers or joint arrangements are responsible for the exercise of particular executive functions.
	7255
	7256
	7257
	7258
	7259
	7260	Section 33.10: Interests		1048	Section 33.10: Interests
n	7261		n	1049	Where a Member of the Executive has a disclosable pecuniary interest this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If every Member has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Members’ judgement being or likely to be impaired by the interest then this also should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members in Part C Section 31 of this Constitution. Where a Member of the Executive has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Member’s judgement being or likely to be impaired by the interest then this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should a disclosable pecuniary interest arise, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should either a registerable or non-registerable interest arise and if either interest might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of that person’s judgement being or likely to be impaired by the interest arising, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.
	7262
	7263
	7264
	7265
	7266
	7267
	7268
	7269	Where a Member of the Executive has a disclosable pecuniary interest this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.
	7270	If every Member has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Members’ judgement being or likely to be impaired by the interest then this also should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members in Part C Section 31 of this Constitution.
	7271	Where a Member of the Executive has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Member’s judgement being or likely to be impaired by the interest then this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.
	7272	If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should a disclosable pecuniary interest arise, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.
	7273	If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should either a registerable or non-registerable interest arise and if either interest might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of that person’s judgement being or likely to be impaired by the interest arising, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.
	7274
	7275
	7276
	7277
	7278
	7279
	7280
	7281	Responsibilities for Executive Functions		1050	Responsibilities for Executive Functions
n	7282		n
	7283
	7284
	7285
	7286
	7287
	7288	Section 34.1: General		1051	Section 34.1: General
n	7289		n	1052	1. The Executive is responsible for all functions of the authority that are not reserved to the Council by the law or by this Constitution.
	7290
	7291
	7292
	7293
	7294
	7295
	7296
	7297	1. The Executive is responsible for all functions of the authority that are not reserved to the Council by the law or by this Constitution.
	7298
	7299
	7300
	7301
	7302
	7303	Section 34.2: Executive Functions – Local Choice – Local Act Functions		1053	Section 34.2: Executive Functions – Local Choice – Local Act Functions
n	7304		n	1054	None – the Council has determined that all local choice functions under a local Act other than a function specified or referred to in regulation 2 or schedule 1 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 (as amended) shall be allocated to the Council.
	7305
	7306
	7307
	7308
	7309
	7310
	7311
	7312	None – the Council has determined that all local choice functions under a local Act other than a function specified or referred to in regulation 2 or schedule 1 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 (as amended) shall be allocated to the Council.
	7313
	7314
	7315
	7316
	7317
	7318	Section 34.3: Executive Functions – Other Local Choice Functions		1055	Section 34.3: Executive Functions – Other Local Choice Functions
n	7319		n
	7320
	7321
	7322
	7323
	7324
	7325
	7326
	7327
	7328
	7329
	7330
	7331
	7332
	7333	Section 34.4: Other Executive Functions		1056	Section 34.4: Other Executive Functions
n	7334		n
	7335
	7336
	7337
	7338
	7339
	7340
	7341
	7342
	7343
	7344
	7345
	7346
	7347
	7348	Section 34.5: Responsibility for Executive Functions		1057	Section 34.5: Responsibility for Executive Functions
n	7349		n	1058	All executive functions of the Council are vested in the Mayor. The Mayor may exercise those functions themselves or may delegate specified executive functions to be exercised by the Cabinet meeting, a Cabinet committee, an individual Cabinet Member or an officer; or under the provisions of Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007 only, by a ward councillor. The Mayor may revoke any such delegations at any time.
	7350			1059	The Mayor will provide the Monitoring Officer with a list (“the Executive Scheme of Delegation”) setting out who of the following (not specified in the delegations contained in Paragraphs 3 and 4 above) are responsible for particular Executive functions.
	7351			1060	The Mayor and Cabinet collectively; or an individual Cabinet Member; or a committee of the Cabinet; or an officer; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or through joint arrangements.
	7352			1061	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation the Mayor must provide the Monitoring Officer with an updated scheme within five working days.
	7353			1062	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.
	7354
	7355
	7356
	7357	All executive functions of the Council are vested in the Mayor. The Mayor may exercise those functions themselves or may delegate specified executive functions to be exercised by the Cabinet meeting, a Cabinet committee, an individual Cabinet Member or an officer; or under the provisions of Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007 only, by a ward councillor. The Mayor may revoke any such delegations at any time.
	7358
	7359
	7360
	7361
	7362
	7363	The Mayor will provide the Monitoring Officer with a list (“the Executive Scheme of Delegation”) setting out who of the following (not specified in the delegations contained in Paragraphs 3 and 4 above) are responsible for particular Executive functions.
	7364
	7365
	7366
	7367
	7368
	7369	The Mayor and Cabinet collectively;
	7370	or an individual Cabinet Member;
	7371	or a committee of the Cabinet;
	7372	or an officer;
	7373	or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or
	7374	through joint arrangements.
	7375
	7376
	7377
	7378
	7379
	7380	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation the Mayor must provide the Monitoring Officer with an updated scheme within five working days.
	7381
	7382
	7383
	7384
	7385
	7386	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.
	7387
	7388
	7389
	7390
	7391
	7392
	7393
	7394	Mayor’s Executive Scheme of Delegation		1063	Mayor’s Executive Scheme of Delegation
n	7395		n
	7396
	7397
	7398
	7399
	7400
	7401	Section 35.1: The Composition of the Executive		1064	Section 35.1: The Composition of the Executive
n	7402		n	1065	The Executive shall consist of ten (10) people, namely the Mayor and nine (9) Cabinet Members as set out below:-
	7403			1066	Where Cabinet roles are held by job share Cabinet Members one of the two councillors for the portfolio will be appointed as the official Cabinet Member who will retain official responsibility for the whole portfolio for the first six months. Following this, the second Cabinet Member will take up the official role for the second six-month period. Only the Councillor designated as the ‘official’ Cabinet Member at any given time may vote at the relevant meeting of Cabinet but both Job Share Members may introduce reports and take part in discussions.
	7404			1067	Job share Cabinet Members will have day to day advisory responsibility for distinct areas of the portfolio. These responsibilities will be published on the council’s website.
	7405			1068	Special Responsibility Allowances for both job share Cabinet Members will be paid monthly with each receiving the equivalent of half a Cabinet Member Special Responsibility Allowance.
	7406			1069	For the purposes of the Constitution, both job share Cabinet Members will be treated as if they were members of the Executive. For example, they would not be able to serve on Overview & Scrutiny Committee during the six months they were not the ‘official’ Cabinet Member.
	7407			1070	The Council has the power to appoint Councillors to Junior Cabinet Positions to provide support to specific Cabinet Members and their portfolios or Ambassador roles to give specific focus and to cross cutting themes and mayoral priorities, communities or projects. Junior Cabinet Positions and Ambassador roles are not Executive positions. Once appointed the Mayor will determine the areas of responsibility for the appointees.
	7408
	7409
	7410	The Executive shall consist of ten (10) people, namely the Mayor and nine (9) Cabinet Members as set out below:-
	7411
	7412
	7413
	7414
	7415
	7416
	7417
	7418
	7419
	7420
	7421
	7422	Where Cabinet roles are held by job share Cabinet Members one of the two councillors for the portfolio will be appointed as the official Cabinet Member who will retain official responsibility for the whole portfolio for the first six months. Following this, the second Cabinet Member will take up the official role for the second six-month period. Only the Councillor designated as the ‘official’ Cabinet Member at any given time may vote at the relevant meeting of Cabinet but both Job Share Members may introduce reports and take part in discussions.
	7423
	7424
	7425
	7426
	7427
	7428	Job share Cabinet Members will have day to day advisory responsibility for distinct areas of the portfolio. These responsibilities will be published on the council’s website.
	7429
	7430
	7431
	7432
	7433
	7434	Special Responsibility Allowances for both job share Cabinet Members will be paid monthly with each receiving the equivalent of half a Cabinet Member Special Responsibility Allowance.
	7435
	7436
	7437
	7438
	7439
	7440	For the purposes of the Constitution, both job share Cabinet Members will be treated as if they were members of the Executive. For example, they would not be able to serve on Overview & Scrutiny Committee during the six months they were not the ‘official’ Cabinet Member.
	7441
	7442
	7443
	7444
	7445
	7446	The Council has the power to appoint Councillors to Junior Cabinet Positions to provide support to specific Cabinet Members and their portfolios or Ambassador roles to give specific focus and to cross cutting themes and mayoral priorities, communities or projects. Junior Cabinet Positions and Ambassador roles are not Executive positions. Once appointed the Mayor will determine the areas of responsibility for the appointees.
	7447
	7448
	7449
	7450
	7451
	7452	Section 35.2: A visual representation of the Executive Structure		1071	Section 35.2: A visual representation of the Executive Structure
n	7453		n
	7454
	7455
	7456
	7457
	7458
	7459
	7460
	7461
	7462
	7463
	7464
	7465
	7466
	7467
	7468
	7469	Section 35.3: Delegations		1072	Section 35.3: Delegations
n	7470		n	1073	The Mayor may, in accordance with Paragraph 4 above, establish such Committees/Sub-committees of the Executive as he considers appropriate from time to time and these are set out in Paragraph 6 above.
	7471			1074	The Mayor has not delegated his decision-making powers to the Executive acting collectively as the Cabinet or as the Housing Management (Cabinet) Sub-Committee. He has delegated decision-making powers to the Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee and also the King George’s Field Charity Board as it is a Charitable Body.
	7472			1075	Subject to the Mayor's prerogative to make decisions on all matters relating to all of his statutory powers, including as individual mayoral decisions taken outside of Cabinet, the Mayor delegates to each Cabinet Member individually the power to make decisions on matters within their portfolio after consultation with the Mayor and subject to the Mayor raising no objection to the proposed decision. Any such decision by a cabinet member will be subject to a written report and the same procedure as applies to individual mayoral decisions.
	7473			1076	In accordance with section 14(6) of the Local Government Act 2000 (as amended), any arrangements made by the Mayor for the discharge of an executive function by an executive member, Committee/Sub-Committee or officer does not prevent the Mayor from exercising that function.
	7474
	7475
	7476
	7477
	7478	The Mayor may, in accordance with Paragraph 4 above, establish such Committees/Sub-committees of the Executive as he considers appropriate from time to time and these are set out in Paragraph 6 above.
	7479
	7480
	7481
	7482
	7483
	7484	The Mayor has not delegated his decision-making powers to the Executive acting collectively as the Cabinet or as the Housing Management (Cabinet) Sub-Committee. He has delegated decision-making powers to the Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee and also the King George’s Field Charity Board as it is a Charitable Body.
	7485
	7486
	7487
	7488
	7489
	7490	Subject to the Mayor's prerogative to make decisions on all matters relating to all of his statutory powers, including as individual mayoral decisions taken outside of Cabinet, the Mayor delegates to each Cabinet Member individually the power to make decisions on matters within their portfolio after consultation with the Mayor and subject to the Mayor raising no objection to the proposed decision. Any such decision by a cabinet member will be subject to a written report and the same procedure as applies to individual mayoral decisions.
	7491
	7492
	7493
	7494
	7495
	7496	In accordance with section 14(6) of the Local Government Act 2000 (as amended), any arrangements made by the Mayor for the discharge of an executive function by an executive member, Committee/Sub-Committee or officer does not prevent the Mayor from exercising that function.
	7497
	7498
	7499
	7500
	7501
	7502	Section 35.4: Delegations to officers		1077	Section 35.4: Delegations to officers
n	7503		n	1078	The Mayor has delegated to officers decision making powers in relation to executive functions as set out at Parts B and D of the Council’s Constitution.
	7504			1079	Officers may not take Key Decisions unless there has been a specific delegation by the Executive.
	7505			1080	Any officer executive decision resulting in (revenue or capital) expenditure or savings over £250,000 must only be taken following consultation with the Mayor.
	7506			1081	Executive decisions delegated to officers will be taken in accordance with the Corporate Scheme of Delegation, council-wide operating procedures and directorate/service schemes of delegation as appropriate.
	7507
	7508
	7509
	7510
	7511	The Mayor has delegated to officers decision making powers in relation to executive functions as set out at Parts B and D of the Council’s Constitution.
	7512
	7513
	7514
	7515
	7516
	7517	Officers may not take Key Decisions unless there has been a specific delegation by the Executive.
	7518
	7519
	7520
	7521
	7522
	7523	Any officer executive decision resulting in (revenue or capital) expenditure or savings over £250,000 must only be taken following consultation with the Mayor.
	7524
	7525
	7526
	7527
	7528
	7529	Executive decisions delegated to officers will be taken in accordance with the Corporate Scheme of Delegation, council-wide operating procedures and directorate/service schemes of delegation as appropriate.
	7530
	7531
	7532
	7533
	7534
	7535	Section 35.5: Exceptions to Standard Delegations		1082	Section 35.5: Exceptions to Standard Delegations
n	7536		n	1083	For clarity, the following sets out a number of situations where the standard delegation rules do not apply (in particular that officers are delegated to take decisions which are not key decisions). Where there is a clash, this paragraph overrides other rules.
	7537
	7538
	7539
	7540
	7541
	7542
	7543
	7544	For clarity, the following sets out a number of situations where the standard delegation rules do not apply (in particular that officers are delegated to take decisions which are not key decisions). Where there is a clash, this paragraph overrides other rules.
	7545
	7546
	7547
	7548
	7549
	7550
	7551
	7552
	7553
	7554
	7555
	7556	Section 35.6: Other Delegations		1084	Section 35.6: Other Delegations
n	7557		n	1085	The Mayor has not delegated any executive powers to any area committee, or to any ward Councillor in accordance with section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007.
	7558			1086	The Mayor has delegated executive powers to joint arrangements with other local authorities as set out in Part A, Section 12 and Part B Section 21 of the Council’s Constitution.
	7559			1087	Subject to paragraph 30 above, the Mayor has not delegated any executive powers to any other local authority.
	7560
	7561
	7562
	7563
	7564
	7565	The Mayor has not delegated any executive powers to any area committee, or to any ward Councillor in accordance with section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007.
	7566
	7567
	7568
	7569
	7570
	7571	The Mayor has delegated executive powers to joint arrangements with other local authorities as set out in Part A, Section 12 and Part B Section 21 of the Council’s Constitution.
	7572
	7573
	7574
	7575
	7576
	7577	Subject to paragraph 30 above, the Mayor has not delegated any executive powers to any other local authority.
	7578
	7579
	7580
	7581
	7582
	7583	Section 35.7: Sub-Delegation of Executive Functions		1088	Section 35.7: Sub-Delegation of Executive Functions
n	7584		n	1089	Where the Mayor, the Executive, a Committee/Sub-Committee of the Executive or an individual Member of the Executive is responsible for an executive function, they may delegate further to an area Committee, through joint arrangements or an officer.
	7585			1090	Unless the Mayor directs otherwise, if the Mayor delegates functions to the Cabinet then Cabinet may, following consultation with the Mayor, delegate further to a Cabinet Committee/Sub-Committee or an officer.
	7586			1091	Unless the Mayor directs otherwise, a Committee/Sub-Committee of the Executive to whom functions have been delegated may, following consultation with the Mayor, delegate further to an officer.
	7587			1092	Where executive functions have been delegated, that fact does not prevent the discharge of delegated functions by the person or body who delegated them.
	7588			1093	Permanent delegations should be added to the relevant Schemes of Delegation.
	7589
	7590
	7591
	7592	Where the Mayor, the Executive, a Committee/Sub-Committee of the Executive or an individual Member of the Executive is responsible for an executive function, they may delegate further to an area Committee, through joint arrangements or an officer.
	7593
	7594
	7595
	7596
	7597
	7598	Unless the Mayor directs otherwise, if the Mayor delegates functions to the Cabinet then Cabinet may, following consultation with the Mayor, delegate further to a Cabinet Committee/Sub-Committee or an officer.
	7599
	7600
	7601
	7602
	7603
	7604	Unless the Mayor directs otherwise, a Committee/Sub-Committee of the Executive to whom functions have been delegated may, following consultation with the Mayor, delegate further to an officer.
	7605
	7606
	7607
	7608
	7609
	7610	Where executive functions have been delegated, that fact does not prevent the discharge of delegated functions by the person or body who delegated them.
	7611
	7612
	7613
	7614
	7615
	7616	Permanent delegations should be added to the relevant Schemes of Delegation.
	7617
	7618
	7619
	7620
	7621
	7622	Section 35.8: Non-Executive Decisions		1094	Section 35.8: Non-Executive Decisions
n	7623		n	1095	No delegated power in this Executive Scheme of Delegation applies to any decision that relates to a matter that is not an executive function either by law or by the allocation of local choice functions under the Council’s Constitution.
	7624
	7625
	7626
	7627
	7628
	7629
	7630
	7631	No delegated power in this Executive Scheme of Delegation applies to any decision that relates to a matter that is not an executive function either by law or by the allocation of local choice functions under the Council’s Constitution.
	7632
	7633
	7634
	7635
	7636
	7637	Section 35.9: Confirming the Executive Scheme of Delegation		1096	Section 35.9: Confirming the Executive Scheme of Delegation
n	7638		n	1097	At the Annual Meeting of the Council directly after the Local Elections (and every subsequent Annual Meeting) the Mayor will present to the Council a copy of this Section as a written record of delegations made by the Mayor (‘The Executive Scheme of Delegation’) for inclusion in the Council’s Constitution. The document presented by the Mayor must set out who of the following are responsible for particular executive decisions (along with any limitations on those responsibilities): The Mayor and Cabinet collectively; or an individual Cabinet Member; or a Committee/Sub Committee of the Cabinet; or an officer; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or through joint arrangements.
	7639			1098	The document must also contain the following information in so far as it relates to executive functions: (a) The extent of any authority delegated to any individual Executive Member or ward Councillor including details of the limitation on their authority. (b) The terms of reference and membership of such Executive Committees/Sub-Committee as the Mayor appoints and the names of Executive Members appointed to them. (c) The nature and extent of any delegation of executive functions to area Committees, any other authority or any joint arrangements and the names of those Executive Members appointed to any joint Committee for the coming year. (d) The nature and extent of any delegation of executive functions to officers not already specified in Part B of this Constitution, with details of any limitation on that delegation and the title of the officer to whom the delegation is made.
	7640
	7641
	7642
	7643
	7644
	7645
	7646	At the Annual Meeting of the Council directly after the Local Elections (and every subsequent Annual Meeting) the Mayor will present to the Council a copy of this Section as a written record of delegations made by the Mayor (‘The Executive Scheme of Delegation’) for inclusion in the Council’s Constitution. The document presented by the Mayor must set out who of the following are responsible for particular executive decisions (along with any limitations on those responsibilities):
	7647	The Mayor and Cabinet collectively; or
	7648	an individual Cabinet Member; or
	7649	a Committee/Sub Committee of the Cabinet; or
	7650	an officer; or
	7651	a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or
	7652	through joint arrangements.
	7653
	7654
	7655
	7656
	7657
	7658	The document must also contain the following information in so far as it relates to executive functions:
	7659	(a) The extent of any authority delegated to any individual Executive Member or ward Councillor including details of the limitation on their authority.
	7660	(b) The terms of reference and membership of such Executive Committees/Sub-Committee as the Mayor appoints and the names of Executive Members appointed to them.
	7661	(c) The nature and extent of any delegation of executive functions to area Committees, any other authority or any joint arrangements and the names of those Executive Members appointed to any joint Committee for the coming year.
	7662	(d) The nature and extent of any delegation of executive functions to officers not already specified in Part B of this Constitution, with details of any limitation on that delegation and the title of the officer to whom the delegation is made.
	7663
	7664
	7665
	7666
	7667
	7668	Section 35.10: Amending the Executive Scheme of Delegation		1099	Section 35.10: Amending the Executive Scheme of Delegation
n	7669		n	1100	The Mayor may update the Executive Scheme of Delegation at any time and may amend or revoke any delegation of an executive function at any time.
	7670			1101	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation they will provide the Monitoring Officer with a copy of the Executive Scheme of Delegation (this Section of the Constitution) setting out the amendments and any reasons for the change(s) within five working days.
	7671			1102	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.
	7672			1103	Whenever the Monitoring Officer receives notification from the Mayor of any change(s) to the Executive Scheme of Delegation (including Cabinet appointment(s) or portfolio(s)), the Monitoring Officer will inform all Councillors of the change(s) made and any reasons given by the Mayor. Where the Monitoring Officer considers the changes to be significant, they will present the updated Scheme to the next appropriate meeting of Council for information.
	7673
	7674
	7675
	7676
	7677	The Mayor may update the Executive Scheme of Delegation at any time and may amend or revoke any delegation of an executive function at any time.
	7678
	7679
	7680
	7681
	7682
	7683	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation they will provide the Monitoring Officer with a copy of the Executive Scheme of Delegation (this Section of the Constitution) setting out the amendments and any reasons for the change(s) within five working days.
	7684
	7685
	7686
	7687
	7688
	7689	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.
	7690
	7691
	7692
	7693
	7694
	7695	Whenever the Monitoring Officer receives notification from the Mayor of any change(s) to the Executive Scheme of Delegation (including Cabinet appointment(s) or portfolio(s)), the Monitoring Officer will inform all Councillors of the change(s) made and any reasons given by the Mayor. Where the Monitoring Officer considers the changes to be significant, they will present the updated Scheme to the next appropriate meeting of Council for information.
	7696
	7697
	7698
	7699
	7700
	7701
	7702
	7703	Executive Procedure Rules		1104	Executive Procedure Rules
n	7704		n
	7705
	7706
	7707
	7708
	7709
	7710
	7711
	7712
	7713
	7714
	7715
	7716
	7717
	7718	Section 36.1: Cabinet Meeting Rules		1105	Section 36.1: Cabinet Meeting Rules
n	7719		n	1106	The following rules (Paragraphs 49 to 62) will apply to all meetings of Cabinet and Cabinet Committees/Sub-Committees
	7720
	7721
	7722
	7723
	7724
	7725
	7726
	7727	The following rules (Paragraphs 49 to 62) will apply to all meetings of Cabinet and Cabinet Committees/Sub-Committees
	7728
	7729
	7730
	7731
	7732
	7733	Section 36.2: Meeting Dates, Location and Access to Information		1107	Section 36.2: Meeting Dates, Location and Access to Information
n	7734		n	1108	(a) Meetings dates and locations will be determined by the Mayor or Chief Executive. Meetings shall normally take place at the Council’s main offices (Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Road, E1 1BJ) or at another location if so determined by the Mayor or Chief Executive.
	7735			1109	(b) Meetings will be subject to the Access to Information Procedure Rules and any other relevant procedure rules in this Constitution.
	7736
	7737
	7738
	7739
	7740
	7741
	7742	(a) Meetings dates and locations will be determined by the Mayor or Chief Executive. Meetings shall normally take place at the Council’s main offices (Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Road, E1 1BJ) or at another location if so determined by the Mayor or Chief Executive.
	7743
	7744
	7745
	7746
	7747
	7748	(b) Meetings will be subject to the Access to Information Procedure Rules and any other relevant procedure rules in this Constitution.
	7749
	7750
	7751
	7752
	7753
	7754	Section 36.3: Quorum		1110	Section 36.3: Quorum
n	7755		n	1111	The quorum for a meeting of the Executive shall be three Members of the Cabinet/Sub-Committee including the Executive Mayor, or where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.
	7756
	7757
	7758
	7759
	7760
	7761
	7762
	7763	The quorum for a meeting of the Executive shall be three Members of the Cabinet/Sub-Committee including the Executive Mayor, or where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.
	7764
	7765
	7766
	7767
	7768
	7769	Section 36.4: Who Chairs the meeting (Presides)?		1112	Section 36.4: Who Chairs the meeting (Presides)?
n	7770		n	1113	If the Mayor is present they will preside. In their absence, then the Deputy Mayor shall preside. In the absence of both the Mayor and the Deputy Mayor then the meeting is not quorate and may not meet unless different arrangements are set out in the Terms of Reference of a specific Cabinet Committee/Sub-Committee.
	7771
	7772
	7773
	7774
	7775
	7776
	7777
	7778	If the Mayor is present they will preside. In their absence, then the Deputy Mayor shall preside. In the absence of both the Mayor and the Deputy Mayor then the meeting is not quorate and may not meet unless different arrangements are set out in the Terms of Reference of a specific Cabinet Committee/Sub-Committee.
	7779
	7780
	7781
	7782
	7783
	7784	Section 36.5: Who may Attend?		1114	Section 36.5: Who may Attend?
n	7785		n	1115	Meetings will normally be open to the public unless confidential or exempt information is to be discussed.
	7786			1116	Subject to the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution, meetings may occasionally be private.
	7787			1117	The Chair (or Vice-Chair) of the Overview and Scrutiny Committee, or their nominee, and the Leaders of any Opposition Groups have a standing invitation to observe meetings.
	7788
	7789
	7790
	7791
	7792
	7793	Meetings will normally be open to the public unless confidential or exempt information is to be discussed.
	7794
	7795
	7796
	7797
	7798
	7799	Subject to the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution, meetings may occasionally be private.
	7800
	7801
	7802
	7803
	7804
	7805	The Chair (or Vice-Chair) of the Overview and Scrutiny Committee, or their nominee, and the Leaders of any Opposition Groups have a standing invitation to observe meetings.
	7806
	7807
	7808
	7809
	7810
	7811	Section 36.6: What Business will be conducted?		1118	Section 36.6: What Business will be conducted?
n	7812		n	1119	At each meeting of the Cabinet/Committee/Sub-Committee the following business will be conducted: (a) consideration of the minutes of the last meeting; (b) declarations of disclosable pecuniary interest, if any; (c) a verbal update (of no more than ten minutes) by the Chair of the Overview and Scrutiny Committee (or nominated deputy) on the work of the Committee and also on any issues or Pre-Decision Scrutiny Questions relevant to the reports for consideration on the agenda and an opportunity for the Mayor and Cabinet Members to respond to that presentation. (d) matters set out in the agenda for the meeting. The agenda will set out which items are key decisions and which are not, in accordance with the Access to Information Procedure Rules set out in Part B Section 27 of this Constitution. (e) consideration of reports from Overview and Scrutiny; (f) matters referred to the Cabinet Committee/Sub-Committee (whether by Overview and Scrutiny or by the Council) for reconsideration by the Executive in accordance with the provisions contained in the Overview and Scrutiny Procedure Rules or the Budget and Policy Framework Procedure Rules set out in Part B Section 28 of this Constitution;
	7813
	7814
	7815
	7816
	7817
	7818
	7819
	7820	At each meeting of the Cabinet/Committee/Sub-Committee the following business will be conducted:
	7821	(a) consideration of the minutes of the last meeting;
	7822	(b) declarations of disclosable pecuniary interest, if any;
	7823	(c) a verbal update (of no more than ten minutes) by the Chair of the Overview and Scrutiny Committee (or nominated deputy) on the work of the Committee and also on any issues or Pre-Decision Scrutiny Questions relevant to the reports for consideration on the agenda and an opportunity for the Mayor and Cabinet Members to respond to that presentation.
	7824	(d) matters set out in the agenda for the meeting. The agenda will set out which items are key decisions and which are not, in accordance with the Access to Information Procedure Rules set out in Part B Section 27 of this Constitution.
	7825	(e) consideration of reports from Overview and Scrutiny;
	7826	(f) matters referred to the Cabinet Committee/Sub-Committee (whether by Overview and Scrutiny or by the Council) for reconsideration by the Executive in accordance with the provisions contained in the Overview and Scrutiny Procedure Rules or the Budget and Policy Framework Procedure Rules set out in Part B Section 28 of this Constitution;
	7827
	7828
	7829
	7830
	7831
	7832	Section 36.7: Community Engagement/ Consultation		1120	Section 36.7: Community Engagement/ Consultation
n	7833		n	1121	All reports to the Executive from any Member of the Executive or an officer on proposals relating to the Budget and Policy Framework must contain details of the nature and extent of community engagement or consultation with stakeholders, Overview and Scrutiny Committee and the outcome of that consultation. Reports about other matters will set out the details and outcome of consultation as appropriate. The level of community engagement or consultation required will be appropriate to the nature of the matter under consideration having due regard to the Council’s Community Engagement Strategy.
	7834
	7835
	7836
	7837
	7838
	7839
	7840
	7841	All reports to the Executive from any Member of the Executive or an officer on proposals relating to the Budget and Policy Framework must contain details of the nature and extent of community engagement or consultation with stakeholders, Overview and Scrutiny Committee and the outcome of that consultation. Reports about other matters will set out the details and outcome of consultation as appropriate. The level of community engagement or consultation required will be appropriate to the nature of the matter under consideration having due regard to the Council’s Community Engagement Strategy.
	7842
	7843
	7844
	7845
	7846
	7847	Section 36.8: Who can put Items on the meeting agenda?		1122	Section 36.8: Who can put Items on the meeting agenda?
n	7848		n	1123	The Mayor and Chief Executive may put on the agenda of any meeting any executive matter which they wish, whether or not authority has been delegated to the Cabinet, a Committee/Sub Committee of it, any Cabinet Member, the Chief Executive, a Chief Officer or officer in respect of that matter. The Monitoring Officer will comply with their requests in this respect.
	7849
	7850
	7851
	7852
	7853
	7854
	7855
	7856	The Mayor and Chief Executive may put on the agenda of any meeting any executive matter which they wish, whether or not authority has been delegated to the Cabinet, a Committee/Sub Committee of it, any Cabinet Member, the Chief Executive, a Chief Officer or officer in respect of that matter. The Monitoring Officer will comply with their requests in this respect.
	7857
	7858
	7859
	7860
	7861
	7862	The Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer may include an item for consideration on the agenda of a meeting and may require the Chief Executive to call such a meeting in pursuance of their statutory duties. In other circumstances, where any two (2) of the Head of Paid Service, Chief Finance Officer and Monitoring Officer are of the opinion that a meeting needs to be called to consider a matter that requires a decision, they may jointly call a meeting and include an item on the agenda of that meeting or of a meeting which has already been called. If there is no meeting soon enough to deal with the issue in question, then the person(s) entitled to include an item on the agenda may also require that a meeting be convened at an earlier date at which the matter will be considered.		1124	The Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer may include an item for consideration on the agenda of a meeting and may require the Chief Executive to call such a meeting in pursuance of their statutory duties. In other circumstances, where any two (2) of the Head of Paid Service, Chief Finance Officer and Monitoring Officer are of the opinion that a meeting needs to be called to consider a matter that requires a decision, they may jointly call a meeting and include an item on the agenda of that meeting or of a meeting which has already been called. If there is no meeting soon enough to deal with the issue in question, then the person(s) entitled to include an item on the agenda may also require that a meeting be convened at an earlier date at which the matter will be considered.
	7863
	7864
	7865
	7866
	7867
	7868	Section 36.9: Public and Member Engagement		1125	Section 36.9: Public and Member Engagement
n	7869		n	1126	Whilst the main focus of these meetings is as decision-making bodies, there is an opportunity for the public to contribute through making submissions that specifically relate to the reports that are set out on the agenda. Members of the public may therefore make written submissions in any form (for example; Petitions, letters, written questions) which must be submitted to the Clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5 pm the day before the meeting. The consideration of such written submissions will be at the discretion of whosoever presides at the meeting.
	7870			1127	In addition to rights set out in 59 above, the Chair (or Vice-Chair in their absence) of the Overview and Scrutiny Committee and the Leaders of any Opposition Groups can request to raise their key issues/questions in relation to the reports on the agenda. The Mayor or other person presiding at a meeting may also at their discretion allow other persons to contribute. All requests to raise issues or ask questions must be received by the clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5pm the day before the meeting.
	7871			1128	All contributions to the meeting will be taken in a 15 minute question and answer session at the start of the meeting. Each contribution will normally be limited to three minutes. The Mayor or other person presiding at a meeting has discretion to vary these procedures especially where there are large numbers of requests or submissions.
	7872
	7873
	7874
	7875
	7876
	7877	Whilst the main focus of these meetings is as decision-making bodies, there is an opportunity for the public to contribute through making submissions that specifically relate to the reports that are set out on the agenda. Members of the public may therefore make written submissions in any form (for example; Petitions, letters, written questions) which must be submitted to the Clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5 pm the day before the meeting. The consideration of such written submissions will be at the discretion of whosoever presides at the meeting.
	7878
	7879
	7880
	7881
	7882
	7883	In addition to rights set out in 59 above, the Chair (or Vice-Chair in their absence) of the Overview and Scrutiny Committee and the Leaders of any Opposition Groups can request to raise their key issues/questions in relation to the reports on the agenda. The Mayor or other person presiding at a meeting may also at their discretion allow other persons to contribute. All requests to raise issues or ask questions must be received by the clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5pm the day before the meeting.
	7884
	7885
	7886
	7887
	7888
	7889	All contributions to the meeting will be taken in a 15 minute question and answer session at the start of the meeting. Each contribution will normally be limited to three minutes. The Mayor or other person presiding at a meeting has discretion to vary these procedures especially where there are large numbers of requests or submissions.
	7890
	7891
	7892
	7893
	7894
	7895	Section 36.10: Application of Council Procedure Rules		1129	Section 36.10: Application of Council Procedure Rules
n	7896		n	1130	Rules 5 – 9, 17 to 24 of the Council Procedure Rules (Part B Section 26 of this Constitution) shall also apply to meetings of the Cabinet./Committees/Sub-Committees.
	7897
	7898
	7899
	7900
	7901
	7902
	7903
	7904	Rules 5 – 9, 17 to 24 of the Council Procedure Rules (Part B Section 26 of this Constitution) shall also apply to meetings of the Cabinet./Committees/Sub-Committees.
	7905
	7906
	7907
	7908
	7909
	7910	Section 36.11: Taking Executive Decisions outside of meetings (including Individual Mayoral Decisions)		1131	Section 36.11: Taking Executive Decisions outside of meetings (including Individual Mayoral Decisions)
n	7911		n	1132	1. Where an Executive decision, including a Key Decision, falls to be made and either:-
	7912
	7913
	7914
	7915
	7916
	7917
	7918
	7919	1. Where an Executive decision, including a Key Decision, falls to be made and either:-
	7920	(a) authority to make that decision has not been delegated by the Mayor under this Executive Scheme of Delegation; or  (b) authority has been delegated but the person or body with delegated powers declines to exercise those powers; or  (c) authority has been delegated but the Mayor nevertheless decides to take the decision himself,		1133	(a) authority to make that decision has not been delegated by the Mayor under this Executive Scheme of Delegation; or  (b) authority has been delegated but the person or body with delegated powers declines to exercise those powers; or  (c) authority has been delegated but the Mayor nevertheless decides to take the decision himself,
n	7921	the decision shall be made by the Mayor individually, after consultation with the Monitoring Officer, the Chief Finance Officer and such other Corporate Director(s), the Head of Paid Service or Cabinet Member(s) as required.	n	1134	the decision shall be made by the Mayor individually, after consultation with the Monitoring Officer, the Chief Finance Officer and such other Corporate Director(s), the Head of Paid Service or Cabinet Member(s) as required.
	7922			1135	2. Executive decisions (including Key Decisions) to be taken by the Mayor in accordance with paragraph 1 above shall either be taken:-
	7923
	7924
	7925
	7926
	7927	2. Executive decisions (including Key Decisions) to be taken by the Mayor in accordance with paragraph 1 above shall either be taken:-
	7928	(a) at a formal meeting of the Executive, notice of which has been given in accordance with the Executive Procedure Rules (Part I Section xx) of the Constitution and to which the Access to Information Rules (Part B Section xx) of the Constitution shall apply; or  (b) in accordance with the procedure at paragraph 5 below.		1136	(a) at a formal meeting of the Executive, notice of which has been given in accordance with the Executive Procedure Rules (Part I Section xx) of the Constitution and to which the Access to Information Rules (Part B Section xx) of the Constitution shall apply; or  (b) in accordance with the procedure at paragraph 5 below.
	7929			1137	3. In the case of a decision taken at a formal meeting of the Executive, the Mayor will take the decision having received written and oral advice from appropriate officers and consulted those members of the Executive present. In the event that a meeting of the Executive is not quorate, the Mayor may still take any necessary decisions having consulted any Executive members present. All Mayoral decisions taken at a formal meeting of the Executive shall be recorded in the minutes of the meeting.
	7930			1138	4. The Cabinet Meeting is not authorised to exercise the Mayor’s powers in the absence of the Mayor. If the Mayor is unable to act for any reason, and only in those circumstances, the Deputy Mayor is authorised to exercise the Mayor’s powers.
	7931			1139	5. The Mayor may at his discretion make a decision in relation to an Executive function, including a Key Decision, alone and outside the context of a meeting of the Executive. In relation to any decision made by the Mayor under this provision:-
	7932
	7933
	7934	3. In the case of a decision taken at a formal meeting of the Executive, the Mayor will take the decision having received written and oral advice from appropriate officers and consulted those members of the Executive present. In the event that a meeting of the Executive is not quorate, the Mayor may still take any necessary decisions having consulted any Executive members present. All Mayoral decisions taken at a formal meeting of the Executive shall be recorded in the minutes of the meeting.
	7935
	7936
	7937
	7938
	7939
	7940	4. The Cabinet Meeting is not authorised to exercise the Mayor’s powers in the absence of the Mayor. If the Mayor is unable to act for any reason, and only in those circumstances, the Deputy Mayor is authorised to exercise the Mayor’s powers.
	7941
	7942
	7943
	7944
	7945
	7946	5. The Mayor may at his discretion make a decision in relation to an Executive function, including a Key Decision, alone and outside the context of a meeting of the Executive. In relation to any decision made by the Mayor under this provision:-
	7947	(a) The decision may only be made following consideration by the Mayor of a full report by the relevant officer(s) containing all relevant information, options and recommendations in the same format as would be required if the decision were to be taken at a meeting of the Executive;  (b) The provisions of the Overview and Scrutiny Procedure Rules in relation to call-in, including the rules regarding urgent decisions, shall apply;  (c) In the case of a Key Decision as defined in Section 3 of the Constitution, the provisions of the Access to Information Procedure Rules in relation to prior publication on the Forward Plan shall apply; and  (d) The decision shall not be made until the Mayor has confirmed his agreement by signing a Mayoral Decision Proforma (example attached) which has first been completed with all relevant information and signed by the relevant Chief Officers.		1140	(a) The decision may only be made following consideration by the Mayor of a full report by the relevant officer(s) containing all relevant information, options and recommendations in the same format as would be required if the decision were to be taken at a meeting of the Executive;  (b) The provisions of the Overview and Scrutiny Procedure Rules in relation to call-in, including the rules regarding urgent decisions, shall apply;  (c) In the case of a Key Decision as defined in Section 3 of the Constitution, the provisions of the Access to Information Procedure Rules in relation to prior publication on the Forward Plan shall apply; and  (d) The decision shall not be made until the Mayor has confirmed his agreement by signing a Mayoral Decision Proforma (example attached) which has first been completed with all relevant information and signed by the relevant Chief Officers.
	7948			1141	6. All Mayoral decisions taken in accordance with paragraph 5 above shall be:-
	7949
	7950
	7951
	7952
	7953	6. All Mayoral decisions taken in accordance with paragraph 5 above shall be:-
	7954	(a) Recorded in a log held by the Head of Democratic Services and available for public inspection; and  (b) Published on the Council’s website;		1142	(a) Recorded in a log held by the Head of Democratic Services and available for public inspection; and  (b) Published on the Council’s website;
n	7955	save that no information that in the opinion of the Director of Legal / Monitoring Offier is ‘exempt’ or ‘confidential’ as defined in the Council’s Access to Information Procedure Rules (Section 27) shall be published, included in the decision notice or available for public inspection.	n	1143	save that no information that in the opinion of the Director of Legal / Monitoring Offier is ‘exempt’ or ‘confidential’ as defined in the Council’s Access to Information Procedure Rules (Section 27) shall be published, included in the decision notice or available for public inspection.
	7956			1144	7. Any decision taken by an individual Cabinet Member in relation to any matter delegated to them in accordance with paragraph 6 of the Mayor’s Executive Scheme of Delegation shall:-
	7957
	7958
	7959
	7960
	7961	7. Any decision taken by an individual Cabinet Member in relation to any matter delegated to them in accordance with paragraph 6 of the Mayor’s Executive Scheme of Delegation shall:-
	7962	(a) be subject to the same process and rules as a Mayoral decision in accordance with paragraphs 5 and 6 above; and  (b) not be made until the Mayor has confirmed in writing that he has no objection to the decision.		1145	(a) be subject to the same process and rules as a Mayoral decision in accordance with paragraphs 5 and 6 above; and  (b) not be made until the Mayor has confirmed in writing that he has no objection to the decision.
	7963			1146	Full details of the decision sought, including reasons for the recommendations and (where applicable) each of the options put forward; other options considered; background information; the comments of the Chief Finance Officer; the concurrent report of the Director of Legal; implications for Equalities; Risk Assessment; Background Documents; and other relevant matters are set out in the attached report.
	7964			1147
n	7965		n
	7966
	7967
	7968
	7969
	7970
	7971
	7972
	7973
	7974
	7975
	7976
	7977
	7978			1148
	7979			1149
	7980			1150
	7981			1151
	7982			1152
n	7983		n
	7984
	7985
	7986
	7987
	7988
	7989
	7990
	7991
	7992	Full details of the decision sought, including reasons for the recommendations and (where applicable) each of the options put forward; other options considered; background information; the comments of the Chief Finance Officer; the concurrent report of the Director of Legal; implications for Equalities; Risk Assessment; Background Documents; and other relevant matters are set out in the attached report.
	7993
	7994
	7995
	7996
	7997
	7998
	7999
	8000
	8001
	8002
	8003
	8004	…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………		1153	…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
	8005
	8006
	8007
	8008
	8009
	8010
	8011
	8012
	8013
	8014
	8015
	8016
	8017
	8018
	8019	Terms of Reference – The Executive, Grants, King George’s		1154	Terms of Reference – The Executive, Grants, King George’s
n	8020		n	1155	Terms of Reference of the following Executive Bodies are set out: Cabinet King George’s Field Board Grants Determination Cabinet Sub-Committee Housing Management Cabinet Sub-Committee
	8021
	8022
	8023
	8024
	8025
	8026
	8027
	8028	Terms of Reference of the following Executive Bodies are set out:
	8029	Cabinet
	8030	King George’s Field Board
	8031	Grants Determination Cabinet Sub-Committee
	8032	Housing Management Cabinet Sub-Committee
	8033
	8034
	8035
	8036	Section 37.1: Cabinet		1156	Section 37.1: Cabinet
	8037			1157
n	8038		n
	8039
	8040
	8041
	8042
	8043
	8044
	8045
	8046			1158
	8047	The Cabinet is forum for the Mayor and Cabinet Members to take decisions related to the executive functions of the Council.		1159	The Cabinet is forum for the Mayor and Cabinet Members to take decisions related to the executive functions of the Council.
n	8048		n
	8049	The Mayor and at least 2 and not more than 9 other Cabinet Members appointed by the Mayor.		1160	The Mayor and at least 2 and not more than 9 other Cabinet Members appointed by the Mayor.
n	8050		n
	8051
	8052	3 Members of the Cabinet including the Mayor or, where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.		1161	3 Members of the Cabinet including the Mayor or, where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.
n	8053		n
	8054	:
	8055	Part C – Decision Making		1162	: Part C – Decision Making
	8056
	8057
	8058
	8059
	8060
	8061	Section 37.2: King George's Fields Charity Board		1163	Section 37.2: King George's Fields Charity Board
n	8062		n	1164	The original charity was set up following the grant of moneys from a national appeal to perpetuate the memory of the late King George V. The foundation made grants for the laying out of the playing fields and it was agreed that they would be preserved in perpetuity as a memorial to King George V. The current King George’s Field Charity Board is a Cabinet Committee fulfilling the Council’s obligations as charity trustee. Currently the work is split into two charities, King George’s Field Mile End and King George’s Field Tredegar Square. Both are dealt with by the Board. This covers a number of pieces of land including Stepney Green Park, Whitehorse Road Open Space, Tredegar Square and most of Mile End Park including Mile End Park Leisure Centre and Mile End Stadium. This includes 10 shop units situated beneath the ‘Green Bridge’ at Mile End.
	8063
	8064
	8065
	8066
	8067
	8068
	8069
	8070
	8071
	8072
	8073	The original charity was set up following the grant of moneys from a national appeal to perpetuate the memory of the late King George V.
	8074	The foundation made grants for the laying out of the playing fields and it was agreed that they would be preserved in perpetuity as a memorial to King George V. The current King George’s Field Charity Board is a Cabinet Committee fulfilling the Council’s obligations as charity trustee. Currently the work is split into two charities, King George’s Field Mile End and King George’s Field Tredegar Square. Both are dealt with by the Board.
	8075	This covers a number of pieces of land including Stepney Green Park, Whitehorse Road Open Space, Tredegar Square and most of Mile End Park including Mile End Park Leisure Centre and Mile End Stadium.
	8076	This includes 10 shop units situated beneath the ‘Green Bridge’ at Mile End.
	8077
	8078			1165
	8079	All Members of the Cabinet		1166	All Members of the Cabinet
n	8080		n
	8081
	8082	3 Members of the Board		1167	3 Members of the Board
	8083
	8084
	8085
	8086
	8087
	8088	Section 37.3: Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee		1168	Section 37.3: Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee
	8089			1169
n	8090		n
	8091
	8092
	8093
	8094
	8095
	8096
	8097
	8098			1170
	8099	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to consider matters relating to grants.		1171	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to consider matters relating to grants.
	8100			1172
n	8101	Four Members of the Cabinet as appointed by the Mayor. All other Executive Members can substitute where necessary.	n	1173	Four Members of the Cabinet as appointed by the Mayor. All other Executive Members can substitute where necessary.
	8102
	8103
	8104			1174
n	8105		n
	8106
	8107
	8108
	8109	3 Members of the Sub-Committee		1175	3 Members of the Sub-Committee
	8110
	8111
	8112
	8113
	8114
	8115
	8116
	8117
	8118
	8119
	8120
	8121
	8122
	8123
	8124	Section 37.4: Housing Management (Cabinet) Sub-Committee		1176	Section 37.4: Housing Management (Cabinet) Sub-Committee
	8125			1177
n	8126		n
	8127
	8128
	8129
	8130
	8131
	8132
	8133
	8134			1178
	8135	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to advise on all matters relating to the delivery of the Council’s Landlord Housing Management function. With specific emphasis on ensuring the safety of residents living in Council-owned homes and ensuring residents shape service design and delivery.		1179	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to advise on all matters relating to the delivery of the Council’s Landlord Housing Management function. With specific emphasis on ensuring the safety of residents living in Council-owned homes and ensuring residents shape service design and delivery.
	8136			1180
	8137			1181
	8138	The Mayor and three members of the Cabinet as appointed by the Mayor, to include the Cabinet Member responsible for housing management functions.		1182	The Mayor and three members of the Cabinet as appointed by the Mayor, to include the Cabinet Member responsible for housing management functions.
n	8139	The Mayor will take decisions on the advice of the Sub-Committee.  All other Cabinet members act as substitute attendees in the event that the appointed members are unable to attend.  Up to three industry expert advisors (“Independent Advisors”) to be appointed, on the recommendation of the Sub-Committee, to provide independent specialist support and advice around finance, compliance, customer services and asset management.	n	1183	The Mayor will take decisions on the advice of the Sub-Committee.  All other Cabinet members act as substitute attendees in the event that the appointed members are unable to attend.  Up to three industry expert advisors (“Independent Advisors”) to be appointed, on the recommendation of the Sub-Committee, to provide independent specialist support and advice around finance, compliance, customer services and asset management.
	8140
	8141
	8142			1184
n	8143		n
	8144
	8145
	8146
	8147			1185
n	8148	The quorum is three Members of the Sub-Committee (one of which must be the Mayor).	n	1186	The quorum is three Members of the Sub-Committee (one of which must be the Mayor).
	8149
	8150
	8151
	8152
	8153
	8154
	8155
	8156	Overview and Scrutiny		1187	Overview and Scrutiny
n	8157		n
	8158
	8159
	8160
	8161
	8162
	8163	Introduction		1188	Introduction
n	8164		n	1189	Overview and Scrutiny provide an important check and balance function to ensure that the decisions of the Executive, Mayor and Cabinet are in the best interests of residents and that the council is providing high quality services.
	8165			1190	The scrutiny process provides non-executive councillors and co-opted Members with an opportunity to examine the services provided by the council and partner agencies, ask questions on how decisions are made and to consider whether service improvements can be put in place. Members of all political parties can work together in a challenging and constructive way to propose improvements not only to the way the council works, but also to other public services in the local area more generally.
	8166
	8167
	8168
	8169
	8170
	8171
	8172	Overview and Scrutiny provide an important check and balance function to ensure that the decisions of the Executive, Mayor and Cabinet are in the best interests of residents and that the council is providing high quality services.
	8173
	8174
	8175
	8176
	8177
	8178	The scrutiny process provides non-executive councillors and co-opted Members with an opportunity to examine the services provided by the council and partner agencies, ask questions on how decisions are made and to consider whether service improvements can be put in place. Members of all political parties can work together in a challenging and constructive way to propose improvements not only to the way the council works, but also to other public services in the local area more generally.
	8179
	8180
	8181
	8182	Section 38.1: Scrutiny Committees and Sub-Committees		1191	Section 38.1: Scrutiny Committees and Sub-Committees
n	8183		n	1192	Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions conferred by Sections 9F to 9FI of the Local Government Act 2000; Section 19 of the Police and Justice Act 2006 (local authority scrutiny of crime and disorder matters); or any functions which may be conferred on it by virtue of regulations under Section 244(2ZE) of the National Health Service Act 2006 (local authority scrutiny of health matters).
	8184			1193	Council will appoint a Member to serve as the Chair of the Overview and Scrutiny Committee. The Committee will appoint its own Vice-Chair.
	8185			1194	The Committee will appoint a Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 (including scrutiny of the local health service) to be known as the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee and it may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme. The Overview and Scrutiny Committee will appoint Members as Chairs of any such sub-committees. The Sub-Committees will appoint their own Vice-Chairs.
	8186			1195	The Overview and Scrutiny Committee and its Scrutiny Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with the Procedure Rules in Section 30 of this Constitution.
	8187
	8188
	8189
	8190
	8191	Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions conferred by sections 9F to 9FI of the Local Government Act 2000; section 19 of the Police and Justice Act 2006 (local authority scrutiny of crime and disorder matters); or any functions which may be conferred on it by virtue of regulations under section 244(2ZE) of the National Health Service Act 2006 (local authority scrutiny of health matters).
	8192
	8193
	8194
	8195
	8196
	8197	Council will appoint a Member to serve as the Chair of the Overview and Scrutiny Committee. The Committee will appoint its own Vice-Chair.
	8198
	8199
	8200
	8201
	8202
	8203	The Committee will appoint a Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 (including scrutiny of the local health service) to be known as the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee and it may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme. The Overview and Scrutiny Committee will appoint Members as Chairs of any such sub-committees. The Sub-Committees will appoint their own Vice-Chairs.
	8204
	8205
	8206
	8207
	8208
	8209	The Overview and Scrutiny Committee and its Scrutiny Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with the Procedure Rules in Section 30 of this Constitution.
	8210
	8211
	8212
	8213
	8214
	8215	Section 38.2: Scrutiny Leads		1196	Section 38.2: Scrutiny Leads
n	8216		n	1197	The Overview and Scrutiny Committee may appoint from amongst its Members, ‘Scrutiny Lead Members’ with responsibility for specific portfolios.
	8217
	8218
	8219
	8220
	8221
	8222
	8223
	8224	The Overview and Scrutiny Committee may appoint from amongst its Members, ‘Scrutiny Lead Members’ with responsibility for specific portfolios.
	8225
	8226
	8227
	8228
	8229
	8230	Section 38.3: General Role and Responsibilities		1198	Section 38.3: General Role and Responsibilities
n	8231		n	1199	Section 30 (Overview and Scrutiny Procedures Rules) sets out in more detail how the Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will operate. In summary, their roles include the following:
	8232
	8233
	8234
	8235
	8236
	8237
	8238
	8239	Section 30 (Overview and Scrutiny Procedures Rules) sets out in more detail how the Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will operate. In summary, their roles include the following:
	8240
	8241
	8242
	8243
	8244
	8245
	8246	Section 38.4: Reporting		1200	Section 38.4: Reporting
n	8247		n	1201	The Overview and Scrutiny Committee reports annually to Council on its work.
	8248			1202	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet member and make recommendations, as appropriate. This process is set out in more detail in Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules).
	8249
	8250
	8251
	8252
	8253
	8254
	8255	The Overview and Scrutiny Committee reports annually to Council on its work.
	8256
	8257
	8258
	8259
	8260
	8261	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet member and make recommendations, as appropriate. This process is set out in more detail in Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules).
	8262
	8263
	8264
	8265
	8266
	8267
	8268
	8269	Overview and Scrutiny Procedure Rules		1203	Overview and Scrutiny Procedure Rules
n	8270		n
	8271
	8272
	8273
	8274
	8275
	8276	Section 39.1: STATUTORY SCRUTINY OFFICER		1204	Section 39.1: STATUTORY SCRUTINY OFFICER
n	8277		n	1205	As required under Section 9FB Local Government Act 2000, the Council will appoint a Statutory Scrutiny Officer whose role is to oversee the arrangements for the Overview and Scrutiny function.
	8278			1206	The Statutory Scrutiny Officer shall be the officer holder of the following post:  •Director of Strategy, Improvement and Transformation.
	8279
	8280
	8281
	8282
	8283
	8284
	8285	As required under Section 9FB Local Government Act 2000, the Council will appoint a Statutory Scrutiny Officer whose role is to oversee the arrangements for the Overview and Scrutiny function.
	8286
	8287
	8288
	8289
	8290
	8291	The Statutory Scrutiny Officer shall be the officer holder of the following post:  •Director of Strategy, Improvement and Transformation.
	8292
	8293
	8294
	8295
	8296
	8297	Section 39.2: THE ARRANGEMENTS FOR OVERVIEW AND SCRUTINY		1207	Section 39.2: THE ARRANGEMENTS FOR OVERVIEW AND SCRUTINY
n	8298		n	1208	Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee (OSC) to discharge the functions conferred by sections 9F to 9FI of the Local Government Act 2000; section 19 of the Police and Justice Act 2006 (local authority scrutiny of crime and disorder matters); or any functions which may be conferred on it by virtue of regulations under section 244(2ZE) of the National Health Service Act 2006 (local authority scrutiny of health matters).
	8299			1209	There will be one standing Scrutiny Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and OSC may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme.
	8300			1210	The role of Overview and Scrutiny is to:
	8301
	8302
	8303
	8304
	8305
	8306	Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee (OSC) to discharge the functions conferred by sections 9F to 9FI of the Local Government Act 2000; section 19 of the Police and Justice Act 2006 (local authority scrutiny of crime and disorder matters); or any functions which may be conferred on it by virtue of regulations under section 244(2ZE) of the National Health Service Act 2006 (local authority scrutiny of health matters).
	8307
	8308
	8309
	8310
	8311
	8312	There will be one standing Scrutiny Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and OSC may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme.
	8313
	8314
	8315
	8316
	8317
	8318	The role of Overview and Scrutiny is to:
	8319
	8320
	8321
	8322
	8323
	8324
	8325	Section 39.3: THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE		1211	Section 39.3: THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE
n	8326		n	1212	The Overview and Scrutiny Committee will comprise nine Members of the Council and up to two co-opted members. Up to three substitutes per political group may be appointed. Its terms of reference are set out in detail in  Section 40  of this part of the Constitution but they include:
	8327
	8328
	8329
	8330
	8331
	8332
	8333
	8334	The Overview and Scrutiny Committee will comprise nine Members of the Council and up to two co-opted members. Up to three substitutes per political group may be appointed. Its terms of reference are set out in detail in Section xxx of this part of the Constitution but they include:
	8335
	8336
	8337
	8338
	8339
	8340
	8341	Section 39.4: SCRUTINY SUB-COMMITEES		1213	Section 39.4: SCRUTINY SUB-COMMITEES
n	8342		n	1214	The Overview and Scrutiny Committee may establish such Sub-Committee as it considers appropriate. At this time the following sub-committees have been established:
	8343			1215	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will undertake the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and consider matters relating to the local health service as provided by the NHS and other bodies including the Council:
	8344			1216	The membership of individual Scrutiny Sub-Committees and their terms of reference will be determined by the Overview and Scrutiny Committee. They will include the following:
	8345			1217	It is expected that Scrutiny Sub-Committees would meet at least five times a year.
	8346
	8347
	8348
	8349
	8350	The Overview and Scrutiny Committee may establish such Sub-Committee as it considers appropriate. At this time the following sub-committees have been established:
	8351
	8352
	8353
	8354
	8355
	8356
	8357	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will undertake the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and consider matters relating to the local health service as provided by the NHS and other bodies including the Council:
	8358
	8359
	8360
	8361
	8362
	8363
	8364	The membership of individual Scrutiny Sub-Committees and their terms of reference will be determined by the Overview and Scrutiny Committee. They will include the following:
	8365
	8366
	8367
	8368
	8369
	8370
	8371	It is expected that Scrutiny Sub-Committees would meet at least five times a year.
	8372
	8373
	8374
	8375
	8376
	8377	Section 39.5: WHO CHAIRS THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE AND THE SCRUTINY SUB-COMMITTEES		1218	Section 39.5: WHO CHAIRS THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE AND THE SCRUTINY SUB-COMMITTEES
n	8378		n	1219	The Chair of the Overview and Scrutiny Committee and the Chairs of the Scrutiny Sub-Committees will be drawn from among the Councillors sitting on the Committee.
	8379			1220	Council shall appoint a Member to serve as Chair of the Overview and Scrutiny Committee. If Council does not, and subject to the requirement at 11. above, the Committee may appoint such a person as it considers appropriate as Chair.
	8380			1221	The Overview and Scrutiny Committee will appoint the Chair and Members of any Sub-Committees. The Vice-Chair of each Committee and Sub-Committee shall be appointed by the Committee or Sub-Committee itself.
	8381
	8382
	8383
	8384
	8385
	8386	The Chair of the Overview and Scrutiny Committee and the Chairs of the Scrutiny Sub-Committees will be drawn from among the Councillors sitting on the Committee.
	8387
	8388
	8389
	8390
	8391
	8392	Council shall appoint a Member to serve as Chair of the Overview and Scrutiny Committee. If Council does not, and subject to the requirement at 11. above, the Committee may appoint such a person as it considers appropriate as Chair.
	8393
	8394
	8395
	8396
	8397
	8398	The Overview and Scrutiny Committee will appoint the Chair and Members of any Sub-Committees. The Vice-Chair of each Committee and Sub-Committee shall be appointed by the Committee or Sub-Committee itself.
	8399
	8400
	8401
	8402
	8403
	8404	Section 39.6: SCRUTINY LEAD MEMBERS		1222	Section 39.6: SCRUTINY LEAD MEMBERS
n	8405		n	1223	The Overview and Scrutiny Committee will select from among its Councillor Members lead Scrutiny Members, one for each of the following portfolios:-
	8406
	8407
	8408
	8409
	8410
	8411
	8412
	8413	The Overview and Scrutiny Committee will select from among its Councillor Members lead Scrutiny Members, one for each of the following portfolios:-
	8414	Overview and Scrutiny Committee’s Chair’s Portfolio  Children & Education*  Community Safety and Environment  Health & Adults*  Housing & Regeneration*  Resources and Finance		1224	Overview and Scrutiny Committee’s Chair’s Portfolio  Children & Education*  Community Safety and Environment  Health & Adults*  Housing & Regeneration*  Resources and Finance
	8415			1225	*To Chair the related Scrutiny Sub-Committee.
	8416
	8417
	8418
	8419
	8420	*To Chair the related Scrutiny Sub-Committee.
	8421	These themes may be subject to change from time to time and will be agreed by the Overview and Scrutiny Committee.		1226	These themes may be subject to change from time to time and will be agreed by the Overview and Scrutiny Committee.
	8422
	8423
	8424
	8425
	8426
	8427	Section 39.7: WHO MAY SIT ON OVERVIEW AND SCRUTINY?		1227	Section 39.7: WHO MAY SIT ON OVERVIEW AND SCRUTINY?
n	8428		n	1228	All Councillors except Members of the Executive may be Members of the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees. However, no Member may be involved in scrutinising a decision in which they have been directly involved.
	8429
	8430
	8431
	8432
	8433
	8434
	8435
	8436	All Councillors except Members of the Executive may be Members of the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees. However, no Member may be involved in scrutinising a decision in which they have been directly involved.
	8437
	8438
	8439
	8440
	8441
	8442	Section 39.8: CO-OPTEES		1229	Section 39.8: CO-OPTEES
n	8443		n	1230	The Overview and Scrutiny Committee will be responsible for approving co-opted Members for the Scrutiny Sub-Committees. Co-opted Members will be non-voting except in relation to Education matters only (see ‘Education Representatives’ below).
	8444
	8445
	8446
	8447
	8448
	8449
	8450
	8451	The Overview and Scrutiny Committee will be responsible for approving co-opted Members for the Scrutiny Sub-Committees. Co-opted Members will be non-voting except in relation to Education matters only (see ‘Education Representatives’ below).
	8452
	8453
	8454
	8455
	8456
	8457	Section 39.9: EDUCATION REPRESENTATIVES		1231	Section 39.9: EDUCATION REPRESENTATIVES
n	8458		n	1232	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee must include in its membership the following voting representatives in respect of education matters:
	8459			1233	The Committee may also include a Muslim representative who can also vote in respect of education matters.
	8460			1234	These Members may speak but not vote on any other (i.e. non educational) matters.
	8461			1235	Rules 16 to 18 also apply to any other Scrutiny meeting where an education matter is to be discussed.
	8462			1236	These Members may also receive the same Executive unrestricted and restricted agenda papers in relation to executive decision making as the Councillor Members of the Committee/Sub-Committee to which they are appointed.
	8463
	8464
	8465
	8466	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee must include in its membership the following voting representatives in respect of education matters:
	8467
	8468
	8469
	8470
	8471
	8472
	8473	The Committee may also include a Muslim representative who can also vote in respect of education matters.
	8474
	8475
	8476
	8477
	8478
	8479	These Members may speak but not vote on any other (i.e. non educational) matters.
	8480
	8481
	8482
	8483
	8484
	8485	Rules 16 to 18 also apply to any other Scrutiny meeting where an education matter is to be discussed.
	8486
	8487
	8488
	8489
	8490
	8491	These Members may also receive the same Executive unrestricted and restricted agenda papers in relation to executive decision making as the Councillor Members of the Committee/Sub-Committee to which they are appointed.
	8492
	8493
	8494
	8495
	8496
	8497	Section 39.10: MEETINGS		1237	Section 39.10: MEETINGS
n	8498		n	1238	The Overview and Scrutiny Committee shall meet in accordance with the calendar of meetings approved by Council. The Chair of the Committee may call an extraordinary meeting of the Committee at any time subject to the ordinary rules on the convening of meetings and the  Access to Information Procedure Rules  (see Part B Section 10 of the Constitution).
	8499			1239	The Scrutiny Sub-Committees shall meet in accordance with a timetable agreed by the Overview and Scrutiny Committee, but will establish their own pattern of meetings within this framework and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee may decide to lead any Scrutiny Sub-Committees.
	8500			1240	The Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with these procedure rules and the  Access to Information Rules  at Part B Section 10.
	8501
	8502
	8503
	8504
	8505
	8506	The Overview and Scrutiny Committee shall meet in accordance with the calendar of meetings approved by Council. The Chair of the Committee may call an extraordinary meeting of the Committee at any time subject to the ordinary rules on the convening of meetings and the Access to Information Procedure Rules (see Part B Section xxx of the Constitution).
	8507
	8508
	8509
	8510
	8511
	8512	The Scrutiny Sub-Committees shall meet in accordance with a timetable agreed by the Overview and Scrutiny Committee, but will establish their own pattern of meetings within this framework and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee may decide to lead any Scrutiny Sub-Committees.
	8513
	8514
	8515
	8516
	8517
	8518	The Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with these procedure rules and the Access to Information Rules at Part B Section xxx.
	8519
	8520
	8521
	8522
	8523
	8524	Section 39.11: QUORUM		1241	Section 39.11: QUORUM
n	8525		n	1242	The quorum for the Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees shall be three voting Members.
	8526
	8527
	8528
	8529
	8530
	8531
	8532
	8533	The quorum for the Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees shall be three voting Members.
	8534
	8535
	8536
	8537
	8538
	8539	Section 39.12: WORK PROGRAMME		1243	Section 39.12: WORK PROGRAMME
n	8540		n	1244	The Overview and Scrutiny Committee will be responsible for agreeing the overview and scrutiny work programme for the year.
	8541
	8542
	8543
	8544
	8545
	8546
	8547
	8548	The Overview and Scrutiny Committee will be responsible for agreeing the overview and scrutiny work programme for the year.
	8549
	8550
	8551
	8552
	8553
	8554	Section 39.13: AGENDA ITEMS		1245	Section 39.13: AGENDA ITEMS
n	8555		n	1246	Any Member of the Overview and Scrutiny Committee and/or any Scrutiny Sub-Committee shall be entitled to give notice to the Statutory Scrutiny Officer that they wish an item relevant to the functions of the Committee to be included on the agenda for the next available meeting. On receipt of such a request the Stautory Scrutiny Officer will ensure that it is included on the next available agenda provided that it is relevant to the Committee work programme.
	8556			1247	The Overview and Scrutiny Committee shall also respond, as soon as its work programme permits, to requests from Council and if it considers it appropriate the Mayor or Executive to review particular areas of Council activity. Where they do so, the Overview and Scrutiny Committee shall report their findings and any recommendations back to the Mayor/Executive and/or Council. The Executive shall consider the matter at one of its next two meetings following receipt of the report. If the matter is relevant to the Council only then will they consider the report at their next meeting.
	8557			1248	Any Council Member may refer to the Overview and Scrutiny Committee a local government matter in accordance with section 119 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007. In relation to any matter referred under this provision, the Committee shall consider whether or not to exercise its powers under section 21B of the Local Government Act 2000 to make a report or recommendation(s) to Council or the Executive on the matter.
	8558			1249	A “local government matter” at 28 above is one that
	8559			1250	Excluded matters are:
	8560			1251	If the Committee decides not to exercise any of its powers in relation to a matter referred to it under 28 above, it shall notify the Member who referred the matter of its decision and the reasons for it. If the Committee does make any report or recommendation(s) to the authority or the executive on the matter referred, it shall provide the Member with a copy of that report or recommendation(s), subject to the provisions of section 21D of the Local Government Act 2000 regarding confidential or exempt information.
	8561
	8562
	8563	Any Member of the Overview and Scrutiny Committee and/or any Scrutiny Sub-Committee shall be entitled to give notice to the Statutory Scrutiny Officer that they wish an item relevant to the functions of the Committee to be included on the agenda for the next available meeting. On receipt of such a request the Stautory Scrutiny Officer will ensure that it is included on the next available agenda provided that it is relevant to the Committee work programme.
	8564
	8565
	8566
	8567
	8568
	8569	The Overview and Scrutiny Committee shall also respond, as soon as its work programme permits, to requests from Council and if it considers it appropriate the Mayor or Executive to review particular areas of Council activity. Where they do so, the Overview and Scrutiny Committee shall report their findings and any recommendations back to the Mayor/Executive and/or Council. The Executive shall consider the matter at one of its next two meetings following receipt of the report. If the matter is relevant to the Council only then will they consider the report at their next meeting.
	8570
	8571
	8572
	8573
	8574
	8575	Any Council Member may refer to the Overview and Scrutiny Committee a local government matter in accordance with section 119 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007. In relation to any matter referred under this provision, the Committee shall consider whether or not to exercise its powers under section 21B of the Local Government Act 2000 to make a report or recommendation(s) to Council or the Executive on the matter.
	8576
	8577
	8578
	8579
	8580
	8581	A “local government matter” at 28 above is one that
	8582
	8583
	8584
	8585
	8586
	8587
	8588	Excluded matters are:
	8589
	8590
	8591
	8592
	8593
	8594
	8595	If the Committee decides not to exercise any of its powers in relation to a matter referred to it under 28 above, it shall notify the Member who referred the matter of its decision and the reasons for it. If the Committee does make any report or recommendation(s) to the authority or the executive on the matter referred, it shall provide the Member with a copy of that report or recommendation(s), subject to the provisions of section 21D of the Local Government Act 2000 regarding confidential or exempt information.
	8596
	8597
	8598
	8599
	8600
	8601	Section 39.14: SPECIFIC ROLE OF THE SCRUTINY COMMITTEE AND SUB-COMMITTEES		1252	Section 39.14: SPECIFIC ROLE OF THE SCRUTINY COMMITTEE AND SUB-COMMITTEES
n	8602		n
	8603
	8604
	8605
	8606
	8607
	8608
	8609
	8610
	8611
	8612
	8613
	8614
	8615
	8616
	8617	Section 39.15: POLICY REVIEW AND DEVELOPMENT		1253	Section 39.15: POLICY REVIEW AND DEVELOPMENT
n	8618		n	1254	The role of the Overview and Scrutiny Committee in relation to the development of the Council’s budget and policy framework is set out in detail in the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  (see Part D Section 19 of the Constitution). A summary is set out below:
	8619			1255	In relation to the development of the Council’s approach to other matters not forming part of its policy and budget framework, the Overview and Scrutiny Committee may make proposals to the Mayor or Executive for developments in so far as they relate to matters within its terms of reference.
	8620			1256	The Overview and Scrutiny Committee or any Scrutiny Sub-Committee established for this purpose may hold enquiries and investigate the available options for future direction in policy development and may appoint advisers and assessors to assist them in this process. They may go on site visits, conduct public surveys, hold public meetings, commission research and do all other things that they reasonably consider necessary to inform their deliberations. They may ask witnesses to attend to address them on any matter under consideration and may pay to any advisers, assessors and witnesses a reasonable fee and expenses for doing so.
	8621
	8622
	8623
	8624
	8625
	8626	The role of the Overview and Scrutiny Committee in relation to the development of the Council’s budget and policy framework is set out in detail in the Budget and Policy Framework Procedure Rules (see Part D Section xxx of the Constitution). A summary is set out below:
	8627
	8628
	8629
	8630
	8631
	8632
	8633	In relation to the development of the Council’s approach to other matters not forming part of its policy and budget framework, the Overview and Scrutiny Committee may make proposals to the Mayor or Executive for developments in so far as they relate to matters within its terms of reference.
	8634
	8635
	8636
	8637
	8638
	8639	The Overview and Scrutiny Committee or any Scrutiny Sub-Committee established for this purpose may hold enquiries and investigate the available options for future direction in policy development and may appoint advisers and assessors to assist them in this process. They may go on site visits, conduct public surveys, hold public meetings, commission research and do all other things that they reasonably consider necessary to inform their deliberations. They may ask witnesses to attend to address them on any matter under consideration and may pay to any advisers, assessors and witnesses a reasonable fee and expenses for doing so.
	8640
	8641
	8642
	8643
	8644
	8645	Section 39.16: REPORTS FROM OVERVIEW AND SCRUTINY		1257	Section 39.16: REPORTS FROM OVERVIEW AND SCRUTINY
n	8646		n
	8647
	8648
	8649
	8650
	8651
	8652
	8653
	8654	The Overview and Scrutiny Committee will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet Member and make recommendations as appropriate. All reports from Scrutiny Sub-Committees will be agreed by the relevant sub-committee and the Chair of that Committee will provide an update at the next meeting of the Overview and Scrutiny Committee. If the report cannot be agreed by the Sub-Committee, or if there are not any meetings of Sub-Committee, and in other exceptional circumstances, the report can be agreed by the Overview and Scrutiny Committee. Once it has formed recommendations on proposals for development, the Overview and Scrutiny Committee will prepare a formal report and submit it to the Executive Mayor and relevant Cabinet Member and Senior Officers for consideration and a formal response (if the proposals are consistent with the existing budgetary and policy framework) or to Council as appropriate (e.g. if the recommendation would require a departure from or a change to the agreed budget and policy framework).		1258	The Overview and Scrutiny Committee will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet Member and make recommendations as appropriate. All reports from Scrutiny Sub-Committees will be agreed by the relevant sub-committee and the Chair of that Committee will provide an update at the next meeting of the Overview and Scrutiny Committee. If the report cannot be agreed by the Sub-Committee, or if there are not any meetings of Sub-Committee, and in other exceptional circumstances, the report can be agreed by the Overview and Scrutiny Committee. Once it has formed recommendations on proposals for development, the Overview and Scrutiny Committee will prepare a formal report and submit it to the Executive Mayor and relevant Cabinet Member and Senior Officers for consideration and a formal response (if the proposals are consistent with the existing budgetary and policy framework) or to Council as appropriate (e.g. if the recommendation would require a departure from or a change to the agreed budget and policy framework).
	8655			1259	The Executive shall consider the report of the Overview and Scrutiny Committee and/or Sub-Committee at one of its future meetings setting out its response to any recommendations. The Council will consider the report at its next ordinary meeting if appropriate.
	8656
	8657
	8658
	8659
	8660	The Executive shall consider the report of the Overview and Scrutiny Committee and/or Sub-Committee at one of its future meetings setting out its response to any recommendations. The Council will consider the report at its next ordinary meeting if appropriate.
	8661
	8662
	8663
	8664
	8665
	8666	Section 39.17: SCRUTINY REVIEW GROUPS		1260	Section 39.17: SCRUTINY REVIEW GROUPS
n	8667		n	1261	The following rules apply to reports prepared by Scrutiny Review Groups replacing the general rules set out above. The Overview and Scrutiny Committee or its Sub-Committee may set up a ‘Review Group’ to examine a particular service or issue. The Review Group will comprise Scrutiny Members and internal and external experts as required. At the conclusion of its work the Review Group will report back to its parent Committee/Sub-Committee with its findings and recommendations.
	8668			1262	The parent Committee/Sub-Committee will then consider those findings and recommendations. It may, should it wish then refer those recommendations to the Mayor and Executive or the Council for a response.
	8669			1263	If, following consultation with the Mayor and Executive, officers are in agreement with the proposed recommendations set out, then the report shall be accepted by the relevant Corporate Director under delegated authority. This determination must take place within one month of receipt of the report.
	8670			1264	If no decision under 38 is taken, there is a challenge to the recommendations, or the Mayor and Executive specifically wish to comment on the report, then the Executive shall consider the report of the Overview and Scrutiny Committee at one of its future meetings following submission of the report. The Council will consider the report at its next ordinary meeting if appropriate.
	8671
	8672
	8673
	8674
	8675	The following rules apply to reports prepared by Scrutiny Review Groups replacing the general rules set out above. The Overview and Scrutiny Committee or its Sub-Committee may set up a ‘Review Group’ to examine a particular service or issue. The Review Group will comprise Scrutiny Members and internal and external experts as required. At the conclusion of its work the Review Group will report back to its parent Committee/Sub-Committee with its findings and recommendations.
	8676
	8677
	8678
	8679
	8680
	8681	The parent Committee/Sub-Committee will then consider those findings and recommendations. It may, should it wish then refer those recommendations to the Mayor and Executive or the Council for a response.
	8682
	8683
	8684
	8685
	8686
	8687	If, following consultation with the Mayor and Executive, officers are in agreement with the proposed recommendations set out, then the report shall be accepted by the relevant Corporate Director under delegated authority. This determination must take place within one month of receipt of the report.
	8688
	8689
	8690
	8691
	8692
	8693	If no decision under 38 is taken, there is a challenge to the recommendations, or the Mayor and Executive specifically wish to comment on the report, then the Executive shall consider the report of the Overview and Scrutiny Committee at one of its future meetings following submission of the report. The Council will consider the report at its next ordinary meeting if appropriate.
	8694
	8695
	8696
	8697
	8698
	8699	Section 39.18: MAKING SURE THAT OVERVIEW AND SCRUTINY REPORTS ARE CONSIDERED BY THE EXECUTIVE		1265	Section 39.18: MAKING SURE THAT OVERVIEW AND SCRUTINY REPORTS ARE CONSIDERED BY THE EXECUTIVE
n	8700		n	1266	Once the Overview and Scrutiny Committee has completed its deliberations on any matter it will forward a copy of its final report to the Statutory Scrutiny Officer who will allocate it to either the Executive or the Council for consideration in accordance with the Local Authorities (Functions and Responsibilities) Regulations 2000 (as amended) and the Local Authorities (arrangements for the Discharge of Functions) Regulations 2000.
	8701			1267	If the Statutory Scrutiny Officer, following consultation with the Monitoring Officer, refers the matter to Council, they may first refer it to the Mayor or Executive, who will have two weeks in which to consider the Overview and Scrutiny report and formulate any additional comments or recommendations.
	8702			1268	For the avoidance of doubt, the Mayor or Executive shall not alter or amend any Overview and Scrutiny Committee report before referring it to Council, but shall only make additional comments or recommendations (including any corporate, financial or legal implications) as may be appropriate. However, if Council does not agree with the Mayor’s or Executive’s recommendations, the disputes resolution procedure in Rule 2 of the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  (see Part D Section 19 of the Constitution) will apply.
	8703			1269	If the contents of the report would not have implications for the Council’s budget and policy framework, and is thus not referred to Council by the Monitoring Officer, the Mayor or Executive will have two weeks in which to consider the matter and respond to the overview and scrutiny report.
	8704			1270	Where the Overview and Scrutiny Committee makes a report or recommendations to the authority or the Mayor or Executive in accordance with section 21B of the Local Government Act 2000 as amended, the Committee shall by notice in writing require the authority or Mayor or Executive:-
	8705			1271	It is the duty of the authority or Mayor or Executive to which a notice is given under 45 above to comply with the requirements specified in the notice.
	8706
	8707
	8708	Once the Overview and Scrutiny Committee has completed its deliberations on any matter it will forward a copy of its final report to the Statutory Scrutiny Officer who will allocate it to either the Executive or the Council for consideration in accordance with the Local Authorities (Functions and Responsibilities) Regulations 2000 (as amended) and the Local Authorities (arrangements for the Discharge of Functions) Regulations 2000.
	8709
	8710
	8711
	8712
	8713
	8714	If the Statutory Scrutiny Officer, following consultation with the Monitoring Officer, refers the matter to Council, they may first refer it to the Mayor or Executive, who will have two weeks in which to consider the Overview and Scrutiny report and formulate any additional comments or recommendations.
	8715
	8716
	8717
	8718
	8719
	8720	For the avoidance of doubt, the Mayor or Executive shall not alter or amend any Overview and Scrutiny Committee report before referring it to Council, but shall only make additional comments or recommendations (including any corporate, financial or legal implications) as may be appropriate. However, if Council does not agree with the Mayor’s or Executive’s recommendations, the disputes resolution procedure in Rule 2 of the Budget and Policy Framework Procedure Rules (see Part D Section xxx of the Constitution) will apply.
	8721
	8722
	8723
	8724
	8725
	8726	If the contents of the report would not have implications for the Council’s budget and policy framework, and is thus not referred to Council by the Monitoring Officer, the Mayor or Executive will have two weeks in which to consider the matter and respond to the overview and scrutiny report.
	8727
	8728
	8729
	8730
	8731
	8732	Where the Overview and Scrutiny Committee makes a report or recommendations to the authority or the Mayor or Executive in accordance with section 21B of the Local Government Act 2000 as amended, the Committee shall by notice in writing require the authority or Mayor or Executive:-
	8733
	8734
	8735
	8736
	8737
	8738
	8739	It is the duty of the authority or Mayor or Executive to which a notice is given under 45 above to comply with the requirements specified in the notice.
	8740
	8741
	8742
	8743
	8744
	8745	Section 39.19: RIGHTS OF COMMITTEE MEMBERS TO DOCUMENTS		1272	Section 39.19: RIGHTS OF COMMITTEE MEMBERS TO DOCUMENTS
n	8746		n	1273	In addition to their rights as Councillors, Members of the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee have such additional rights to documents, and to notice of meetings as may be set out in the Access to Information Procedure Rules (see Part B Section 8 of the Constitution).
	8747			1274	Nothing in this paragraph prevents more detailed liaison between the Executive and the Overview and Scrutiny Committee as appropriate depending on the particular matter under consideration.
	8748
	8749
	8750
	8751
	8752
	8753
	8754	In addition to their rights as Councillors, Members of the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee have such additional rights to documents, and to notice of meetings as may be set out in the Access to Information Procedure Rules (see Part B Section 8 of the Constitution).
	8755
	8756
	8757
	8758
	8759
	8760	Nothing in this paragraph prevents more detailed liaison between the Executive and the Overview and Scrutiny Committee as appropriate depending on the particular matter under consideration.
	8761
	8762
	8763
	8764
	8765
	8766	Section 39.20: MEMBERS AND OFFICERS GIVING ACCOUNT		1275	Section 39.20: MEMBERS AND OFFICERS GIVING ACCOUNT
n	8767		n	1276	The Overview and Scrutiny Committee may scrutinise and review decisions made or actions taken in connection with the discharge of any Council function. As well as reviewing documentation, in fulfilling their role, they may require the Mayor, any other Member of the Executive, a Councillor, the Head of Paid Service and/or any senior officer to attend before it to explain in relation to matters within their remit:
	8768
	8769
	8770
	8771
	8772
	8773
	8774
	8775	The Overview and Scrutiny Committee may scrutinise and review decisions made or actions taken in connection with the discharge of any Council function. As well as reviewing documentation, in fulfilling their role, they may require the Mayor, any other Member of the Executive, a Councillor, the Head of Paid Service and/or any senior officer to attend before it to explain in relation to matters within their remit:
	8776
	8777
	8778
	8779
	8780
	8781
	8782	Where the Mayor, any Member or officer is required to attend the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee under this provision, the Chair of the Committee or Sub-Committee will inform the Chief Executive. The Chief Executive shall inform the Mayor, Member or officer in writing giving at least fifteen working days’ notice of the meeting at which they are required to attend. The notice will state the nature of the item on which they are required to attend to give account and whether any papers are required to be produced for the Committee or Sub-Committee. Where the account to be given to the Committee will require the production of a report, then the Mayor, Member or officer concerned will be given sufficient notice to allow for preparation of that documentation.		1277	Where the Mayor, any Member or officer is required to attend the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee under this provision, the Chair of the Committee or Sub-Committee will inform the Chief Executive. The Chief Executive shall inform the Mayor, Member or officer in writing giving at least fifteen working days’ notice of the meeting at which they are required to attend. The notice will state the nature of the item on which they are required to attend to give account and whether any papers are required to be produced for the Committee or Sub-Committee. Where the account to be given to the Committee will require the production of a report, then the Mayor, Member or officer concerned will be given sufficient notice to allow for preparation of that documentation.
	8783			1278	Where, in exceptional circumstances, the Mayor, Member or officer is unable to attend on the required date, then the Committee or Sub-Committee shall in consultation with the Mayor, Member or officer arrange an alternative date for attendance, to take place within a maximum of twenty-one working days from the date of the original request.
	8784			1279	Except in exceptional circumstances, any failure by the Mayor or Member to attend the Committee or Sub-Committee will be considered a breach of the Code of Conduct for Members and investigated accordingly. Any failure by an Officer to attend will be dealt with under the appropriate disciplinary procedure.
	8785
	8786
	8787
	8788	Where, in exceptional circumstances, the Mayor, Member or officer is unable to attend on the required date, then the Committee or Sub-Committee shall in consultation with the Mayor, Member or officer arrange an alternative date for attendance, to take place within a maximum of twenty-one working days from the date of the original request.
	8789
	8790
	8791
	8792
	8793
	8794	Except in exceptional circumstances, any failure by the Mayor or Member to attend the Committee or Sub-Committee will be considered a breach of the Code of Conduct for Members and investigated accordingly. Any failure by an Officer to attend will be dealt with under the appropriate disciplinary procedure.
	8795
	8796
	8797
	8798
	8799
	8800	Section 39.21: ATTENDANCE BY OTHERS		1280	Section 39.21: ATTENDANCE BY OTHERS
n	8801		n	1281	The Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee may invite people other than those people referred to in ‘Members an Officers Giving Account’ above to address it, discuss issues of local concern and/or answer questions. It may for example wish to hear from residents, stakeholders and Members and officers in other parts of the public sector and shall invite such people to attend.
	8802
	8803
	8804
	8805
	8806
	8807
	8808
	8809	The Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee may invite people other than those people referred to in ‘Members an Officers Giving Account’ above to address it, discuss issues of local concern and/or answer questions. It may for example wish to hear from residents, stakeholders and Members and officers in other parts of the public sector and shall invite such people to attend.
	8810
	8811
	8812
	8813
	8814
	8815	Section 39.22: CALL-IN		1282	Section 39.22: CALL-IN
n	8816		n	1283	When a decision is made by the Mayor, the Cabinet, an individual Member of the Executive, a Committee of the Executive, or a key decision is made by an officer with delegated authority or under joint arrangements, the decision shall be published on the Council’s website Members of the Overview and Scrutiny Committee will be sent an alert when all such decisions within the same timescale, by the person responsible for publishing the decision.
	8817			1284	The decision publication and call-in deadlines are all published in advance on the Council’s website. Decisions will come into force, and may then be implemented at 5pm on the fifth clear working day, after the publication of the decision unless, after receiving a written request to do so, the Monitoring Officer calls the decision in.
	8818			1285	During that period, the Monitoring Officer shall call-in a decision for scrutiny by the Overview and Scrutiny Committee if so requested by:
	8819			1286	The Monitoring Officer shall call-in a decision within twenty-four hours of receiving a written request to do so and shall place it on the agenda of the next meeting of the Overview and Scrutiny Committee on such a date as they may determine, where possible after consultation with the Chair of the Committee, and in any case within five clear working days of the decision to call-in. However, the Monitoring Officer will not call-in:
	8820			1287	Where the matter is in dispute, both the Chief Executive and the Monitoring Officer should be satisfied that one of the above criteria applies.
	8821			1288	The Monitoring Officer shall then notify the decision taker of the call-in, who shall suspend implementation of the decision.
	8822			1289	If, having considered the decision, the Overview and Scrutiny Committee is still concerned about it, then it may refer it back to the Mayor or Executive for reconsideration, setting out in writing the nature of its concerns or if the matter should properly be considered by Council refer the matter to Council. If referred to the decision-maker they shall then reconsider within a further five clear working days or as soon as is reasonably practical thereafter, amending the decision or not, before adopting a final decision.
	8823			1290	For the avoidance of doubt, if the Overview and Scrutiny Committee refers a matter back to the decision-making person or body, the implementation of that decision shall be suspended until such time as the decision-making person or body reconsiders and either amends or confirms that decision.
	8824	When a decision is made by the Mayor, the Cabinet, an individual Member of the Executive, a Committee of the Executive, or a key decision is made by an officer with delegated authority or under joint arrangements, the decision shall be published on the Council’s website Members of the Overview and Scrutiny Committee will be sent an alert when all such decisions within the same timescale, by the person responsible for publishing the decision.		1291	If following an objection to the decision, the Overview and Scrutiny Committee does not meet in the period set out above, or does meet but does not refer the matter back to the decision-making person or body, the decision shall take effect on the date of the Overview and Scrutiny Committee meeting, or the expiry of that further five working day period, whichever is the earlier.
	8825
	8826
	8827
	8828
	8829
	8830	The decision publication and call-in deadlines are all published in advance on the Council’s website. Decisions will come into force, and may then be implemented at 5pm on the fifth clear working day, after the publication of the decision unless, after receiving a written request to do so, the Monitoring Officer calls the decision in.
	8831
	8832
	8833
	8834
	8835
	8836	During that period, the Monitoring Officer shall call-in a decision for scrutiny by the Overview and Scrutiny Committee if so requested by:
	8837
	8838
	8839
	8840
	8841
	8842
	8843	The Monitoring Officer shall call-in a decision within twenty-four hours of receiving a written request to do so and shall place it on the agenda of the next meeting of the Overview and Scrutiny Committee on such a date as they may determine, where possible after consultation with the Chair of the Committee, and in any case within five clear working days of the decision to call-in. However, the Monitoring Officer will not call-in:
	8844
	8845
	8846
	8847
	8848
	8849
	8850	Where the matter is in dispute, both the Chief Executive and the Monitoring Officer should be satisfied that one of the above criteria applies.
	8851
	8852
	8853
	8854
	8855
	8856	The Monitoring Officer shall then notify the decision taker of the call-in, who shall suspend implementation of the decision.
	8857
	8858
	8859
	8860
	8861
	8862	If, having considered the decision, the Overview and Scrutiny Committee is still concerned about it, then it may refer it back to the Mayor or Executive for reconsideration, setting out in writing the nature of its concerns or if the matter should properly be considered by Council refer the matter to Council. If referred to the decision-maker they shall then reconsider within a further five clear working days or as soon as is reasonably practical thereafter, amending the decision or not, before adopting a final decision.
	8863
	8864
	8865
	8866
	8867
	8868	For the avoidance of doubt, if the Overview and Scrutiny Committee refers a matter back to the decision-making person or body, the implementation of that decision shall be suspended until such time as the decision-making person or body reconsiders and either amends or confirms that decision.
	8869
	8870
	8871
	8872
	8873
	8874	If following an objection to the decision, the Overview and Scrutiny Committee does not meet in the period set out above, or does meet but does not refer the matter back to the decision-making person or body, the decision shall take effect on the date of the Overview and Scrutiny Committee meeting, or the expiry of that further five working day period, whichever is the earlier.
	8875
	8876
	8877
	8878
	8879
	8880	If the matter was referred to Council and Council does not object to a decision which has been made, then no further action is necessary and the decision will be effective in accordance with the provision below. However, if Council does object, then Council will refer any decision to which it objects back to the decision-making person or body together with Council’s views on the decision. That decision-making person or body shall decide whether to amend the decision or not before reaching a final decision and implementing it. Where the decision was taken by the Executive as a whole or a Committee of the Executive, a meeting will be convened to reconsider within five clear working days of the request. Where the decision was made by an individual, the individual will also reconsider within five clear working days of the request.		1292	If the matter was referred to Council and Council does not object to a decision which has been made, then no further action is necessary and the decision will be effective in accordance with the provision below. However, if Council does object, then Council will refer any decision to which it objects back to the decision-making person or body together with Council’s views on the decision. That decision-making person or body shall decide whether to amend the decision or not before reaching a final decision and implementing it. Where the decision was taken by the Executive as a whole or a Committee of the Executive, a meeting will be convened to reconsider within five clear working days of the request. Where the decision was made by an individual, the individual will also reconsider within five clear working days of the request.
	8881			1293	If Council does not meet, or it does but does not refer the decision back to the decision-making body or person, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which the meeting should have been held, whichever is the earlier.
	8882
	8883
	8884
	8885
	8886	If Council does not meet, or it does but does not refer the decision back to the decision-making body or person, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which the meeting should have been held, whichever is the earlier.
	8887
	8888
	8889
	8890
	8891
	8892	Section 39.23: CALL-IN AND URGENCY		1294	Section 39.23: CALL-IN AND URGENCY
n	8893		n	1295	The call-in procedure set out above shall not apply where the decision being taken by the Mayor, the Executive or a Committee of the Executive, or the key decision being made by an officer with delegated authority from the Executive or under joint arrangements is urgent. A decision will be urgent if any delay likely to be caused by the call-in process would seriously prejudice the Council’s or the public’s interests.
	8894			1296	The record of the decision and notice by which it is made public shall state whether in the opinion of the decision making person or body, the decision is an urgent one, and therefore not subject to call-in.
	8895			1297	The Chair of the Overview and Scrutiny Committee must agree both that the decision proposed is reasonable in all the circumstances and to it being treated as a matter of urgency. In the absence of the Chair, the Speaker’s consent shall be required. In the absence of both, the consent of the Deputy Speaker or the Head of Paid Service or her/his nominee shall be required.
	8896			1298	Decisions taken as a matter of urgency must be reported to the next available meeting of Council, together with the reasons for urgency.
	8897			1299	The operation of the provisions relating to call-in and urgency shall be monitored annually, and a report submitted to Council with proposals for review if necessary.
	8898
	8899
	8900
	8901	The call-in procedure set out above shall not apply where the decision being taken by the Mayor, the Executive or a Committee of the Executive, or the key decision being made by an officer with delegated authority from the Executive or under joint arrangements is urgent. A decision will be urgent if any delay likely to be caused by the call-in process would seriously prejudice the Council’s or the public’s interests.
	8902
	8903
	8904
	8905
	8906
	8907	The record of the decision and notice by which it is made public shall state whether in the opinion of the decision making person or body, the decision is an urgent one, and therefore not subject to call-in.
	8908
	8909
	8910
	8911
	8912
	8913	The Chair of the Overview and Scrutiny Committee must agree both that the decision proposed is reasonable in all the circumstances and to it being treated as a matter of urgency. In the absence of the Chair, the Speaker’s consent shall be required. In the absence of both, the consent of the Deputy Speaker or the Head of Paid Service or her/his nominee shall be required.
	8914
	8915
	8916
	8917
	8918
	8919	Decisions taken as a matter of urgency must be reported to the next available meeting of Council, together with the reasons for urgency.
	8920
	8921
	8922
	8923
	8924
	8925	The operation of the provisions relating to call-in and urgency shall be monitored annually, and a report submitted to Council with proposals for review if necessary.
	8926
	8927
	8928
	8929
	8930
	8931	Section 39.24: THE PARTY WHIP		1300	Section 39.24: THE PARTY WHIP
n	8932		n	1301	The use of the party whip to influence decisions of the Overview and Scrutiny Committee or one of its Sub-Committees is inappropriate and should not be used.
	8933			1302	In this rule “a party whip” means any instruction given by or on behalf of a political group to any Councillor who is a Member of that group as to how that Councillor shall speak or vote on any matter before Council or any Committee, or the application or threat to apply any sanction by the group in respect of that Councillor should they speak or vote in any particular manner.
	8934
	8935
	8936
	8937
	8938
	8939
	8940	The use of the party whip to influence decisions of the Overview and Scrutiny Committee or one of its Sub-Committees is inappropriate and should not be used.
	8941
	8942
	8943
	8944
	8945
	8946	In this rule “a party whip” means any instruction given by or on behalf of a political group to any Councillor who is a Member of that group as to how that Councillor shall speak or vote on any matter before Council or any Committee, or the application or threat to apply any sanction by the group in respect of that Councillor should they speak or vote in any particular manner.
	8947
	8948
	8949
	8950
	8951
	8952	Section 39.25: PROCEDURE AT OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE MEETINGS		1303	Section 39.25: PROCEDURE AT OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE MEETINGS
n	8953		n	1304	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Panels shall consider the following business:
	8954			1305	Where the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee conducts investigations (e.g. with a view to policy development), the body may also ask people to attend to give evidence at meetings of the body. Such meetings are to be conducted in accordance with the following principles:
	8955			1306	Following any investigation or review, the Committee or Sub-Committee shall prepare a report, for submission to the Mayor/Executive and/or Council as appropriate by the Overview and Scrutiny Committee, and shall make its report and findings public in so far as the report does not contain exempt or confidential information.
	8956
	8957
	8958
	8959
	8960
	8961	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Panels shall consider the following business:
	8962
	8963
	8964
	8965
	8966
	8967
	8968	Where the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee conducts investigations (e.g. with a view to policy development), the body may also ask people to attend to give evidence at meetings of the body. Such meetings are to be conducted in accordance with the following principles:
	8969
	8970
	8971
	8972
	8973
	8974
	8975	Following any investigation or review, the Committee or Sub-Committee shall prepare a report, for submission to the Mayor/Executive and/or Council as appropriate by the Overview and Scrutiny Committee, and shall make its report and findings public in so far as the report does not contain exempt or confidential information.
	8976
	8977
	8978
	8979
	8980
	8981	Section 39.26: SUSPENSION		1307	Section 39.26: SUSPENSION
n	8982		n	1308	Any part of these Rules may be suspended in accordance with Council Procedure Rule 23 within Part D,  Section 17  of this Constitution provided such suspension is not contrary to the law.
	8983
	8984
	8985
	8986
	8987
	8988
	8989
	8990	Any part of these Rules may be suspended in accordance with Council Procedure Rule 23 within Part D Section xxx of this Constitution provided such suspension is not contrary to the law.
	8991
	8992
	8993
	8994
	8995
	8996
	8997
	8998	Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference		1309	Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference
	8999			1310
n	9000		n
	9001
	9002
	9003
	9004
	9005
	9006
	9007
	9008	The Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions:		1311	The Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions:
	9009			1312	The aim is to make the decision-making process more transparent, accountable and inclusive, and improve services for people by being responsive to their needs.
	9010
	9011			1313
n	9012		n
	9013
	9014
	9015	The aim is to make the decision-making process more transparent, accountable and inclusive, and improve services for people by being responsive to their needs.
	9016
	9017
	9018
	9019
	9020
	9021
	9022	9 non-executive councillors – including the chair and leads from Sub Committees.		1314	9 non-executive councillors – including the chair and leads from Sub Committees.
n	9023	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.	n	1315	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.
	9024
	9025			1316
n	9026		n
	9027
	9028
	9029
	9030
	9031
	9032
	9033
	9034
	9035
	9036
	9037	: Three members of the Committee		1317	: Three members of the Committee
	9038
	9039
	9040
	9041
	9042
	9043	Meeting Procedures for Children and Education Scrutiny Sub-Committee		1318	Meeting Procedures for Children and Education Scrutiny Sub-Committee
n	9044		n
	9045
	9046
	9047
	9048
	9049
	9050	Section 41.1: Chair and Membership		1319	Section 41.1: Chair and Membership
n	9051		n	1320	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Children and Education. The membership of the Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9052
	9053
	9054
	9055
	9056
	9057
	9058
	9059	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Children and Education. The membership of the Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9060
	9061
	9062
	9063
	9064
	9065	Section 41.2: Frequency of meetings		1321	Section 41.2: Frequency of meetings
n	9066		n	1322	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. Dates will be published on the Council’s website.
	9067			1323	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm. The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9068
	9069
	9070
	9071
	9072
	9073
	9074	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. Dates will be published on the Council’s website.
	9075
	9076
	9077
	9078
	9079
	9080	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm. The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9081
	9082
	9083
	9084
	9085
	9086	Section 41.3: Support to the Sub-Committee		1324	Section 41.3: Support to the Sub-Committee
n	9087		n	1325	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9088			1326	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9089			1327	The Strategy and Communities Team Strategy and Policy Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9090
	9091
	9092
	9093
	9094
	9095	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9096
	9097
	9098
	9099
	9100
	9101	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9102
	9103
	9104
	9105
	9106
	9107
	9108	The Strategy and Communities Team Strategy and Policy Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9109
	9110
	9111
	9112
	9113
	9114
	9115	Section 41.4: Proceedings		1328	Section 41.4: Proceedings
n	9116		n	1329	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9117
	9118
	9119
	9120
	9121
	9122
	9123
	9124
	9125
	9126	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9127
	9128
	9129
	9130
	9131
	9132
	9133	Meeting Procedures for Health and Adults Scrutiny Sub-Committee		1330	Meeting Procedures for Health and Adults Scrutiny Sub-Committee
n	9134		n
	9135
	9136
	9137
	9138
	9139
	9140	Section 42.1: Chair and Membership		1331	Section 42.1: Chair and Membership
n	9141		n	1332	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Health & Adults. The membership of the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9142
	9143
	9144
	9145
	9146
	9147
	9148
	9149	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Health & Adults. The membership of the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9150
	9151
	9152
	9153
	9154
	9155	Section 42.2: Frequency of meetings		1333	Section 42.2: Frequency of meetings
n	9156		n	1334	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. The dates will be published on the Council’s Website.
	9157			1335	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9158
	9159
	9160
	9161
	9162
	9163
	9164	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. The dates will be published on the Council’s Website.
	9165
	9166
	9167
	9168
	9169
	9170	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9171
	9172
	9173
	9174
	9175
	9176	Section 42.3: Support to the Sub-Committee		1336	Section 42.3: Support to the Sub-Committee
n	9177		n	1337	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9178			1338	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9179			1339	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9180
	9181
	9182
	9183
	9184
	9185	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9186
	9187
	9188
	9189
	9190
	9191	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9192
	9193
	9194
	9195
	9196
	9197
	9198	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9199
	9200
	9201
	9202
	9203
	9204
	9205	Section 42.4: Proceedings		1340	Section 42.4: Proceedings
n	9206		n	1341	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9207
	9208
	9209
	9210
	9211
	9212
	9213
	9214	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9215
	9216
	9217
	9218
	9219
	9220
	9221
	9222
	9223	Meeting Procedures for Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee		1342	Meeting Procedures for Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee
n	9224		n
	9225
	9226
	9227
	9228
	9229
	9230	Section 43.1: Chair and Membership		1343	Section 43.1: Chair and Membership
n	9231		n	1344	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Housing & Regeneration. The membership of the Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9232
	9233
	9234
	9235
	9236
	9237
	9238
	9239	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Housing & Regeneration. The membership of the Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
	9240
	9241
	9242
	9243
	9244
	9245	Section 43.2: Frequency of meetings		1345	Section 43.2: Frequency of meetings
n	9246		n	1346	The Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee will meet 6 times a year. The meeting dates will be published on the Council’s website.
	9247			1347	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9248
	9249
	9250
	9251
	9252
	9253
	9254	The Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee will meet 6 times a year. The meeting dates will be published on the Council’s website.
	9255
	9256
	9257
	9258
	9259
	9260	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
	9261
	9262
	9263
	9264
	9265
	9266	Section 43.3: Support to the Sub-Committee		1348	Section 43.3: Support to the Sub-Committee
n	9267		n	1349	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9268			1350	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9269			1351	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9270
	9271
	9272
	9273
	9274
	9275	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	9276
	9277
	9278
	9279
	9280
	9281	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	9282
	9283
	9284
	9285
	9286
	9287
	9288	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	9289
	9290
	9291
	9292
	9293
	9294
	9295	Section 43.4: Proceedings		1352	Section 43.4: Proceedings
n	9296		n	1353	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9297
	9298
	9299
	9300
	9301
	9302
	9303
	9304	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
	9305
	9306
	9307
	9308
	9309
	9310
	9311
	9312
	9313	Terms of Reference – Children and Education Scrutiny Sub-Committee		1354	Terms of Reference – Children and Education Scrutiny Sub-Committee
	9314			1355
n	9315		n
	9316
	9317
	9318
	9319
	9320
	9321
	9322
	9323	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been established to scrutinise the provision, planning and management of children and young people’s services – including children’s social care; safeguarding children; children in care; SEN and education inclusion, troubled families and the Youth Offending Service (YOS) education, learning and schools; youth services; early years; education capital estate and youth & play services.		1356	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been established to scrutinise the provision, planning and management of children and young people’s services – including children’s social care; safeguarding children; children in care; SEN and education inclusion, troubled families and the Youth Offending Service (YOS) education, learning and schools; youth services; early years; education capital estate and youth & play services.
	9324
	9325			1357
n	9326		n
	9327
	9328
	9329
	9330	7 non-executive councillors – the chair and six councillors; and  6 co-opted members (consisting of: - a Church of England and a Roman Catholic representative; 3 Parent Governor representatives under paragraph 7 of Schedule A1 to the Local Government Act 2000; and a Muslim faith representative).		1358	7 non-executive councillors – the chair and six councillors; and  6 co-opted members (consisting of: - a Church of England and a Roman Catholic representative; 3 Parent Governor representatives under paragraph 7 of Schedule A1 to the Local Government Act 2000; and a Muslim faith representative).
	9331
	9332			1359
n	9333		n
	9334
	9335
	9336
	9337
	9338
	9339
	9340
	9341
	9342
	9343
	9344	: Three voting Members		1360	: Three voting Members
	9345
	9346
	9347
	9348
	9349
	9350	Terms of Reference – Health and Adults Scrutiny Sub-Committee		1361	Terms of Reference – Health and Adults Scrutiny Sub-Committee
	9351			1362
n	9352		n
	9353
	9354
	9355
	9356
	9357
	9358
	9359
	9360	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been established to undertake the Council’s responsibilities in respect of Scrutinising local health services and adult social care, covering services provided by the Council as well as those provided by the Council’s partners.		1363	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been established to undertake the Council’s responsibilities in respect of Scrutinising local health services and adult social care, covering services provided by the Council as well as those provided by the Council’s partners.
	9361
	9362			1364
n	9363		n
	9364
	9365
	9366
	9367	7 non-executive councillors – the chair and six councillors.		1365	7 non-executive councillors – the chair and six councillors.
n	9368	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.	n	1366	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.
	9369
	9370			1367
n	9371		n
	9372
	9373
	9374
	9375
	9376
	9377
	9378
	9379
	9380
	9381
	9382	: Three voting Members		1368	: Three voting Members
	9383
	9384
	9385
	9386
	9387
	9388	Terms of Reference – Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee		1369	Terms of Reference – Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee
	9389			1370
n	9390		n
	9391
	9392
	9393
	9394
	9395
	9396
	9397
	9398	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will undertake overview and scrutiny pertaining to housing management and planning matters, as well as regeneration strategy and sustainability, including economic development, regeneration and inequality; and employment strategy and initiatives and skills development.		1371	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will undertake overview and scrutiny pertaining to housing management and planning matters, as well as regeneration strategy and sustainability, including economic development, regeneration and inequality; and employment strategy and initiatives and skills development.
	9399
	9400			1372
n	9401		n
	9402
	9403
	9404
	9405	7 non-executive councillors – the chair and six councillors		1373	7 non-executive councillors – the chair and six councillors
n	9406	Two non-voting Co-Optees may also be appointed,	n	1374	Two non-voting Co-Optees may also be appointed,
	9407
	9408			1375
n	9409		n
	9410
	9411
	9412
	9413
	9414
	9415
	9416
	9417
	9418
	9419
	9420	: Three voting Members		1376	: Three voting Members
	9421
	9422
	9423
	9424
	9425
	9426	Councillor Call-for Action Procedure		1377	Councillor Call-for Action Procedure
n	9427		n
	9428
	9429
	9430
	9431
	9432
	9433	Section 47.1: Tower Hamlets Councillor Call for Action (CCfA) Guide		1378	Section 47.1: Tower Hamlets Councillor Call for Action (CCfA) Guide
n	9434		n	1379	Section 47.2: Introduction
				1380	Councillor Call for Action (CCfA) powers were first introduced in the Local Government and Public Involvement in Health Act (2007) to provide a formal mechanism that allows councillors (in England) to refer an issue of local concern e.g. related to local government matter and affecting their ward for consideration by the Overview and Scrutiny Committee (OSC). The Localism Act (2011) further clarifies that councillors can refer matters which are not restricted to local government that are relevant to the functions of the committee. The Police and Criminal Justice Act (2006) also provides a ‘Call for Action’ in relation to crime and disorder issues.
				1381	A CCfA can be used to tackle problems on a neighbourhood or ward specific level which has been unable to resolve through normal channels e.g. corporate complaints, petitions, Member’s Enquiries, Freedom of Information (FOI) requests and mediation. It is at the discretion of each councillor as to what issues they wish to raise for a potential review through the CCfA. However, councillors must demonstrate that other methods of resolution have been exhausted first. A CCfA request should not be considered as merely ‘scrutiny process’ it should be viewed as a whole council approach, that can assist councillors to resolve issues on behalf of their constituents.
				1382	Section 47.3: Principles
				1383	The CCfA process works on the basis of some broad principles:
				1384	Section 47.4: Prior to undertaking a CCfA
				1385	Councillors should consider the following to resolve local issues:
				1386	Section 47.5: When a referral should be made
				1387	Under the CCfA, councillors are able to refer issues to OSC where it can demonstrate the following:
				1388	Importantly, undertaking a CCfA will be a means of ‘last resort’ with issues being raised at OSC  . Furthermore, undertaking a CCfA does not guarantee to resolve an issue but it offers the chance to bring a pressing matter to a wider audience with an opportunity to discuss the item.
				1389	Section 47.6: Benefits of a CCfA
				1390	The CCfA process provides an opportunity:
				1391	Section 47.7: Limitations of a CCfA
				1392	There are some issues that are excluded from referral as a CCfA:
				1393	Section 47.8: How will Overview and Scrutiny Committee deal with a CCfA Request?
				1394	A CCfA referral to OSC will place an issue on the OSC’s agenda. It is up to the Committee to decide whether or not to take the issue further. To determine if the CCfA needs to be looked at in detail, the OSC will be able to use the following criteria:
				1395	If the OSC decides to take any action, then it will inform the councillor that raised the CCfA and provide that councillor with a copy of any report or recommendations that are made in relation to the CCfA. Where relevant the councillor will also be provided with any response received from the Cabinet or a partner organisation in relation to the CCfA.
				1396	Section 47.9: Statutory Scrutiny Officer
				1397	There are some circumstance where a CCfA will not be dealt with under this scheme as specified by the limitations of a CCfA; or any other circumstances which, in the opinion of the Statutory Scrutiny Officer would mean the CCfA would be better dealt with using a different Council procedure.
				1398	Section 47.10: Timeframe or a CCfA Requisition
				1399	For a CCfA to be considered, it must be submitted at least 10 working days in advance of the OSC meeting. If a CCfA submission request falls within 10 working days, it will need to be scheduled for the next OSC meeting.
				1400	Section 47.11: Councillor Call for Action (CCfA) process
				1401	Section 47.12: London Borough of Tower Hamlets   Overview and Scrutiny Committee   ‘Councillor Call for Action’ Requisition
				1402	Members
				1403	The Speaker of the Council
				1404	The position of Speaker of the Council performs the duties often carried out by the post of ‘civic mayor’.
				1405	The Council has decided, in agreeing its Executive Arrangements, that the Speaker of the Council will be the first citizen of the Borough and will perform the majority of civic and ceremonial duties for the Borough. The Mayor will perform those functions as the Council’s representative where they relate to the promotion of, or business of, the Council. Any future change to these arrangements will be a matter for the Council to determine.
				1406	Section 48.1: The Speaker of the Council may not be a member of the Executive
				1407	The Speaker of the Council and the Deputy Speaker will be elected by Council annually and the Speaker will have the following roles and functions:
				1408	Section 48.2: The Deputy Speaker of the Council will deputise for the Speaker of the Council whenever the Speaker of the Council is unavailable or unable to act
				1409	The order of precedence for civic events shall be as follows, with the Borough's First Citizen representing the Council at Civic Ceremonial functions in the Borough including:
				1410	And events outside the Borough including:
				1411	This does not preclude the attendance and involvement of the Mayor and/or other Councillors.
				1412	Members of the Council
				1413	Section 49.1: Composition and Eligibility
				1414	The Council will comprise a directly elected Mayor and 45 Councillors. The Mayor will be elected by the voters of the whole borough; and the Councillors will be elected by the voters of each ward, in accordance with a scheme drawn up by the Local Government Boundary Commission for England.
				1415	The term ‘Member of the Council’ (or simply ‘Member’) as used throughout this Constitution includes both the Mayor and the Councillors and any individuals co-opted to Council Committees and Sub-Committees.
				1416	Only registered voters of the borough, or those living or working in Tower Hamlets, in accordance with the relevant legislation will be eligible to stand for election for the office of Mayor or Councillor.
				1417	Section 49.2: Election and Terms of the Mayor and Councillors
				1418	The regular elections of Mayor and Councillors will be held every four years, normally on the first Thursday in May. The term of office of the Mayor and Councillors will be four years and will start on the fourth day after being elected and will finish on the fourth day after the date of the next regular election.
				1419	Section 49.3: Roles and Functions of all Councillors
				1420	All Councillors will:-
				1421	Section 49.4: Rights and Duties
				1422	Councillors will have such rights of access to such documents, information, land and buildings of the Council as are necessary for the proper discharge of their functions and in accordance with the law.
				1423	Councillors will not make public information which is confidential or exempt without the consent of the Council or divulge information given in confidence to anyone other than a Councillor or officer entitled to know it.
				1424	For these purposes “confidential” and “exempt” are defined in the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 8 of the Constitution.
				1425	Section 49.5: Cessation of Membership
				1426	A Councillor will cease to be a Member if they resign by giving notice in writing, or if they fail to observe the requirement to attend Council meetings as prescribed by section 85 of the Local Government Act 1972 or if they are disqualified from holding office by virtue of section 80 of the Local Government Act 1972 or any other statutory provision.
				1427	With regard to the requirement to attend meetings, a Councillor must attend at least one relevant meeting during a period of six (6) months to remain qualified to hold office. A relevant meeting includes Council, the Cabinet, any Committee, Sub Committee or external body to which the Councillor has been formally appointed.
				1428	If a Councillor believes that there is an exceptional and unavoidable reason why they are unable to attend a relevant meeting during a period of six (6) months or to otherwise perform their proper duties as a Councillor for part or all of the same period, the Councillor concerned may seek a dispensation from the Council by writing to the Chief Executive explaining the reason for their unavoidable absence and the period to which the absence will relate. This will be reported to the Council at its next ordinary meeting. The Council will decide whether or not to grant such an exemption to the attendance requirement and will only do so in exceptional circumstances and with evidence that the absence is unavoidable. An exemption cannot be granted if a particular Councillor’s absence has already exceeded six months.
				1429	Where a Co-opted Member fails to attend (in person) at least half of the ordinarily scheduled Committee/Sub-Committee meetings in a municipal year, the Committee/Sub-Committee on which they sit will receive a report at its first meeting of the new municipal year allowing it to review any mitigating factors and determine whether any action should be taken (including as a final option, recommendation for removal should that be considered appropriate) by Council or the Committee/Sub-Committee who originally appointed them to the role.
				1430	In respect of Scrutiny Committees/Sub-Committees, all reports will be considered by the Overview and Scrutiny Committee to ensure consistency of approach.
				1431	Note – the definition of Co-opted Member is that set out in the Member Code of Conduct – Part H – Section xx (including all Scrutiny Co-optees).
				1432	Section 49.6: Conduct
				1433	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will at all times observe the Code of Conduct for Members, Member/Officer Protocol, the Licensing and Planning Codes of Conduct and all other Codes and Protocols set out within this Constitution or otherwise agreed by the Council from time to time.
				1434	Section 49.7: Allowances
				1435	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will be entitled to receive allowances in accordance with the Members’ Allowances Scheme as set out in Part H Section xx of this Constitution.
				1436	Code of Conduct for Members
				1437	Section 50.1: Introduction and Purpose of the Code
				1438	This Code has been developed to support the high standards of leadership and performance of members, and the openness and accountability necessary to ensure public confidence in the way in which you conduct your public duties.
				1439	The Code applies to the Mayor, Councillors, and Co-opted Members of the Council, collectively referred to as Member(s) in the remainder of this document.
				1440	A “Co-opted Member” is defined in the Localism Act 2011 Section 27(4) as “a person who is not a Member of the authority but who
				1441	and who is entitled to vote on any question that falls to be decided at any meeting of that committee or sub-committee”.
				1442	Some Co-opted Members of the Council’s Scrutiny Committees are not caught by the above definition as they do not have the right to vote, however all Scrutiny Co-optees are expected to abide by the terms of this Code of Conduct.
				1443	The Code does not apply to Independent Persons, Observers and other persons involved in the Council’s Committees, Boards, and Panels. They are expected to take into account the Code and to follow any rules set out by their own organisations and act appropriately. This includes those Members of bodies such as the Health and Wellbeing Board who are appointed by other organisations.
				1444	The purpose of this Code of Conduct is to assist you, as a Member, in modelling the behaviour that is expected of you, to provide a personal check and balance, and to set out the type of conduct that could lead to action being taken against you. It is also to protect you, the public, fellow Members, local authority officers and the reputation of local government. It sets out general principles of conduct expected of all Members and your specific obligations in relation to standards of conduct. The LGA encourages the use of support, training and mediation prior to action being taken using the Code. The fundamental aim of the Code is to create and maintain public confidence in the role of Member and local government.
				1445	In addition to the Member Code of Conduct, the Council’s governance arrangements include a number of further Codes and Protocols set out in the Constitution which provide additional guidance or obligations which Members must consider. These include, but are not limited to, the Planning and Licensing Codes of Conduct and the Member / Officer Relations Protocol.
				1446	As Members you are also required to adhere to the Council’s Social Media policy in your role as a Member.
				1447	The Member Code of Conduct has been set within the context of the Tower Values of ‘Together, Open, Willing, Excellent, and Respect’ which we all hold  Council's TOWER values (towerhamlets.gov.uk) .
				1448	This Code of Conduct has been developed from the Model Code of Conduct published by the Local Government Association (LGA). The LGA has also produced guidance to accompany its Model Code. This guidance is a useful reference point for Members and officers on the application of the Code.
				1449	The relevant sections of the guidance are referenced throughout this Code as a useful guide on the application of the code The full guidance is available here:  https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct
	9435			1450
n			n	1451	Although the guidance is a useful reference for officers and Members, it will be for the Monitoring Officer in consultation with the Independent Person and/or Standards Advisory Committee as appropriate, (applying the Code), to determine whether a Member has breached it.
				1452	Section 50.2: General principles of Member conduct
				1453	Everyone in public office at all levels; all who serve the public or deliver public services, including ministers, civil servants, Members and local authority officers; should uphold the  Seven Principles of Public Life , also known as the Nolan Principles. The Nolan Principles are set out in Appendix A to the Code of Conduct.
				1454	In accordance with the public trust placed in me, on all occasions:
				1455	In undertaking my role:
				1456	Section 50.3: Application of the Code of Conduct
				1457	This Code of Conduct applies to you as soon as you sign your declaration of acceptance of the office of Mayor/Councillor or on appointment as a co-opted member and continues to apply to you until you cease to be a Member.
				1458	This Code of Conduct applies to you when you are acting in your capacity as a member which may include, but is not limited to, when:
				1459	The Code applies to all forms of communication and interaction, including:
				1460	You are also expected to uphold high standards of conduct and show leadership at all times when acting as a Member.
				1461	Your Monitoring Officer has statutory responsibility for the implementation of the Code of Conduct, and you are encouraged to seek advice from your Monitoring Officer on any matters that may relate to the Code of Conduct.
				1462	Section 50.4: Standards of member conduct
				1463	This section sets out your obligations. Should your conduct fall short of these standards, a complaint may be made against you, which may result in action being taken.
				1464	Section 50.5: General Conduct
				1465	Respect means politeness and courtesy in behaviour, speech, and in the written word. Debate and having different views are all part of a healthy democracy. As a Member, you can express, challenge, criticise and disagree with views, ideas, opinions, and policies in a robust but civil manner. You should not, however, subject individuals, groups of people or organisations to personal attack.
				1466	In your contact with the public, you should treat them politely and courteously. Rude and offensive behaviour lowers the public’s confidence in Members.
				1467	Section 50.6: Public Behaviour
				1468	In return, you have a right to expect respectful behaviour from the public. If members of the public are being abusive, intimidatory or threatening you are entitled to stop any conversation or interaction in person or online
				1469	If you wish to raise concerns about the behaviour of a member of the public you can seek advice from the Monitoring Officer in the first instance.
				1470	Where you have stopped engaging or refused to engage with any member of the public who could reasonably be perceived as being abusive, threatening, intimidatory or otherwise displaying unacceptable behaviours you should direct them to other communication channels within the council.
				1471	This also applies to fellow Members, where action could then be taken under the Member Code of Conduct, and local authority employees, where concerns should be raised in line with the Member / Officer Relations Protocol.
				1472	The Advisory, Conciliation and Arbitration Service (ACAS) characterises bullying as offensive, intimidating, malicious or insulting behaviour, an abuse or misuse of power through means that undermine, humiliate, denigrate or injure the recipient. Bullying might be a regular pattern of behaviour or a one-off incident, happen face-to-face, on social media, in emails or phone calls, happen in the workplace or at work social events and may not always be obvious or noticed by others.
				1473	The Protection from Harassment Act 1997 defines harassment as conduct that causes alarm or distress or puts people in fear of violence and must involve such conduct on at least two occasions. It can include repeated attempts to impose unwanted communications and contact upon a person in a manner that could be expected to cause distress or fear in any reasonable person.
				1474	Unlawful discrimination is where someone is treated unfairly because of a protected characteristic. Protected characteristics are specific aspects of a person's identity defined by the Equality Act 2010. They are age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex and sexual orientation.
				1475	The Equality Act 2010 places specific duties on local authorities. Members have a central role to play in ensuring that equality issues are integral to the local authority's performance and strategic aims, and that there is a strong vision and public commitment to equality across public services.
				1476	Officers work for the local authority as a whole and must be politically neutral (unless they are political assistants). They should not be coerced or persuaded to act in a way that would undermine their neutrality. You can question officers to understand, for example, their reasons for proposing to act in a particular way, or the content of a report that they have written. However, you cannot require or coerce them to act differently, change their advice, or alter the content of that report.
				1477	Local authorities must work openly and transparently, and their proceedings and printed materials are open to the public, except in certain legally defined circumstances. You should work on this basis, but there will be times when it is required by law that discussions, documents and other information relating to or held by the local authority must be treated in a confidential manner. Examples include personal data relating to individuals or information relating to ongoing negotiations.
				1478	As a Member, you are trusted to make decisions on behalf of your community and your actions and behaviour are subject to greater scrutiny than that of ordinary members of the public. You should be aware that your actions might have an adverse impact on you, other Members and/or your local authority and may lower the public’s confidence in your or your local authority’s ability to discharge your/it’s functions. For example, behaviour that is considered dishonest and/or deceitful can bring your local authority into disrepute.
				1479	Members collectively are able to hold the local authority and fellow Members to account and where appropriate you can constructively challenge and express concern about decisions and processes undertaken by the council whilst continuing to adhere to other aspects of this Code of Conduct. Members should not make trivial or malicious allegations against each other.
				1480	Your position as a member of the local authority provides you with certain opportunities, responsibilities and privileges, and you make choices all the time that will impact others. However, you should not take advantage of these opportunities to further your own or others’ private interests or to disadvantage anyone unfairly.
				1481	You may be provided with resources and facilities by the local authority to assist you in carrying out your duties as a Member. They should be used in accordance with the purpose for which they have been provided and the local authority’s own policies regarding their use and are not to be used for business or personal gain.
				1482	Examples include:
				1483	If you do not understand or are concerned about the local authority’s processes in handling a complaint you should raise this with your Monitoring Officer.
				1484	Any alleged breach of this code will be dealt with in accordance with the arrangements set out in arrangements for dealing with complaints of breach of the code of conduct for members in section xx.
				1485	Section 29 of the Localism Act 2011 requires the Monitoring Officer to establish and maintain a register of interests of members of the authority.
				1486	An example of an interest is something which is of value to you which you may have through personal, professional or other private reasons. For example, your job, home or other property. Your main financial interests are called Pecuniary Interests.
				1487	You should note that failure to register or disclose a Disclosable Pecuniary Interest as set out in Table 1 of Appendix B, is a criminal offence under the Localism Act 2011 for which you can be prosecuted.
				1488	You need to register your interests so that the public, local authority employees and fellow Members know which of your interests might give rise to a conflict of interest.
				1489	An example of a conflict of interest is ‘a situation where your interests (or responsibility to another organisation) could be (or could be seen to be) in conflict with your responsibilities as a Member’. This is especially important in relation to your role as a decision maker at the Council. Table 3 of Appendix B sets out how different types of declarations should be dealt with at meetings.
				1490	If in doubt, always seek advice from your Monitoring Officer.
				1491	The register of interests maintained by the Monitoring Officer is a public document that can be consulted when (or before) an issue arises. Your interests will be published on your Council web page.
				1492	The register also protects you by allowing you to demonstrate openness and a willingness to be held accountable. You are personally responsible for deciding whether you should disclose an interest in a meeting, but it can be helpful for you to know early on if others think that a potential conflict might arise. It is also important that the public know about any interest that might have to be disclosed by you or other Members when making or taking part in decisions, so that decision making is seen by the public as open and honest. This helps to ensure that public confidence in the integrity of local governance is maintained.
				1493	In order to protect your position and the reputation of the local authority, you should exercise caution in accepting any gifts or hospitality which are (or which you reasonably believe to be) offered to you because you are a Member.
				1494	It would be expected that you would accept normal gifts and hospitality in relation to your work. However, if the gift or hospitality was valued at over £100 you would normally only accept it if it directly related to your role as a Member. You should make the reasons for acceptance clear in your declaration.
				1495	However, there may be times when such a refusal may be difficult if it is seen as rudeness in which case you could accept it but must ensure it is publicly registered.
				1496	However, you do not need to register gifts and hospitality which are not related to your role as a member and that you would have received anyway such as:
				1497	Section 50.7: Appendix A
	9436			1498
n	9437		n
	9438
	9439
	9440
	9441
	9442
	9443
	9444
	9445
	9446
	9447
	9448
	9449
	9450	Section 47.2: Introduction
	9451
	9452
	9453
	9454
	9455
	9456
	9457
	9458
	9459	Councillor Call for Action (CCfA) powers were first introduced in the Local Government and Public Involvement in Health Act (2007) to provide a formal mechanism that allows councillors (in England) to refer an issue of local concern e.g. related to local government matter and affecting their ward for consideration by the Overview and Scrutiny Committee (OSC). The Localism Act (2011) further clarifies that councillors can refer matters which are not restricted to local government that are relevant to the functions of the committee. The Police and Criminal Justice Act (2006) also provides a ‘Call for Action’ in relation to crime and disorder issues.
	9460
	9461
	9462
	9463
	9464
	9465	A CCfA can be used to tackle problems on a neighbourhood or ward specific level which has been unable to resolve through normal channels e.g. corporate complaints, petitions, Member’s Enquiries, Freedom of Information (FOI) requests and mediation. It is at the discretion of each councillor as to what issues they wish to raise for a potential review through the CCfA. However, councillors must demonstrate that other methods of resolution have been exhausted first. A CCfA request should not be considered as merely ‘scrutiny process’ it should be viewed as a whole council approach, that can assist councillors to resolve issues on behalf of their constituents.
	9466
	9467
	9468
	9469
	9470
	9471	Section 47.3: Principles
	9472
	9473
	9474
	9475
	9476
	9477
	9478
	9479
	9480	The CCfA process works on the basis of some broad principles:
	9481
	9482
	9483
	9484
	9485
	9486
	9487
	9488	Section 47.4: Prior to undertaking a CCfA
	9489
	9490
	9491
	9492
	9493
	9494
	9495
	9496
	9497
	9498			1499
	9499			1500
n	9500		n
	9501
	9502
	9503
	9504
	9505
	9506	Councillors should consider the following to resolve local issues:
	9507
	9508
	9509
	9510
	9511
	9512
	9513	Section 47.5: When a referral should be made
	9514
	9515
	9516
	9517
	9518
	9519
	9520
	9521
	9522	Under the CCfA, councillors are able to refer issues to OSC where it can demonstrate the following:
	9523
	9524
	9525
	9526
	9527
	9528
	9529	Importantly, undertaking a CCfA will be a means of ‘last resort’ with issues being raised at OSC  . Furthermore, undertaking a CCfA does not guarantee to resolve an issue but it offers the chance to bring a pressing matter to a wider audience with an opportunity to discuss the item.
	9530
	9531
	9532
	9533
	9534
	9535	Section 47.6: Benefits of a CCfA
	9536
	9537
	9538
	9539
	9540
	9541
	9542
	9543
	9544	The CCfA process provides an opportunity:
	9545
	9546
	9547
	9548
	9549
	9550
	9551	Section 47.7: Limitations of a CCfA
	9552
	9553
	9554
	9555
	9556
	9557
	9558
	9559
	9560	There are some issues that are excluded from referral as a CCfA:
	9561
	9562
	9563
	9564
	9565
	9566
	9567	Section 47.8: How will Overview and Scrutiny Committee deal with a CCfA Request?
	9568
	9569
	9570
	9571
	9572
	9573
	9574
	9575
	9576	A CCfA referral to OSC will place an issue on the OSC’s agenda. It is up to the Committee to decide whether or not to take the issue further. To determine if the CCfA needs to be looked at in detail, the OSC will be able to use the following criteria:
	9577
	9578
	9579
	9580
	9581
	9582
	9583	If the OSC decides to take any action, then it will inform the councillor that raised the CCfA and provide that councillor with a copy of any report or recommendations that are made in relation to the CCfA. Where relevant the councillor will also be provided with any response received from the Cabinet or a partner organisation in relation to the CCfA.
	9584
	9585
	9586
	9587
	9588
	9589	Section 47.9: Statutory Scrutiny Officer
	9590
	9591
	9592
	9593
	9594
	9595
	9596
	9597
	9598	There are some circumstance where a CCfA will not be dealt with under this scheme as specified by the limitations of a CCfA; or any other circumstances which, in the opinion of the Statutory Scrutiny Officer would mean the CCfA would be better dealt with using a different Council procedure.
	9599
	9600
	9601
	9602
	9603
	9604	Section 47.10: Timeframe or a CCfA Requisition
	9605
	9606
	9607
	9608
	9609
	9610
	9611
	9612
	9613	For a CCfA to be considered, it must be submitted at least 10 working days in advance of the OSC meeting. If a CCfA submission request falls within 10 working days, it will need to be scheduled for the next OSC meeting.
	9614
	9615
	9616
	9617
	9618
	9619	Section 47.11: Councillor Call for Action (CCfA) process
	9620
	9621
	9622
	9623
	9624
	9625
	9626
	9627
	9628
	9629
	9630
	9631
	9632
	9633
	9634
	9635	Section 47.12: London Borough of Tower Hamlets   Overview and Scrutiny Committee   ‘Councillor Call for Action’ Requisition
	9636
	9637
	9638
	9639
	9640
	9641
	9642
	9643
	9644
	9645
	9646
	9647
	9648
	9649
	9650
	9651
	9652
	9653
	9654
	9655
	9656
	9657
	9658
	9659
	9660	Members
	9661
	9662
	9663
	9664
	9665
	9666
	9667	The Speaker of the Council
	9668
	9669
	9670
	9671
	9672
	9673
	9674
	9675
	9676	The position of Speaker of the Council performs the duties often carried out by the post of ‘civic mayor’.
	9677
	9678
	9679
	9680
	9681
	9682	The Council has decided, in agreeing its Executive Arrangements, that the Speaker of the Council will be the first citizen of the Borough and will perform the majority of civic and ceremonial duties for the Borough. The Mayor will perform those functions as the Council’s representative where they relate to the promotion of, or business of, the Council. Any future change to these arrangements will be a matter for the Council to determine.
	9683
	9684
	9685
	9686	Section 48.1: The Speaker of the Council may not be a member of the Executive
	9687
	9688
	9689
	9690
	9691
	9692
	9693
	9694
	9695	The Speaker of the Council and the Deputy Speaker will be elected by Council annually and the Speaker will have the following roles and functions:
	9696
	9697
	9698
	9699
	9700
	9701
	9702	Section 48.2: The Deputy Speaker of the Council will deputise for the Speaker of the Council whenever the Speaker of the Council is unavailable or unable to act
	9703
	9704
	9705
	9706
	9707
	9708
	9709
	9710
	9711	The order of precedence for civic events shall be as follows, with the Borough's First Citizen representing the Council at Civic Ceremonial functions in the Borough including:
	9712
	9713
	9714
	9715
	9716
	9717
	9718	And events outside the Borough including:
	9719
	9720
	9721
	9722
	9723
	9724
	9725	This does not preclude the attendance and involvement of the Mayor and/or other Councillors.
	9726
	9727
	9728
	9729
	9730
	9731
	9732
	9733	Members of the Council
	9734
	9735
	9736
	9737
	9738
	9739
	9740	Section 49.1: Composition and Eligibility
	9741
	9742
	9743
	9744
	9745
	9746
	9747
	9748
	9749	The Council will comprise a directly elected Mayor and 45 Councillors. The Mayor will be elected by the voters of the whole borough; and the Councillors will be elected by the voters of each ward, in accordance with a scheme drawn up by the Local Government Boundary Commission for England.
	9750
	9751
	9752
	9753
	9754
	9755	The term ‘Member of the Council’ (or simply ‘Member’) as used throughout this Constitution includes both the Mayor and the Councillors and any individuals co-opted to Council Committees and Sub-Committees.
	9756
	9757
	9758
	9759
	9760
	9761	Only registered voters of the borough, or those living or working in Tower Hamlets, in accordance with the relevant legislation will be eligible to stand for election for the office of Mayor or Councillor.
	9762
	9763
	9764
	9765
	9766
	9767	Section 49.2: Election and Terms of the Mayor and Councillors
	9768
	9769
	9770
	9771
	9772
	9773
	9774
	9775
	9776	The regular elections of Mayor and Councillors will be held every four years, normally on the first Thursday in May. The term of office of the Mayor and Councillors will be four years and will start on the fourth day after being elected and will finish on the fourth day after the date of the next regular election.
	9777
	9778
	9779
	9780
	9781
	9782	Section 49.3: Roles and Functions of all Councillors
	9783
	9784
	9785
	9786
	9787
	9788
	9789
	9790
	9791	All Councillors will:-
	9792
	9793
	9794
	9795
	9796
	9797
	9798	Section 49.4: Rights and Duties
	9799
	9800
	9801
	9802
	9803
	9804
	9805
	9806
	9807	Councillors will have such rights of access to such documents, information, land and buildings of the Council as are necessary for the proper discharge of their functions and in accordance with the law.
	9808
	9809
	9810
	9811
	9812
	9813	Councillors will not make public information which is confidential or exempt without the consent of the Council or divulge information given in confidence to anyone other than a Councillor or officer entitled to know it.
	9814
	9815
	9816
	9817
	9818
	9819	For these purposes “confidential” and “exempt” are defined in the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 8 of the Constitution.
	9820
	9821
	9822
	9823
	9824
	9825	Section 49.5: Cessation of Membership
	9826
	9827
	9828
	9829
	9830
	9831
	9832
	9833
	9834	A Councillor will cease to be a Member if they resign by giving notice in writing, or if they fail to observe the requirement to attend Council meetings as prescribed by section 85 of the Local Government Act 1972 or if they are disqualified from holding office by virtue of section 80 of the Local Government Act 1972 or any other statutory provision.
	9835
	9836
	9837
	9838
	9839
	9840	With regard to the requirement to attend meetings, a Councillor must attend at least one relevant meeting during a period of six (6) months to remain qualified to hold office. A relevant meeting includes Council, the Cabinet, any Committee, Sub Committee or external body to which the Councillor has been formally appointed.
	9841
	9842
	9843
	9844
	9845
	9846	If a Councillor believes that there is an exceptional and unavoidable reason why they are unable to attend a relevant meeting during a period of six (6) months or to otherwise perform their proper duties as a Councillor for part or all of the same period, the Councillor concerned may seek a dispensation from the Council by writing to the Chief Executive explaining the reason for their unavoidable absence and the period to which the absence will relate. This will be reported to the Council at its next ordinary meeting. The Council will decide whether or not to grant such an exemption to the attendance requirement and will only do so in exceptional circumstances and with evidence that the absence is unavoidable. An exemption cannot be granted if a particular Councillor’s absence has already exceeded six months.
	9847
	9848
	9849
	9850
	9851
	9852	Where a Co-opted Member fails to attend (in person) at least half of the ordinarily scheduled Committee/Sub-Committee meetings in a municipal year, the Committee/Sub-Committee on which they sit will receive a report at its first meeting of the new municipal year allowing it to review any mitigating factors and determine whether any action should be taken (including as a final option, recommendation for removal should that be considered appropriate) by Council or the Committee/Sub-Committee who originally appointed them to the role.
	9853
	9854
	9855
	9856
	9857
	9858	In respect of Scrutiny Committees/Sub-Committees, all reports will be considered by the Overview and Scrutiny Committee to ensure consistency of approach.
	9859
	9860
	9861
	9862
	9863
	9864	Note – the definition of Co-opted Member is that set out in the Member Code of Conduct – Part H – Section xx (including all Scrutiny Co-optees).
	9865
	9866
	9867
	9868
	9869
	9870	Section 49.6: Conduct
	9871
	9872
	9873
	9874
	9875
	9876
	9877
	9878
	9879	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will at all times observe the Code of Conduct for Members, Member/Officer Protocol, the Licensing and Planning Codes of Conduct and all other Codes and Protocols set out within this Constitution or otherwise agreed by the Council from time to time.
	9880
	9881
	9882
	9883
	9884
	9885	Section 49.7: Allowances
	9886
	9887
	9888
	9889
	9890
	9891
	9892
	9893
	9894	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will be entitled to receive allowances in accordance with the Members’ Allowances Scheme as set out in Part H Section xx of this Constitution.
	9895
	9896
	9897
	9898
	9899
	9900
	9901
	9902	Code of Conduct for Members
	9903
	9904
	9905
	9906
	9907
	9908
	9909	Section 50.1: Introduction and Purpose of the Code
	9910
	9911
	9912
	9913
	9914
	9915
	9916
	9917
	9918	This Code has been developed to support the high standards of leadership and performance of members, and the openness and accountability necessary to ensure public confidence in the way in which you conduct your public duties.
	9919
	9920
	9921
	9922
	9923
	9924	The Code applies to the Mayor, Councillors, and Co-opted Members of the Council, collectively referred to as Member(s) in the remainder of this document.
	9925
	9926
	9927
	9928
	9929
	9930	A “Co-opted Member” is defined in the Localism Act 2011 Section 27(4) as “a person who is not a Member of the authority but who
	9931
	9932
	9933
	9934
	9935
	9936
	9937	and who is entitled to vote on any question that falls to be decided at any meeting of that committee or sub-committee”.
	9938
	9939
	9940
	9941
	9942
	9943	Some Co-opted Members of the Council’s Scrutiny Committees are not caught by the above definition as they do not have the right to vote, however all Scrutiny Co-optees are expected to abide by the terms of this Code of Conduct.
	9944
	9945
	9946
	9947
	9948
	9949	The Code does not apply to Independent Persons, Observers and other persons involved in the Council’s Committees, Boards, and Panels. They are expected to take into account the Code and to follow any rules set out by their own organisations and act appropriately. This includes those Members of bodies such as the Health and Wellbeing Board who are appointed by other organisations.
	9950
	9951
	9952
	9953
	9954
	9955	The purpose of this Code of Conduct is to assist you, as a Member, in modelling the behaviour that is expected of you, to provide a personal check and balance, and to set out the type of conduct that could lead to action being taken against you. It is also to protect you, the public, fellow Members, local authority officers and the reputation of local government. It sets out general principles of conduct expected of all Members and your specific obligations in relation to standards of conduct. The LGA encourages the use of support, training and mediation prior to action being taken using the Code. The fundamental aim of the Code is to create and maintain public confidence in the role of Member and local government.
	9956
	9957
	9958
	9959
	9960
	9961	In addition to the Member Code of Conduct, the Council’s governance arrangements include a number of further Codes and Protocols set out in the Constitution which provide additional guidance or obligations which Members must consider. These include, but are not limited to, the Planning and Licensing Codes of Conduct and the Member / Officer Relations Protocol.
	9962
	9963
	9964
	9965
	9966
	9967	As Members you are also required to adhere to the Council’s Social Media policy in your role as a Member.
	9968
	9969
	9970
	9971
	9972
	9973	The Member Code of Conduct has been set within the context of the Tower Values of ‘Together, Open, Willing, Excellent, and Respect’ which we all hold  Council's TOWER values (towerhamlets.gov.uk) .
	9974
	9975
	9976
	9977
	9978
	9979	This Code of Conduct has been developed from the Model Code of Conduct published by the Local Government Association (LGA). The LGA has also produced guidance to accompany its Model Code. This guidance is a useful reference point for Members and officers on the application of the Code.
	9980
	9981
	9982
	9983
	9984
	9985	The relevant sections of the guidance are referenced throughout this Code as a useful guide on the application of the code The full guidance is available here:  https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct
	9986
	9987
	9988
	9989
	9990
	9991
	9992	Although the guidance is a useful reference for officers and Members, it will be for the Monitoring Officer in consultation with the Independent Person and/or Standards Advisory Committee as appropriate, (applying the Code), to determine whether a Member has breached it.
	9993
	9994
	9995
	9996
	9997
	9998	Section 50.2: General principles of Member conduct
	9999
	10000
	10001
	10002
	10003
	10004
	10005
	10006
	10007	Everyone in public office at all levels; all who serve the public or deliver public services, including ministers, civil servants, Members and local authority officers; should uphold the  Seven Principles of Public Life , also known as the Nolan Principles. The Nolan Principles are set out in Appendix A to the Code of Conduct.
	10008
	10009
	10010
	10011
	10012
	10013	In accordance with the public trust placed in me, on all occasions:
	10014
	10015
	10016
	10017
	10018
	10019
	10020	In undertaking my role:
	10021
	10022
	10023
	10024
	10025
	10026
	10027
	10028
	10029
	10030
	10031
	10032
	10033
	10034	Section 50.3: Application of the Code of Conduct
	10035
	10036
	10037
	10038
	10039
	10040
	10041
	10042
	10043	This Code of Conduct applies to you as soon as you sign your declaration of acceptance of the office of Mayor/Councillor or on appointment as a co-opted member and continues to apply to you until you cease to be a Member.
	10044
	10045
	10046
	10047
	10048
	10049	This Code of Conduct applies to you when you are acting in your capacity as a member which may include, but is not limited to, when:
	10050
	10051
	10052
	10053
	10054
	10055
	10056
	10057	The Code applies to all forms of communication and interaction, including:
	10058
	10059
	10060
	10061
	10062
	10063
	10064
	10065	You are also expected to uphold high standards of conduct and show leadership at all times when acting as a Member.
	10066
	10067
	10068
	10069
	10070
	10071	Your Monitoring Officer has statutory responsibility for the implementation of the Code of Conduct, and you are encouraged to seek advice from your Monitoring Officer on any matters that may relate to the Code of Conduct.
	10072
	10073
	10074
	10075
	10076
	10077
	10078
	10079
	10080
	10081
	10082
	10083
	10084	Section 50.4: Standards of member conduct
	10085
	10086
	10087
	10088
	10089
	10090
	10091
	10092
	10093	This section sets out your obligations. Should your conduct fall short of these standards, a complaint may be made against you, which may result in action being taken.
	10094
	10095
	10096
	10097
	10098
	10099	Section 50.5: General Conduct
	10100
	10101
	10102
	10103
	10104
	10105
	10106
	10107
	10108
	10109
	10110
	10111
	10112
	10113
	10114
	10115
	10116
	10117
	10118
	10119
	10120
	10121
	10122
	10123
	10124
	10125	Respect means politeness and courtesy in behaviour, speech, and in the written word. Debate and having different views are all part of a healthy democracy. As a Member, you can express, challenge, criticise and disagree with views, ideas, opinions, and policies in a robust but civil manner. You should not, however, subject individuals, groups of people or organisations to personal attack.
	10126
	10127
	10128
	10129
	10130
	10131	In your contact with the public, you should treat them politely and courteously. Rude and offensive behaviour lowers the public’s confidence in Members.
	10132
	10133
	10134
	10135
	10136
	10137
	10138
	10139
	10140
	10141
	10142
	10143
	10144	Section 50.6: Public Behaviour
	10145
	10146
	10147
	10148
	10149
	10150
	10151
	10152
	10153	In return, you have a right to expect respectful behaviour from the public. If members of the public are being abusive, intimidatory or threatening you are entitled to stop any conversation or interaction in person or online
	10154
	10155
	10156
	10157
	10158
	10159	If you wish to raise concerns about the behaviour of a member of the public you can seek advice from the Monitoring Officer in the first instance.
	10160
	10161
	10162
	10163
	10164
	10165	Where you have stopped engaging or refused to engage with any member of the public who could reasonably be perceived as being abusive, threatening, intimidatory or otherwise displaying unacceptable behaviours you should direct them to other communication channels within the council.
	10166
	10167
	10168
	10169
	10170
	10171	This also applies to fellow Members, where action could then be taken under the Member Code of Conduct, and local authority employees, where concerns should be raised in line with the Member / Officer Relations Protocol.
	10172
	10173
	10174
	10175
	10176
	10177
	10178
	10179
	10180
	10181
	10182
	10183
	10184
	10185
	10186
	10187
	10188
	10189
	10190
	10191
	10192
	10193
	10194
	10195
	10196	The Advisory, Conciliation and Arbitration Service (ACAS) characterises bullying as offensive, intimidating, malicious or insulting behaviour, an abuse or misuse of power through means that undermine, humiliate, denigrate or injure the recipient. Bullying might be a regular pattern of behaviour or a one-off incident, happen face-to-face, on social media, in emails or phone calls, happen in the workplace or at work social events and may not always be obvious or noticed by others.
	10197
	10198
	10199
	10200
	10201
	10202	The Protection from Harassment Act 1997 defines harassment as conduct that causes alarm or distress or puts people in fear of violence and must involve such conduct on at least two occasions. It can include repeated attempts to impose unwanted communications and contact upon a person in a manner that could be expected to cause distress or fear in any reasonable person.
	10203
	10204
	10205
	10206
	10207
	10208	Unlawful discrimination is where someone is treated unfairly because of a protected characteristic. Protected characteristics are specific aspects of a person's identity defined by the Equality Act 2010. They are age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex and sexual orientation.
	10209
	10210
	10211
	10212
	10213
	10214	The Equality Act 2010 places specific duties on local authorities. Members have a central role to play in ensuring that equality issues are integral to the local authority's performance and strategic aims, and that there is a strong vision and public commitment to equality across public services.
	10215
	10216
	10217
	10218
	10219
	10220
	10221
	10222
	10223
	10224
	10225
	10226
	10227
	10228
	10229
	10230
	10231
	10232
	10233
	10234
	10235
	10236
	10237
	10238
	10239
	10240
	10241
	10242
	10243
	10244	Officers work for the local authority as a whole and must be politically neutral (unless they are political assistants). They should not be coerced or persuaded to act in a way that would undermine their neutrality. You can question officers to understand, for example, their reasons for proposing to act in a particular way, or the content of a report that they have written. However, you cannot require or coerce them to act differently, change their advice, or alter the content of that report.
	10245
	10246
	10247
	10248
	10249
	10250
	10251
	10252
	10253
	10254
	10255
	10256
	10257
	10258
	10259
	10260
	10261
	10262
	10263
	10264
	10265
	10266
	10267
	10268
	10269
	10270
	10271
	10272
	10273	Local authorities must work openly and transparently, and their proceedings and printed materials are open to the public, except in certain legally defined circumstances. You should work on this basis, but there will be times when it is required by law that discussions, documents and other information relating to or held by the local authority must be treated in a confidential manner. Examples include personal data relating to individuals or information relating to ongoing negotiations.
	10274
	10275
	10276
	10277
	10278
	10279
	10280
	10281
	10282
	10283
	10284
	10285
	10286
	10287
	10288
	10289
	10290
	10291
	10292
	10293
	10294
	10295
	10296
	10297
	10298
	10299
	10300
	10301
	10302	As a Member, you are trusted to make decisions on behalf of your community and your actions and behaviour are subject to greater scrutiny than that of ordinary members of the public. You should be aware that your actions might have an adverse impact on you, other Members and/or your local authority and may lower the public’s confidence in your or your local authority’s ability to discharge your/it’s functions. For example, behaviour that is considered dishonest and/or deceitful can bring your local authority into disrepute.
	10303
	10304
	10305
	10306
	10307
	10308	Members collectively are able to hold the local authority and fellow Members to account and where appropriate you can constructively challenge and express concern about decisions and processes undertaken by the council whilst continuing to adhere to other aspects of this Code of Conduct. Members should not make trivial or malicious allegations against each other.
	10309
	10310
	10311
	10312
	10313
	10314
	10315
	10316
	10317
	10318
	10319
	10320
	10321
	10322
	10323
	10324
	10325
	10326
	10327
	10328
	10329
	10330
	10331
	10332
	10333
	10334
	10335
	10336
	10337	Your position as a member of the local authority provides you with certain opportunities, responsibilities and privileges, and you make choices all the time that will impact others. However, you should not take advantage of these opportunities to further your own or others’ private interests or to disadvantage anyone unfairly.
	10338
	10339
	10340
	10341
	10342
	10343
	10344
	10345
	10346
	10347
	10348
	10349
	10350
	10351
	10352
	10353
	10354
	10355
	10356
	10357
	10358
	10359
	10360
	10361
	10362
	10363
	10364
	10365
	10366	You may be provided with resources and facilities by the local authority to assist you in carrying out your duties as a Member. They should be used in accordance with the purpose for which they have been provided and the local authority’s own policies regarding their use and are not to be used for business or personal gain.
	10367
	10368
	10369
	10370
	10371
	10372	Examples include:
	10373
	10374
	10375
	10376
	10377
	10378
	10379
	10380
	10381
	10382
	10383
	10384
	10385
	10386
	10387
	10388
	10389
	10390
	10391
	10392
	10393
	10394
	10395
	10396
	10397
	10398
	10399
	10400
	10401
	10402
	10403
	10404
	10405
	10406
	10407	If you do not understand or are concerned about the local authority’s processes in handling a complaint you should raise this with your Monitoring Officer.
	10408
	10409
	10410
	10411
	10412
	10413	Any alleged breach of this code will be dealt with in accordance with the arrangements set out in arrangements for dealing with complaints of breach of the code of conduct for members in section xx.
	10414
	10415
	10416
	10417
	10418
	10419
	10420
	10421
	10422
	10423
	10424
	10425
	10426
	10427
	10428
	10429
	10430
	10431
	10432
	10433
	10434
	10435
	10436
	10437
	10438
	10439
	10440
	10441
	10442
	10443
	10444
	10445
	10446
	10447
	10448
	10449
	10450
	10451
	10452
	10453
	10454
	10455
	10456
	10457
	10458
	10459
	10460
	10461
	10462	Section 29 of the Localism Act 2011 requires the Monitoring Officer to establish and maintain a register of interests of members of the authority.
	10463
	10464
	10465
	10466
	10467
	10468	An example of an interest is something which is of value to you which you may have through personal, professional or other private reasons. For example, your job, home or other property. Your main financial interests are called Pecuniary Interests.
	10469
	10470
	10471
	10472
	10473
	10474	You should note that failure to register or disclose a Disclosable Pecuniary Interest as set out in Table 1 of Appendix B, is a criminal offence under the Localism Act 2011 for which you can be prosecuted.
	10475
	10476
	10477
	10478
	10479
	10480	You need to register your interests so that the public, local authority employees and fellow Members know which of your interests might give rise to a conflict of interest.
	10481
	10482
	10483
	10484
	10485
	10486	An example of a conflict of interest is ‘a situation where your interests (or responsibility to another organisation) could be (or could be seen to be) in conflict with your responsibilities as a Member’. This is especially important in relation to your role as a decision maker at the Council. Table 3 of Appendix B sets out how different types of declarations should be dealt with at meetings.
	10487
	10488
	10489
	10490
	10491
	10492	If in doubt, always seek advice from your Monitoring Officer.
	10493
	10494
	10495
	10496
	10497
	10498	The register of interests maintained by the Monitoring Officer is a public document that can be consulted when (or before) an issue arises. Your interests will be published on your Council web page.
	10499
	10500
	10501
	10502
	10503
	10504	The register also protects you by allowing you to demonstrate openness and a willingness to be held accountable. You are personally responsible for deciding whether you should disclose an interest in a meeting, but it can be helpful for you to know early on if others think that a potential conflict might arise. It is also important that the public know about any interest that might have to be disclosed by you or other Members when making or taking part in decisions, so that decision making is seen by the public as open and honest. This helps to ensure that public confidence in the integrity of local governance is maintained.
	10505
	10506
	10507
	10508
	10509
	10510
	10511
	10512
	10513
	10514
	10515
	10516
	10517
	10518
	10519
	10520
	10521
	10522
	10523
	10524
	10525
	10526
	10527
	10528
	10529
	10530
	10531
	10532
	10533
	10534
	10535
	10536
	10537	In order to protect your position and the reputation of the local authority, you should exercise caution in accepting any gifts or hospitality which are (or which you reasonably believe to be) offered to you because you are a Member.
	10538
	10539
	10540
	10541
	10542
	10543	It would be expected that you would accept normal gifts and hospitality in relation to your work. However, if the gift or hospitality was valued at over £100 you would normally only accept it if it directly related to your role as a Member. You should make the reasons for acceptance clear in your declaration.
	10544
	10545
	10546
	10547
	10548
	10549	However, there may be times when such a refusal may be difficult if it is seen as rudeness in which case you could accept it but must ensure it is publicly registered.
	10550
	10551
	10552
	10553
	10554
	10555	However, you do not need to register gifts and hospitality which are not related to your role as a member and that you would have received anyway such as:
	10556
	10557
	10558
	10559
	10560
	10561
	10562
	10563
	10564
	10565
	10566
	10567
	10568	Section 50.7: Appendix A
	10569
	10570
	10571
	10572
	10573
	10574
	10575
	10576
	10577
	10578
	10579
	10580	The Seven Principles of Public Life (also known as the Nolan Principles) apply to anyone who works as a public office-holder. This includes all those who are elected or appointed to public office, nationally and locally, and all people appointed to work in the Civil Service, local government, the police, courts and probation services, non-departmental public bodies (NDPBs), and in the health, education, social and care services. All public office-holders are both servants of the public and stewards of public resources. The principles also apply to all those in other sectors delivering public services.		1501	The Seven Principles of Public Life (also known as the Nolan Principles) apply to anyone who works as a public office-holder. This includes all those who are elected or appointed to public office, nationally and locally, and all people appointed to work in the Civil Service, local government, the police, courts and probation services, non-departmental public bodies (NDPBs), and in the health, education, social and care services. All public office-holders are both servants of the public and stewards of public resources. The principles also apply to all those in other sectors delivering public services.
	10581
	10582			1502
n	10583		n
	10584
	10585
	10586
	10587			1503
	10588			1504
n	10589	Holders of public office should act solely in terms of the public interest.	n	1505	Holders of public office should act solely in terms of the public interest.
	10590
	10591			1506
n	10592		n
	10593
	10594
	10595
	10596			1507
	10597			1508
n	10598	Holders of public office must avoid placing themselves under any obligation to people or organisations that might try inappropriately to influence them in their work. They should not act or take decisions in order to gain financial or other material benefits for themselves, their family, or their friends. They must declare and resolve any interests and relationships.	n	1509	Holders of public office must avoid placing themselves under any obligation to people or organisations that might try inappropriately to influence them in their work. They should not act or take decisions in order to gain financial or other material benefits for themselves, their family, or their friends. They must declare and resolve any interests and relationships.
	10599
	10600			1510
n	10601		n
	10602
	10603
	10604
	10605			1511
	10606			1512
n	10607	Holders of public office must act and take decisions impartially, fairly and on merit, using the best evidence and without discrimination or bias.	n	1513	Holders of public office must act and take decisions impartially, fairly and on merit, using the best evidence and without discrimination or bias.
	10608
	10609			1514
n	10610		n
	10611
	10612
	10613
	10614			1515
	10615			1516
n	10616	Holders of public office are accountable to the public for their decisions and actions and must submit themselves to the scrutiny necessary to ensure this.	n	1517	Holders of public office are accountable to the public for their decisions and actions and must submit themselves to the scrutiny necessary to ensure this.
	10617
	10618			1518
n	10619		n
	10620
	10621
	10622
	10623			1519
	10624			1520
n	10625	Holders of public office should act and take decisions in an open and transparent manner. Information should not be withheld from the public unless there are clear and lawful reasons for so doing.	n	1521	Holders of public office should act and take decisions in an open and transparent manner. Information should not be withheld from the public unless there are clear and lawful reasons for so doing.
	10626
	10627			1522
n	10628		n
	10629
	10630
	10631
	10632			1523
	10633			1524
n	10634	Holders of public office should be truthful.	n	1525	Holders of public office should be truthful.
	10635
	10636			1526
n	10637		n
	10638
	10639
	10640
	10641			1527
	10642			1528
n	10643	Holders of public office should exhibit these principles in their own behaviour and treat others with respect. They should actively promote and robustly support the principles and challenge poor behaviour wherever it occurs.	n	1529	Holders of public office should exhibit these principles in their own behaviour and treat others with respect. They should actively promote and robustly support the principles and challenge poor behaviour wherever it occurs.
	10644
	10645
	10646
	10647
	10648
	10649	Section 50.8: Appendix B		1530	Section 50.8: Appendix B
n	10650		n	1531	Within 28 days of becoming a member or your re-election or re-appointment to office you must register with the Monitoring Officer the interests which fall within the categories set out in
	10651
	10652
	10653
	10654
	10655
	10656
	10657
	10658
	10659
	10660
	10661
	10662
	10663
	10664
	10665	Within 28 days of becoming a member or your re-election or re-appointment to office you must register with the Monitoring Officer the interests which fall within the categories set out in
	10666	( ) which are as described in “The Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012”. You should also register details of your other personal interests which fall within the categories set out in		1532	( ) which are as described in “The Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012”. You should also register details of your other personal interests which fall within the categories set out in
	10667	(		1533	(
	10668			1534
n	10669	).	n	1535	).
	10670
	10671			1536
n	10672		n
	10673
	10674
	10675
	10676			1537
	10677	“		1538	“
n	10678	means an interest of yourself, or of your partner if you are aware of your partner's interest, within the descriptions set out in Table 1 below.	n	1539	means an interest of yourself, or of your partner if you are aware of your partner's interest, within the descriptions set out in Table 1 below.
	10679
	10680			1540
n	10681		n
	10682
	10683
	10684
	10685			1541
n	10686	means a spouse or civil partner, or a person with whom you are living as husband or wife, or a person with whom you are living as if you are civil partners.	n	1542	means a spouse or civil partner, or a person with whom you are living as husband or wife, or a person with whom you are living as if you are civil partners.
	10687			1543	You must ensure that your register of interests is kept up-to-date and within 28 days of becoming aware of any new interest, or of any change to a registered interest, notify the Monitoring Officer.
				1544	A ‘sensitive interest’ is as an interest which, if disclosed, could lead to the member, or a person connected with the member, being subject to violence or intimidation.
				1545	Where you have a ‘sensitive interest’ you must notify the Monitoring Officer with the reasons why you believe it is a sensitive interest. If the Monitoring Officer agrees they will withhold the interest from the public register.
				1546	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Disclosable Pecuniary Interests as set out in  , you must disclose the interest, not participate in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest, just that you have an interest. Dispensation may be granted in limited circumstances, to enable you to participate and vote on a matter in which you have a disclosable pecuniary interest.
				1547	Where you have a disclosable pecuniary interest on a matter to be considered or is being considered by you as a Cabinet member in exercise of your executive function, you must notify the Monitoring Officer of the interest and must not take any steps or further steps in the matter apart from arranging for someone else to deal with it.
				1548	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Other Registerable Interests (as set out in Table 2), you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	10688			1549
n	10689		n
	10690
	10691
	10692	You must ensure that your register of interests is kept up-to-date and within 28 days of becoming aware of any new interest, or of any change to a registered interest, notify the Monitoring Officer.
	10693
	10694
	10695
	10696
	10697
	10698	A ‘sensitive interest’ is as an interest which, if disclosed, could lead to the member, or a person connected with the member, being subject to violence or intimidation.
	10699
	10700
	10701
	10702
	10703
	10704	Where you have a ‘sensitive interest’ you must notify the Monitoring Officer with the reasons why you believe it is a sensitive interest. If the Monitoring Officer agrees they will withhold the interest from the public register.
	10705
	10706
	10707
	10708
	10709
	10710
	10711
	10712
	10713
	10714
	10715	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Disclosable Pecuniary Interests as set out in  , you must disclose the interest, not participate in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest, just that you have an interest. Dispensation may be granted in limited circumstances, to enable you to participate and vote on a matter in which you have a disclosable pecuniary interest.
	10716
	10717
	10718
	10719
	10720
	10721	Where you have a disclosable pecuniary interest on a matter to be considered or is being considered by you as a Cabinet member in exercise of your executive function, you must notify the Monitoring Officer of the interest and must not take any steps or further steps in the matter apart from arranging for someone else to deal with it.
	10722
	10723
	10724
	10725
	10726
	10727
	10728
	10729
	10730
	10731
	10732
	10733
	10734	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Other Registerable Interests (as set out in Table 2), you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	10735
	10736
	10737
	10738
	10739
	10740
	10741
	10742
	10743
	10744
	10745
	10746			1550
	10747			1551
	10748			1552
	10749	Where a matter arises at a meeting which		1553	Where a matter arises at a meeting which
n	10750	to your financial interest or well-being (and is not a Disclosable Pecuniary Interest set out in Table 1) or a financial interest or well-being of a relative or close associate, you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.	n	1554	to your financial interest or well-being (and is not a Disclosable Pecuniary Interest set out in Table 1) or a financial interest or well-being of a relative or close associate, you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	10751
	10752			1555
n	10753		n
	10754
	10755
	10756
	10757			1556
	10758			1557
	10759			1558
	10760	Where a matter arises at a meeting which		1559	Where a matter arises at a meeting which
n	10761	–	n	1560	–
				1561	you must disclose the interest. To determine whether you can remain in the meeting after disclosing your interest the following test should be applied.
				1562	Where a matter
				1563	your financial interest or well-being:
				1564	You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation.
				1565	If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
				1566	Where you have a personal interest in any business of your authority and you have made an executive decision in relation to that business, you must make sure that any written statement of that decision records the existence and nature of your interest.
				1567	This table sets out the explanation of Disclosable Pecuniary Interests as set out in the  Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012 .
				1568	* ‘director’ includes a member of the committee of management of an industrial and provident society.
				1569	* ‘securities’ means shares, debentures, debenture stock, loan stock, bonds, units of a collective investment scheme within the meaning of the Financial Services and Markets Act 2000 and other securities of any description, other than money deposited with a building society.
				1570	You have a personal interest in any business of your authority where it relates to or is likely to affect:
				1571	There is no definitive list of bodies exercising functions of a public nature, but those bodies which:-
				1572	are likely to be bodies carrying out functions of a public nature. They include bodies such as government agencies, other councils, health bodies, council owned companies and school governing bodies.
				1573	This table sets out a summary of the general rules around participation at meetings with respect to interests. This is only a summary and does not replace more specific guidance available from the Monitoring Officer.
				1574
	10762			1575
n	10763		n
	10764
	10765
	10766
	10767
	10768	you must disclose the interest. To determine whether you can remain in the meeting after disclosing your interest the following test should be applied.
	10769
	10770
	10771
	10772
	10773
	10774	Where a matter
	10775	your financial interest or well-being:
	10776
	10777
	10778
	10779
	10780
	10781
	10782	You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation.
	10783
	10784
	10785
	10786
	10787
	10788	If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	10789
	10790
	10791
	10792
	10793
	10794	Where you have a personal interest in any business of your authority and you have made an executive decision in relation to that business, you must make sure that any written statement of that decision records the existence and nature of your interest.
	10795
	10796
	10797
	10798
	10799
	10800
	10801
	10802
	10803
	10804
	10805	This table sets out the explanation of Disclosable Pecuniary Interests as set out in the  Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012 .
	10806
	10807
	10808
	10809
	10810
	10811
	10812
	10813
	10814
	10815
	10816
	10817	* ‘director’ includes a member of the committee of management of an industrial and provident society.
	10818
	10819
	10820
	10821
	10822
	10823	* ‘securities’ means shares, debentures, debenture stock, loan stock, bonds, units of a collective investment scheme within the meaning of the Financial Services and Markets Act 2000 and other securities of any description, other than money deposited with a building society.
	10824
	10825
	10826
	10827
	10828
	10829
	10830
	10831
	10832
	10833
	10834	You have a personal interest in any business of your authority where it relates to or is likely to affect:
	10835
	10836
	10837
	10838
	10839
	10840
	10841
	10842
	10843
	10844
	10845
	10846	There is no definitive list of bodies exercising functions of a public nature, but those bodies which:-
	10847
	10848
	10849
	10850
	10851
	10852
	10853	are likely to be bodies carrying out functions of a public nature. They include bodies such as government agencies, other councils, health bodies, council owned companies and school governing bodies.
	10854
	10855
	10856
	10857
	10858
	10859
	10860
	10861
	10862
	10863
	10864	This table sets out a summary of the general rules around participation at meetings with respect to interests. This is only a summary and does not replace more specific guidance available from the Monitoring Officer.
	10865
	10866
	10867
	10868
	10869
	10870
	10871
	10872
	10873
	10874
	10875
	10876
	10877
	10878
	10879
	10880
	10881
	10882
	10883
	10884
	10885
	10886
	10887	where not straight-forward, apply the precautionary principle and in all cases apply the test of whether a reasonable member of the public knowing all the facts would believe you were taking the correct course of action.		1576	where not straight-forward, apply the precautionary principle and in all cases apply the test of whether a reasonable member of the public knowing all the facts would believe you were taking the correct course of action.
				1577	Procedure for dealing with complaints against Members
				1578	Section 51.1: Introduction
				1579	The Council has adopted a Code of Conduct for Members which is available on the Council’s website and on request from the Monitoring Officer.
				1580	In accordance with section 28 of the Localism Act 2011, these arrangements set out how an allegation may be made that the Mayor, an elected Member or a Co-opted Member of the London Borough of Tower Hamlets has failed to comply with the Council’s Code of Conduct for Members and how the Council will deal with such allegations.
				1581	These arrangements also require that the Monitoring Officer shall ensure that the Council appoints at least one Independent Person and at least one reserve Independent Person for the purposes of meeting the statutory requirements of the Localism Act 2011.
				1582	Any reference in these arrangements to the Monitoring Officer shall include a deputy Monitoring Officer. The timelines set out are for guidance and shall be observed where practicable but may be extended by the Monitoring Officer as necessary if they cannot be complied with by any relevant party due to sickness, holidays or other reasonable cause.
				1583	Section 51.2: Complaints
				1584	Allegations concerning possible breaches of the Code of Conduct for Members should be made in writing to the Monitoring Officer using the online conduct complaint form. Reasonable adjustments can be made for people who have a disability which prevents them from using the online form. See the email address and telephone number provided by the Council's website.
				1585	On receipt of a complaint the Monitoring Officer shall within five working days acknowledge receipt to the complainant. The Monitoring Officer will also within five working days and on a confidential basis, inform the subject Member of the substance of the complaint and the identity of the complainant (unless the Monitoring Officer considers that such notification would prejudice the proper consideration and investigation of the complaint).
				1586	Complainants must provide their name and postal address when submitting a complaint. Anonymous complaints will not be considered unless the Monitoring Officer decides (after consultation with the Independent Person) that the complaint raises a serious issue affecting the public interest which is capable of investigation without the need to ascertain the complainant's identity.
				1587	A complainant when making an allegation should specify the identity of the person(s) alleged to have breached the Code, the conduct that is alleged to give rise to the breach, the evidence that supports the allegation and the names (and contact details) for any potential witnesses able to give direct evidence of the events complained about.
				1588	Section 51.3: Assessment of Complaints
				1589	The Monitoring Officer shall within 5 working days of receiving the complaint and when notifying the Member complained about of the substance of the complaint:
				1590	Within a further 10 working days after receiving comments from the Member who is the subject of the complaint, the Monitoring Officer shall, after consultation with the Independent Person:
				1591	In making this determination the Monitoring Officer may at their discretion report the matter to the Casework Advisory Sub-Committee (CASC) of the Standards Advisory Committee for consideration and/or consult other persons as appropriate.
				1592	The Monitoring Officer may decide not to refer the matter for investigation where:
				1593	Where the Monitoring Officer decides to reject a complaint, they shall inform the complainant and relevant Member complained about in writing giving the reasons for rejection.
				1594	Section 51.4: Investigation and Monitoring of Complaints
				1595	If a complaint of failure to comply with the Code is referred for investigation the Monitoring Officer shall appoint an investigator or complete the investigation themself. Such investigation should whenever possible be completed within three months of the decision to refer the matter for investigation. The Monitoring Officer may extend this period by up to a further two months where they feel it is necessary to ensure a proper and adequate investigation. The Monitoring Officer may refer a complaint for investigation to the Monitoring Officer in a different authority where they have a conflict of interest.
				1596	The Monitoring Officer will keep the complainant and the Member complained about informed as to progress at appropriate intervals and shall inform them of any extension to the period for the investigation.
				1597	The Monitoring Officer will report every six months to the Standards Advisory Committee on the number and nature of complaints received and action taken as a result. This will include details of complaints that have been rejected by the Monitoring Officer and any extension made to the period for an investigation of a complaint.
				1598	Where any investigation into a complaint of breach of the Code finds no evidence of failure to comply with the Code of Conduct, the Monitoring Officer shall within four weeks of receipt of the investigation report, consult with the Independent Person and decide whether the matter should be closed without reference to a Hearings Advisory Sub-Committee. The Monitoring Officer shall provide a copy of the report and findings of the investigation which shall be kept confidential to the complainant and to the Member concerned and shall report the matter as part of the quarterly report to the Standards Advisory Committee for information. The Monitoring Officer may also seek advice from the CASC before deciding that a matter should be closed without reference to the Hearings Advisory Sub-Committee.
				1599	Where an investigation finds evidence of a failure to comply with the Code of Conduct, the Monitoring Officer following consultation with the Independent Person, may seek local resolution of the complaint. If local resolution succeeds the Monitoring Officer shall report the matter as part of the quarterly report to the Standards Advisory Committee. If local resolution does not succeed or if following consultation with the Independent Person, the Monitoring Officer considers that it is not appropriate to seek local resolution, the Monitoring Officer shall report the investigation findings to a Hearings Advisory Sub-Committee of the Standards Advisory Committee for local hearing and to obtain advice and recommendations from the Sub-Committee. The Hearings Advisory Sub-Committee will whenever practicable be convened within one month of the Monitoring Officer receiving the investigation report.
				1600	Section 51.5: Hearings Advisory Sub-Committee
				1601	The Hearings Advisory Sub-Committee will consider the investigation report and any submissions from the Member complained about and advise the Monitoring Officer:
				1602	Possible sanctions may include any of the following:-
				1603	In determining any recommended sanction the Hearings Sub-Committee may take into account any previous breach by the Member concerned and/or their compliance with any previous sanction applied.
				1604	Member / Officer Relations Protocol
				1605	Section 52.1: A- Respect
				1606	Section 52.2: B - Bullying, harassment and discrimination
				1607	Poor working relations between Members and officers can be destructive to good governance.
				1608	5.2 Bullying behaviour may happen only once or it may be part of a pattern of behaviour directed at a weaker person or person whom the Member or the officer has some actual or perceived influence over. Such behaviour may include attacking a specific officer’s conduct in public when Officers are instructed not to ‘answer back’ in public. This can be contrasted with the legitimate challenges which a Member or officer can make in challenging policy or scrutinising performance.
				1609	Section 52.3: C - Impartiality and accountability of officers of the Council
				1610	Members should raise constituents’ queries or concerns through the proper channels and not go direct to junior officers. Members should not seek to ‘jump the queue’, but should be aware of and implement the Council’s procedures. This approach ensures that resources are able to be appropriately prioritised and resourced.
				1611	Officers should seek to explain why a course of action is being recommended. Reports should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way.
				1612	When an Officer provides a report it should contain clear, evidence-based advice as to why a course of action is being recommended. From time to time corporate advice is given to officers on report writing and they should take care to follow it. The report should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way. Officers should take care to include even unpopular options if they feel they are relevant.
				1613	The relevant Corporate Director will always be fully responsible (and retains ultimate responsibility) for the contents of any report submitted in their name. Any issues arising between a Member and a Corporate Director in this area should be referred to the Monitoring Officer or Chief Executive for resolution.
				1614	Members have the right to criticise reports or the actions taken by officers, but they should:
				1615	Members have the ability to agree or reject proposals placed before them by officers, irrespective of the advice or recommendations made by officers so long as they generally act in good faith and exercise reasonableness in decision-making and specifically:
				1616	Officers must therefore, be able to report to Members in accordance with their professional expertise.
				1617	Members should be mindful of taking part in the decision making process when they are actually biased, where it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of bias, or where a Member has predetermined the matter by closing their mind to the merits of the decision.
				1618	A resolution may be passed at meetings which authorises an officer to take action between meetings after consultation with the Chair/ Lead Member/ Portfolio Member etc. It is the officer, not the Chair etc., who takes the action and is responsible for it. The Chair etc. does not himself/ herself have the power between meetings to make decisions.
				1619	Section 52.4: D - Confidentiality and access to information (including Member Enquiries)
				1620	The Council operates a Member’s Enquiries system which is for the Mayor and Members to use for routine requests for information and advice. A copy of the procedure is found at
				1621	Member Enquiries Policy and Process (towerhamlets.gov.uk)  (Internal only link) The maximum turn round time expected for such enquiries is 10 working days and officers will chase outstanding enquiries exceeding this period. Matters which are not routine or involve policy should be directed initially to the relevant Corporate Director or Director or any officer nominated by them.
				1622	The Member Enquiries system is managed by Customer Services and Mayor’s Office staff also provide support to Executive Members as appropriate.
				1623	The following paragraphs identify the rights of Members and the procedures that they must comply with when applying for access to Cabinet/ Committee/ Sub-Committee papers and other documents/ information. These paragraphs take into account the following:
				1624	In principle, Members have the same ordinary rights of access to certain information as is enjoyed by the general public but they also have the right to access any other information (i.e. confidential or exempt) held by the Council of which they are a Member provided that it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member (see “Need to Know” below). This right of access of additional access may not extend to the publication of or otherwise making public such information as there may be issues of confidentiality.
				1625	Access to Committee Papers for Forthcoming Meetings
				1626	The rights of Members can be summarised as follows:
				1627	Access to Other Documents/Information – “The Need to Know”
				1628	It is important to note that in some cases access to information to which the public is not entitled only applies where Members are clearly carrying out their role as elected representatives. Where a Member has a financial or personal interest in a matter the Member will only be entitled to the same access as would be the case for a private individual. In these circumstances, the Member must make it clear that they are acting in their private capacity and not as a Member.
				1629	Under common law principles Members have the right to access information held by the Council where it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member. This is known as the “Need to Know”. This means that information must not be used for party political purposes.
				1630	The common law “Need to Know” is the prima facie right of Members to inspect documents of the authority which exist as Members are under a duty to keep themselves informed of Council business which relate to their role as elected representatives. Thus, this right applies to Members who do not have statutory rights to exempt or confidential information and to other documents held by the Council under local government legislation or the Freedom of Information Act 2000.
				1631	For example, a Member is likely to have a prima facie “Need to Know” where they have a legitimate Ward problem and needs access to the documents that are relevant to that specific problem. Also, for example, a Cabinet Member whose Portfolio covers the matter in question and they need to be aware of what is occurring for the purpose of their Cabinet position.
				1632	Access to information on the basis of a ‘Need to Know’ does not exist where the Member is considered to be “fishing” for information or seeks access for an ulterior/improper purpose (e.g. for a private purpose). Case law has established that mere idle curiosity as to what is in the documentation will not be sufficient.
				1633	It should be noted that some material (for example if commercially sensitive) may be redacted from information that is disclosed, if this does not affect the ability of a Member to exercise their role as an elected representative.
				1634	There will also be a range of documents which, because of their nature are either not accessible by Members (such as the personal records of an individual) or are accessible only by the political group forming the administration and not by the Members of other political groups. An example of this latter category would be draft documents compiled in the context of emerging Council policies and draft Committee reports, the premature disclosure of which might be against the Council’s and the public interest.
				1635	Whilst the term “Council document” is very broad and includes, for example, any document produced with Council resources, it is accepted by convention that a Member of one political group will not have a “Need to Know” and therefore, a right to inspect, a document which forms part of the internal workings of another political group.
				1636	Procedural Rules and specific local procedures (e.g. on contracts) require Members and officers to maintain confidentiality in certain circumstances. Officers are bound by their contracts of employment and any breach of confidentiality will almost certainly lead to disciplinary action. Officers must distinguish between assisting an elected representative in the course of the Member’s Council business and dealing with the same person as a client or customer, e.g. a Housing Benefit claimant. In the latter case, Officers will treat the Member with the same degree of helpfulness, courtesy and confidentiality as would be afforded to any other member of the public in the same situation, and interpret the relevant rules and procedures as they would for any other client or customer.
				1637	Equally, any Council information provided to a Member on the basis of a ‘Need to Know’ must only be used by the Member for the purpose for which it was provided, i.e. in connection with the proper performance of the Member’s duties as an elected representative of the Council. Confidential or exempt information provided to Members may be discussed in Part II Committee meetings or in private meetings of appropriate Members and Officers. However, it should not be discussed with, or released to, any other persons. Any information provided should be clearly marked as confidential before it is released to Members.
				1638	In cases where a Member discloses information given to him/her in confidence by anyone, or information acquired by the Member which they believe, or ought reasonably to be aware, is of a confidential nature then that Member may find themselves the subject of a complaint to the Standards Advisory Committee that they have contravened the Code of Conduct for Members.
				1639	Similarly, the unauthorised disclosure of confidential or exempt information is regarded by the authority as a serious disciplinary offence for Officers. This includes an unauthorised disclosure to a Member.
				1640	Any request from a Member for information will be treated in confidence by Officers and will not be made known to any other Member or political group. Officers are also under a duty not to relate any information disclosed privately by a Member(s) (e.g. during Part II discussions at Committee, etc., informal briefings, private conversations or Group meetings) to another Member, Officer or person not already privy to that information.
				1641	The duty of officers to observe a Member’s confidence however will not apply if the information disclosed relates to something which could damage the Council or which is illegal or constitutes maladministration. In this event the matter will be referred to the appropriate Corporate Director and/or Monitoring Officer and Chief Executive for further investigation and action as appropriate.
				1642	As a Member I must:
				1643	Officers must serve the Council as a whole and not exclusively any political group, combination of groups or any individual Member. Special rules apply to Political Group Assistants and the Mayor’s Assistant and those post holders are made aware of them through separate guidance.
				1644	There is statutory recognition for party political groups and it is common practice for such groups to give preliminary consideration to matters of Council business in advance of such matters being considered by the relevant Council decision making body. Senior officers may properly be called upon to support and contribute to such deliberations by political groups but must at all times maintain political neutrality. All officers must, in their dealings with political groups and individual Members treat them in a fair and even-handed manner.
				1645	The support provided by officers can take many forms, ranging from a briefing meeting with the Mayor, a Cabinet Member/ Chair/ Spokesperson prior to a Council, Cabinet, Committee or Sub-Committee meeting to a presentation to a political group meeting. Whilst in practice such officer support is likely to be in most demand from whichever political group is in control of the Council at the time, such assistance is available to all political groups including ungrouped Members. Clarification of the support provided can be obtained from the Member Support Team.
				1646	Certain points, however, must be clearly understood by all those participating in this process, Members and Officer alike. In particular:
				1647	Section 52.5: E – Disrepute
				1648	If your actions would give the impression to a reasonable member of the public with knowledge of all of the facts that you are acting as a Member or an officer, this could lead to bringing the Council into disrepute Eg seeking an advantage/disadvantage/misusing your position in the community
				1649	https://www.thebridge.towerhamlets.gov.uk/policy-and-procedures/general/social-media-policy-and-guidance
				1650	Section 52.6: F - Use of Position
				1651	The Code of Conduct for Members emphasises the need for Members to avoid behaviour which could be viewed as conferring an advantage or disadvantage on an officer. Members must not seek personal favours from officers. Officers must not be tempted to give favours to please a Member. An example of favour seeking would be asking whether a Members’ parking ticket could be withdrawn or whether an application for a service could be expedited. Similarly, officers must not seek to circumvent agreed staff consultative procedures by lobbying Members’ on matters which directly concern them as employees.
				1652	Issues relating to the appointment, management and dismissal of most officers are reserved by law to the Head of Paid Service and officers appointed by him/her. Member involvement in employment issues generally, including where they relate to senior officers, is set out in the Local Authorities (Standing Orders) (England) Regulations 2001
				1653	Occasions may arise where officers try to involve Members in day-to-day staff/ management issues. Members should strongly discourage such approaches. Officers should be advised to pursue matters with their management through the established procedures for resolving grievances etc. Officers must not raise matters concerning their employment with individual Members; to do so may result in disciplinary action being taken.
				1654	Personal familiarity between Members and officers can create the suspicion of improper conduct, however unfounded and can undermine public confidence in the Council. Whilst it is clearly important that there should be a close working relationship between when officers and Cabinet members or chairs of Committees, such relationships should never be allowed to become so close, or appear to be so close, as to bring into question, the officer's ability to deal impartially with other Members and other party groups.
				1655	Informal and collaborative two-way contact between Members and officers is encouraged; however, personal familiarity can damage the relationship, as might a family or business connection. It is accepted that some close relationships will develop, particularly when Members and officers work closely together but it is important that close relationships between Members and officers are openly declared and if any relationship might be seen as unduly influencing their work in their respective roles then they should inform the Monitoring Officer.
				1656	It is not enough to avoid actual impropriety, Members and officers should always be open about their relationships to avoid any reason for suspicion and any appearance of improper conduct. Where a personal relationship has been disclosed, those concerned should avoid a situation where conflict could be perceived. Specifically, a Member should not sit on a body or participate in any decision which directly affects the officer on a personal basis.
				1657	Section 52.7: G – Use of Local Authority resources and facilities
				1658	Both Mayor’s Office staff and the Members’ Support Team provide assistance to Members in their role as Council Members. Staff in these sections may, therefore, be used, as appropriate, to help with work such as diary management, meetings and correspondence to do with Council matters.
				1659	The Members’ Support Team staff will assist with booking venues for, and publishing details of, Member’ surgeries. The Mayor’s Office book the Mayor’s surgeries. Members’ surgeries should normally be held within a Member’s own ward, but a Member may arrange a surgery in premises outside their ward if this is necessary to provide suitable surgery facilities for their own constituents. Member must not ask Council officers to assist with any personal, business or party-political matters; attend surgeries; or decide how case work will be dealt with.
				1660	Member Support also provide a package of Member Learning and Development training to support Members in their Council related work.
				1661	Members must use any Council facilities that are provided in their role as a Member strictly for that purpose and no other. For example, Members must not use rooms in the Town Hall or other buildings or any of the Council’s paper, email addresses, telephone numbers, computers, photocopiers, or printers for any personal, business related or party political matter, nor, for example, on behalf of any community groups of which the Member is a member, unless formal approval has been given by the appropriate chief officer. If non-approved use is made, it could lead to a complaint under the Members Code of Conduct.
				1662	The use of Council facilities and services by Members during a pre-election period for election campaigning or political purposes is not allowed. Specific guidance will be issued at that time to both Members and officers. If non-approved use is made, it could lead to a complaint under the Members Code of Conduct
				1663	From time-to-time training and guidelines on the proper and effective use of Council IT resources will be issued.
				1664	The Council will only provide indemnities to Members or officers in circumstances which fall within the Local Authorities (Indemnities for Members and Officers) Order 2004. The Chief Executive will decide in the individual circumstances of each case whether an indemnity is appropriate.
				1665	Members are often assisted by political party workers. There is no objection to this, but no non-elected party worker has any entitlement to:
				1666	The principles which apply to use of facilities provided for Members (and the officers employed to assist them) apply equally to all Council property and facilities and all Council employees.
				1667	Where Members and officers share an office building particular care needs to be taken to maintain appropriate lines of contact.
				1668	In an open plan office environment Members and officers must be particularly careful to maintain confidentiality and the Council’s meeting rooms and facilities should be used to discuss sensitive or confidential issues.
				1669	Section 9 of the Local Government and Housing Act, 1989 gives councils a power to appoint up to 3 political assistants to qualifying political groups. A political assistant undertakes research and provides administrative support to the main political group in the Council. Whilst the Act allows the political affiliation of an individual to be taken into account in the appointment of any Political or Mayor’s Assistant, they remain officers of the Council and must therefore not undertake any activity, which may be deemed unlawful. In this context, it should be realised that officer support to the political groups is in the context of their role in the discharge of Council business and although it may require liaison with political parties, at both local and national level, should not be used in promoting the views of an individual political party or undertaking campaigning or other party political business.
				1670	Political assistants hold politically restricted posts and therefore also face restrictions on their personal political activity.
				1671	Section 52.8: H - Interests
				1672	There is a whole range of circumstances where the Council as a corporate body may be involved in legal proceedings. This could be against residents or other individuals, organisations and companies, and across the whole range of service areas including housing, planning, highways, etc. Members have a clear role in representing residents’ and general public interests. In this representative capacity, Members will inevitably become involved in issues where the Council is considering, or is in the process of taking legal action, or where the Council is the defendant to legal actions brought by third parties.
				1673	Conflicts of interest will almost certainly occur when a Member is enquiring on behalf of an individual or body involved in legal action by or against the Council. In such cases, Members will be required to balance their representative role with their wider responsibilities in representing the corporate interests of the authority. For this reason, Members must be circumspect in any dealing with persons taking action against the Council, or against whom any legal action is being taken. Particularly, Members must be extremely cautious about having any dealings with professional representatives, advisers or witnesses in the case. Not only could such intervention prejudice the Council’s position but the Members could find himself/ herself accused of an offence of Misconduct of Public Office or, Perverting the Course of Justice or an attempt or conspiracy to do so.
				1674	It is therefore particularly important that Members should be sure not only to avoid any actual impropriety, but at all times avoid any occasion for suspicion or any appearance of improper conduct.
				1675	Whilst Members have every right to information on how any such matter is being dealt with and a duty to represent their constituents, However, the response on behalf of the Council will necessarily be limited to comments on process, so as not to prejudice the proceedings.
				1676	In respect of any ongoing or contemplated proceedings, all enquiries must be addressed to either the appropriate Director or Corporate Director. On no account is the Member to contact any officers involved in the proceedings to discuss or make any enquiries regarding the proceedings.
				1677	If a Member believes that the Council’s actions or intentions are wrong, they should inform the Corporate Director concerned. It must then be for the Corporate Director to determine what action to take. If the Member remains unhappy with the action taken, then they should refer the matter to the Council’s Monitoring Officer or to the Chief Executive.
				1678	Section 52.9: I - Complying with the Protocol
				1679	If an officer has a complaint about a Member it is always preferable to resolve matters informally, through an appropriate senior manager. If the matter cannot be resolved informally or it is not suitable for such then officers can make a complaint to the Monitoring Officer.
				1680	If a Member has a concern about the conduct or capability of an officer, they should raise the matter privately with the appropriate Director or Corporate Director. Any concern about a Corporate Director should be raised privately with the Chief Executive. Any concern about the Chief Executive should be raised privately with the Monitoring Officer.
				1681	Members’ allowances scheme
				1682	Section 53.1: This Scheme is made by the London Borough of Tower Hamlets in accordance with the provisions of the Local Authorities (Members’ Allowances) (England) Regulations 2003 as amended.
				1683	This Scheme shall be called The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025 and it shall come into effect on 1 April 2025. The Scheme shall apply to the Mayor, Councillors and Co-opted Members of the London Borough of Tower Hamlets.
				1684	Section 53.2: Basic Allowance
				1685	Subject to paragraph 8, a basic allowance of £11,898 shall be paid to each Councillor for each year. The Basic Allowance shall not be payable to the elected Mayor.
				1686	The basic allowance of £11,898 shall be payable with effect from 1 April 2025.
				1687	Section 53.3: Special Responsibility Allowance
				1688	Subject to paragraphs 5-8, a special responsibility allowance shall be paid for each year to those Members who hold a position of special responsibility as specified in Schedule 1.
				1689	The amount of each such allowance shall be the amount specified against the respective special responsibility in Schedule 1 and it shall be payable with effect from 1 April 2025.
				1690	Any special responsibility allowance payable under paragraphs 4 and 5 shall be in addition to the basic allowance payable under paragraph 2 above.
				1691	Any Member who holds more than one position of special responsibility shall receive only one special responsibility allowance which shall be at the higher level.
				1692	Section 53.4: Part-Year Entitlement
				1693	If, in the course of the year, this scheme is amended or a Member’s entitlement changes, the relevant basic and/or special responsibility allowance shall be calculated and paid pro-rata during the particular month in which the scheme amendment or entitlement change occurs.
				1694	Section 53.5: Dependants’ Carers’ Allowance
				1695	A maximum of £13.85 per hour shall be paid to those Members who necessarily incur expense in arranging for the care of their children or other dependants to enable them to undertake any of the activities specified in Schedule 2 to this Scheme.
				1696	The following conditions shall apply:
				1697	Section 53.6: Indexation
				1698	The Basic, Special Responsibility, Mayor’s and Dependants’ Carers’ Allowances will be adjusted to reflect the annual pay settlement for local government staff effective 1 April 2025. The Dependents’ Carers’ Allowance will also be adjusted to, as a minimum, be in line with the London Living Wage.
				1699	Section 53.7: Travel and Subsistence Allowance
				1700	An allowance shall be paid to any Member for travelling and subsistence undertaken outside the Borough in connection with any of the duties specified in Schedule 2.
				1701	An allowance shall be paid to a co-opted member of a Committee, Sub-Committee or Panel of the Council for travelling and subsistence in connection with any of the duties specified in Schedule 2, irrespective of whether the meeting or duty is inside or outside the Borough.
				1702	The amounts payable shall be the amounts which are for the time being payable to officers of the Council for travelling and subsistence undertaken in the course of their duties.
				1703	Section 53.8: Co-optees’ Allowance
				1704	Subject to paragraph 16, a co-opted member of the Standards Advisory Committee, the Overview and Scrutiny Committee or any of its Sub-Committees, may claim a co-optee allowance of £136 and a co-opted member who is appointed as Chair of the Standards Advisory Committee may claim a co-optee allowance of £272, for attendance at any meeting of the Committee or the Panel or attendance at any conference or mandatory training event, where attendance is on behalf of and authorised by the Council.
				1705	A claim for co-optees’ allowance shall be made in writing within two months from the date of attendance at the meeting, conference or training event.
				1706	Where a member is suspended or partially suspended from his or her responsibilities or duties as a co-opted member under Part III of the Local Government Act 2000, any co-optee’s allowance payable to him or her for the period for which he or she is suspended or partially suspended, may be withheld by the Council.
				1707	Section 53.9: Maternity, Paternity, Adoption and Sickness Pay
				1708	All Members shall continue to receive their Basic Allowance in full in the case of maternity, paternity, adoption and sickness leave.
				1709	Members entitled to a Special Responsibility Allowance shall continue to receive their allowance in the case of maternity, paternity, adoption and sickness leave in the same way that the Council’s employees enjoy such benefits.
				1710	If a replacement to cover the period of absence is appointed by Council or the Mayor (or in the case of party group position, the party group) the replacement will be entitled to claim a Special Responsibility Allowance.
				1711	Section 53.10: Recovery of Allowances Paid
				1712	Any allowance that has been paid to a Member after he or she has ceased to be a member of the Council, or is for some other reason not entitled to receive the allowance for a specified period, may be recovered.
				1713	Section 53.11: Claims and Payments
				1714	Payments shall be made for basic and special responsibility allowances in instalments of one-twelfth of the amounts respectively specified in this Scheme, paid on the last working day of each month.
				1715	Where a payment of one-twelfth of the amount specified in this Scheme for a basic or special responsibility allowance will result in the Member receiving more than the amount to which he or she is entitled, the payment shall be restricted to such amount as will ensure that no more is paid than the amount to which he or she is entitled.
				1716	A claim for travelling and subsistence or dependants’ carers’ allowance;
				1717	Travelling and subsistence and dependants’ carers’ allowance shall be paid on the last working day of each month for any claim received not less than 21 days before that date.
				1718	Section 53.12: Pensions
				1719	Neither members nor co-opted members of the Council are eligible to join the London Borough of Tower Hamlets Local Government Pension Scheme.
				1720	Section 53.13: Records of Allowances and Publications
				1721	The Council shall keep a record of payments made by it under this Scheme, including the name of the recipients of the payment and the amount and nature of each payment.
				1722	The record of the payments made by the Council under this Scheme shall be available at all reasonable times for inspection at no charge. A copy shall also be supplied to any person who requests it on payment of a reasonable fee.
				1723	As soon as reasonably practicable after the end of the year to which this Scheme relates, the Council shall make arrangements to publish the total sums paid by it to each recipient for each different allowance.
				1724	A copy of the Scheme shall be supplied to any person who requests it on payment of a reasonable fee.
				1725	Section 53.14: Renunciation
				1726	A member may at any time and for any period, by notice in writing given to the Chief Executive, elect to forego any part of their entitlement to an allowance under this Scheme.
				1727	Section 53.15: Interpretation
				1728	In this scheme:
				1729	Section 53.16: Revocation
				1730	The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowance Scheme 2024 is hereby revoked and replaced with the Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025.
				1731	Section 53.17: SCHEDULE 1
				1732	The following are specified as the special responsibilities for which special responsibility allowances are payable and the amounts of those allowances:
				1733	Section 53.18: SCHEDULE 2
				1734	The duties for which these allowances are payable include:
				1735	Officers
				1736	Introduction
				1737	Section 54.1: Appointments
				1738	General. The Council may engage such staff (referred to as officers) as it considers necessary to carry out its functions.
				1739	Chief Officers. The Chief Executive (designated as Head of Paid Service by Council) on behalf of the Council will engage persons for the following posts who will be designated chief officers:
				1740	The above posts may be subject to change from time to time in which case this Constitution will be updated as soon as reasonably practicable to reflect any change in the designated chief officers.
				1741	Section 54.2: Statutory Officers
				1742	In addition to the designation of the Head of Paid Service statutory position to the Chief Executive and the Chief Finance Officer position to the Corporate Director, Resources, the Council has designated the Monitoring Officer position to the Director of Legal. Part I Section xx of the Constitution sets out the main statutory officer allocations.
				1743	Section 54.3: The Management Structure
				1744	The Chief Executive will determine and publicise a description of the overall structure of the Council showing the management structure and deployment of officers. This is set out below.
				1745	Section 54.4: Conduct
				1746	Officers will comply with the Employees’ Code of Conduct and the Member/ Officer Relations’ Protocol set out in Part H section xx of this Constitution.
				1747	Structure Chart
				1748	Employee Code of Conduct
				1749	Section 56.1: INTRODUCTION
				1750	This code aims to guide all employees on their conduct inside work and outside work where this has a bearing on their position within the Council. It is the responsibility of all Council employees to read this Code and work in accordance with it. If you are unsure about any aspect, check it with your line manager or Human Resources.
				1751	As an employee you should read this Code in conjunction with other relevant parts of the Constitution, Council policies and procedures relevant to your work and more detailed operational guidelines for example in areas such as computer use, The Code, in setting out our values, rules and principles, should not be interpreted as a complete list of what you can and cannot do, but rather to enable you as an employee to understand the ground-rules that all must observe, and the differences in the roles and duties of Members (the Mayor and Councillors) and employees.
	10888			1752
	10889
	10890
	10891
	10892			1753
				1754	Any breach of this Code may lead to disciplinary action and may in some instances constitute gross misconduct.
				1755	Section 56.2: GENERAL CONDUCT
				1756	The public is entitled to demand the highest standards of conduct from all local government employees.
				1757	The Council is extremely conscious that public confidence can be damaged where the integrity of a Council employee is called into question and they are suspected of being influenced by improper motives.
	10893			1758
	10894			1759
n	10895		n	1760	Paragraphs 2.1 and 2.2 of the National Joint Council for Local Government Services, National Agreement on Pay and Conditions of the Service states:
	10896			1761	The Council believes:
	10897
	10898
	10899	Procedure for dealing with complaints against Members
	10900
	10901
	10902
	10903
	10904
	10905
	10906
	10907
	10908
	10909
	10910
	10911
	10912
	10913
	10914
	10915
	10916
	10917
	10918
	10919	Section 51.1: Introduction
	10920
	10921
	10922
	10923
	10924
	10925
	10926
	10927
	10928	The Council has adopted a Code of Conduct for Members which is available on the Council’s website and on request from the Monitoring Officer.
	10929
	10930
	10931
	10932
	10933
	10934	In accordance with section 28 of the Localism Act 2011, these arrangements set out how an allegation may be made that the Mayor, an elected Member or a Co-opted Member of the London Borough of Tower Hamlets has failed to comply with the Council’s Code of Conduct for Members and how the Council will deal with such allegations.
	10935
	10936
	10937
	10938
	10939
	10940	These arrangements also require that the Monitoring Officer shall ensure that the Council appoints at least one Independent Person and at least one reserve Independent Person for the purposes of meeting the statutory requirements of the Localism Act 2011.
	10941
	10942
	10943
	10944
	10945
	10946	Any reference in these arrangements to the Monitoring Officer shall include a deputy Monitoring Officer. The timelines set out are for guidance and shall be observed where practicable but may be extended by the Monitoring Officer as necessary if they cannot be complied with by any relevant party due to sickness, holidays or other reasonable cause.
	10947
	10948
	10949
	10950
	10951
	10952	Section 51.2: Complaints
	10953
	10954
	10955
	10956
	10957
	10958
	10959
	10960
	10961	Allegations concerning possible breaches of the Code of Conduct for Members should be made in writing to the Monitoring Officer using the online conduct complaint form. Reasonable adjustments can be made for people who have a disability which prevents them from using the online form. See the email address and telephone number provided by the Council's website.
	10962
	10963
	10964
	10965
	10966
	10967	On receipt of a complaint the Monitoring Officer shall within five working days acknowledge receipt to the complainant. The Monitoring Officer will also within five working days and on a confidential basis, inform the subject Member of the substance of the complaint and the identity of the complainant (unless the Monitoring Officer considers that such notification would prejudice the proper consideration and investigation of the complaint).
	10968
	10969
	10970
	10971
	10972
	10973	Complainants must provide their name and postal address when submitting a complaint. Anonymous complaints will not be considered unless the Monitoring Officer decides (after consultation with the Independent Person) that the complaint raises a serious issue affecting the public interest which is capable of investigation without the need to ascertain the complainant's identity.
	10974
	10975
	10976
	10977
	10978
	10979	A complainant when making an allegation should specify the identity of the person(s) alleged to have breached the Code, the conduct that is alleged to give rise to the breach, the evidence that supports the allegation and the names (and contact details) for any potential witnesses able to give direct evidence of the events complained about.
	10980
	10981
	10982
	10983
	10984
	10985	Section 51.3: Assessment of Complaints
	10986
	10987
	10988
	10989
	10990
	10991
	10992
	10993
	10994	The Monitoring Officer shall within 5 working days of receiving the complaint and when notifying the Member complained about of the substance of the complaint:
	10995
	10996
	10997
	10998
	10999
	11000
	11001	Within a further 10 working days after receiving comments from the Member who is the subject of the complaint, the Monitoring Officer shall, after consultation with the Independent Person:
	11002
	11003
	11004
	11005
	11006
	11007
	11008	In making this determination the Monitoring Officer may at their discretion report the matter to the Casework Advisory Sub-Committee (CASC) of the Standards Advisory Committee for consideration and/or consult other persons as appropriate.
	11009
	11010
	11011
	11012
	11013
	11014	The Monitoring Officer may decide not to refer the matter for investigation where:
	11015
	11016
	11017
	11018
	11019
	11020
	11021	Where the Monitoring Officer decides to reject a complaint, they shall inform the complainant and relevant Member complained about in writing giving the reasons for rejection.
	11022
	11023
	11024
	11025
	11026
	11027	Section 51.4: Investigation and Monitoring of Complaints
	11028
	11029
	11030
	11031
	11032
	11033
	11034
	11035
	11036	If a complaint of failure to comply with the Code is referred for investigation the Monitoring Officer shall appoint an investigator or complete the investigation themself. Such investigation should whenever possible be completed within three months of the decision to refer the matter for investigation. The Monitoring Officer may extend this period by up to a further two months where they feel it is necessary to ensure a proper and adequate investigation. The Monitoring Officer may refer a complaint for investigation to the Monitoring Officer in a different authority where they have a conflict of interest.
	11037
	11038
	11039
	11040
	11041
	11042	The Monitoring Officer will keep the complainant and the Member complained about informed as to progress at appropriate intervals and shall inform them of any extension to the period for the investigation.
	11043
	11044
	11045
	11046
	11047
	11048	The Monitoring Officer will report every six months to the Standards Advisory Committee on the number and nature of complaints received and action taken as a result. This will include details of complaints that have been rejected by the Monitoring Officer and any extension made to the period for an investigation of a complaint.
	11049
	11050
	11051
	11052
	11053
	11054	Where any investigation into a complaint of breach of the Code finds no evidence of failure to comply with the Code of Conduct, the Monitoring Officer shall within four weeks of receipt of the investigation report, consult with the Independent Person and decide whether the matter should be closed without reference to a Hearings Advisory Sub-Committee. The Monitoring Officer shall provide a copy of the report and findings of the investigation which shall be kept confidential to the complainant and to the Member concerned and shall report the matter as part of the quarterly report to the Standards Advisory Committee for information. The Monitoring Officer may also seek advice from the CASC before deciding that a matter should be closed without reference to the Hearings Advisory Sub-Committee.
	11055
	11056
	11057
	11058
	11059
	11060	Where an investigation finds evidence of a failure to comply with the Code of Conduct, the Monitoring Officer following consultation with the Independent Person, may seek local resolution of the complaint. If local resolution succeeds the Monitoring Officer shall report the matter as part of the quarterly report to the Standards Advisory Committee. If local resolution does not succeed or if following consultation with the Independent Person, the Monitoring Officer considers that it is not appropriate to seek local resolution, the Monitoring Officer shall report the investigation findings to a Hearings Advisory Sub-Committee of the Standards Advisory Committee for local hearing and to obtain advice and recommendations from the Sub-Committee. The Hearings Advisory Sub-Committee will whenever practicable be convened within one month of the Monitoring Officer receiving the investigation report.
	11061
	11062
	11063
	11064
	11065
	11066	Section 51.5: Hearings Advisory Sub-Committee
	11067
	11068
	11069
	11070
	11071
	11072
	11073
	11074
	11075	The Hearings Advisory Sub-Committee will consider the investigation report and any submissions from the Member complained about and advise the Monitoring Officer:
	11076
	11077
	11078
	11079
	11080
	11081
	11082	Possible sanctions may include any of the following:-
	11083
	11084
	11085
	11086
	11087
	11088
	11089	In determining any recommended sanction the Hearings Sub-Committee may take into account any previous breach by the Member concerned and/or their compliance with any previous sanction applied.
	11090
	11091
	11092
	11093
	11094
	11095
	11096
	11097	Member / Officer Relations Protocol
	11098
	11099
	11100
	11101
	11102
	11103
	11104	Section 52.1: A- Respect
	11105
	11106
	11107
	11108
	11109
	11110
	11111
	11112
	11113
	11114
	11115
	11116
	11117
	11118
	11119
	11120
	11121
	11122	Section 52.2: B - Bullying, harassment and discrimination
	11123
	11124
	11125
	11126
	11127
	11128
	11129
	11130
	11131
	11132
	11133
	11134
	11135
	11136
	11137
	11138
	11139
	11140
	11141
	11142
	11143
	11144
	11145
	11146
	11147
	11148
	11149
	11150
	11151
	11152	Poor working relations between Members and officers can be destructive to good governance.
	11153
	11154
	11155
	11156
	11157
	11158	5.2 Bullying behaviour may happen only once or it may be part of a pattern of behaviour directed at a weaker person or person whom the Member or the officer has some actual or perceived influence over. Such behaviour may include attacking a specific officer’s conduct in public when Officers are instructed not to ‘answer back’ in public. This can be contrasted with the legitimate challenges which a Member or officer can make in challenging policy or scrutinising performance.
	11159
	11160
	11161
	11162
	11163
	11164	Section 52.3: C - Impartiality and accountability of officers of the Council
	11165
	11166
	11167
	11168
	11169
	11170
	11171
	11172
	11173
	11174
	11175
	11176
	11177
	11178
	11179
	11180
	11181
	11182
	11183
	11184
	11185
	11186
	11187
	11188
	11189
	11190
	11191
	11192
	11193
	11194
	11195
	11196
	11197
	11198
	11199
	11200
	11201	Members should raise constituents’ queries or concerns through the proper channels and not go direct to junior officers. Members should not seek to ‘jump the queue’, but should be aware of and implement the Council’s procedures. This approach ensures that resources are able to be appropriately prioritised and resourced.
	11202
	11203
	11204
	11205
	11206
	11207	Officers should seek to explain why a course of action is being recommended. Reports should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way.
	11208
	11209
	11210
	11211
	11212
	11213
	11214
	11215
	11216
	11217
	11218	When an Officer provides a report it should contain clear, evidence-based advice as to why a course of action is being recommended. From time to time corporate advice is given to officers on report writing and they should take care to follow it. The report should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way. Officers should take care to include even unpopular options if they feel they are relevant.
	11219
	11220
	11221
	11222
	11223
	11224	The relevant Corporate Director will always be fully responsible (and retains ultimate responsibility) for the contents of any report submitted in their name. Any issues arising between a Member and a Corporate Director in this area should be referred to the Monitoring Officer or Chief Executive for resolution.
	11225
	11226
	11227
	11228
	11229
	11230	Members have the right to criticise reports or the actions taken by officers, but they should:
	11231
	11232
	11233
	11234
	11235
	11236
	11237	Members have the ability to agree or reject proposals placed before them by officers, irrespective of the advice or recommendations made by officers so long as they generally act in good faith and exercise reasonableness in decision-making and specifically:
	11238
	11239
	11240
	11241
	11242
	11243
	11244	Officers must therefore, be able to report to Members in accordance with their professional expertise.
	11245
	11246
	11247
	11248
	11249
	11250	Members should be mindful of taking part in the decision making process when they are actually biased, where it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of bias, or where a Member has predetermined the matter by closing their mind to the merits of the decision.
	11251
	11252
	11253
	11254
	11255
	11256	A resolution may be passed at meetings which authorises an officer to take action between meetings after consultation with the Chair/ Lead Member/ Portfolio Member etc. It is the officer, not the Chair etc., who takes the action and is responsible for it. The Chair etc. does not himself/ herself have the power between meetings to make decisions.
	11257
	11258
	11259
	11260
	11261
	11262	Section 52.4: D - Confidentiality and access to information (including Member Enquiries)
	11263
	11264
	11265
	11266
	11267
	11268
	11269
	11270
	11271
	11272
	11273
	11274
	11275
	11276
	11277
	11278
	11279
	11280
	11281
	11282
	11283
	11284
	11285	The Council operates a Member’s Enquiries system which is for the Mayor and Members to use for routine requests for information and advice. A copy of the procedure is found at
	11286	Member Enquiries Policy and Process (towerhamlets.gov.uk)  (Internal only link) The maximum turn round time expected for such enquiries is 10 working days and officers will chase outstanding enquiries exceeding this period. Matters which are not routine or involve policy should be directed initially to the relevant Corporate Director or Director or any officer nominated by them.
	11287
	11288
	11289
	11290
	11291
	11292
	11293
	11294
	11295
	11296
	11297
	11298
	11299
	11300
	11301
	11302
	11303	The Member Enquiries system is managed by Customer Services and Mayor’s Office staff also provide support to Executive Members as appropriate.
	11304
	11305
	11306
	11307
	11308
	11309
	11310
	11311
	11312
	11313
	11314
	11315
	11316
	11317
	11318
	11319	The following paragraphs identify the rights of Members and the procedures that they must comply with when applying for access to Cabinet/ Committee/ Sub-Committee papers and other documents/ information. These paragraphs take into account the following:
	11320
	11321
	11322
	11323
	11324
	11325
	11326	In principle, Members have the same ordinary rights of access to certain information as is enjoyed by the general public but they also have the right to access any other information (i.e. confidential or exempt) held by the Council of which they are a Member provided that it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member (see “Need to Know” below). This right of access of additional access may not extend to the publication of or otherwise making public such information as there may be issues of confidentiality.
	11327
	11328
	11329
	11330	Access to Committee Papers for Forthcoming Meetings
	11331
	11332
	11333
	11334
	11335	The rights of Members can be summarised as follows:
	11336
	11337
	11338
	11339
	11340	Access to Other Documents/Information – “The Need to Know”
	11341
	11342
	11343
	11344
	11345	It is important to note that in some cases access to information to which the public is not entitled only applies where Members are clearly carrying out their role as elected representatives. Where a Member has a financial or personal interest in a matter the Member will only be entitled to the same access as would be the case for a private individual. In these circumstances, the Member must make it clear that they are acting in their private capacity and not as a Member.
	11346
	11347
	11348
	11349
	11350
	11351	Under common law principles Members have the right to access information held by the Council where it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member. This is known as the “Need to Know”. This means that information must not be used for party political purposes.
	11352
	11353
	11354
	11355
	11356
	11357	The common law “Need to Know” is the prima facie right of Members to inspect documents of the authority which exist as Members are under a duty to keep themselves informed of Council business which relate to their role as elected representatives. Thus, this right applies to Members who do not have statutory rights to exempt or confidential information and to other documents held by the Council under local government legislation or the Freedom of Information Act 2000.
	11358
	11359
	11360
	11361
	11362
	11363	For example, a Member is likely to have a prima facie “Need to Know” where they have a legitimate Ward problem and needs access to the documents that are relevant to that specific problem. Also, for example, a Cabinet Member whose Portfolio covers the matter in question and they need to be aware of what is occurring for the purpose of their Cabinet position.
	11364
	11365
	11366
	11367
	11368
	11369	Access to information on the basis of a ‘Need to Know’ does not exist where the Member is considered to be “fishing” for information or seeks access for an ulterior/improper purpose (e.g. for a private purpose). Case law has established that mere idle curiosity as to what is in the documentation will not be sufficient.
	11370
	11371
	11372
	11373
	11374
	11375	It should be noted that some material (for example if commercially sensitive) may be redacted from information that is disclosed, if this does not affect the ability of a Member to exercise their role as an elected representative.
	11376
	11377
	11378
	11379
	11380
	11381	There will also be a range of documents which, because of their nature are either not accessible by Members (such as the personal records of an individual) or are accessible only by the political group forming the administration and not by the Members of other political groups. An example of this latter category would be draft documents compiled in the context of emerging Council policies and draft Committee reports, the premature disclosure of which might be against the Council’s and the public interest.
	11382
	11383
	11384
	11385
	11386
	11387	Whilst the term “Council document” is very broad and includes, for example, any document produced with Council resources, it is accepted by convention that a Member of one political group will not have a “Need to Know” and therefore, a right to inspect, a document which forms part of the internal workings of another political group.
	11388
	11389
	11390
	11391
	11392
	11393
	11394
	11395
	11396
	11397
	11398	Procedural Rules and specific local procedures (e.g. on contracts) require Members and officers to maintain confidentiality in certain circumstances. Officers are bound by their contracts of employment and any breach of confidentiality will almost certainly lead to disciplinary action. Officers must distinguish between assisting an elected representative in the course of the Member’s Council business and dealing with the same person as a client or customer, e.g. a Housing Benefit claimant. In the latter case, Officers will treat the Member with the same degree of helpfulness, courtesy and confidentiality as would be afforded to any other member of the public in the same situation, and interpret the relevant rules and procedures as they would for any other client or customer.
	11399
	11400
	11401
	11402
	11403
	11404	Equally, any Council information provided to a Member on the basis of a ‘Need to Know’ must only be used by the Member for the purpose for which it was provided, i.e. in connection with the proper performance of the Member’s duties as an elected representative of the Council. Confidential or exempt information provided to Members may be discussed in Part II Committee meetings or in private meetings of appropriate Members and Officers. However, it should not be discussed with, or released to, any other persons. Any information provided should be clearly marked as confidential before it is released to Members.
	11405
	11406
	11407
	11408
	11409
	11410	In cases where a Member discloses information given to him/her in confidence by anyone, or information acquired by the Member which they believe, or ought reasonably to be aware, is of a confidential nature then that Member may find themselves the subject of a complaint to the Standards Advisory Committee that they have contravened the Code of Conduct for Members.
	11411
	11412
	11413
	11414
	11415
	11416	Similarly, the unauthorised disclosure of confidential or exempt information is regarded by the authority as a serious disciplinary offence for Officers. This includes an unauthorised disclosure to a Member.
	11417
	11418
	11419
	11420
	11421
	11422	Any request from a Member for information will be treated in confidence by Officers and will not be made known to any other Member or political group. Officers are also under a duty not to relate any information disclosed privately by a Member(s) (e.g. during Part II discussions at Committee, etc., informal briefings, private conversations or Group meetings) to another Member, Officer or person not already privy to that information.
	11423
	11424
	11425
	11426
	11427
	11428	The duty of officers to observe a Member’s confidence however will not apply if the information disclosed relates to something which could damage the Council or which is illegal or constitutes maladministration. In this event the matter will be referred to the appropriate Corporate Director and/or Monitoring Officer and Chief Executive for further investigation and action as appropriate.
	11429
	11430
	11431
	11432
	11433
	11434	As a Member I must:
	11435
	11436
	11437
	11438
	11439
	11440
	11441
	11442
	11443
	11444
	11445
	11446	Officers must serve the Council as a whole and not exclusively any political group, combination of groups or any individual Member. Special rules apply to Political Group Assistants and the Mayor’s Assistant and those post holders are made aware of them through separate guidance.
	11447
	11448
	11449
	11450
	11451
	11452	There is statutory recognition for party political groups and it is common practice for such groups to give preliminary consideration to matters of Council business in advance of such matters being considered by the relevant Council decision making body. Senior officers may properly be called upon to support and contribute to such deliberations by political groups but must at all times maintain political neutrality. All officers must, in their dealings with political groups and individual Members treat them in a fair and even-handed manner.
	11453
	11454
	11455
	11456
	11457
	11458	The support provided by officers can take many forms, ranging from a briefing meeting with the Mayor, a Cabinet Member/ Chair/ Spokesperson prior to a Council, Cabinet, Committee or Sub-Committee meeting to a presentation to a political group meeting. Whilst in practice such officer support is likely to be in most demand from whichever political group is in control of the Council at the time, such assistance is available to all political groups including ungrouped Members. Clarification of the support provided can be obtained from the Member Support Team.
	11459
	11460
	11461
	11462
	11463
	11464	Certain points, however, must be clearly understood by all those participating in this process, Members and Officer alike. In particular:
	11465
	11466
	11467
	11468
	11469
	11470
	11471	Section 52.5: E – Disrepute
	11472
	11473
	11474
	11475
	11476
	11477
	11478
	11479
	11480
	11481
	11482
	11483
	11484
	11485
	11486
	11487
	11488
	11489	If your actions would give the impression to a reasonable member of the public with knowledge of all of the facts that you are acting as a Member or an officer, this could lead to bringing the Council into disrepute Eg seeking an advantage/disadvantage/misusing your position in the community
	11490
	11491
	11492
	11493
	11494
	11495
	11496
	11497
	11498	https://www.thebridge.towerhamlets.gov.uk/policy-and-procedures/general/social-media-policy-and-guidance
	11499
	11500
	11501
	11502
	11503
	11504
	11505	Section 52.6: F - Use of Position
	11506
	11507
	11508
	11509
	11510
	11511
	11512
	11513
	11514
	11515
	11516
	11517
	11518
	11519
	11520
	11521
	11522
	11523
	11524
	11525
	11526
	11527
	11528
	11529
	11530
	11531
	11532
	11533
	11534
	11535
	11536
	11537
	11538
	11539
	11540
	11541
	11542
	11543
	11544
	11545
	11546	The Code of Conduct for Members emphasises the need for Members to avoid behaviour which could be viewed as conferring an advantage or disadvantage on an officer. Members must not seek personal favours from officers. Officers must not be tempted to give favours to please a Member. An example of favour seeking would be asking whether a Members’ parking ticket could be withdrawn or whether an application for a service could be expedited. Similarly, officers must not seek to circumvent agreed staff consultative procedures by lobbying Members’ on matters which directly concern them as employees.
	11547
	11548
	11549
	11550
	11551
	11552
	11553
	11554
	11555
	11556
	11557	Issues relating to the appointment, management and dismissal of most officers are reserved by law to the Head of Paid Service and officers appointed by him/her. Member involvement in employment issues generally, including where they relate to senior officers, is set out in the Local Authorities (Standing Orders) (England) Regulations 2001
	11558
	11559
	11560
	11561
	11562
	11563	Occasions may arise where officers try to involve Members in day-to-day staff/ management issues. Members should strongly discourage such approaches. Officers should be advised to pursue matters with their management through the established procedures for resolving grievances etc. Officers must not raise matters concerning their employment with individual Members; to do so may result in disciplinary action being taken.
	11564
	11565
	11566
	11567
	11568
	11569
	11570
	11571
	11572
	11573
	11574	Personal familiarity between Members and officers can create the suspicion of improper conduct, however unfounded and can undermine public confidence in the Council. Whilst it is clearly important that there should be a close working relationship between when officers and Cabinet members or chairs of Committees, such relationships should never be allowed to become so close, or appear to be so close, as to bring into question, the officer's ability to deal impartially with other Members and other party groups.
	11575
	11576
	11577
	11578
	11579
	11580	Informal and collaborative two-way contact between Members and officers is encouraged; however, personal familiarity can damage the relationship, as might a family or business connection. It is accepted that some close relationships will develop, particularly when Members and officers work closely together but it is important that close relationships between Members and officers are openly declared and if any relationship might be seen as unduly influencing their work in their respective roles then they should inform the Monitoring Officer.
	11581
	11582
	11583
	11584
	11585
	11586	It is not enough to avoid actual impropriety, Members and officers should always be open about their relationships to avoid any reason for suspicion and any appearance of improper conduct. Where a personal relationship has been disclosed, those concerned should avoid a situation where conflict could be perceived. Specifically, a Member should not sit on a body or participate in any decision which directly affects the officer on a personal basis.
	11587
	11588
	11589
	11590
	11591
	11592	Section 52.7: G – Use of Local Authority resources and facilities
	11593
	11594
	11595
	11596
	11597
	11598
	11599
	11600
	11601
	11602
	11603
	11604
	11605
	11606
	11607
	11608
	11609
	11610
	11611
	11612
	11613
	11614
	11615
	11616
	11617
	11618
	11619
	11620
	11621
	11622
	11623
	11624
	11625
	11626
	11627
	11628
	11629
	11630
	11631
	11632
	11633
	11634	Both Mayor’s Office staff and the Members’ Support Team provide assistance to Members in their role as Council Members. Staff in these sections may, therefore, be used, as appropriate, to help with work such as diary management, meetings and correspondence to do with Council matters.
	11635
	11636
	11637
	11638
	11639
	11640	The Members’ Support Team staff will assist with booking venues for, and publishing details of, Member’ surgeries. The Mayor’s Office book the Mayor’s surgeries. Members’ surgeries should normally be held within a Member’s own ward, but a Member may arrange a surgery in premises outside their ward if this is necessary to provide suitable surgery facilities for their own constituents. Member must not ask Council officers to assist with any personal, business or party-political matters; attend surgeries; or decide how case work will be dealt with.
	11641
	11642
	11643
	11644
	11645
	11646	Member Support also provide a package of Member Learning and Development training to support Members in their Council related work.
	11647
	11648
	11649
	11650
	11651
	11652
	11653
	11654
	11655
	11656
	11657	Members must use any Council facilities that are provided in their role as a Member strictly for that purpose and no other. For example, Members must not use rooms in the Town Hall or other buildings or any of the Council’s paper, email addresses, telephone numbers, computers, photocopiers, or printers for any personal, business related or party political matter, nor, for example, on behalf of any community groups of which the Member is a member, unless formal approval has been given by the appropriate chief officer. If non-approved use is made, it could lead to a complaint under the Members Code of Conduct.
	11658
	11659
	11660
	11661
	11662
	11663	The use of Council facilities and services by Members during a pre-election period for election campaigning or political purposes is not allowed. Specific guidance will be issued at that time to both Members and officers. If non-approved use is made, it could lead to a complaint under the Members Code of Conduct
	11664
	11665
	11666
	11667
	11668
	11669	From time-to-time training and guidelines on the proper and effective use of Council IT resources will be issued.
	11670
	11671
	11672
	11673
	11674
	11675	The Council will only provide indemnities to Members or officers in circumstances which fall within the Local Authorities (Indemnities for Members and Officers) Order 2004. The Chief Executive will decide in the individual circumstances of each case whether an indemnity is appropriate.
	11676
	11677
	11678
	11679
	11680
	11681
	11682
	11683
	11684
	11685
	11686	Members are often assisted by political party workers. There is no objection to this, but no non-elected party worker has any entitlement to:
	11687
	11688
	11689
	11690
	11691
	11692
	11693	The principles which apply to use of facilities provided for Members (and the officers employed to assist them) apply equally to all Council property and facilities and all Council employees.
	11694
	11695
	11696
	11697
	11698
	11699
	11700
	11701
	11702
	11703
	11704	Where Members and officers share an office building particular care needs to be taken to maintain appropriate lines of contact.
	11705
	11706
	11707
	11708
	11709
	11710	In an open plan office environment Members and officers must be particularly careful to maintain confidentiality and the Council’s meeting rooms and facilities should be used to discuss sensitive or confidential issues.
	11711
	11712
	11713
	11714
	11715
	11716
	11717
	11718
	11719
	11720
	11721	Section 9 of the Local Government and Housing Act, 1989 gives councils a power to appoint up to 3 political assistants to qualifying political groups. A political assistant undertakes research and provides administrative support to the main political group in the Council. Whilst the Act allows the political affiliation of an individual to be taken into account in the appointment of any Political or Mayor’s Assistant, they remain officers of the Council and must therefore not undertake any activity, which may be deemed unlawful. In this context, it should be realised that officer support to the political groups is in the context of their role in the discharge of Council business and although it may require liaison with political parties, at both local and national level, should not be used in promoting the views of an individual political party or undertaking campaigning or other party political business.
	11722
	11723
	11724
	11725
	11726
	11727	Political assistants hold politically restricted posts and therefore also face restrictions on their personal political activity.
	11728
	11729
	11730
	11731
	11732
	11733	Section 52.8: H - Interests
	11734
	11735
	11736
	11737
	11738
	11739
	11740
	11741
	11742
	11743
	11744
	11745
	11746
	11747	There is a whole range of circumstances where the Council as a corporate body may be involved in legal proceedings. This could be against residents or other individuals, organisations and companies, and across the whole range of service areas including housing, planning, highways, etc. Members have a clear role in representing residents’ and general public interests. In this representative capacity, Members will inevitably become involved in issues where the Council is considering, or is in the process of taking legal action, or where the Council is the defendant to legal actions brought by third parties.
	11748
	11749
	11750
	11751
	11752
	11753	Conflicts of interest will almost certainly occur when a Member is enquiring on behalf of an individual or body involved in legal action by or against the Council. In such cases, Members will be required to balance their representative role with their wider responsibilities in representing the corporate interests of the authority. For this reason, Members must be circumspect in any dealing with persons taking action against the Council, or against whom any legal action is being taken. Particularly, Members must be extremely cautious about having any dealings with professional representatives, advisers or witnesses in the case. Not only could such intervention prejudice the Council’s position but the Members could find himself/ herself accused of an offence of Misconduct of Public Office or, Perverting the Course of Justice or an attempt or conspiracy to do so.
	11754
	11755
	11756
	11757
	11758
	11759	It is therefore particularly important that Members should be sure not only to avoid any actual impropriety, but at all times avoid any occasion for suspicion or any appearance of improper conduct.
	11760
	11761
	11762
	11763
	11764
	11765	Whilst Members have every right to information on how any such matter is being dealt with and a duty to represent their constituents, However, the response on behalf of the Council will necessarily be limited to comments on process, so as not to prejudice the proceedings.
	11766
	11767
	11768
	11769
	11770
	11771	In respect of any ongoing or contemplated proceedings, all enquiries must be addressed to either the appropriate Director or Corporate Director. On no account is the Member to contact any officers involved in the proceedings to discuss or make any enquiries regarding the proceedings.
	11772
	11773
	11774
	11775
	11776
	11777	If a Member believes that the Council’s actions or intentions are wrong, they should inform the Corporate Director concerned. It must then be for the Corporate Director to determine what action to take. If the Member remains unhappy with the action taken, then they should refer the matter to the Council’s Monitoring Officer or to the Chief Executive.
	11778
	11779
	11780
	11781
	11782
	11783	Section 52.9: I - Complying with the Protocol
	11784
	11785
	11786
	11787
	11788
	11789
	11790
	11791
	11792
	11793
	11794
	11795
	11796
	11797
	11798
	11799
	11800
	11801
	11802
	11803
	11804
	11805
	11806
	11807
	11808
	11809
	11810
	11811	If an officer has a complaint about a Member it is always preferable to resolve matters informally, through an appropriate senior manager. If the matter cannot be resolved informally or it is not suitable for such then officers can make a complaint to the Monitoring Officer.
	11812
	11813
	11814
	11815
	11816
	11817
	11818
	11819
	11820
	11821
	11822	If a Member has a concern about the conduct or capability of an officer, they should raise the matter privately with the appropriate Director or Corporate Director. Any concern about a Corporate Director should be raised privately with the Chief Executive. Any concern about the Chief Executive should be raised privately with the Monitoring Officer.
	11823
	11824
	11825
	11826
	11827
	11828
	11829
	11830	Members’ allowances scheme
	11831
	11832
	11833
	11834
	11835
	11836
	11837	Section 53.1: This Scheme is made by the London Borough of Tower Hamlets in accordance with the provisions of the Local Authorities (Members’ Allowances) (England) Regulations 2003 as amended.
	11838
	11839
	11840
	11841
	11842
	11843
	11844
	11845
	11846	This Scheme shall be called The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025 and it shall come into effect on 1 April 2025. The Scheme shall apply to the Mayor, Councillors and Co-opted Members of the London Borough of Tower Hamlets.
	11847
	11848
	11849
	11850
	11851
	11852	Section 53.2: Basic Allowance
	11853
	11854
	11855
	11856
	11857
	11858
	11859
	11860
	11861	Subject to paragraph 8, a basic allowance of £11,898 shall be paid to each Councillor for each year. The Basic Allowance shall not be payable to the elected Mayor.
	11862
	11863
	11864
	11865
	11866
	11867	The basic allowance of £11,898 shall be payable with effect from 1 April 2025.
	11868
	11869
	11870
	11871
	11872
	11873	Section 53.3: Special Responsibility Allowance
	11874
	11875
	11876
	11877
	11878
	11879
	11880
	11881
	11882	Subject to paragraphs 5-8, a special responsibility allowance shall be paid for each year to those Members who hold a position of special responsibility as specified in Schedule 1.
	11883
	11884
	11885
	11886
	11887
	11888	The amount of each such allowance shall be the amount specified against the respective special responsibility in Schedule 1 and it shall be payable with effect from 1 April 2025.
	11889
	11890
	11891
	11892
	11893
	11894	Any special responsibility allowance payable under paragraphs 4 and 5 shall be in addition to the basic allowance payable under paragraph 2 above.
	11895
	11896
	11897
	11898
	11899
	11900	Any Member who holds more than one position of special responsibility shall receive only one special responsibility allowance which shall be at the higher level.
	11901
	11902
	11903
	11904
	11905
	11906	Section 53.4: Part-Year Entitlement
	11907
	11908
	11909
	11910
	11911
	11912
	11913
	11914
	11915	If, in the course of the year, this scheme is amended or a Member’s entitlement changes, the relevant basic and/or special responsibility allowance shall be calculated and paid pro-rata during the particular month in which the scheme amendment or entitlement change occurs.
	11916
	11917
	11918
	11919
	11920
	11921	Section 53.5: Dependants’ Carers’ Allowance
	11922
	11923
	11924
	11925
	11926
	11927
	11928
	11929
	11930	A maximum of £13.85 per hour shall be paid to those Members who necessarily incur expense in arranging for the care of their children or other dependants to enable them to undertake any of the activities specified in Schedule 2 to this Scheme.
	11931
	11932
	11933
	11934
	11935
	11936	The following conditions shall apply:
	11937
	11938
	11939
	11940
	11941
	11942
	11943	Section 53.6: Indexation
	11944
	11945
	11946
	11947
	11948
	11949
	11950
	11951
	11952
	11953
	11954	The Basic, Special Responsibility, Mayor’s and Dependants’ Carers’ Allowances will be adjusted to reflect the annual pay settlement for local government staff effective 1 April 2025. The Dependents’ Carers’ Allowance will also be adjusted to, as a minimum, be in line with the London Living Wage.
	11955
	11956
	11957
	11958	Section 53.7: Travel and Subsistence Allowance
	11959
	11960
	11961
	11962
	11963
	11964
	11965
	11966
	11967	An allowance shall be paid to any Member for travelling and subsistence undertaken outside the Borough in connection with any of the duties specified in Schedule 2.
	11968
	11969
	11970
	11971
	11972
	11973	An allowance shall be paid to a co-opted member of a Committee, Sub-Committee or Panel of the Council for travelling and subsistence in connection with any of the duties specified in Schedule 2, irrespective of whether the meeting or duty is inside or outside the Borough.
	11974
	11975
	11976
	11977
	11978
	11979	The amounts payable shall be the amounts which are for the time being payable to officers of the Council for travelling and subsistence undertaken in the course of their duties.
	11980
	11981
	11982
	11983
	11984
	11985	Section 53.8: Co-optees’ Allowance
	11986
	11987
	11988
	11989
	11990
	11991
	11992
	11993
	11994	Subject to paragraph 16, a co-opted member of the Standards Advisory Committee, the Overview and Scrutiny Committee or any of its Sub-Committees, may claim a co-optee allowance of £136 and a co-opted member who is appointed as Chair of the Standards Advisory Committee may claim a co-optee allowance of £272, for attendance at any meeting of the Committee or the Panel or attendance at any conference or mandatory training event, where attendance is on behalf of and authorised by the Council.
	11995
	11996
	11997
	11998
	11999
	12000	A claim for co-optees’ allowance shall be made in writing within two months from the date of attendance at the meeting, conference or training event.
	12001
	12002
	12003
	12004
	12005
	12006	Where a member is suspended or partially suspended from his or her responsibilities or duties as a co-opted member under Part III of the Local Government Act 2000, any co-optee’s allowance payable to him or her for the period for which he or she is suspended or partially suspended, may be withheld by the Council.
	12007
	12008
	12009
	12010
	12011
	12012	Section 53.9: Maternity, Paternity, Adoption and Sickness Pay
	12013
	12014
	12015
	12016
	12017
	12018
	12019
	12020
	12021	All Members shall continue to receive their Basic Allowance in full in the case of maternity, paternity, adoption and sickness leave.
	12022
	12023
	12024
	12025
	12026
	12027	Members entitled to a Special Responsibility Allowance shall continue to receive their allowance in the case of maternity, paternity, adoption and sickness leave in the same way that the Council’s employees enjoy such benefits.
	12028
	12029
	12030
	12031
	12032
	12033	If a replacement to cover the period of absence is appointed by Council or the Mayor (or in the case of party group position, the party group) the replacement will be entitled to claim a Special Responsibility Allowance.
	12034
	12035
	12036
	12037
	12038
	12039	Section 53.10: Recovery of Allowances Paid
	12040
	12041
	12042
	12043
	12044
	12045
	12046
	12047
	12048	Any allowance that has been paid to a Member after he or she has ceased to be a member of the Council, or is for some other reason not entitled to receive the allowance for a specified period, may be recovered.
	12049
	12050
	12051
	12052
	12053
	12054	Section 53.11: Claims and Payments
	12055
	12056
	12057
	12058
	12059
	12060
	12061
	12062
	12063	Payments shall be made for basic and special responsibility allowances in instalments of one-twelfth of the amounts respectively specified in this Scheme, paid on the last working day of each month.
	12064
	12065
	12066
	12067
	12068
	12069	Where a payment of one-twelfth of the amount specified in this Scheme for a basic or special responsibility allowance will result in the Member receiving more than the amount to which he or she is entitled, the payment shall be restricted to such amount as will ensure that no more is paid than the amount to which he or she is entitled.
	12070
	12071
	12072
	12073
	12074
	12075	A claim for travelling and subsistence or dependants’ carers’ allowance;
	12076
	12077
	12078
	12079
	12080
	12081
	12082	Travelling and subsistence and dependants’ carers’ allowance shall be paid on the last working day of each month for any claim received not less than 21 days before that date.
	12083
	12084
	12085
	12086
	12087
	12088	Section 53.12: Pensions
	12089
	12090
	12091
	12092
	12093
	12094
	12095
	12096
	12097	Neither members nor co-opted members of the Council are eligible to join the London Borough of Tower Hamlets Local Government Pension Scheme.
	12098
	12099
	12100
	12101
	12102
	12103	Section 53.13: Records of Allowances and Publications
	12104
	12105
	12106
	12107
	12108
	12109
	12110
	12111
	12112	The Council shall keep a record of payments made by it under this Scheme, including the name of the recipients of the payment and the amount and nature of each payment.
	12113
	12114
	12115
	12116
	12117
	12118	The record of the payments made by the Council under this Scheme shall be available at all reasonable times for inspection at no charge. A copy shall also be supplied to any person who requests it on payment of a reasonable fee.
	12119
	12120
	12121
	12122
	12123
	12124	As soon as reasonably practicable after the end of the year to which this Scheme relates, the Council shall make arrangements to publish the total sums paid by it to each recipient for each different allowance.
	12125
	12126
	12127
	12128
	12129
	12130	A copy of the Scheme shall be supplied to any person who requests it on payment of a reasonable fee.
	12131
	12132
	12133
	12134
	12135
	12136	Section 53.14: Renunciation
	12137
	12138
	12139
	12140
	12141
	12142
	12143
	12144
	12145	A member may at any time and for any period, by notice in writing given to the Chief Executive, elect to forego any part of their entitlement to an allowance under this Scheme.
	12146
	12147
	12148
	12149
	12150
	12151	Section 53.15: Interpretation
	12152
	12153
	12154
	12155
	12156
	12157
	12158
	12159
	12160	In this scheme:
	12161
	12162
	12163
	12164
	12165
	12166
	12167	Section 53.16: Revocation
	12168
	12169
	12170
	12171
	12172
	12173
	12174
	12175
	12176	The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowance Scheme 2024 is hereby revoked and replaced with the Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025.
	12177
	12178
	12179
	12180
	12181
	12182	Section 53.17: SCHEDULE 1
	12183
	12184
	12185
	12186
	12187
	12188
	12189
	12190
	12191
	12192
	12193
	12194
	12195
	12196	The following are specified as the special responsibilities for which special responsibility allowances are payable and the amounts of those allowances:
	12197
	12198
	12199
	12200
	12201
	12202
	12203	Section 53.18: SCHEDULE 2
	12204
	12205
	12206
	12207
	12208
	12209
	12210
	12211
	12212
	12213
	12214
	12215
	12216
	12217	The duties for which these allowances are payable include:
	12218
	12219
	12220
	12221
	12222
	12223
	12224
	12225
	12226	Officers
	12227
	12228
	12229
	12230
	12231
	12232
	12233	Introduction
	12234
	12235
	12236
	12237
	12238
	12239
	12240	Section 54.1: Appointments
	12241
	12242
	12243
	12244
	12245
	12246
	12247
	12248
	12249	General. The Council may engage such staff (referred to as officers) as it considers necessary to carry out its functions.
	12250
	12251
	12252
	12253
	12254
	12255	Chief Officers. The Chief Executive (designated as Head of Paid Service by Council) on behalf of the Council will engage persons for the following posts who will be designated chief officers:
	12256
	12257
	12258
	12259
	12260
	12261
	12262	The above posts may be subject to change from time to time in which case this Constitution will be updated as soon as reasonably practicable to reflect any change in the designated chief officers.
	12263
	12264
	12265
	12266
	12267
	12268	Section 54.2: Statutory Officers
	12269
	12270
	12271
	12272
	12273
	12274
	12275
	12276
	12277	In addition to the designation of the Head of Paid Service statutory position to the Chief Executive and the Chief Finance Officer position to the Corporate Director, Resources, the Council has designated the Monitoring Officer position to the Director of Legal. Part I Section xx of the Constitution sets out the main statutory officer allocations.
	12278
	12279
	12280
	12281
	12282
	12283	Section 54.3: The Management Structure
	12284
	12285
	12286
	12287
	12288
	12289
	12290
	12291
	12292	The Chief Executive will determine and publicise a description of the overall structure of the Council showing the management structure and deployment of officers. This is set out below.
	12293
	12294
	12295
	12296
	12297
	12298	Section 54.4: Conduct
	12299
	12300
	12301
	12302
	12303
	12304
	12305
	12306
	12307	Officers will comply with the Employees’ Code of Conduct and the Member/ Officer Relations’ Protocol set out in Part H section xx of this Constitution.
	12308
	12309
	12310
	12311
	12312
	12313
	12314
	12315	Structure Chart
	12316
	12317
	12318
	12319
	12320
	12321
	12322
	12323
	12324
	12325
	12326
	12327
	12328
	12329
	12330
	12331	Employee Code of Conduct
	12332
	12333
	12334
	12335
	12336
	12337
	12338	Section 56.1: INTRODUCTION
	12339
	12340
	12341
	12342
	12343
	12344
	12345
	12346
	12347	This code aims to guide all employees on their conduct inside work and outside work where this has a bearing on their position within the Council. It is the responsibility of all Council employees to read this Code and work in accordance with it. If you are unsure about any aspect, check it with your line manager or Human Resources.
	12348
	12349
	12350
	12351
	12352
	12353	As an employee you should read this Code in conjunction with other relevant parts of the Constitution, Council policies and procedures relevant to your work and more detailed operational guidelines for example in areas such as computer use, The Code, in setting out our values, rules and principles, should not be interpreted as a complete list of what you can and cannot do, but rather to enable you as an employee to understand the ground-rules that all must observe, and the differences in the roles and duties of Members (the Mayor and Councillors) and employees.
	12354
	12355
	12356
	12357
	12358
	12359
	12360
	12361	Any breach of this Code may lead to disciplinary action and may in some instances constitute gross misconduct.
	12362
	12363
	12364
	12365
	12366
	12367	Section 56.2: GENERAL CONDUCT
	12368
	12369
	12370
	12371
	12372
	12373
	12374
	12375
	12376	The public is entitled to demand the highest standards of conduct from all local government employees.
	12377
	12378
	12379
	12380
	12381
	12382	The Council is extremely conscious that public confidence can be damaged where the integrity of a Council employee is called into question and they are suspected of being influenced by improper motives.
	12383
	12384
	12385
	12386
	12387
	12388
	12389
	12390	Paragraphs 2.1 and 2.2 of the National Joint Council for Local Government Services, National Agreement on Pay and Conditions of the Service states:
	12391
	12392
	12393
	12394
	12395
	12396
	12397	The Council believes:
	12398
	12399
	12400
	12401
	12402
	12403
	12404	Section 56.3: WORKING RELATIONSHIPS, EQUALITIES AND THE CUSTOMER PROMISE		1762	Section 56.3: WORKING RELATIONSHIPS, EQUALITIES AND THE CUSTOMER PROMISE
n	12405		n	1763	The Council expects all employees to deal with one another, the public, clients and elected Members in a courteous and civil manner. This may be in the exercise of their duties but can cover other circumstances, e.g. when in the role of Trade Union Representative. Employees should promote equality by not discriminating unlawfully against any person and by treating people with respect regardless of their race, age, religion, gender, sexual orientation or disability.
	12406			1764	It is important that there is clarity about the respective roles of elected Members and employees and that the relationship between the two is clearly understood by everyone concerned. To achieve this the Council has adopted the Member/Officer Protocol which applies to all Members (the Mayor and Councillors) and employees and should be read in conjunction with this document.
	12407			1765	You must always remember your responsibilities to the community that you serve and ensure courteous, efficient and impartial service delivery to all groups and individuals within that community as defined by the policies of the Council. All employees are required to be familiar with and implement the Council’s policies, particularly those relating to Equalities and the Customer Promise and to ensure that the principles within those policies and other policies are followed.
	12408			1766	The Council expects relationships between work colleagues (including those between managers and team members) to be supportive, co-operative and respectful. Employees should behave in a way that enhances the performance and well-being of others and the effectiveness of Council services. Employees should not have managerial responsibility for those with whom they have close private relationships (e.g. partners and family). If such a relationship arises, during the course of your employment, it must be declared to your divisional director or chief officer.
	12409			1767	Other organisations and agencies support, assist and partner the Council in the provision of services. Employees must work within the terms of the contracts/agreements made between contractors/suppliers/partners and the Authority
	12410
	12411
	12412
	12413	The Council expects all employees to deal with one another, the public, clients and elected Members in a courteous and civil manner. This may be in the exercise of their duties but can cover other circumstances, e.g. when in the role of Trade Union Representative. Employees should promote equality by not discriminating unlawfully against any person and by treating people with respect regardless of their race, age, religion, gender, sexual orientation or disability.
	12414
	12415
	12416
	12417
	12418
	12419	It is important that there is clarity about the respective roles of elected Members and employees and that the relationship between the two is clearly understood by everyone concerned. To achieve this the Council has adopted the Member/Officer Protocol which applies to all Members (the Mayor and Councillors) and employees and should be read in conjunction with this document.
	12420
	12421
	12422
	12423
	12424
	12425	You must always remember your responsibilities to the community that you serve and ensure courteous, efficient and impartial service delivery to all groups and individuals within that community as defined by the policies of the Council. All employees are required to be familiar with and implement the Council’s policies, particularly those relating to Equalities and the Customer Promise and to ensure that the principles within those policies and other policies are followed.
	12426
	12427
	12428
	12429
	12430
	12431	The Council expects relationships between work colleagues (including those between managers and team members) to be supportive, co-operative and respectful. Employees should behave in a way that enhances the performance and well-being of others and the effectiveness of Council services. Employees should not have managerial responsibility for those with whom they have close private relationships (e.g. partners and family). If such a relationship arises, during the course of your employment, it must be declared to your divisional director or chief officer.
	12432
	12433
	12434
	12435
	12436
	12437	Other organisations and agencies support, assist and partner the Council in the provision of services. Employees must work within the terms of the contracts/agreements made between contractors/suppliers/partners and the Authority
	12438
	12439
	12440
	12441
	12442
	12443	Section 56.4: DUTY TO DECLARE INTERESTS		1768	Section 56.4: DUTY TO DECLARE INTERESTS
n	12444		n	1769	You are responsible for declaring interests which conflict with the impartial performance of your duties or put you under suspicion of improper behaviour. These interests may be financial or personal/social interests (e.g. interests of family and friends, commercial or voluntary associations). The interest may be advantageous or have a detrimental effect on you (an example of a detrimental interest may be a situation where you experience threats or pressure from family or friends to act in a particular way in your official capacity).
	12445			1770	You must declare in writing to your director any financial or personal/ social interests that you consider could bring about conflict with the Council’s business or interests. You are reminded in particular that you must comply with Section 117 of the Local Government Act 1972 regarding the disclosure of pecuniary interests in contracts relating to the Council. Orders and contracts must be awarded on merit and no special favour should be shown to businesses in which you have a financial interest or which are run by, for example, friends, partners or relatives. If you have such an interest you must not be involved in any way in the negotiation of agreements or the letting of contracts with these contractors/firms.
	12446			1771	Interests, relationships and associations must also be declared when dealing with recruitment, management responsibilities, the allocation of resources and services, the provision of services and access to confidential information. Interests, friendships and associations, which could conflict with your professional roles and responsibilities, must also be declared to your divisional director.
	12447			1772	Each directorate maintains a confidential register of declarations which must be in writing, giving information about the nature of the interest and the names of the parties and the functions involved. Chief officers and directors are also required to complete returns to be included in a confidential register maintained by Human Resources. These records may be accessed, on application to the monitoring officer, during the process of an investigation if the conduct of an employee is brought into question.
	12448
	12449
	12450
	12451
	12452	You are responsible for declaring interests which conflict with the impartial performance of your duties or put you under suspicion of improper behaviour. These interests may be financial or personal/social interests (e.g. interests of family and friends, commercial or voluntary associations). The interest may be advantageous or have a detrimental effect on you (an example of a detrimental interest may be a situation where you experience threats or pressure from family or friends to act in a particular way in your official capacity).
	12453
	12454
	12455
	12456
	12457
	12458	You must declare in writing to your director any financial or personal/ social interests that you consider could bring about conflict with the Council’s business or interests. You are reminded in particular that you must comply with Section 117 of the Local Government Act 1972 regarding the disclosure of pecuniary interests in contracts relating to the Council. Orders and contracts must be awarded on merit and no special favour should be shown to businesses in which you have a financial interest or which are run by, for example, friends, partners or relatives. If you have such an interest you must not be involved in any way in the negotiation of agreements or the letting of contracts with these contractors/firms.
	12459
	12460
	12461
	12462
	12463
	12464	Interests, relationships and associations must also be declared when dealing with recruitment, management responsibilities, the allocation of resources and services, the provision of services and access to confidential information. Interests, friendships and associations, which could conflict with your professional roles and responsibilities, must also be declared to your divisional director.
	12465
	12466
	12467
	12468
	12469
	12470	Each directorate maintains a confidential register of declarations which must be in writing, giving information about the nature of the interest and the names of the parties and the functions involved. Chief officers and directors are also required to complete returns to be included in a confidential register maintained by Human Resources. These records may be accessed, on application to the monitoring officer, during the process of an investigation if the conduct of an employee is brought into question.
	12471
	12472
	12473
	12474
	12475
	12476	Section 56.5: THE COUNCIL’S BUSINESS INTERESTS		1773	Section 56.5: THE COUNCIL’S BUSINESS INTERESTS
n	12477		n	1774	All employees are bound by a duty of fidelity not to breach confidence and not to participate in competing activities. The Council has the right to take necessary and reasonable steps to protect its legitimate business interests.
	12478			1775	The Council can legitimately seek to restrict the work activity of certain ex-employees (for a specified period of time after the end of their employment and within a specified geographical area) where the individuals could use contacts and information derived from the Council to compete with the Council for work. These restrictions would take the form of a loyalty clause (or restrictive covenant) within the employee’s contract of employment.
	12479			1776	The Council retains intellectual property rights for work undertaken by employees. Research, reports, designs, drawings, software developments or similar work, when created in the course of an employee’s normal duties, remain the property of the Council. These should not be removed from Council premises or passed on to a third party by any employee acting in a private capacity without the express consent of the Council.
	12480
	12481
	12482
	12483
	12484
	12485	All employees are bound by a duty of fidelity not to breach confidence and not to participate in competing activities. The Council has the right to take necessary and reasonable steps to protect its legitimate business interests.
	12486
	12487
	12488
	12489
	12490
	12491	The Council can legitimately seek to restrict the work activity of certain ex-employees (for a specified period of time after the end of their employment and within a specified geographical area) where the individuals could use contacts and information derived from the Council to compete with the Council for work. These restrictions would take the form of a loyalty clause (or restrictive covenant) within the employee’s contract of employment.
	12492
	12493
	12494
	12495
	12496
	12497	The Council retains intellectual property rights for work undertaken by employees. Research, reports, designs, drawings, software developments or similar work, when created in the course of an employee’s normal duties, remain the property of the Council. These should not be removed from Council premises or passed on to a third party by any employee acting in a private capacity without the express consent of the Council.
	12498
	12499
	12500
	12501
	12502
	12503	Section 56.6: GIFTS AND HOSPITALITY		1777	Section 56.6: GIFTS AND HOSPITALITY
n	12504		n	1778	The acceptance of gifts and hospitality, even on a modest scale, may arouse suspicion and must be capable of public justification. A register of gifts and hospitality is therefore kept for each of the Council’s directorates containing the following information:
	12505			1779	Where it is in the Council’s interests to offer hospitality to organisations on Council premises such arrangements must only be made with the express permission of the divisional director or chief officer and be on a scale appropriate to the occasion.
	12506			1780	You are strongly advised to refuse or return any gifts, hospitality or other favours from persons inside or outside the Council as any such acceptance could well put you in a compromising position and could render you liable to accusations by other parties who become aware of this. You should bear in mind how the acceptance of a gift or a free meal would look to a third party and how this could appear to compromise your professional judgement even if it is accepted in all innocence. When declining a gift or hospitality you should courteously but firmly inform those making the offer of the procedures and standards operating within the Council.
	12507			1781	Under no circumstances should you ask for a reward, tip, gift, “Christmas box” or any other inducement. You should also not put yourself in debt to someone where this would be likely to influence your work.
	12508			1782	It is a serious criminal offence for employees of the Council to corruptly receive or give any gift, loan, fee, reward or advantage in order to influence official conduct. If an allegation is made, it is for the employee to demonstrate that any such rewards have not been corruptly obtained. It is also an offence to accept any gift or consideration in the knowledge or belief that it is intended as inducement or reward, whether the employee receiving it is influenced or not.
	12509			1783	There may be occasions where refusal of personal hospitality or a small token gift would clearly cause offence or distress if it were refused. The dividing line between what is and what is not acceptable is not a clear one and you should always exercise extreme caution and inform your line manager if it is accepted. This does not need to be recorded in the Gifts and Hospitality Register.
	12510			1784	Before accepting a gift or hospitality staff should consider:
	12511			1785	Where the refusal of an unsolicited gift may cause offence, the gift may be donated to the Speaker of the Council’s official charity and the donor informed accordingly in writing.
	12512	The acceptance of gifts and hospitality, even on a modest scale, may arouse suspicion and must be capable of public justification. A register of gifts and hospitality is therefore kept for each of the Council’s directorates containing the following information:		1786	You should exercise discretion in offering and accepting hospitality. You should bear in mind how it might affect your relations with the party offering it and how it might be viewed by elected Members, other potential suppliers/contractors, the public and other officers. The criteria which determine whether you should accept hospitality from firms or other organisations include:
	12513			1787	With the exception of minor gifts such as inexpensive calendars, pens or small stationery items, or hospitality such as refreshments during a site visit or an inexpensive working lunch, the acceptance of gifts and/or hospitality must be authorised in advance by a director or chief officer and recorded in writing in the directorate register. Offers that are declined must also be recorded in the register. Directors and Chief Officers are also required to complete the register although they are not required to seek prior authority for any action they decide to take.
	12514
	12515
	12516
	12517
	12518
	12519	Where it is in the Council’s interests to offer hospitality to organisations on Council premises such arrangements must only be made with the express permission of the divisional director or chief officer and be on a scale appropriate to the occasion.
	12520
	12521
	12522
	12523
	12524
	12525	You are strongly advised to refuse or return any gifts, hospitality or other favours from persons inside or outside the Council as any such acceptance could well put you in a compromising position and could render you liable to accusations by other parties who become aware of this. You should bear in mind how the acceptance of a gift or a free meal would look to a third party and how this could appear to compromise your professional judgement even if it is accepted in all innocence. When declining a gift or hospitality you should courteously but firmly inform those making the offer of the procedures and standards operating within the Council.
	12526
	12527
	12528
	12529
	12530
	12531	Under no circumstances should you ask for a reward, tip, gift, “Christmas box” or any other inducement. You should also not put yourself in debt to someone where this would be likely to influence your work.
	12532
	12533
	12534
	12535
	12536
	12537	It is a serious criminal offence for employees of the Council to corruptly receive or give any gift, loan, fee, reward or advantage in order to influence official conduct. If an allegation is made, it is for the employee to demonstrate that any such rewards have not been corruptly obtained. It is also an offence to accept any gift or consideration in the knowledge or belief that it is intended as inducement or reward, whether the employee receiving it is influenced or not.
	12538
	12539
	12540
	12541
	12542
	12543	There may be occasions where refusal of personal hospitality or a small token gift would clearly cause offence or distress if it were refused. The dividing line between what is and what is not acceptable is not a clear one and you should always exercise extreme caution and inform your line manager if it is accepted. This does not need to be recorded in the Gifts and Hospitality Register.
	12544
	12545
	12546
	12547
	12548
	12549	Before accepting a gift or hospitality staff should consider:
	12550
	12551
	12552
	12553
	12554
	12555
	12556	Where the refusal of an unsolicited gift may cause offence, the gift may be donated to the Speaker of the Council’s official charity and the donor informed accordingly in writing.
	12557
	12558
	12559
	12560
	12561
	12562	You should exercise discretion in offering and accepting hospitality. You should bear in mind how it might affect your relations with the party offering it and how it might be viewed by elected Members, other potential suppliers/contractors, the public and other officers. The criteria which determine whether you should accept hospitality from firms or other organisations include:
	12563
	12564
	12565
	12566
	12567
	12568
	12569	With the exception of minor gifts such as inexpensive calendars, pens or small stationery items, or hospitality such as refreshments during a site visit or an inexpensive working lunch, the acceptance of gifts and/or hospitality must be authorised in advance by a director or chief officer and recorded in writing in the directorate register. Offers that are declined must also be recorded in the register. Directors and Chief Officers are also required to complete the register although they are not required to seek prior authority for any action they decide to take.
	12570
	12571
	12572
	12573
	12574
	12575	Section 56.7: LEGACIES		1788	Section 56.7: LEGACIES
n	12576		n	1789	On occasion members of the public or clients may wish to express their appreciation of Council officers or services of a particular employee by leaving money/gifts in their will. Members of the public should be discouraged from doing this.
	12577			1790	Where an employee has notice that they are to be bequeathed money/gifts from a member of the public or client they must report this to their Chief Officer.
	12578			1791	Details of the amount involved, the reason for the legacy and the service provided must be forwarded to the chief officer before the employee accepts the legacy.
	12579
	12580
	12581
	12582
	12583
	12584	On occasion members of the public or clients may wish to express their appreciation of Council officers or services of a particular employee by leaving money/gifts in their will. Members of the public should be discouraged from doing this.
	12585
	12586
	12587
	12588
	12589
	12590	Where an employee has notice that they are to be bequeathed money/gifts from a member of the public or client they must report this to their Chief Officer.
	12591
	12592
	12593
	12594
	12595
	12596	Details of the amount involved, the reason for the legacy and the service provided must be forwarded to the chief officer before the employee accepts the legacy.
	12597
	12598
	12599
	12600
	12601
	12602	Section 56.8: CONFIDENTIAL AND OTHER INFORMATION		1792	Section 56.8: CONFIDENTIAL AND OTHER INFORMATION
n	12603		n	1793	The Council expects all employees to safeguard confidential information, including when they leave the Council’s service. Information which can be classified as ‘confidential’ can broadly be grouped into the following areas:
	12604			1794	Exempt committee papers (i.e. those on Part II of any Agenda) must not be released to the public or a fellow officer (unless they have a clear right of access) without the consent of the Director of Workforce, OD and Business Support.
	12605			1795	You must not use any information obtained in the course of your employment for personal gain or benefit. You must not pass on such information to others who might use it in a similar way. All employees are under an obligation not to access or attempt to access information which they are not authorised to have.
	12606			1796	Employees are bound by their contracts of employment to maintain confidentiality. Any deliberate breach of confidentiality, improper disclosure of information or misconduct in relation to official documents will be treated as a serious matter and will lead to disciplinary action.
	12607
	12608
	12609
	12610
	12611	The Council expects all employees to safeguard confidential information, including when they leave the Council’s service. Information which can be classified as ‘confidential’ can broadly be grouped into the following areas:
	12612
	12613
	12614
	12615
	12616
	12617
	12618	Exempt committee papers (i.e. those on Part II of any Agenda) must not be released to the public or a fellow officer (unless they have a clear right of access) without the consent of the Director of Workforce, OD and Business Support.
	12619
	12620
	12621
	12622
	12623
	12624	You must not use any information obtained in the course of your employment for personal gain or benefit. You must not pass on such information to others who might use it in a similar way. All employees are under an obligation not to access or attempt to access information which they are not authorised to have.
	12625
	12626
	12627
	12628
	12629
	12630	Employees are bound by their contracts of employment to maintain confidentiality. Any deliberate breach of confidentiality, improper disclosure of information or misconduct in relation to official documents will be treated as a serious matter and will lead to disciplinary action.
	12631
	12632
	12633
	12634
	12635
	12636	Section 56.9: OUTSIDE AND ADDITIONAL WORK		1797	Section 56.9: OUTSIDE AND ADDITIONAL WORK
n	12637		n	1798	Employees must comply with Section 107 of the Local Government Act 1972 regarding the non-acceptance of any fees or rewards whatsoever other than their proper remuneration. It is a criminal offence for you corruptly to receive or give any gift, loan, fee, reward or advantage for doing or not doing anything or showing favour or disfavour to any person in your official capacity. If an allegation is made, it is for you to demonstrate that any such rewards have not been obtained corruptly. You must therefore ensure that any reward or fee that you receive from employment outside the Council has been authorised in advance in accordance with this Code.
	12638			1799	Any additional work (whether paid or unpaid) you wish to undertake must not conflict with the Council’s interests or in any way weaken public confidence in the Authority. Accordingly, all employees of the Authority are required to obtain consent, in writing (to be retained on their HR file), from their Chief Officer in advance, and on each occasion, if they wish to engage in any other business, take up additional employment or work outside the Authority. This provision also applies to chief officers who will require the prior consent of the Chief Executive should they wish to engage in such activity.
	12639			1800	Also you must not undertake any duties/work (whether for payment or otherwise) of a type that you normally undertake for the Council on behalf of:
	12640			1801	Employees do not need approval to undertake voluntary work or work for trade unions or political parties (subject to the provisions of the 1989 Local Government Housing Act as set out below), provided this work does not conflict with the Council’s interests as specified in paragraph 37.
	12641			1802	The Council will generally not give approval for additional or outside work if it:
	12642			1803	Where approval has been given to undertake additional or outside work, employees must not:
	12643			1804	Outside work should not be undertaken for any person, company or contractor who is known by the employee to have a contractual relationship with the Council, or who is seeking work from the Council.
	12644
	12645	Employees must comply with Section 107 of the Local Government Act 1972 regarding the non-acceptance of any fees or rewards whatsoever other than their proper remuneration. It is a criminal offence for you corruptly to receive or give any gift, loan, fee, reward or advantage for doing or not doing anything or showing favour or disfavour to any person in your official capacity. If an allegation is made, it is for you to demonstrate that any such rewards have not been obtained corruptly. You must therefore ensure that any reward or fee that you receive from employment outside the Council has been authorised in advance in accordance with this Code.
	12646
	12647
	12648
	12649
	12650
	12651	Any additional work (whether paid or unpaid) you wish to undertake must not conflict with the Council’s interests or in any way weaken public confidence in the Authority. Accordingly, all employees of the Authority are required to obtain consent, in writing (to be retained on their HR file), from their Chief Officer in advance, and on each occasion, if they wish to engage in any other business, take up additional employment or work outside the Authority. This provision also applies to chief officers who will require the prior consent of the Chief Executive should they wish to engage in such activity.
	12652
	12653
	12654
	12655
	12656
	12657	Also you must not undertake any duties/work (whether for payment or otherwise) of a type that you normally undertake for the Council on behalf of:
	12658
	12659
	12660
	12661
	12662
	12663
	12664	Employees do not need approval to undertake voluntary work or work for trade unions or political parties (subject to the provisions of the 1989 Local Government Housing Act as set out below), provided this work does not conflict with the Council’s interests as specified in paragraph 37.
	12665
	12666
	12667
	12668
	12669
	12670	The Council will generally not give approval for additional or outside work if it:
	12671
	12672
	12673
	12674
	12675
	12676
	12677	Where approval has been given to undertake additional or outside work, employees must not:
	12678
	12679
	12680
	12681
	12682
	12683
	12684	Outside work should not be undertaken for any person, company or contractor who is known by the employee to have a contractual relationship with the Council, or who is seeking work from the Council.
	12685
	12686
	12687
	12688
	12689
	12690	Section 56.10: APPOINTMENTS AND RELATED EMPLOYMENT MATTERS		1805	Section 56.10: APPOINTMENTS AND RELATED EMPLOYMENT MATTERS
n	12691		n	1806	The Council recruits on merit and requires that its appointments are made without bias, on the basis of clear assessment criteria. If you are responsible for appointing employees, it is unlawful for you to make an appointment other than on the basis of merit. It would be unlawful for you to make an appointment based on anything other than the ability of the candidate to meet the present and future needs of the Council. In order to avoid any possible accusation of bias, you should not be involved in an appointment where you are related to an applicant, or have a close personal relationship outside work. You must not canvas on behalf of any applicant.
	12692			1807	Similarly, you must not be involved in decisions relating to discipline, promotion or pay adjustments for another employee who is a relative, partner, close friend, or where you have some other close personal relationship.
	12693			1808	As an employee/potential employee you must ensure that you:
	12694
	12695
	12696
	12697
	12698
	12699	The Council recruits on merit and requires that its appointments are made without bias, on the basis of clear assessment criteria. If you are responsible for appointing employees, it is unlawful for you to make an appointment other than on the basis of merit. It would be unlawful for you to make an appointment based on anything other than the ability of the candidate to meet the present and future needs of the Council. In order to avoid any possible accusation of bias, you should not be involved in an appointment where you are related to an applicant, or have a close personal relationship outside work. You must not canvas on behalf of any applicant.
	12700
	12701
	12702
	12703
	12704
	12705	Similarly, you must not be involved in decisions relating to discipline, promotion or pay adjustments for another employee who is a relative, partner, close friend, or where you have some other close personal relationship.
	12706
	12707
	12708
	12709
	12710
	12711	As an employee/potential employee you must ensure that you:
	12712
	12713
	12714
	12715
	12716	[* Although under the terms of the Rehabilitation of Offenders Act 1978 certain offences are categorised as being “spent” for employment purposes this exemption does not apply to certain posts, for example where the individual is engaged in work that entails contact with children.].		1809	[* Although under the terms of the Rehabilitation of Offenders Act 1978 certain offences are categorised as being “spent” for employment purposes this exemption does not apply to certain posts, for example where the individual is engaged in work that entails contact with children.].
n	12717		n
	12718
	12719
	12720
	12721	Section 56.11: LOCAL GOVERNMENT AND HOUSING ACT 1989		1810	Section 56.11: LOCAL GOVERNMENT AND HOUSING ACT 1989
n	12722		n	1811	As a result of provisions introduced under the Local Government and Housing Act 1989 to ensure the political impartiality of local government employees, some employees’ posts are subject to political restriction. This means that the postholders are prohibited from involvement in political activities as these could conflict with the responsibilities at work.
	12723			1812	The Local Government and Housing Act 1989 requires that anyone who is employed by a local authority in a politically restricted or sensitive post is disqualified from being elected as a Member in another local authority or as a Member of Parliament or as a Member of the European Parliament. Employees holding politically restricted posts are also unable to undertake certain political activities within the following broad categories:-
	12724			1813	The Act requires that employees holding the following posts should be politically restricted:
	12725			1814	A list of politically restricted posts is held by the Monitoring Officer. It contains the post designations and the section of the Act relating to their inclusion on the list.
	12726			1815	Under the Local Government (Political Restrictions) Regulations 1990, the failure of a postholder holding a politically restricted post to comply with the restriction will result in disciplinary action being taken on the grounds of misconduct.
	12727
	12728
	12729
	12730	As a result of provisions introduced under the Local Government and Housing Act 1989 to ensure the political impartiality of local government employees, some employees’ posts are subject to political restriction. This means that the postholders are prohibited from involvement in political activities as these could conflict with the responsibilities at work.
	12731
	12732
	12733
	12734
	12735
	12736	The Local Government and Housing Act 1989 requires that anyone who is employed by a local authority in a politically restricted or sensitive post is disqualified from being elected as a Member in another local authority or as a Member of Parliament or as a Member of the European Parliament. Employees holding politically restricted posts are also unable to undertake certain political activities within the following broad categories:-
	12737
	12738
	12739
	12740
	12741
	12742
	12743	The Act requires that employees holding the following posts should be politically restricted:
	12744
	12745
	12746
	12747
	12748
	12749
	12750	A list of politically restricted posts is held by the Monitoring Officer. It contains the post designations and the section of the Act relating to their inclusion on the list.
	12751
	12752
	12753
	12754
	12755
	12756	Under the Local Government (Political Restrictions) Regulations 1990, the failure of a postholder holding a politically restricted post to comply with the restriction will result in disciplinary action being taken on the grounds of misconduct.
	12757
	12758
	12759
	12760
	12761
	12762	Section 56.12: POLITICAL NEUTRALITY AND CONTACT WITH MEMBERS		1816	Section 56.12: POLITICAL NEUTRALITY AND CONTACT WITH MEMBERS
n	12763		n	1817	Employees serve the Authority as a whole. It follows that they must serve all Members (the Mayor and all Councillors, not just those of the ruling political group) and must ensure that the individual rights of all Members are respected treating political groups and individual Members in a fair and even handed manner. Insofar as employees may be required to advise political groups, they must do so in ways that do not compromise their own political neutrality. This subject is covered in detail in the Member/Officer Protocol which governs relations between elected Members and Council officers.
	12764			1818	It is important that Members’ enquiries should be dealt with efficiently and effectively within the established policy and procedures for the service area concerned. If employees consider that unreasonable Member pressure is being brought to bear with a particular issue outside of established procedures and policies, the relevant details must be referred to your chief officer. It is the Chief Executive's responsibility to determine whether the incident concerned should be reported to the Group Secretaries.
	12765			1819	Lines of communication between Members, employees and members of the public should accord with defined and established management practice, be readily identifiable and respected by all concerned.
	12766			1820	Individual employees should not approach elected Members directly on employment matters.
	12767			1821	Representations to Members should be made through chief officers or normal Trade Union/Member communication forums.
	12768			1822	Employees must not disrupt official meetings of the Council or of its Cabinet, Committees, Sub-Committees, etc.
	12769
	12770
	12771	Employees serve the Authority as a whole. It follows that they must serve all Members (the Mayor and all Councillors, not just those of the ruling political group) and must ensure that the individual rights of all Members are respected treating political groups and individual Members in a fair and even handed manner. Insofar as employees may be required to advise political groups, they must do so in ways that do not compromise their own political neutrality. This subject is covered in detail in the Member/Officer Protocol which governs relations between elected Members and Council officers.
	12772
	12773
	12774
	12775
	12776
	12777	It is important that Members’ enquiries should be dealt with efficiently and effectively within the established policy and procedures for the service area concerned. If employees consider that unreasonable Member pressure is being brought to bear with a particular issue outside of established procedures and policies, the relevant details must be referred to your chief officer. It is the Chief Executive's responsibility to determine whether the incident concerned should be reported to the Group Secretaries.
	12778
	12779
	12780
	12781
	12782
	12783	Lines of communication between Members, employees and members of the public should accord with defined and established management practice, be readily identifiable and respected by all concerned.
	12784
	12785
	12786
	12787
	12788
	12789	Individual employees should not approach elected Members directly on employment matters.
	12790
	12791
	12792
	12793
	12794
	12795	Representations to Members should be made through chief officers or normal Trade Union/Member communication forums.
	12796
	12797
	12798
	12799
	12800
	12801	Employees must not disrupt official meetings of the Council or of its Cabinet, Committees, Sub-Committees, etc.
	12802
	12803
	12804
	12805
	12806
	12807	Section 56.13: PUBLICATIONS - BROADCASTS		1823	Section 56.13: PUBLICATIONS - BROADCASTS
n	12808		n	1824	Employees who are broadcasting on a subject connected with the work of the Council are required to obtain permission from the Chief Executive and their chief officer in advance and to submit where possible a copy of the script of the broadcast or otherwise advise on general subject matter.
	12809			1825	Employees should not publish, or authorise without the permission of their chief officer the publication of any book or article by them or with others which indicates that the writer is an employee of or connected with the London Borough of Tower Hamlets.
	12810			1826	Similarly, employees should not, without permission from the Council, make any communication to a newspaper or other journal in which there is any indication that they are an employee or otherwise connected with the London Borough of Tower Hamlets. Employees acting in either a personal capacity or as a spokesperson for outside groups should not bring the Council into disrepute by publicising material adverse to the Council or other employees. This is not intended to preclude Trade Unions from pursuing their legitimate industrial relations activities.
	12811			1827	The Council has established a Communications Section, which is responsible for all official press releases and statements. Individuals who are asked by the media to make comments should refer such requests direct to that section.
	12812			1828	Employees should consider whether their public statements made about the Council (whether as a spokesperson for an organisation or as an individual) could reflect in some unacceptable way upon the employer-employee relationship.
	12813
	12814
	12815
	12816	Employees who are broadcasting on a subject connected with the work of the Council are required to obtain permission from the Chief Executive and their chief officer in advance and to submit where possible a copy of the script of the broadcast or otherwise advise on general subject matter.
	12817
	12818
	12819
	12820
	12821
	12822	Employees should not publish, or authorise without the permission of their chief officer the publication of any book or article by them or with others which indicates that the writer is an employee of or connected with the London Borough of Tower Hamlets.
	12823
	12824
	12825
	12826
	12827
	12828	Similarly, employees should not, without permission from the Council, make any communication to a newspaper or other journal in which there is any indication that they are an employee or otherwise connected with the London Borough of Tower Hamlets. Employees acting in either a personal capacity or as a spokesperson for outside groups should not bring the Council into disrepute by publicising material adverse to the Council or other employees. This is not intended to preclude Trade Unions from pursuing their legitimate industrial relations activities.
	12829
	12830
	12831
	12832
	12833
	12834	The Council has established a Communications Section, which is responsible for all official press releases and statements. Individuals who are asked by the media to make comments should refer such requests direct to that section.
	12835
	12836
	12837
	12838
	12839
	12840	Employees should consider whether their public statements made about the Council (whether as a spokesperson for an organisation or as an individual) could reflect in some unacceptable way upon the employer-employee relationship.
	12841
	12842
	12843
	12844
	12845
	12846	Section 56.14: WHISTLEBLOWING		1829	Section 56.14: WHISTLEBLOWING
n	12847		n	1830	The Council expects employees who witness, or have their suspicions raised, or are approached to become party to potentially fraudulent, corrupt, dangerous or improper behaviour, to report these incidents or concerns either to their line manager or other council manager or through the agreed whistleblowing procedures. Failure to do so could implicate you in the misconduct.
	12848			1831	The Council recognises that the decision to report a concern can be a difficult one to make, not least because of the fear of reprisal from those responsible for the malpractice. The Council will not tolerate harassment or victimisation and will take appropriate action to protect employees who raise a concern in good faith.
	12849			1832	Employees who are subject to procedures (such as but not limited to disciplinary or redundancy) will not have those procedures halted as a result of raising concerns under this procedure.
	12850			1833	Concerns should normally be raised initially with your line manager or supervisor. However, the most appropriate person to contact will depend on the seriousness and sensitivity of the issues involved and who is suspected of the misconduct/ malpractice. If for any reason you do not feel that it is appropriate to express your concerns in this way, the Council’s whistleblowing policy explains the other routes available to you.
	12851			1834	Malicious allegations i.e. deliberately raising false complaints with the intention of harming someone will be regarded as serious misconduct.
	12852			1835	Raising concerns through the media is not an appropriate or effective channel and may result in an employee breaching obligations under this Code resulting in disciplinary action. The Council’s whistleblowing policy gives details of how to raise concerns with more appropriate and independent organisations outside the Council.
	12853
	12854
	12855	The Council expects employees who witness, or have their suspicions raised, or are approached to become party to potentially fraudulent, corrupt, dangerous or improper behaviour, to report these incidents or concerns either to their line manager or other council manager or through the agreed whistleblowing procedures. Failure to do so could implicate you in the misconduct.
	12856
	12857
	12858
	12859
	12860
	12861	The Council recognises that the decision to report a concern can be a difficult one to make, not least because of the fear of reprisal from those responsible for the malpractice. The Council will not tolerate harassment or victimisation and will take appropriate action to protect employees who raise a concern in good faith.
	12862
	12863
	12864
	12865
	12866
	12867	Employees who are subject to procedures (such as but not limited to disciplinary or redundancy) will not have those procedures halted as a result of raising concerns under this procedure.
	12868
	12869
	12870
	12871
	12872
	12873	Concerns should normally be raised initially with your line manager or supervisor. However, the most appropriate person to contact will depend on the seriousness and sensitivity of the issues involved and who is suspected of the misconduct/ malpractice. If for any reason you do not feel that it is appropriate to express your concerns in this way, the Council’s whistleblowing policy explains the other routes available to you.
	12874
	12875
	12876
	12877
	12878
	12879	Malicious allegations i.e. deliberately raising false complaints with the intention of harming someone will be regarded as serious misconduct.
	12880
	12881
	12882
	12883
	12884
	12885	Raising concerns through the media is not an appropriate or effective channel and may result in an employee breaching obligations under this Code resulting in disciplinary action. The Council’s whistleblowing policy gives details of how to raise concerns with more appropriate and independent organisations outside the Council.
	12886
	12887
	12888
	12889
	12890
	12891	Section 56.15: COUNCIL POLICIES, PROCEDURES AND OPERATING GUIDELINES		1836	Section 56.15: COUNCIL POLICIES, PROCEDURES AND OPERATING GUIDELINES
n	12892		n	1837	In addition to this Code of Conduct, the work of Council employees is governed, in most areas, by established policies, procedures and operational guidelines which ensure: (a) that the Council meets its statutory obligations,
	12893
	12894
	12895
	12896
	12897
	12898
	12899
	12900	In addition to this Code of Conduct, the work of Council employees is governed, in most areas, by established policies, procedures and operational guidelines which ensure: (a) that the Council meets its statutory obligations,
	12901	(b) that service standards are maintained,		1838	(b) that service standards are maintained,
	12902	(c) that staff operate within their approved authority, and		1839	(c) that staff operate within their approved authority, and
n	12903	(d) that proper monitoring and auditing processes can be applied.	n	1840	(d) that proper monitoring and auditing processes can be applied.
	12904			1841	Whilst your manager will assist you, employees also have a personal responsibility to ensure that they are familiar with their responsibilities under the Council’s Constitution and work within Council policies, procedures and operating guidelines.
	12905			1842	Allegations of any failure to meet the requirements of this Code may be dealt with under the Council’s Disciplinary Procedure.
	12906
	12907
	12908
	12909
	12910	Whilst your manager will assist you, employees also have a personal responsibility to ensure that they are familiar with their responsibilities under the Council’s Constitution and work within Council policies, procedures and operating guidelines.
	12911
	12912
	12913
	12914
	12915
	12916	Allegations of any failure to meet the requirements of this Code may be dealt with under the Council’s Disciplinary Procedure.
	12917
	12918
	12919
	12920
	12921
	12922
	12923
	12924	Functions of the Chief Executive, Monitoring Officer, Chief Finance Officer and Corporate Directors		1843	Functions of the Chief Executive, Monitoring Officer, Chief Finance Officer and Corporate Directors
n	12925		n
	12926
	12927
	12928
	12929
	12930
	12931	Section 57.1: The Chief Executive		1844	Section 57.1: The Chief Executive
n	12932		n
	12933
	12934
	12935
	12936
	12937
	12938
	12939
	12940	The Chief Executive is appointed as Head of Paid Service under s 4 of the Local Government and Housing Act 1989 to carry out the Council’s statutory obligations to report to the Council as appropriate with regard to the way in which the overall discharge by the Council of its different functions is co-ordinated, the number and grades of staff required for the discharge of these functions, the way in which these people are organised and managed, and the way in which they are appointed under that Act. This post is responsible for the corporate and overall strategic management of the Council as a whole and is responsible for establishing a framework for management direction, style and standards and for monitoring the performance of the Council. Its overriding responsibility is to the Council and not to the Mayor, any party-political group, or other grouping of Members. It must report to and provide information for the Executive, the full Council, the Overview and Scrutiny Committee and other Committees. The Political neutrality of the office holder must be respected at all times.		1845	The Chief Executive is appointed as Head of Paid Service under s 4 of the Local Government and Housing Act 1989 to carry out the Council’s statutory obligations to report to the Council as appropriate with regard to the way in which the overall discharge by the Council of its different functions is co-ordinated, the number and grades of staff required for the discharge of these functions, the way in which these people are organised and managed, and the way in which they are appointed under that Act. This post is responsible for the corporate and overall strategic management of the Council as a whole and is responsible for establishing a framework for management direction, style and standards and for monitoring the performance of the Council. Its overriding responsibility is to the Council and not to the Mayor, any party-political group, or other grouping of Members. It must report to and provide information for the Executive, the full Council, the Overview and Scrutiny Committee and other Committees. The Political neutrality of the office holder must be respected at all times.
	12941
	12942			1846
n	12943		n
	12944
	12945
	12946
	12947			1847
n	12948	The Chief Executive works closely with the Mayor to assist in the development of the Mayor’s strategic policy and to ensure that such is then put into practice and, in that regard, will:	n	1848	The Chief Executive works closely with the Mayor to assist in the development of the Mayor’s strategic policy and to ensure that such is then put into practice and, in that regard, will:
	12949
	12950			1849
n	12951		n
	12952
	12953
	12954
	12955	Ensure that the Mayor and Council’s priorities and goals can be implemented in a timely, efficient and innovative way through focused strategies, projects and programmes.		1850	Ensure that the Mayor and Council’s priorities and goals can be implemented in a timely, efficient and innovative way through focused strategies, projects and programmes.
	12956
	12957			1851
n	12958		n
	12959
	12960
	12961
	12962	Act as the principal policy adviser to the Mayor and Members and will secure the best professional advice on all relevant matters in respect of the Council’s functions and services.		1852	Act as the principal policy adviser to the Mayor and Members and will secure the best professional advice on all relevant matters in respect of the Council’s functions and services.
	12963
	12964			1853
n	12965		n
	12966
	12967
	12968
	12969	Develop a professional partnership with the Mayor and Members to ensure that the Council’s vision, goals and core values are made reality and to provide a clear sense of direction, optimism and purpose and marshal the resources of the whole organisation to this end.		1854	Develop a professional partnership with the Mayor and Members to ensure that the Council’s vision, goals and core values are made reality and to provide a clear sense of direction, optimism and purpose and marshal the resources of the whole organisation to this end.
	12970
	12971			1855
n	12972		n
	12973
	12974
	12975
	12976	Assist the Mayor in partnership working by taking the lead in developing effective partnerships at management level with other public agencies, private companies and local community organisations to achieve better public services and improved results for local people.		1856	Assist the Mayor in partnership working by taking the lead in developing effective partnerships at management level with other public agencies, private companies and local community organisations to achieve better public services and improved results for local people.
	12977			1857	(i) The Chief Executive may exercise any executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Mayor and following the exercise of such power will provide a written report to the Mayor setting out the decision taken and the reason for it including the reasons for emergency or extreme urgency.
	12978			1858	(ii) The Chief Executive may exercise any non-executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Council and following the exercise of such power will provide a written report to the Council setting out the decision taken and the reasons for it, including the reasons for emergency or extreme urgency.
	12979			1859	The Chief Executive is also responsible for ensuring that all decisions made by the Mayor and the reasons for them are made public and will ensure that Council Members are aware of decisions made by the Mayor and of those made by officers who have delegated executive responsibility.
	12980			1860	If the Chief Executive considers that any proposal, decision or omission raises a significant concern it must be reported in writing to the Mayor in relation to an executive function or to the Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	12981			1861	As soon as practicable after either the Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered this report, it shall prepare and publish a report that will include; (i) what action it has taken in response to the report (ii) what action it proposes to take in response to the report and when it proposes to take that action; (iii) the reasons for taking that action, or the reason for not taking any action.
	12982
	12983
	12984
	12985
	12986
	12987
	12988
	12989
	12990	(i) The Chief Executive may exercise any executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Mayor and following the exercise of such power will provide a written report to the Mayor setting out the decision taken and the reason for it including the reasons for emergency or extreme urgency.
	12991
	12992
	12993
	12994
	12995
	12996	(ii) The Chief Executive may exercise any non-executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Council and following the exercise of such power will provide a written report to the Council setting out the decision taken and the reasons for it, including the reasons for emergency or extreme urgency.
	12997
	12998
	12999
	13000
	13001
	13002
	13003
	13004
	13005
	13006
	13007
	13008
	13009
	13010
	13011
	13012	The Chief Executive is also responsible for ensuring that all decisions made by the Mayor and the reasons for them are made public and will ensure that Council Members are aware of decisions made by the Mayor and of those made by officers who have delegated executive responsibility.
	13013
	13014
	13015
	13016
	13017
	13018	If the Chief Executive considers that any proposal, decision or omission raises a significant concern it must be reported in writing to the Mayor in relation to an executive function or to the Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	13019
	13020
	13021
	13022
	13023
	13024	As soon as practicable after either the Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered this report, it shall prepare and publish a report that will include;
	13025	(i) what action it has taken in response to the report
	13026	(ii) what action it proposes to take in response to the report and when it proposes to take that action;
	13027	(iii) the reasons for taking that action, or the reason for not taking any action.
	13028
	13029
	13030
	13031
	13032	Section 57.2: Deputy Chief Executive		1862	Section 57.2: Deputy Chief Executive
n	13033		n	1863	Should the Chief Executive be unavailable for any reason, their designated Deputy Chief Executive may undertake any function and/or take any decision which is the responsibility of the Chief Executive.
	13034			1864	Note – the role of Returning Officer is designated to the Chief Executive personally and not to the post and so these responsibilities cannot be delegated to the Deputy Chief Executive.
	13035
	13036
	13037
	13038
	13039
	13040
	13041	Should the Chief Executive be unavailable for any reason, their designated Deputy Chief Executive may undertake any function and/or take any decision which is the responsibility of the Chief Executive.
	13042
	13043
	13044
	13045
	13046
	13047	Note – the role of Returning Officer is designated to the Chief Executive personally and not to the post and so these responsibilities cannot be delegated to the Deputy Chief Executive.
	13048
	13049
	13050
	13051
	13052
	13053	Section 57.3: Functions of the Monitoring Officer and Director of Legal		1865	Section 57.3: Functions of the Monitoring Officer and Director of Legal
n	13054		n	1866	The Director of Legal is appointed under the provisions of s 5 of the Local Government and Housing Act 1989 to be the Council’s Monitoring Officer and to carry out the Council’s statutory functions under that Act in respect of matters of legality, conduct, and probity. The Monitoring Officer may not be the Head of Paid Service or the Chief Finance Officer, but will liaise as appropriate with the Head of Paid Service in the discharge of their functions.
	13055			1867	The Monitoring Officer is a member of the Corporate Leadership Team with a direct reporting line to the Chief Executive.
	13056			1868	(a)   The Monitoring Officer will maintain an up-to-date version of the Constitution and will ensure that each Member of the authority has access to a copy of this Constitution upon delivery of that individual’s declaration of acceptance of office on the Member first being elected to the Council. The Monitoring Officer will ensure that the Constitution is published on the Council’s website and that the Constitution can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.
	13057			1869	The Monitoring Officer will monitor and review the operation of the Constitution and may make recommendations to ensure that the aims and principles of the Constitution are given full effect. A key role is to be aware of the strengths and weaknesses of the Constitution and to make recommendations for ways in which it could be amended in order better to achieve the purpose of the Constitution. In undertaking this role the Monitoring Officer may:
	13058
	13059
	13060
	13061
	13062	The Director of Legal is appointed under the provisions of s 5 of the Local Government and Housing Act 1989 to be the Council’s Monitoring Officer and to carry out the Council’s statutory functions under that Act in respect of matters of legality, conduct, and probity. The Monitoring Officer may not be the Head of Paid Service or the Chief Finance Officer, but will liaise as appropriate with the Head of Paid Service in the discharge of their functions.
	13063
	13064
	13065
	13066
	13067
	13068	The Monitoring Officer is a member of the Corporate Leadership Team with a direct reporting line to the Chief Executive.
	13069
	13070
	13071
	13072
	13073
	13074	(a)   The Monitoring Officer will maintain an up-to-date version of the Constitution and will ensure that each Member of the authority has access to a copy of this Constitution upon delivery of that individual’s declaration of acceptance of office on the Member first being elected to the Council. The Monitoring Officer will ensure that the Constitution is published on the Council’s website and that the Constitution can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.
	13075
	13076
	13077
	13078
	13079
	13080	The Monitoring Officer will monitor and review the operation of the Constitution and may make recommendations to ensure that the aims and principles of the Constitution are given full effect. A key role is to be aware of the strengths and weaknesses of the Constitution and to make recommendations for ways in which it could be amended in order better to achieve the purpose of the Constitution. In undertaking this role the Monitoring Officer may:
	13081
	13082
	13083
	13084
	13085
	13086
	13087	Section 57.4: Changes to the Constitution.		1870	Section 57.4: Changes to the Constitution.
n	13088		n	1871	The Monitoring Officer  • Can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact; and  • Can recommend to General Purposes Committee and /or Council for approval material changes to the Constitution.
	13089
	13090
	13091
	13092
	13093
	13094
	13095
	13096	The Monitoring Officer  • Can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact; and  • Can recommend to General Purposes Committee and /or Council for approval material changes to the Constitution.
	13097	(Note that the Supplementary Documents Pack sets out its own delegated authorities to change Sections within that part of the document.)		1872	(Note that the Supplementary Documents Pack sets out its own delegated authorities to change Sections within that part of the document.)
	13098
	13099
	13100
	13101
	13102
	13103	Section 57.5: Interpreting the Constitution.		1873	Section 57.5: Interpreting the Constitution.
n	13104		n	1874	The Monitoring Officer will advise as to the construction or application of the Constitution.
	13105
	13106
	13107
	13108
	13109
	13110
	13111
	13112	The Monitoring Officer will advise as to the construction or application of the Constitution.
	13113
	13114
	13115
	13116
	13117
	13118	Section 57.6: Ensuring lawfulness and fairness of decision making.		1875	Section 57.6: Ensuring lawfulness and fairness of decision making.
n	13119		n	1876	If the Monitoring Officer considers that any proposal, decision or omission would give rise to unlawfulness; or if any decision or omission has given rise to maladministration, , after consulting with the Head of the Paid Service and Chief Finance Officer, they will report in writing to the Mayor in relation to an executive function or to Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or by the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	13120
	13121
	13122
	13123
	13124
	13125
	13126
	13127	If the Monitoring Officer considers that any proposal, decision or omission would give rise to unlawfulness; or if any decision or omission has given rise to maladministration, , after consulting with the Head of the Paid Service and Chief Finance Officer, they will report in writing to the Mayor in relation to an executive function or to Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or by the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	13128	As soon as practicable after Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered the Monitoring Officer’s report, it shall prepare and publish a report that will include:		1877	As soon as practicable after Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered the Monitoring Officer’s report, it shall prepare and publish a report that will include:
	13129
	13130
	13131
	13132
	13133
	13134
	13135	Section 57.7: Supporting the Standards Advisory Committee.		1878	Section 57.7: Supporting the Standards Advisory Committee.
	13136			1879
n	13137		n
	13138
	13139
	13140
	13141
	13142
	13143
	13144
	13145	The Monitoring Officer is responsible for promoting and maintaining high standards of ethical conduct throughout the Council and will provide support to the Standards Advisory Committee, in particular by		1880	The Monitoring Officer is responsible for promoting and maintaining high standards of ethical conduct throughout the Council and will provide support to the Standards Advisory Committee, in particular by
	13146
	13147
	13148
	13149
	13150
	13151	Section 57.8: Receiving reports.		1881	Section 57.8: Receiving reports.
n	13152		n	1882	receiving and having regard to recommendations from the Standards Advisory Committee regarding Member conduct.
	13153
	13154
	13155
	13156
	13157
	13158
	13159
	13160	receiving and having regard to recommendations from the Standards Advisory Committee regarding Member conduct.
	13161
	13162
	13163
	13164
	13165
	13166	Section 57.9: Conducting investigations.		1883	Section 57.9: Conducting investigations.
n	13167		n	1884	Where an investigation is required in accordance with the agreed arrangements for dealing with an alleged breach of the Code of Conduct by a Member, conducting or arranging for that investigation to be carried out and making reports or recommendations in respect of them to the Standards Advisory Committee or its Sub-Committee as appropriate.
	13168
	13169
	13170
	13171
	13172
	13173
	13174
	13175	Where an investigation is required in accordance with the agreed arrangements for dealing with an alleged breach of the Code of Conduct by a Member, conducting or arranging for that investigation to be carried out and making reports or recommendations in respect of them to the Standards Advisory Committee or its Sub-Committee as appropriate.
	13176
	13177
	13178
	13179
	13180
	13181	Section 57.10: Register of Interests.		1885	Section 57.10: Register of Interests.
n	13182		n	1886	Establishing and maintaining a Register of Interests of Members and Co-opted Members of the Council.
	13183
	13184
	13185
	13186
	13187
	13188
	13189
	13190	Establishing and maintaining a Register of Interests of Members and Co-opted Members of the Council.
	13191
	13192
	13193
	13194
	13195
	13196	Section 57.11: Advising whether Executive decisions are within the budget and policy framework.		1887	Section 57.11: Advising whether Executive decisions are within the budget and policy framework.
n	13197		n	1888	Advising whether decisions of the Mayor/Mayor in Cabinet are in accordance with the budget and policy framework.
	13198
	13199
	13200
	13201
	13202
	13203
	13204
	13205	Advising whether decisions of the Mayor/Mayor in Cabinet are in accordance with the budget and policy framework.
	13206
	13207
	13208
	13209
	13210
	13211	Section 57.12: Providing advice.		1889	Section 57.12: Providing advice.
n	13212		n	1890	Providing advice on the scope of powers and authority to take decisions, maladministration, financial impropriety, probity (and budget and policy framework issues) to the Mayor, all Councillors and officers.
	13213
	13214
	13215
	13216
	13217
	13218
	13219
	13220	Providing advice on the scope of powers and authority to take decisions, maladministration, financial impropriety, probity (and budget and policy framework issues) to the Mayor, all Councillors and officers.
	13221
	13222
	13223
	13224
	13225
	13226	Section 57.13: Determining Dispensations.		1891	Section 57.13: Determining Dispensations.
n	13227		n	1892	Determining applications for dispensations from the Code of Conduct where the number of Members otherwise precluded from taking part in a decision would impede the conduct of business or interfere with the political balance of the decision-making body and also determining applications for dispensations made by individual Members. The Monitoring Officer will report at least annually to the Standards Advisory Committee on any dispensations granted.
	13228
	13229
	13230
	13231
	13232
	13233
	13234
	13235	Determining applications for dispensations from the Code of Conduct where the number of Members otherwise precluded from taking part in a decision would impede the conduct of business or interfere with the political balance of the decision-making body and also determining applications for dispensations made by individual Members. The Monitoring Officer will report at least annually to the Standards Advisory Committee on any dispensations granted.
	13236
	13237
	13238
	13239
	13240
	13241	Section 57.14: The Director of Legal		1893	Section 57.14: The Director of Legal
n	13242		n	1894	Is also responsible for: Legal Services; Democratic Services and Elections. These functions can be varied at any time by the Chief Executive who may also allocate to the role additional functions and responsibilities. The Director of Legal:
	13243
	13244
	13245
	13246
	13247
	13248
	13249
	13250	Is also responsible for: Legal Services; Democratic Services and Elections. These functions can be varied at any time by the Chief Executive who may also allocate to the role additional functions and responsibilities. The Director of Legal:
	13251
	13252
	13253
	13254
	13255
	13256
	13257	Section 57.15: Restrictions on post.		1895	Section 57.15: Restrictions on post.
n	13258		n	1896	The Monitoring Officer cannot be the Chief Finance Officer or the Head of Paid Service.
	13259
	13260
	13261
	13262
	13263
	13264
	13265
	13266	The Monitoring Officer cannot be the Chief Finance Officer or the Head of Paid Service.
	13267
	13268
	13269
	13270
	13271
	13272	Section 57.16: Functions of the Corporate Director, Resources (and Chief Finance Officer)		1897	Section 57.16: Functions of the Corporate Director, Resources (and Chief Finance Officer)
n	13273		n
	13274
	13275
	13276
	13277
	13278
	13279
	13280
	13281
	13282
	13283	The Corporate Director, Resources has the statutory responsibilities defined in s 151 of the Local Government Act 1972 and section 114 of the Local Government Finance Act 1988 as the Council’s Chief Finance Officer to ensure the proper administration of the financial affairs of the Authority including:  Ensuring the proper administration of the Council’s financial affairs.  Setting and monitoring compliance with financial management standards.  Advising on the corporate financial position and on the key financial controls necessary to secure sound financial management.  Providing financial information (in conjunction with Senior Managers).  Ensuring that the annual statement of accounts is prepared in accordance with appropriate financial standards and within the statutory deadlines.  Preparing the revenue budget and capital programme relating to the General Fund and the Housing Revenue Account.		1898	The Corporate Director, Resources has the statutory responsibilities defined in s 151 of the Local Government Act 1972 and section 114 of the Local Government Finance Act 1988 as the Council’s Chief Finance Officer to ensure the proper administration of the financial affairs of the Authority including:  Ensuring the proper administration of the Council’s financial affairs.  Setting and monitoring compliance with financial management standards.  Advising on the corporate financial position and on the key financial controls necessary to secure sound financial management.  Providing financial information (in conjunction with Senior Managers).  Ensuring that the annual statement of accounts is prepared in accordance with appropriate financial standards and within the statutory deadlines.  Preparing the revenue budget and capital programme relating to the General Fund and the Housing Revenue Account.
	13284			1899	In Addition the role of the Chief Finance Officer is:
	13285
	13286
	13287
	13288
	13289	In Addition the role of the Chief Finance Officer is:
	13290
	13291
	13292
	13293
	13294	Section 57.17: Functions of the Corporate Director, Health and Adult Social Care		1900	Section 57.17: Functions of the Corporate Director, Health and Adult Social Care
n	13295		n	1901	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is the Statutory Director of Adult Social care under s 6 of the Local Authority Social Services Act 1970 as amended by s18 of the Children Act 2004 and is responsible for the delivery of those local authority social services functions listed in Schedule 1 of the Local Authority Social Services Act 1970 (as amended), other than those for which the Director of Children’s services is responsible, and the public health functions contained in the Health and Social Care Act 2012.
	13296
	13297
	13298
	13299
	13300
	13301
	13302
	13303	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is the Statutory Director of Adult Social care under s 6 of the Local Authority Social Services Act 1970 as amended by s18 of the Children Act 2004 and is responsible for the delivery of those local authority social services functions listed in Schedule 1 of the Local Authority Social Services Act 1970 (as amended), other than those for which the Director of Children’s services is responsible, and the public health functions contained in the Health and Social Care Act 2012.
	13304	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is responsible for implementing and ensuring compliance with any statutory guidance issued by the Department of Health or other Government department and is currently required to:-		1902	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is responsible for implementing and ensuring compliance with any statutory guidance issued by the Department of Health or other Government department and is currently required to:-
	13305	Assess local needs and ensure availability and delivery of a full range of local authority services;  Give professional leadership, including workforce planning;  Lead the implementation of standards;  Manage cultural change;  Promote local access and ownership and drive partnership working;  Deliver an integrated whole systems approach to supporting communities; and  Promote social inclusion and wellbeing.		1903	Assess local needs and ensure availability and delivery of a full range of local authority services;  Give professional leadership, including workforce planning;  Lead the implementation of standards;  Manage cultural change;  Promote local access and ownership and drive partnership working;  Deliver an integrated whole systems approach to supporting communities; and  Promote social inclusion and wellbeing.
n	13306	The Health and Adult Social Care portfolio currently includes Adult Social Care; Public Health (and the Director, Public Health reports to the Corporate Director); and Health and Integrated Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.	n	1904	The Health and Adult Social Care portfolio currently includes Adult Social Care; Public Health (and the Director, Public Health reports to the Corporate Director); and Health and Integrated Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	13307
	13308
	13309
	13310
	13311
	13312	Section 57.18: Functions of the Corporate Director, Children’s Services		1905	Section 57.18: Functions of the Corporate Director, Children’s Services
n	13313		n	1906	The Corporate Director, Children’ Services is the Council’s Statutory Director of Children’s services under s 18(7) of the Children Act 2004 with statutory duties to discharge the education and children’s social services functions of the local authority including those detailed as follows:
	13314			1907	The Children and Culture portfolio currently includes; Supporting Families; Education, Youth Services and Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	13315
	13316
	13317
	13318
	13319
	13320
	13321	The Corporate Director, Children’ Services is the Council’s Statutory Director of Children’s services under s 18(7) of the Children Act 2004 with statutory duties to discharge the education and children’s social services functions of the local authority including those detailed as follows:
	13322
	13323
	13324
	13325
	13326
	13327
	13328	The Children and Culture portfolio currently includes; Supporting Families; Education, Youth Services and Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	13329
	13330
	13331
	13332
	13333
	13334	Section 57.19: Functions of the Corporate Director, Housing and Regeneration		1908	Section 57.19: Functions of the Corporate Director, Housing and Regeneration
n	13335		n	1909	The Housing and Regeneration portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
	13336
	13337
	13338
	13339
	13340
	13341
	13342
	13343	The Housing and Regeneration portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
	13344	Planning and Building Control; Housing; Integrated Growth and Development;;  Regeneration; all functions related to being a landlord of social housing and the award of contracts for capital projects These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.		1910	Planning and Building Control; Housing; Integrated Growth and Development;;  Regeneration; all functions related to being a landlord of social housing and the award of contracts for capital projects These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
n	13345	The Corporate Director, Housing and Regeneration is also responsible for:	n	1911	The Corporate Director, Housing and Regeneration is also responsible for:
	13346
	13347
	13348
	13349
	13350
	13351
	13352	Section 57.20: Functions of the Corporate Director, Communities		1912	Section 57.20: Functions of the Corporate Director, Communities
n	13353		n	1913	The Communities portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
	13354
	13355
	13356
	13357
	13358
	13359
	13360
	13361	The Communities portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
	13362	Public Realm; Culture and Community Safety		1914	Public Realm; Culture and Community Safety
	13363	These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.		1915	These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
n	13364	The Corporate Director, Communities is also responsible for:	n	1916	The Corporate Director, Communities is also responsible for:
	13365
	13366
	13367
	13368
	13369
	13370
	13371
	13372
	13373	Statutory and Proper Officers		1917	Statutory and Proper Officers
n	13374		n	1918	The Council is required to appoint a number of officers to undertake specific duties by statute. These are known as ‘Statutory Officers’. In addition, the Council has a number of important duties which it designates to certain officers. These are called ‘proper officer’ roles.
	13375			1919	The Council has designated the following statutory officer positions.
	13376			1920	In the event of any Statutory of Proper Officers mentioned below being for any reason unable to act or of any of their posts being vacant, the Chief Executive or in their absence, the Monitoring Officer, and in the absence of both, the Chief Finance Officer, shall nominate an Officer to act in their stead.
	13377
	13378
	13379
	13380
	13381
	13382	The Council is required to appoint a number of officers to undertake specific duties by statute. These are known as ‘Statutory Officers’. In addition, the Council has a number of important duties which it designates to certain officers. These are called ‘proper officer’ roles.
	13383
	13384
	13385
	13386
	13387
	13388	The Council has designated the following statutory officer positions.
	13389
	13390
	13391
	13392
	13393
	13394	In the event of any Statutory of Proper Officers mentioned below being for any reason unable to act or of any of their posts being vacant, the Chief Executive or in their absence, the Monitoring Officer, and in the absence of both, the Chief Finance Officer, shall nominate an Officer to act in their stead.
	13395
	13396
	13397
	13398	Section 58.1: Statutory Officers		1921	Section 58.1: Statutory Officers
n	13399		n
	13400
	13401
	13402
	13403
	13404
	13405
	13406
	13407
	13408
	13409
	13410
	13411
	13412
	13413
	13414	Section 58.2: Proper Officers		1922	Section 58.2: Proper Officers
n	13415		n
	13416
	13417
	13418
	13419
	13420
	13421
	13422
	13423
	13424
	13425
	13426
	13427
	13428
	13429
	13430
	13431
	13432	Officer Employment Procedure Rules		1923	Officer Employment Procedure Rules
n	13433		n
	13434
	13435
	13436
	13437
	13438
	13439	Section 59.1: CONTENTS		1924	Section 59.1: CONTENTS
n	13440		n
	13441
	13442
	13443
	13444
	13445
	13446
	13447
	13448
	13449
	13450
	13451
	13452
	13453
	13454
	13455	Section 59.2: GENERAL		1925	Section 59.2: GENERAL
n	13456		n	1926	Subject to Rule 1.2 and Rule 10 below, the function of appointment and dismissal of, and taking disciplinary action against, a Member of staff of the authority must be discharged, on behalf of the authority by the Head of the Paid Service or by an officer nominated by her/him.
	13457			1927	Rule 1.1 shall not apply to the appointment or dismissal of, or disciplinary action against:
	13458
	13459
	13460
	13461
	13462
	13463
	13464	Subject to Rule 1.2 and Rule 10 below, the function of appointment and dismissal of, and taking disciplinary action against, a Member of staff of the authority must be discharged, on behalf of the authority by the Head of the Paid Service or by an officer nominated by her/him.
	13465
	13466
	13467
	13468
	13469
	13470	Rule 1.1 shall not apply to the appointment or dismissal of, or disciplinary action against:
	13471
	13472
	13473
	13474
	13475
	13476
	13477	Section 59.3: RECRUITMENT AND APPOINTMENT		1928	Section 59.3: RECRUITMENT AND APPOINTMENT
n	13478		n
	13479
	13480
	13481
	13482
	13483
	13484
	13485
	13486
	13487
	13488
	13489
	13490
	13491
	13492
	13493
	13494
	13495
	13496
	13497
	13498
	13499
	13500
	13501
	13502
	13503
	13504	Section 59.4: RECRUITMENT OF HEAD OF PAID SERVICE AND CHIEF OFFICERS		1929	Section 59.4: RECRUITMENT OF HEAD OF PAID SERVICE AND CHIEF OFFICERS
n	13505		n	1930	Where the Council proposes to appoint a chief officer and it is not proposed that the appointment be made exclusively from among their existing officers, the Council will:
	13506
	13507
	13508
	13509
	13510
	13511
	13512
	13513	Where the Council proposes to appoint a chief officer and it is not proposed that the appointment be made exclusively from among their existing officers, the Council will:
	13514
	13515
	13516
	13517
	13518
	13519
	13520	Section 59.5: APPOINTMENT OF HEAD OF PAID SERVICE		1931	Section 59.5: APPOINTMENT OF HEAD OF PAID SERVICE
n	13521		n	1932	Where a Committee, Sub-Committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the appointment of an officer designated as the head of the authority’s paid service, the authority must approve that appointment before an offer of appointment is made to that person.
	13522			1933	The full Council will approve the appointment of the Head of Paid Service following the recommendation of such an appointment by an Appointments Sub-Committee established in accordance with Rule 5.1 below. That Sub-Committee must include at least one Member of the Executive.
	13523			1934	The full Council may only make or approve the appointment of the Head of Paid Service where no well-founded objection has been made by any Member of the Executive.
	13524
	13525
	13526
	13527
	13528
	13529	Where a Committee, Sub-Committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the appointment of an officer designated as the head of the authority’s paid service, the authority must approve that appointment before an offer of appointment is made to that person.
	13530
	13531
	13532
	13533
	13534
	13535	The full Council will approve the appointment of the Head of Paid Service following the recommendation of such an appointment by an Appointments Sub-Committee established in accordance with Rule 5.1 below. That Sub-Committee must include at least one Member of the Executive.
	13536
	13537
	13538
	13539
	13540
	13541	The full Council may only make or approve the appointment of the Head of Paid Service where no well-founded objection has been made by any Member of the Executive.
	13542
	13543
	13544
	13545
	13546
	13547	Section 59.6: APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS		1935	Section 59.6: APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS
n	13548		n	1936	The Chief Executive will establish Appointments Sub-Committees upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointment to Chief Officer and Deputy Chief Officer posts. Any Appointments Sub-Committee established in accordance with this rule must include at least one (1) Member of the Executive.
	13549			1937	Engagement of Chief Officers, to permanent positions or interim positions of over six (6) months, will be through the normal recruitment process overseen by the Human Resources Committee. The Chief Executive may make appointments to interim positions of up to six (6) months.
	13550			1938	Where an interim appointment, approved by the Chief Executive, extends beyond six months it must be approved at the next available Human Resources Committee and in any case not later than two months after the end of the extension.
	13551			1939	An offer of employment as a chief officer or deputy chief officer shall only be made where no well-founded objection from any Member of the Executive has been received. Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, chief officers are defined as:
	13552			1940	Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, deputy chief officers are defined as officers in departments who, by virtue of the nature of their duties, either report to or are directly accountable to the statutory or non-statutory chief officer responsible for that department.
	13553			1941	Rules 5.4 and 5.5 do not apply to:
	13554			1942	A permanent appointment to either the Chief Finance Officer of Monitoring Officer positions proposed by the Appointment Sub-Committee must be confirmed by a meeting of Council.
	13555
	13556	The Chief Executive will establish Appointments Sub-Committees upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointment to Chief Officer and Deputy Chief Officer posts. Any Appointments Sub-Committee established in accordance with this rule must include at least one (1) Member of the Executive.
	13557
	13558
	13559
	13560
	13561
	13562	Engagement of Chief Officers, to permanent positions or interim positions of over six (6) months, will be through the normal recruitment process overseen by the Human Resources Committee. The Chief Executive may make appointments to interim positions of up to six (6) months.
	13563
	13564
	13565
	13566
	13567
	13568	Where an interim appointment, approved by the Chief Executive, extends beyond six months it must be approved at the next available Human Resources Committee and in any case not later than two months after the end of the extension.
	13569
	13570
	13571
	13572
	13573
	13574	An offer of employment as a chief officer or deputy chief officer shall only be made where no well-founded objection from any Member of the Executive has been received. Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, chief officers are defined as:
	13575
	13576
	13577
	13578
	13579
	13580
	13581	Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, deputy chief officers are defined as officers in departments who, by virtue of the nature of their duties, either report to or are directly accountable to the statutory or non-statutory chief officer responsible for that department.
	13582
	13583
	13584
	13585
	13586
	13587	Rules 5.4 and 5.5 do not apply to:
	13588
	13589
	13590
	13591
	13592
	13593
	13594	A permanent appointment to either the Chief Finance Officer of Monitoring Officer positions proposed by the Appointment Sub-Committee must be confirmed by a meeting of Council.
	13595
	13596
	13597
	13598
	13599
	13600	Section 59.7: PROCEDURE FOR THE APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS		1943	Section 59.7: PROCEDURE FOR THE APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS
	13601			1944
n	13602		n
	13603
	13604
	13605
	13606
	13607
	13608
	13609
	13610
	13611
	13612	The Chief Executive, will set up an Appointments Sub Committee upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointments to chief officer and deputy chief officer posts.		1945	The Chief Executive, will set up an Appointments Sub Committee upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointments to chief officer and deputy chief officer posts.
	13613
	13614			1946
n	13615		n
	13616
	13617
	13618
	13619	The following process will apply after an Appointments Sub Committee has interviewed all shortlisted candidates:		1947	The following process will apply after an Appointments Sub Committee has interviewed all shortlisted candidates:
				1948	Section 59.8: OTHER APPOINTMENTS
				1949	Officers below Deputy Chief Officer. Appointment of officers below deputy chief officer (other than any assistants to the political groups and any Mayor’s assistant as defined at (e) and (f) respectively of Rule 1.2 above) is the responsibility of the Head of Paid Service or her/his nominee, and may not be made by the Mayor or Councillors.
				1950	Assistants to Political Groups. Appointment of an assistant to a political group shall be made in accordance with the wishes of that political group.
				1951	Mayor’s Assistant. Appointment of a Mayor’s Assistant shall be made in accordance with the wishes of the Mayor.
				1952	Section 59.9: DISCIPLINARY ACTION
				1953	In this Rule 8:
				1954	The Head of Paid Service, Monitoring Officer or Chief Finance Officer may not be dismissed for disciplinary or misconduct reasons unless the procedure set out in the following Rule 8.3 (a) to (e) is complied with:
				1955
				1956	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in disciplinary action against any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
				1957	A Disciplinary Policy and Procedure for the Head of Paid Service, the Monitoring Officer and the Chief Financial Officer shall from time to time be issued or updated. That document does not form part of the Council’s Constitution but should be read alongside these Officer Employment Procedure Rules.
				1958	Section 59.10: DISMISSAL
				1959	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in the dismissal of any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
				1960	Where a committee, sub-committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of an officer designated as the head of the authority’s paid service, as the authority’s Chief Finance Officer, or as the authority’s Monitoring Officer, the authority must approve that dismissal before notice is given to that person.
				1961	Where a committee or a sub-committee of the authority is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of any officer referred to at (a) to (d) of Rule 1.2 above, at least one member of the Executive must be a member of that committee or sub-committee.
				1962	Where the authority or a Committee, Sub-Committee or officer (“the dismissor”) proposes to dismiss:
				1963	notice of dismissal must not be given until the dismissor has notified the Head of the Paid Service (or where the officer to be dismissed is the Head of the Paid Service, the Monitoring Officer) of the name of the person whom the dismissor wishes to dismiss and any other particulars which the dismissor considers are relevant to the dismissal; and
				1964	Section 59.11: APPEALS
				1965	Nothing in Rule 1.1 above shall prevent a person from serving as a member of any committee or sub-committee established by the authority to consider an appeal by:-
				1966	Supplementary Documents - Corporate Procedures and Decision Delegations
				1967	Introduction and List of Controls
				1968	Section 60.1: Introduction
				1969	This document contains information which is supplementary to the Constitution
				1970	For example, Part E contains Terms of Reference for all the Council’s Committees. Where additional procedures are useful for a particular committee, they will be published here as supplementary information.
				1971	The officers / committees who are responsible for maintaining the different sections of this document are set out below. The Monitoring Officer also has a general ability to make factual or other minor changes as required. The General Purposes Committee is responsible for agreeing to add or remove whole sections following the request of the responsible officer / committee.
				1972	At the appropriate time the Monitoring Officer will report any changes made to the General Purposes Committee for information.
				1973	Section 60.2: Individual Delegations
				1974	The following table lists the agreed delegations to make changes to each Section within this document.
				1975	Section Title Delegation
				1976	S1 Introduction and List of Delegations General Purposes Committee
				1977	Council Wide Decision-Making
				1978	S2 Council Functions Monitoring Officer (following changes in law)
				1979	S3 Local Choice and Local Act Functions Council
				1980	S4 Statutory and Proper Officer Appointments Council
				1981	S5 Corporate Operating Procedures (delegations applicable to all Directorates) Chief Executive
				1982	S6 Scheme of Financial Delegations (Council-Wide Financial Delegations) Chief Finance Officer
				1983	Directorate Schemes of Delegation
				1984	Section Title Delegation
				1985	S7 Scheme of Delegation – Children’s Services Corporate Director, Children’s Services
				1986	S8 Scheme of Delegation – Communities Corporate Director, Communities
				1987	S9 Scheme of Delegation – Director of Legal Director of Legal
				1988	S10 Scheme of Delegation – Health and Social Care Corporate Director, Health and Social Care
				1989	S11 Scheme of Delegation – Housing and Regeneration Corporate Director, Housing and Regeneration
				1990	S12 Scheme of Delegation – Resources Corporate Director, Resources
				1991	S13 Executive, Committee and Partnership Procedure Rules
				1992	Individual Mayoral Decision Procedures Mayor
				1993	Children and Education Scrutiny Sub-Committee Procedures Statutory Scrutiny Officer
				1994	Health and Adults Scrutiny SubCommittee Procedures Statutory Scrutiny Officer
				1995	Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee Procedures Statutory Scrutiny Officer
				1996	Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for Premises Licences and other permissions under the licensing act 2003 Licensing Committee
				1997	Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licences under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 Licensing Committee
				1998	Pensions Committee procedures Pensions Committee
				1999	Pensions CIV Sectoral Committee Chief Finance Officer
				2000	Standards Advisory Committee Procedures Standards Advisory Committee
				2001	Strategic Development / Development Committees – Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and County Planning Act 1990 Strategic Development Committee
				2002	Section Title Delegation
				2003	Strategic Development / Development Committees – Development Procedure Rules Strategic Development Committee
				2004	S14 Panel and Board Procedure Rules
				2005	Adoption Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2006	Fostering Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2007	Children’s Safeguarding Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2008	Pensions Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2009	Private Fostering Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2010	Safeguarding Adults Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2011	Schools Admissions Forum Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
				2012	S15 Filming Protocol General Purposes Committee
				2013	S16 Miscellaneous Documents
				2014	Any documents added to Part D which do not fit in the above Sections will be added here. Monitoring Officer
				2015	Finance, Contracts and Legal Matters
				2016	The management of the Council’s financial affairs will be conducted in accordance with the Financial Procedure Rules set out section xx of this part of the Constitution.
				2017	Every contract made by the Council shall be in writing and will comply with the Contracts Procedure Rules set out in Section xx of this part of the Constitution.
				2018	The Director of Legal is authorised to institute, defend, settle or participate in any legal proceedings in any case where such action is necessary to give effect to decisions of the Council or in any case where they consider such action is necessary to protect the Council’s interests. They may designate nominated officers to carry out this function on their behalf.
				2019	Where a document is necessary to any legal procedure or proceedings on behalf of the Council, it will be signed by the Director of Legal or any person authorised by them, unless any enactment requires otherwise, or the Council has given requisite authority to some other person.
				2020	Contracts with a value exceeding £250,000 must either be signed by at least two officers of the authority. Subject to the provisions of Paragraph 7 below they may also be signed or under the common seal of the Council attested by at least one officer.
				2021	For the avoidance of doubt any document that is required to be signed, may be signed by any authorised person by any form of electronic signature.
				2022	The Common Seal of the Council will be kept in a safe place in the custody of the Director of Legal. A decision of the Council, or of any part of it, will be sufficient authority for sealing any document necessary to give effect to the decision. The Director of Legal generally requires all documents to be signed in accordance with the provisions of Paragraphs 4, 5 and 6 above, but has the discretion to require in certain circumstances that the Council’s Common Seal will be affixed to some documents. The Common Seal will be affixed to those documents which in the opinion of the Director of Legal should be sealed. The affixing of the Common Seal will be attested by the Corporate Director, Governance or some other person authorised by them. The Seal may be applied electronically.
				2023	The Director of Legal may declare that any document required to be retained by the Council may be retained either jointly with a paper copy of such document, or in electronic format only.
				2024	Corporate Scheme of Delegation - The Chief Executive, Monitoring Officer, Section 151 and Chief Officers
				2025	The Council may appoint such officers as it considers appropriate for the discharge of its functions. Currently the Council has appointed as its Corporate Management Team the following officers:-
				2026	The Mayor or Council as appropriate delegates to the Chief Executive and Corporate Directors authority to make decisions relating to any:
				2027	The Chief Executive and the Corporate Directors may exercise any functions of the Council or the Executive which have been delegated to any other officer and may delegate decisions or functions to one or more officers in any of the Council's Directorates, except when prohibited to do so by this Constitution or by law.
	13620			2028
				2029	Until the Council decides otherwise the Chief Executive is appointed the Proper Officer for the purpose of all statutory provisions, whether existing or future, in respect of which no express Proper Officer appointment has, for the time being, been made
	13621			2030
n	13622		n	2031	The Council’s Scheme of Delegation to Officers is contained in Part I Section xx, and within Section xx of this Supplementary Documents Pack.
	13623			2032	Corporate Directors may delegate decisions or functions for which they are responsible to one or more officers within their directorate provided that they maintain a Directorate Officer Scheme of Delegation which is notified to the Monitoring Officer.
	13624	Section 59.8: OTHER APPOINTMENTS		2033	The Corporate and Officer Schemes of Delegation are made under Section 101 of the Local Government Act 1972 and all other powers enabling such delegation. They delegate all the powers and duties necessary for the discharge of the Council’s functions and not specifically reserved to the Mayor or the Mayor in Cabinet, the Council or a Committee or Sub-Committee of Council to the Officers. The delegations include:
	13625			2034	The Corporate and Officer Schemes of Delegations do not delegate:
	13626			2035	Delegated powers must always be exercised in accordance with:
	13627			2036	Officers exercising delegated powers should also have regard to:
	13628			2037	Delegated powers must be exercised within the revenue and capital budgets for the relevant service as approved by Council, subject to any variation thereof permitted by the Council’s Financial and Contract Procedure Rules, and, if appropriate, in accordance with the provisions of Part C Section xx (How Decisions are Made) in this Constitution.
	13629			2038	Officers do not take “key decisions” as defined in Section 3 of this Constitution, however any officer decision which results in the local authority incurring expenditure which is, or the making of savings which are, below the threshold for a key decision (currently £1 million for most decisions) but are above £250,000 must be published on the Council’s website ‘as soon as practicable’ (and following any guidance from the Monitoring Officer) after the decision has been taken.
	13630			2039	In exercising any delegated function, the following principles apply:
	13631
	13632
	13633	Officers below Deputy Chief Officer. Appointment of officers below deputy chief officer (other than any assistants to the political groups and any Mayor’s assistant as defined at (e) and (f) respectively of Rule 1.2 above) is the responsibility of the Head of Paid Service or her/his nominee, and may not be made by the Mayor or Councillors.
	13634
	13635
	13636
	13637
	13638
	13639	Assistants to Political Groups. Appointment of an assistant to a political group shall be made in accordance with the wishes of that political group.
	13640
	13641
	13642
	13643
	13644
	13645	Mayor’s Assistant. Appointment of a Mayor’s Assistant shall be made in accordance with the wishes of the Mayor.
	13646
	13647
	13648
	13649
	13650
	13651	Section 59.9: DISCIPLINARY ACTION
	13652
	13653
	13654
	13655
	13656
	13657
	13658
	13659
	13660	In this Rule 8:
	13661
	13662
	13663
	13664
	13665
	13666
	13667	The Head of Paid Service, Monitoring Officer or Chief Finance Officer may not be dismissed for disciplinary or misconduct reasons unless the procedure set out in the following Rule 8.3 (a) to (e) is complied with:
	13668
	13669
	13670
	13671
	13672
	13673
	13674
	13675
	13676	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in disciplinary action against any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
	13677
	13678
	13679
	13680
	13681
	13682	A Disciplinary Policy and Procedure for the Head of Paid Service, the Monitoring Officer and the Chief Financial Officer shall from time to time be issued or updated. That document does not form part of the Council’s Constitution but should be read alongside these Officer Employment Procedure Rules.
	13683
	13684
	13685
	13686
	13687
	13688	Section 59.10: DISMISSAL
	13689
	13690
	13691
	13692
	13693
	13694
	13695
	13696
	13697	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in the dismissal of any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
	13698
	13699
	13700
	13701
	13702
	13703	Where a committee, sub-committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of an officer designated as the head of the authority’s paid service, as the authority’s Chief Finance Officer, or as the authority’s Monitoring Officer, the authority must approve that dismissal before notice is given to that person.
	13704
	13705
	13706
	13707
	13708
	13709	Where a committee or a sub-committee of the authority is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of any officer referred to at (a) to (d) of Rule 1.2 above, at least one member of the Executive must be a member of that committee or sub-committee.
	13710
	13711
	13712
	13713
	13714
	13715	Where the authority or a Committee, Sub-Committee or officer (“the dismissor”) proposes to dismiss:
	13716
	13717
	13718
	13719
	13720
	13721
	13722	notice of dismissal must not be given until the dismissor has notified the Head of the Paid Service (or where the officer to be dismissed is the Head of the Paid Service, the Monitoring Officer) of the name of the person whom the dismissor wishes to dismiss and any other particulars which the dismissor considers are relevant to the dismissal; and
	13723
	13724
	13725
	13726
	13727
	13728
	13729	Section 59.11: APPEALS
	13730
	13731
	13732
	13733
	13734
	13735
	13736
	13737
	13738	Nothing in Rule 1.1 above shall prevent a person from serving as a member of any committee or sub-committee established by the authority to consider an appeal by:-
	13739
	13740
	13741
	13742
	13743
	13744
	13745
	13746
	13747	Supplementary Documents - Corporate Procedures and Decision Delegations
	13748
	13749
	13750
	13751
	13752
	13753
	13754	Introduction and List of Controls
	13755
	13756
	13757
	13758
	13759
	13760
	13761	Section 60.1: Introduction
	13762
	13763
	13764
	13765
	13766
	13767
	13768
	13769
	13770	This document contains information which is supplementary to the Constitution
	13771
	13772
	13773
	13774
	13775
	13776	For example, Part E contains Terms of Reference for all the Council’s Committees. Where additional procedures are useful for a particular committee, they will be published here as supplementary information.
	13777
	13778
	13779
	13780
	13781
	13782	The officers / committees who are responsible for maintaining the different sections of this document are set out below. The Monitoring Officer also has a general ability to make factual or other minor changes as required. The General Purposes Committee is responsible for agreeing to add or remove whole sections following the request of the responsible officer / committee.
	13783
	13784
	13785
	13786
	13787
	13788	At the appropriate time the Monitoring Officer will report any changes made to the General Purposes Committee for information.
	13789
	13790
	13791
	13792
	13793
	13794	Section 60.2: Individual Delegations
	13795
	13796
	13797
	13798
	13799
	13800
	13801
	13802
	13803	The following table lists the agreed delegations to make changes to each Section within this document.
	13804
	13805
	13806
	13807
	13808
	13809
	13810	Section
	13811	Title
	13812	Delegation
	13813
	13814
	13815
	13816
	13817	S1
	13818	Introduction and List of Delegations
	13819	General Purposes Committee
	13820
	13821
	13822
	13823
	13824
	13825	Council Wide Decision-Making
	13826
	13827
	13828
	13829
	13830
	13831	S2
	13832	Council Functions
	13833	Monitoring Officer (following changes in law)
	13834
	13835
	13836
	13837
	13838	S3
	13839	Local Choice and Local Act Functions
	13840	Council
	13841
	13842
	13843
	13844
	13845	S4
	13846	Statutory and Proper Officer Appointments
	13847	Council
	13848
	13849
	13850
	13851
	13852	S5
	13853	Corporate Operating Procedures (delegations applicable to all Directorates)
	13854	Chief Executive
	13855
	13856
	13857
	13858
	13859	S6
	13860	Scheme of Financial Delegations (Council-Wide Financial Delegations)
	13861	Chief Finance Officer
	13862
	13863
	13864
	13865
	13866
	13867	Directorate Schemes of Delegation
	13868
	13869
	13870
	13871
	13872
	13873
	13874
	13875
	13876
	13877	Section
	13878	Title
	13879	Delegation
	13880
	13881
	13882
	13883
	13884	S7
	13885	Scheme of Delegation – Children’s Services
	13886	Corporate Director, Children’s Services
	13887
	13888
	13889
	13890
	13891	S8
	13892	Scheme of Delegation – Communities
	13893	Corporate Director, Communities
	13894
	13895
	13896
	13897
	13898	S9
	13899	Scheme of Delegation – Director of Legal
	13900	Director of Legal
	13901
	13902
	13903
	13904
	13905	S10
	13906	Scheme of Delegation – Health and Social Care
	13907	Corporate Director, Health and Social Care
	13908
	13909
	13910
	13911
	13912	S11
	13913	Scheme of Delegation – Housing and Regeneration
	13914	Corporate Director, Housing and Regeneration
	13915
	13916
	13917
	13918
	13919	S12
	13920	Scheme of Delegation – Resources
	13921	Corporate Director, Resources
	13922
	13923
	13924
	13925
	13926	S13
	13927	Executive, Committee and Partnership Procedure Rules
	13928
	13929
	13930
	13931
	13932
	13933
	13934	Individual Mayoral Decision Procedures
	13935	Mayor
	13936
	13937
	13938
	13939
	13940
	13941	Children and Education Scrutiny Sub-Committee Procedures
	13942	Statutory Scrutiny Officer
	13943
	13944
	13945
	13946
	13947
	13948	Health and Adults Scrutiny SubCommittee Procedures
	13949	Statutory Scrutiny Officer
	13950
	13951
	13952
	13953
	13954
	13955	Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee Procedures
	13956	Statutory Scrutiny Officer
	13957
	13958
	13959
	13960
	13961
	13962	Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for Premises Licences and other permissions under the licensing act 2003
	13963	Licensing Committee
	13964
	13965
	13966
	13967
	13968
	13969	Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licences under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982
	13970	Licensing Committee
	13971
	13972
	13973
	13974
	13975
	13976	Pensions Committee procedures
	13977	Pensions Committee
	13978
	13979
	13980
	13981
	13982
	13983	Pensions CIV Sectoral Committee
	13984	Chief Finance Officer
	13985
	13986
	13987
	13988
	13989
	13990	Standards Advisory Committee Procedures
	13991	Standards Advisory Committee
	13992
	13993
	13994
	13995
	13996
	13997	Strategic Development / Development Committees – Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and County Planning Act 1990
	13998	Strategic Development Committee
	13999
	14000
	14001
	14002
	14003	Section
	14004	Title
	14005	Delegation
	14006
	14007
	14008
	14009
	14010
	14011	Strategic Development / Development Committees – Development Procedure Rules
	14012	Strategic Development Committee
	14013
	14014
	14015
	14016
	14017	S14
	14018	Panel and Board Procedure Rules
	14019
	14020
	14021
	14022
	14023
	14024
	14025	Adoption Panel
	14026	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14027
	14028
	14029
	14030
	14031
	14032	Fostering Panel
	14033	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14034
	14035
	14036
	14037
	14038
	14039	Children’s Safeguarding Board
	14040	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14041
	14042
	14043
	14044
	14045
	14046	Pensions Board
	14047	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14048
	14049
	14050
	14051
	14052
	14053	Private Fostering Panel
	14054	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14055
	14056
	14057
	14058
	14059
	14060	Safeguarding Adults Board
	14061	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14062
	14063
	14064
	14065
	14066
	14067	Schools Admissions Forum
	14068	Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	14069
	14070
	14071
	14072
	14073	S15
	14074	Filming Protocol
	14075	General Purposes Committee
	14076
	14077
	14078
	14079
	14080	S16
	14081	Miscellaneous Documents
	14082
	14083
	14084
	14085
	14086
	14087
	14088	Any documents added to Part D which do not fit in the above Sections will be added here.
	14089	Monitoring Officer
	14090
	14091
	14092
	14093
	14094
	14095
	14096
	14097
	14098
	14099	Finance, Contracts and Legal Matters
	14100
	14101
	14102
	14103
	14104
	14105
	14106
	14107
	14108
	14109
	14110
	14111
	14112
	14113	The management of the Council’s financial affairs will be conducted in accordance with the Financial Procedure Rules set out section xx of this part of the Constitution.
	14114
	14115
	14116
	14117
	14118
	14119
	14120
	14121
	14122
	14123
	14124	Every contract made by the Council shall be in writing and will comply with the Contracts Procedure Rules set out in Section xx of this part of the Constitution.
	14125
	14126
	14127
	14128
	14129
	14130
	14131
	14132
	14133
	14134
	14135	The Director of Legal is authorised to institute, defend, settle or participate in any legal proceedings in any case where such action is necessary to give effect to decisions of the Council or in any case where they consider such action is necessary to protect the Council’s interests. They may designate nominated officers to carry out this function on their behalf.
	14136
	14137
	14138
	14139
	14140
	14141
	14142
	14143
	14144
	14145
	14146	Where a document is necessary to any legal procedure or proceedings on behalf of the Council, it will be signed by the Director of Legal or any person authorised by them, unless any enactment requires otherwise, or the Council has given requisite authority to some other person.
	14147
	14148
	14149
	14150
	14151
	14152	Contracts with a value exceeding £250,000 must either be signed by at least two officers of the authority. Subject to the provisions of Paragraph 7 below they may also be signed or under the common seal of the Council attested by at least one officer.
	14153
	14154
	14155
	14156
	14157
	14158	For the avoidance of doubt any document that is required to be signed, may be signed by any authorised person by any form of electronic signature.
	14159
	14160
	14161
	14162
	14163
	14164
	14165
	14166
	14167
	14168
	14169	The Common Seal of the Council will be kept in a safe place in the custody of the Director of Legal. A decision of the Council, or of any part of it, will be sufficient authority for sealing any document necessary to give effect to the decision. The Director of Legal generally requires all documents to be signed in accordance with the provisions of Paragraphs 4, 5 and 6 above, but has the discretion to require in certain circumstances that the Council’s Common Seal will be affixed to some documents. The Common Seal will be affixed to those documents which in the opinion of the Director of Legal should be sealed. The affixing of the Common Seal will be attested by the Corporate Director, Governance or some other person authorised by them. The Seal may be applied electronically.
	14170
	14171
	14172
	14173
	14174
	14175
	14176
	14177
	14178
	14179
	14180	The Director of Legal may declare that any document required to be retained by the Council may be retained either jointly with a paper copy of such document, or in electronic format only.
	14181
	14182
	14183
	14184
	14185
	14186	Corporate Scheme of Delegation - The Chief Executive, Monitoring Officer, Section 151 and Chief Officers
	14187
	14188
	14189
	14190
	14191
	14192
	14193
	14194
	14195	The Council may appoint such officers as it considers appropriate for the discharge of its functions. Currently the Council has appointed as its Corporate Management Team the following officers:-
	14196
	14197
	14198
	14199
	14200
	14201
	14202	The Mayor or Council as appropriate delegates to the Chief Executive and Corporate Directors authority to make decisions relating to any:
	14203
	14204
	14205
	14206
	14207
	14208
	14209	The Chief Executive and the Corporate Directors may exercise any functions of the Council or the Executive which have been delegated to any other officer and may delegate decisions or functions to one or more officers in any of the Council's Directorates, except when prohibited to do so by this Constitution or by law.
	14210
	14211
	14212
	14213
	14214
	14215
	14216	Until the Council decides otherwise the Chief Executive is appointed the Proper Officer for the purpose of all statutory provisions, whether existing or future, in respect of which no express Proper Officer appointment has, for the time being, been made
	14217
	14218
	14219
	14220
	14221
	14222
	14223	The Council’s Scheme of Delegation to Officers is contained in Part I Section xx, and within Section xx of this Supplementary Documents Pack.
	14224
	14225
	14226
	14227
	14228
	14229
	14230	Corporate Directors may delegate decisions or functions for which they are responsible to one or more officers within their directorate provided that they maintain a Directorate Officer Scheme of Delegation which is notified to the Monitoring Officer.
	14231
	14232
	14233
	14234
	14235
	14236	The Corporate and Officer Schemes of Delegation are made under Section 101 of the Local Government Act 1972 and all other powers enabling such delegation. They delegate all the powers and duties necessary for the discharge of the Council’s functions and not specifically reserved to the Mayor or the Mayor in Cabinet, the Council or a Committee or Sub-Committee of Council to the Officers. The delegations include:
	14237
	14238
	14239
	14240
	14241
	14242
	14243	The Corporate and Officer Schemes of Delegations do not delegate:
	14244
	14245
	14246
	14247
	14248
	14249
	14250	Delegated powers must always be exercised in accordance with:
	14251
	14252
	14253
	14254
	14255
	14256
	14257	Officers exercising delegated powers should also have regard to:
	14258
	14259
	14260
	14261
	14262
	14263
	14264	Delegated powers must be exercised within the revenue and capital budgets for the relevant service as approved by Council, subject to any variation thereof permitted by the Council’s Financial and Contract Procedure Rules, and, if appropriate, in accordance with the provisions of Part C Section xx (How Decisions are Made) in this Constitution.
	14265
	14266
	14267
	14268
	14269
	14270	Officers do not take “key decisions” as defined in Section 3 of this Constitution, however any officer decision which results in the local authority incurring expenditure which is, or the making of savings which are, below the threshold for a key decision (currently £1 million for most decisions) but are above £250,000 must be published on the Council’s website ‘as soon as practicable’ (and following any guidance from the Monitoring Officer) after the decision has been taken.
	14271
	14272
	14273
	14274
	14275
	14276	In exercising any delegated function, the following principles apply:
	14277
	14278
	14279
	14280
	14281
	14282
	14283	Financial regulations and procedure rules		2040	Financial regulations and procedure rules
n	14284		n	2041	CONTENTS
	14285
	14286
	14287
	14288
	14289
	14290
	14291
	14292	CONTENTS
	14293
	14294
	14295
	14296
	14297
	14298
	14299
	14300
	14301
	14302	Section 63.1: Introduction		2042	Section 63.1: Introduction
n	14303		n	2043	The purpose of these Financial Regulations (Regulations) is to provide the governance framework for managing the Council’s financial affairs.
	14304			2044	To conduct its activities efficiently, a local authority needs to ensure it has sound financial management policies in place and which are strictly adhered to. Part of this process is to establish Financial Regulations that set out the financial policies of the authority. The Financial Regulations are underpinned by detailed financial procedures.
	14305			2045	Financial Regulations provide clarity about the financial responsibilities of individuals within the organisation. All individuals engaged on Council activities are responsible for ensuring that their actions comply with the objectives specified in the financial and procurement procedures.
	14306			2046	In compiling these regulations and procedures the objective has been:
	14307			2047	To do this, the regulations set out the Council’s requirements in respect of:
	14308			2048	The procedures have been developed by the council’s Finance Department and have been the subject of extensive consultation. However, it is impossible for the procedures to cover every eventuality and an element of interpretation may be necessary. If further advice is required, please contact your Directorate Finance Business Partner. The business partnering model and the term Finance Business partner (FBP) describes a broad range of skills exhibited by individuals at different levels depending on customer requirements; in Tower Hamlets these people may be described variously as Strategic Heads of Finance, Finance Managers, Senior Accountants etc.
	14309			2049	The Chief Finance Officer is responsible for the administration of the Council’s financial affairs. As part of their duties, they will, when they consider it appropriate, issue Financial Regulations/ Procedures which are the rules governing the management of the Council’s financial resources. S/he will ensure that the Regulations/ Procedures and any updated or amended versions are made available to all chief officers, the Mayor and Members of the Council. These Regulations/ Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.
	14310			2050	It is the responsibility of all Chief Officers to comply personally with Financial Regulations/ Procedures and to ensure that all officers within their Directorate with financial responsibilities also comply with them. Failure to comply with Financial Regulations/ Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
	14311	The purpose of these Financial Regulations (Regulations) is to provide the governance framework for managing the Council’s financial affairs.		2051	Compliance CIPFA Guidance for Local Government
	14312			2052	Local government finance in the UK is governed by primary legislation, regulation and professional standards set by CIPFA. As a matter of principal, the Council will conduct its financial affairs in accordance with accepted standard practice embodied by CIPFA’s Code of Practice framework. This includes:
	14313			2053	To date, the general financial management of a local authority, has not been supported by a professional code. CIPFA is now proposing that a Financial Management Code (CIPFA FM Code) should be designed and developed to support good practice in financial management and to assist local authorities in demonstrating their financial sustainability. The CIPFA FM Code would therefore for the first time set standards of financial management for local authorities in the UK. The Council is committed to developing financial management arrangements that align to the proposed CIPFA FM Code.
	14314
	14315
	14316
	14317	To conduct its activities efficiently, a local authority needs to ensure it has sound financial management policies in place and which are strictly adhered to. Part of this process is to establish Financial Regulations that set out the financial policies of the authority. The Financial Regulations are underpinned by detailed financial procedures.
	14318
	14319
	14320
	14321
	14322
	14323	Financial Regulations provide clarity about the financial responsibilities of individuals within the organisation. All individuals engaged on Council activities are responsible for ensuring that their actions comply with the objectives specified in the financial and procurement procedures.
	14324
	14325
	14326
	14327
	14328
	14329	In compiling these regulations and procedures the objective has been:
	14330
	14331
	14332
	14333
	14334
	14335
	14336	To do this, the regulations set out the Council’s requirements in respect of:
	14337
	14338
	14339
	14340
	14341
	14342
	14343	The procedures have been developed by the council’s Finance Department and have been the subject of extensive consultation. However, it is impossible for the procedures to cover every eventuality and an element of interpretation may be necessary. If further advice is required, please contact your Directorate Finance Business Partner. The business partnering model and the term Finance Business partner (FBP) describes a broad range of skills exhibited by individuals at different levels depending on customer requirements; in Tower Hamlets these people may be described variously as Strategic Heads of Finance, Finance Managers, Senior Accountants etc.
	14344
	14345
	14346
	14347
	14348
	14349	The Chief Finance Officer is responsible for the administration of the Council’s financial affairs. As part of their duties, they will, when they consider it appropriate, issue Financial Regulations/ Procedures which are the rules governing the management of the Council’s financial resources. S/he will ensure that the Regulations/ Procedures and any updated or amended versions are made available to all chief officers, the Mayor and Members of the Council. These Regulations/ Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.
	14350
	14351
	14352
	14353
	14354
	14355	It is the responsibility of all Chief Officers to comply personally with Financial Regulations/ Procedures and to ensure that all officers within their Directorate with financial responsibilities also comply with them. Failure to comply with Financial Regulations/ Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
	14356
	14357
	14358
	14359
	14360
	14361	Compliance CIPFA Guidance for Local Government
	14362
	14363
	14364
	14365
	14366
	14367	Local government finance in the UK is governed by primary legislation, regulation and professional standards set by CIPFA. As a matter of principal, the Council will conduct its financial affairs in accordance with accepted standard practice embodied by CIPFA’s Code of Practice framework. This includes:
	14368
	14369
	14370
	14371
	14372
	14373
	14374	To date, the general financial management of a local authority, has not been supported by a professional code. CIPFA is now proposing that a Financial Management Code (CIPFA FM Code) should be designed and developed to support good practice in financial management and to assist local authorities in demonstrating their financial sustainability. The CIPFA FM Code would therefore for the first time set standards of financial management for local authorities in the UK. The Council is committed to developing financial management arrangements that align to the proposed CIPFA FM Code.
	14375
	14376
	14377
	14378
	14379
	14380	Section 63.2: Financial Regulations		2054	Section 63.2: Financial Regulations
n	14381		n
	14382
	14383
	14384
	14385
	14386
	14387	Subsection 63.2.1: General		2055	Subsection 63.2.1: General
n	14388		n
	14389
	14390	Subsection 63.2.2: The Financial Control Framework		2056	Subsection 63.2.2: The Financial Control Framework
n	14391		n
	14392
	14393	Subsection 63.2.3: Financial Planning		2057	Subsection 63.2.3: Financial Planning
n	14394		n
	14395
	14396	Subsection 63.2.4: Financial Management		2058	Subsection 63.2.4: Financial Management
n	14397		n
	14398
	14399	Subsection 63.2.5: Risk Management and Control of Resources		2059	Subsection 63.2.5: Risk Management and Control of Resources
n	14400		n
	14401
	14402	Subsection 63.2.6: Financial Administration		2060	Subsection 63.2.6: Financial Administration
n	14403		n
	14404
	14405	Subsection 63.2.7: External Arrangements		2061	Subsection 63.2.7: External Arrangements
n	14406		n
	14407
	14408
	14409
	14410
	14411
	14412	Contract and Procurement Procedure Rules		2062	Contract and Procurement Procedure Rules
n	14413		n
	14414
	14415
	14416
	14417
	14418
	14419
	14420
	14421
	14422
	14423
	14424
	14425
	14426
	14427
	14428	Section 64.1: Procurement Procedures		2063	Section 64.1: Procurement Procedures
n	14429		n	2064	Every contract or official order for works, goods or services made by the Council shall be for the purpose of achieving the Council's statutory or approved objectives and shall conform to all relevant EU Directives and United Kingdom legislation.
	14430			2065	The Procurement Procedures shall govern the Council’s tendering and contract procedures. The Chief Finance Officer shall maintain and issue these Procedures. Any procurement activity shall proceed in accordance with the Procedures and any financial thresholds for procurement specified by the Procedures. These Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.
	14431			2066	The Chief Finance Officer shall make the latest version of the Procurement Procedures available to every Chief Officer, the Mayor and all Members of the Council and any other person engaged in procuring works, goods or services on behalf of the Council. Chief Officers or officers acting on their behalf shall apply the requirements of the Procedures when engaging in any procurement activity.
	14432			2067	The purpose of procurement activity shall be to achieve best value for local people in accordance with the Council's statutory or approved objectives. Officers with responsibility for procurement shall ensure that they are able to demonstrate achievement of best value by having regard to a combination of economy, efficiency and effectiveness (otherwise known as the Council’s Best Value Duty).
	14433			2068	Nothing in the Procurement Procedures shall be construed as removing or diminishing the responsibility of all involved to meet individual and collective accountabilities. Any failure by an officer to comply with the Procurement Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
	14434			2069	Chief Officers shall ensure that the Executive or an Executive Member is consulted on any procurement activity of a controversial nature. If however the decision is a ‘key’ decision that has not been delegated then a report must be submitted to Cabinet for determination having proper regard to the Access to Information Rules at Part B Section xx of the Constitution.
	14435
	14436
	14437	Every contract or official order for works, goods or services made by the Council shall be for the purpose of achieving the Council's statutory or approved objectives and shall conform to all relevant EU Directives and United Kingdom legislation.
	14438
	14439
	14440
	14441
	14442
	14443	The Procurement Procedures shall govern the Council’s tendering and contract procedures. The Chief Finance Officer shall maintain and issue these Procedures. Any procurement activity shall proceed in accordance with the Procedures and any financial thresholds for procurement specified by the Procedures. These Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.
	14444
	14445
	14446
	14447
	14448
	14449	The Chief Finance Officer shall make the latest version of the Procurement Procedures available to every Chief Officer, the Mayor and all Members of the Council and any other person engaged in procuring works, goods or services on behalf of the Council. Chief Officers or officers acting on their behalf shall apply the requirements of the Procedures when engaging in any procurement activity.
	14450
	14451
	14452
	14453
	14454
	14455	The purpose of procurement activity shall be to achieve best value for local people in accordance with the Council's statutory or approved objectives. Officers with responsibility for procurement shall ensure that they are able to demonstrate achievement of best value by having regard to a combination of economy, efficiency and effectiveness (otherwise known as the Council’s Best Value Duty).
	14456
	14457
	14458
	14459
	14460
	14461	Nothing in the Procurement Procedures shall be construed as removing or diminishing the responsibility of all involved to meet individual and collective accountabilities. Any failure by an officer to comply with the Procurement Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
	14462
	14463
	14464
	14465
	14466
	14467	Chief Officers shall ensure that the Executive or an Executive Member is consulted on any procurement activity of a controversial nature. If however the decision is a ‘key’ decision that has not been delegated then a report must be submitted to Cabinet for determination having proper regard to the Access to Information Rules at Part B Section xx of the Constitution.
	14468
	14469
	14470
	14471	Subsection Contract Awards:		2070	Subsection Contract Awards:
n	14472		n
	14473
	14474	Subsection Contract Variations:		2071	Subsection Contract Variations:
n	14475		n
	14476
	14477	Subsection Direct Awards:		2072	Subsection Direct Awards:
n	14478		n
	14479
	14480
	14481
	14482	Section 64.2: APPENDIX A		2073	Section 64.2: APPENDIX A
n	14483		n	2074	Table of Contents
	14484
	14485
	14486
	14487
	14488
	14489
	14490
	14491
	14492
	14493
	14494
	14495
	14496
	14497
	14498
	14499
	14500	Table of Contents
	14501
	14502
	14503
	14504
	14505	Subsection 1 – INTRODUCTION:		2075	Subsection 1 – INTRODUCTION:
n	14506		n
	14507
	14508	Subsection 2 - APPLICABLE TO ALL CONTRACTS:		2076	Subsection 2 - APPLICABLE TO ALL CONTRACTS:
n	14509		n	2077	New content
	14510			2078	Corporate Operating Procedures
	14511			2079	Section 65.1: Introduction
	14512			2080	The Operating Procedures apply to the operation and management of all Council directorates. The procedures authorise relevant officers to exercise delegated functions of the Council as set out in these procedures and the Constitution.
	14513	New content		2081	The procedures enable the Chief Executive and Managers to carry out the functions of the Council as set out in this document. The procedures repeal and replace all previous schemes of delegation and apply in addition to the Council’s Corporate Scheme of Delegation and individual Directorate Schemes of Delegation.
	14514			2082	All powers in these procedures may also be exercised by the Chief Executive, by the Deputy Chief Executive when the Chief Executive is unavailable for any reason, or any other officer designated by the Council as Acting/Interim Chief Executive on a temporary basis.
	14515			2083	In relation to all delegated authority given to officers by these procedures, the Chief Executive may allocate or re-allocate responsibility for exercising particular powers to any officer of the Council in the interests of effective corporate management as they think fit.
	14516			2084	Where there is doubt over the responsibility for the exercise of a delegated power under these procedures, the Chief Executive and the Monitoring Officer or any person nominated/appointed to act on their behalf, is allowed to act.
	14517			2085	All further delegations conferred under these procedures must be recorded in writing. Any decision taken under such authority shall remain the officer’s responsibility, and must be taken in their name.
	14518			2086	In exercising their delegated powers under these procedures the officers concerned shall have broad discretion, subject to complying with all relevant legislation, the Council’s constitution, including its contract and financial procedures and regulations, and overall Council policy, to use the most efficient effective and economic means available, including the deployment of staffing and other resources within their control and the procurement of other resources necessary, whether within or outside the Council.
	14519			2087	For the avoidance of doubt anything which is not covered by these procedures or the Council’s constitution, including the appointment of a proper officer for the purpose of any statutory function, will (subject to any statutory prohibition) be determined by the Chief Executive in consultation with the Monitoring Officer.
	14520			2088	Section 65.2: Operating Procedures – General Principles
	14521			2089	For the purposes of these procedures, a service manager is defined as a manager reporting to a Corporate Director who is not designated as a Director or a manager reporting to a Director, whilst a line manager is defined as a postholder who has line management responsibility for at least one employee.
	14522			2090	All procedures referred to in this section are available to all staff on the Council’s intranet. Different levels of authorisation may apply to some procedures and if so the levels of authorisation are specified within the procedure.
	14523			2091	The table below explains who has the authority to make the type of decision.
	14524			2092	1. Establishment
	14525			2093	2. Appointments
	14526			2094	3. Remuneration
	14527			2095	4.
	14528
	14529
	14530
	14531
	14532
	14533
	14534
	14535
	14536
	14537
	14538
	14539
	14540
	14541
	14542
	14543
	14544
	14545
	14546
	14547
	14548
	14549
	14550
	14551
	14552
	14553
	14554
	14555
	14556
	14557
	14558
	14559
	14560
	14561
	14562
	14563
	14564
	14565
	14566
	14567
	14568
	14569
	14570
	14571
	14572
	14573
	14574
	14575
	14576
	14577
	14578
	14579
	14580
	14581
	14582
	14583
	14584
	14585
	14586
	14587
	14588
	14589
	14590
	14591
	14592
	14593
	14594
	14595
	14596
	14597
	14598
	14599
	14600
	14601
	14602
	14603
	14604
	14605
	14606
	14607
	14608
	14609
	14610
	14611
	14612
	14613
	14614
	14615
	14616
	14617
	14618
	14619
	14620
	14621
	14622
	14623
	14624
	14625
	14626
	14627
	14628
	14629
	14630
	14631
	14632
	14633
	14634
	14635
	14636
	14637
	14638
	14639
	14640
	14641
	14642
	14643
	14644
	14645
	14646
	14647
	14648
	14649
	14650
	14651
	14652
	14653
	14654
	14655
	14656
	14657
	14658
	14659
	14660
	14661
	14662
	14663
	14664
	14665
	14666
	14667
	14668
	14669
	14670
	14671
	14672
	14673
	14674
	14675
	14676
	14677
	14678
	14679
	14680
	14681
	14682
	14683
	14684
	14685
	14686
	14687
	14688
	14689
	14690
	14691
	14692
	14693
	14694
	14695
	14696
	14697
	14698
	14699
	14700
	14701
	14702
	14703
	14704
	14705
	14706
	14707
	14708
	14709
	14710
	14711
	14712
	14713
	14714
	14715
	14716
	14717
	14718
	14719
	14720
	14721
	14722
	14723
	14724
	14725
	14726
	14727
	14728
	14729
	14730
	14731
	14732
	14733
	14734
	14735
	14736
	14737
	14738
	14739
	14740
	14741
	14742
	14743
	14744
	14745
	14746
	14747
	14748
	14749
	14750
	14751
	14752
	14753
	14754
	14755
	14756
	14757
	14758
	14759
	14760
	14761
	14762
	14763
	14764
	14765
	14766
	14767
	14768
	14769
	14770
	14771
	14772
	14773
	14774
	14775
	14776
	14777
	14778
	14779
	14780
	14781
	14782
	14783
	14784
	14785
	14786
	14787
	14788
	14789
	14790
	14791
	14792
	14793
	14794
	14795
	14796
	14797
	14798
	14799
	14800
	14801
	14802
	14803
	14804
	14805
	14806
	14807
	14808
	14809
	14810
	14811
	14812
	14813
	14814
	14815
	14816
	14817
	14818
	14819
	14820
	14821
	14822
	14823
	14824
	14825
	14826
	14827
	14828
	14829
	14830
	14831
	14832
	14833
	14834
	14835
	14836
	14837
	14838
	14839
	14840
	14841
	14842
	14843
	14844
	14845
	14846
	14847
	14848
	14849
	14850
	14851
	14852
	14853
	14854
	14855
	14856
	14857
	14858
	14859
	14860
	14861
	14862
	14863
	14864
	14865
	14866
	14867
	14868
	14869
	14870
	14871
	14872
	14873
	14874
	14875
	14876
	14877
	14878
	14879
	14880
	14881
	14882
	14883
	14884
	14885
	14886
	14887
	14888
	14889
	14890
	14891
	14892
	14893
	14894
	14895
	14896
	14897
	14898
	14899
	14900
	14901
	14902
	14903
	14904
	14905
	14906
	14907
	14908
	14909
	14910
	14911
	14912
	14913
	14914
	14915
	14916
	14917
	14918
	14919
	14920
	14921
	14922
	14923
	14924
	14925
	14926
	14927
	14928
	14929
	14930
	14931
	14932
	14933
	14934
	14935
	14936
	14937
	14938
	14939
	14940
	14941
	14942
	14943
	14944
	14945
	14946
	14947
	14948
	14949
	14950
	14951
	14952
	14953
	14954
	14955
	14956
	14957
	14958
	14959
	14960
	14961
	14962
	14963
	14964
	14965
	14966
	14967
	14968
	14969
	14970
	14971
	14972
	14973
	14974
	14975
	14976
	14977
	14978
	14979
	14980
	14981
	14982
	14983
	14984
	14985
	14986
	14987
	14988
	14989
	14990
	14991
	14992
	14993
	14994
	14995
	14996
	14997
	14998
	14999
	15000
	15001
	15002
	15003
	15004
	15005
	15006
	15007
	15008
	15009
	15010
	15011
	15012
	15013
	15014
	15015
	15016
	15017
	15018
	15019
	15020
	15021
	15022
	15023
	15024
	15025
	15026
	15027
	15028
	15029
	15030
	15031
	15032
	15033
	15034
	15035
	15036
	15037
	15038
	15039
	15040
	15041
	15042
	15043
	15044
	15045
	15046
	15047
	15048
	15049
	15050
	15051
	15052
	15053
	15054
	15055
	15056
	15057
	15058
	15059
	15060
	15061
	15062
	15063			2096
n	15064		n	2097	5. Attendance
	15065			2098	6. Leavers
	15066			2099	A. Managing Budgets
	15067			2100	B. Payroll
	15068			2101	C. Income
	15069			2102	D. Purchasing and Procurement
	15070			2103	E. Authorisations
	15071			2104	F. Complaints
	15072			2105	G. Engaging Specialists
	15073			2106	H. Legal Matters
	15074
	15075
	15076
	15077
	15078
	15079
	15080
	15081
	15082
	15083
	15084
	15085
	15086
	15087
	15088
	15089
	15090
	15091
	15092
	15093
	15094
	15095
	15096
	15097
	15098
	15099
	15100
	15101
	15102
	15103
	15104
	15105
	15106
	15107
	15108
	15109
	15110
	15111
	15112
	15113
	15114
	15115
	15116
	15117
	15118
	15119
	15120
	15121
	15122
	15123
	15124
	15125
	15126
	15127
	15128
	15129
	15130
	15131
	15132
	15133
	15134
	15135
	15136
	15137
	15138
	15139
	15140
	15141
	15142
	15143
	15144
	15145
	15146
	15147
	15148
	15149
	15150
	15151
	15152
	15153
	15154
	15155
	15156
	15157
	15158
	15159
	15160
	15161	Corporate Operating Procedures
	15162
	15163
	15164
	15165
	15166
	15167
	15168	Section 65.1: Introduction
	15169
	15170
	15171
	15172
	15173
	15174
	15175
	15176
	15177	The Operating Procedures apply to the operation and management of all Council directorates. The procedures authorise relevant officers to exercise delegated functions of the Council as set out in these procedures and the Constitution.
	15178
	15179
	15180
	15181
	15182
	15183	The procedures enable the Chief Executive and Managers to carry out the functions of the Council as set out in this document. The procedures repeal and replace all previous schemes of delegation and apply in addition to the Council’s Corporate Scheme of Delegation and individual Directorate Schemes of Delegation.
	15184
	15185
	15186
	15187
	15188
	15189	All powers in these procedures may also be exercised by the Chief Executive, by the Deputy Chief Executive when the Chief Executive is unavailable for any reason, or any other officer designated by the Council as Acting/Interim Chief Executive on a temporary basis.
	15190
	15191
	15192
	15193
	15194
	15195	In relation to all delegated authority given to officers by these procedures, the Chief Executive may allocate or re-allocate responsibility for exercising particular powers to any officer of the Council in the interests of effective corporate management as they think fit.
	15196
	15197
	15198
	15199
	15200
	15201	Where there is doubt over the responsibility for the exercise of a delegated power under these procedures, the Chief Executive and the Monitoring Officer or any person nominated/appointed to act on their behalf, is allowed to act.
	15202
	15203
	15204
	15205
	15206
	15207	All further delegations conferred under these procedures must be recorded in writing. Any decision taken under such authority shall remain the officer’s responsibility, and must be taken in their name.
	15208
	15209
	15210
	15211
	15212
	15213	In exercising their delegated powers under these procedures the officers concerned shall have broad discretion, subject to complying with all relevant legislation, the Council’s constitution, including its contract and financial procedures and regulations, and overall Council policy, to use the most efficient effective and economic means available, including the deployment of staffing and other resources within their control and the procurement of other resources necessary, whether within or outside the Council.
	15214
	15215
	15216
	15217
	15218
	15219	For the avoidance of doubt anything which is not covered by these procedures or the Council’s constitution, including the appointment of a proper officer for the purpose of any statutory function, will (subject to any statutory prohibition) be determined by the Chief Executive in consultation with the Monitoring Officer.
	15220
	15221
	15222
	15223
	15224
	15225	Section 65.2: Operating Procedures – General Principles
	15226
	15227
	15228
	15229
	15230
	15231
	15232
	15233
	15234	For the purposes of these procedures, a service manager is defined as a manager reporting to a Corporate Director who is not designated as a Director or a manager reporting to a Director, whilst a line manager is defined as a postholder who has line management responsibility for at least one employee.
	15235
	15236
	15237
	15238
	15239
	15240	All procedures referred to in this section are available to all staff on the Council’s intranet. Different levels of authorisation may apply to some procedures and if so the levels of authorisation are specified within the procedure.
	15241
	15242
	15243
	15244
	15245
	15246	The table below explains who has the authority to make the type of decision.
	15247
	15248
	15249
	15250
	15251
	15252
	15253
	15254
	15255
	15256
	15257
	15258	1. Establishment
	15259
	15260
	15261
	15262
	15263
	15264
	15265	2. Appointments
	15266
	15267
	15268
	15269
	15270
	15271
	15272	3. Remuneration
	15273
	15274
	15275
	15276
	15277
	15278
	15279	4.
	15280
	15281
	15282
	15283
	15284
	15285
	15286
	15287	5. Attendance
	15288
	15289
	15290
	15291
	15292
	15293
	15294	6. Leavers
	15295
	15296
	15297
	15298
	15299
	15300
	15301
	15302
	15303
	15304
	15305
	15306	A. Managing Budgets
	15307
	15308
	15309
	15310
	15311
	15312
	15313	B. Payroll
	15314
	15315
	15316
	15317
	15318
	15319
	15320	C. Income
	15321
	15322
	15323
	15324
	15325
	15326
	15327	D. Purchasing and Procurement
	15328
	15329
	15330
	15331
	15332
	15333
	15334	E. Authorisations
	15335
	15336
	15337
	15338
	15339
	15340
	15341	F. Complaints
	15342
	15343
	15344
	15345
	15346
	15347
	15348	G. Engaging Specialists
	15349
	15350
	15351
	15352
	15353
	15354
	15355	H. Legal Matters
	15356
	15357
	15358
	15359
	15360
	15361
	15362
	15363
	15364
	15365
	15366
	15367
	15368
	15369
	15370
	15371
	15372
	15373
	15374	Corporate Scheme of Financial Regulations		2107	Corporate Scheme of Financial Regulations
n	15375		n
	15376
	15377
	15378
	15379
	15380
	15381	Section 66.1: Introduction		2108	Section 66.1: Introduction
n	15382		n	2109	The purpose of the Financial Regulations is to set out the Council’s financial policies and the framework for managing the Council’s financial affairs. The Regulations aim to ensure that the Council conducts is affairs in a way that complies with specific statutory provisions and best professional practice. All financial and accounting procedures and delegations must therefore be carried out in accordance with the Financial Regulations and all other relevant guidelines.
	15383			2110	The purpose of the Scheme of Financial Delegation is to set out the powers, duties and responsibilities delegated to each role level. This schedule sets out the approved financial limits within which the Council’s business may be conducted. Changes to limits within this Scheme may only be made with the approval of the Corporate Director of Resources.
	15384
	15385
	15386
	15387
	15388
	15389
	15390	The purpose of the Financial Regulations is to set out the Council’s financial policies and the framework for managing the Council’s financial affairs. The Regulations aim to ensure that the Council conducts is affairs in a way that complies with specific statutory provisions and best professional practice. All financial and accounting procedures and delegations must therefore be carried out in accordance with the Financial Regulations and all other relevant guidelines.
	15391
	15392
	15393
	15394
	15395
	15396	The purpose of the Scheme of Financial Delegation is to set out the powers, duties and responsibilities delegated to each role level. This schedule sets out the approved financial limits within which the Council’s business may be conducted. Changes to limits within this Scheme may only be made with the approval of the Corporate Director of Resources.
	15397
	15398
	15399
	15400
	15401
	15402	Section 66.2: Roles and Responsibilities		2111	Section 66.2: Roles and Responsibilities
n	15403		n	2112	The Council operates a system of devolved financial management which, in practice, means certain responsibilities are devolved to services, as follows:
	15404			2113	It is therefore important that there is clarity over roles and responsibilities within these areas of activity.
	15405
	15406
	15407
	15408
	15409
	15410
	15411	The Council operates a system of devolved financial management which, in practice, means certain responsibilities are devolved to services, as follows:
	15412
	15413
	15414
	15415
	15416
	15417
	15418	It is therefore important that there is clarity over roles and responsibilities within these areas of activity.
	15419
	15420
	15421
	15422
	15423
	15424	Section 66.3: Budget Holders		2114	Section 66.3: Budget Holders
n	15425		n	2115	The default Budget Holder is deemed to be the Corporate Director in the absence of another specific budget holder being formally identified and nominated by the service. Corporate Directors are required to maintain a definitive schedule of all current employees in the directorate with delegated financial powers, which must be reviewed and updated at least quarterly (this may be in the form of a download from the Agresso finance system). Delegated financial authority at all levels is limited to the specific cost centres allocated to each staff member and recorded on the Agresso finance system (and supporting feeder systems).
	15426
	15427
	15428
	15429
	15430
	15431
	15432
	15433	The default Budget Holder is deemed to be the Corporate Director in the absence of another specific budget holder being formally identified and nominated by the service. Corporate Directors are required to maintain a definitive schedule of all current employees in the directorate with delegated financial powers, which must be reviewed and updated at least quarterly (this may be in the form of a download from the Agresso finance system). Delegated financial authority at all levels is limited to the specific cost centres allocated to each staff member and recorded on the Agresso finance system (and supporting feeder systems).
	15434
	15435
	15436
	15437
	15438
	15439	Section 66.4: Approval Limits		2116	Section 66.4: Approval Limits
n	15440		n	2117	In order to facilitate compliance with the Financial Regulations and Scheme of Financial Delegation, the Council has an authorised signatory process, primarily managed through the Agresso system workflows. All staff within posts deemed to have delegated financial authority are required to complete an authorised signatory form. This sets out the extent of the individual’s authority, requires them to confirm the cost centres they have authority against. By signing this form, managers are confirming that they will abide by the rules and regulations set out both within the Financial Regulations and the Scheme of Financial Delegation. The details are held within the Agresso Financial Ledger system and are used to notify the relevant authorised signatories that transactions need to be approved.
	15441			2118	Each role has a limit to the amount they can authorise, with anything above £5m always requiring Chef Executive approval. The designated approval level for each establishment role is determined by Budget Holder (by default the service director or alternatively a senior manager with appropriate delegated authority in the management hierarchy). All designated approvals for Service Manager and Director are designated by the Budget Holder in partnership with the Finance Manager/Business Partner for the service. All individual employees with delegated financial powers are subject to the systems administration process for new starters, leavers and role changes.
	15442			2119	The table below sets out the current approval limits that are recorded on the Agresso Financial Ledger system, alongside the role/grade definitions:
	15443
	15444
	15445
	15446
	15447
	15448	In order to facilitate compliance with the Financial Regulations and Scheme of Financial Delegation, the Council has an authorised signatory process, primarily managed through the Agresso system workflows. All staff within posts deemed to have delegated financial authority are required to complete an authorised signatory form. This sets out the extent of the individual’s authority, requires them to confirm the cost centres they have authority against. By signing this form, managers are confirming that they will abide by the rules and regulations set out both within the Financial Regulations and the Scheme of Financial Delegation. The details are held within the Agresso Financial Ledger system and are used to notify the relevant authorised signatories that transactions need to be approved.
	15449
	15450
	15451
	15452
	15453
	15454	Each role has a limit to the amount they can authorise, with anything above £5m always requiring Chef Executive approval. The designated approval level for each establishment role is determined by Budget Holder (by default the service director or alternatively a senior manager with appropriate delegated authority in the management hierarchy). All designated approvals for Service Manager and Director are designated by the Budget Holder in partnership with the Finance Manager/Business Partner for the service. All individual employees with delegated financial powers are subject to the systems administration process for new starters, leavers and role changes.
	15455
	15456
	15457
	15458
	15459
	15460	The table below sets out the current approval limits that are recorded on the Agresso Financial Ledger system, alongside the role/grade definitions:
	15461
	15462
	15463
	15464
	15465
	15466
	15467	Section 66.5: London Borough of Tower Hamlets – Scheme of Financial Delegation		2120	Section 66.5: London Borough of Tower Hamlets – Scheme of Financial Delegation
n	15468		n	2121	The following table sets out the core financial delegated powers cross referenced to approval limits and role grades. Specific delegated powers are allocated at the discretion of the relevant Budget Holder (by default the Corporate Director) and must comply with this scheme of financial delegation. However, further sub-delegation of service specific financial activity may be included in the Directorate Delegations section of the Constitution (these must be consistent with the limits set below).
	15469
	15470
	15471
	15472
	15473
	15474
	15475
	15476	The following table sets out the core financial delegated powers cross referenced to approval limits and role grades. Specific delegated powers are allocated at the discretion of the relevant Budget Holder (by default the Corporate Director) and must comply with this scheme of financial delegation. However, further sub-delegation of service specific financial activity may be included in the Directorate Delegations section of the Constitution (these must be consistent with the limits set below).
	15477
	15478
	15479
	15480
	15481
	15482
	15483	Section 66.6: Appendix A - Other Financial Guidelines Documents		2122	Section 66.6: Appendix A - Other Financial Guidelines Documents
n	15484		n
	15485
	15486
	15487
	15488
	15489
	15490
	15491
	15492
	15493
	15494
	15495
	15496
	15497
	15498
	15499
	15500
	15501
	15502
	15503
	15504
	15505
	15506
	15507
	15508
	15509
	15510
	15511
	15512
	15513
	15514
	15515
	15516
	15517
	15518
	15519
	15520
	15521
	15522
	15523
	15524
	15525
	15526
	15527
	15528
	15529
	15530
	15531
	15532
	15533
	15534
	15535
	15536
	15537
	15538
	15539
	15540
	15541
	15542
	15543
	15544
	15545
	15546
	15547
	15548
	15549
	15550
	15551
	15552
	15553
	15554
	15555
	15556
	15557
	15558
	15559
	15560
	15561
	15562
	15563
	15564
	15565
	15566
	15567
	15568
	15569
	15570
	15571
	15572
	15573
	15574
	15575
	15576
	15577
	15578
	15579
	15580
	15581
	15582
	15583
	15584
	15585
	15586
	15587
	15588
	15589
	15590
	15591
	15592
	15593
	15594
	15595
	15596
	15597
	15598
	15599
	15600
	15601
	15602
	15603
	15604
	15605
	15606
	15607
	15608
	15609
	15610
	15611
	15612
	15613
	15614
	15615
	15616
	15617
	15618
	15619
	15620
	15621
	15622
	15623
	15624
	15625
	15626	Section 66.7: Appendix B - Glossary and Abbreviations		2123	Section 66.7: Appendix B - Glossary and Abbreviations
n	15627		n
	15628
	15629
	15630
	15631
	15632
	15633
	15634
	15635
	15636
	15637
	15638
	15639
	15640
	15641
	15642
	15643
	15644
	15645
	15646
	15647
	15648
	15649
	15650
	15651
	15652
	15653
	15654
	15655
	15656
	15657
	15658
	15659
	15660
	15661
	15662
	15663
	15664
	15665
	15666
	15667
	15668
	15669
	15670
	15671
	15672
	15673
	15674
	15675
	15676
	15677
	15678
	15679
	15680
	15681
	15682
	15683
	15684
	15685
	15686
	15687
	15688
	15689
	15690
	15691
	15692
	15693
	15694
	15695
	15696
	15697
	15698
	15699
	15700
	15701
	15702
	15703
	15704
	15705
	15706
	15707
	15708
	15709
	15710
	15711
	15712
	15713
	15714
	15715
	15716
	15717
	15718
	15719
	15720
	15721
	15722
	15723
	15724
	15725
	15726
	15727
	15728
	15729
	15730
	15731
	15732
	15733
	15734
	15735
	15736
	15737
	15738
	15739
	15740
	15741
	15742
	15743
	15744
	15745
	15746
	15747
	15748
	15749
	15750
	15751
	15752
	15753
	15754
	15755
	15756
	15757
	15758
	15759
	15760
	15761
	15762
	15763
	15764
	15765
	15766
	15767
	15768
	15769
	15770
	15771
	15772
	15773
	15774
	15775
	15776
	15777
	15778
	15779
	15780
	15781
	15782
	15783
	15784
	15785
	15786
	15787
	15788
	15789
	15790
	15791
	15792
	15793
	15794
	15795
	15796
	15797
	15798
	15799
	15800
	15801
	15802
	15803
	15804
	15805
	15806
	15807
	15808
	15809
	15810
	15811
	15812
	15813
	15814
	15815
	15816
	15817
	15818
	15819
	15820
	15821
	15822
	15823
	15824
	15825
	15826
	15827
	15828
	15829
	15830
	15831
	15832
	15833
	15834
	15835
	15836
	15837
	15838
	15839
	15840
	15841
	15842
	15843
	15844
	15845
	15846
	15847
	15848
	15849
	15850
	15851
	15852
	15853
	15854
	15855
	15856
	15857
	15858
	15859
	15860
	15861
	15862
	15863
	15864
	15865
	15866
	15867
	15868
	15869
	15870
	15871
	15872
	15873
	15874
	15875
	15876
	15877
	15878
	15879
	15880
	15881
	15882
	15883
	15884
	15885
	15886
	15887
	15888
	15889
	15890
	15891
	15892
	15893
	15894
	15895
	15896
	15897
	15898
	15899
	15900
	15901
	15902
	15903
	15904
	15905
	15906
	15907
	15908
	15909
	15910
	15911
	15912
	15913
	15914
	15915
	15916
	15917
	15918
	15919
	15920
	15921
	15922
	15923
	15924
	15925
	15926
	15927
	15928
	15929
	15930
	15931
	15932
	15933
	15934
	15935
	15936
	15937
	15938
	15939
	15940
	15941
	15942
	15943
	15944
	15945
	15946
	15947
	15948
	15949
	15950
	15951
	15952
	15953
	15954
	15955
	15956
	15957
	15958
	15959
	15960
	15961
	15962
	15963
	15964
	15965
	15966
	15967
	15968
	15969
	15970
	15971
	15972
	15973
	15974
	15975
	15976
	15977
	15978
	15979
	15980
	15981
	15982
	15983
	15984
	15985
	15986
	15987
	15988
	15989
	15990
	15991
	15992
	15993
	15994
	15995
	15996
	15997
	15998
	15999
	16000
	16001
	16002
	16003
	16004
	16005
	16006
	16007
	16008
	16009
	16010
	16011
	16012
	16013
	16014
	16015
	16016
	16017
	16018
	16019
	16020
	16021
	16022
	16023
	16024
	16025
	16026
	16027
	16028
	16029
	16030
	16031
	16032
	16033
	16034
	16035
	16036
	16037
	16038
	16039
	16040
	16041
	16042
	16043
	16044
	16045
	16046
	16047
	16048
	16049
	16050
	16051
	16052
	16053
	16054
	16055
	16056
	16057
	16058
	16059
	16060
	16061
	16062
	16063
	16064
	16065
	16066
	16067
	16068
	16069
	16070
	16071	Children's Services Directorate Scheme of Delegations		2124	Children's Services Directorate Scheme of Delegations
n	16072		n
	16073
	16074
	16075
	16076
	16077
	16078	Section 67.1: Introduction		2125	Section 67.1: Introduction
n	16079		n	2126	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16080			2127	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Children’ Services Directorate in this scheme of delegation.
	16081			2128	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16082
	16083
	16084
	16085
	16086
	16087	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16088
	16089
	16090
	16091
	16092
	16093	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Children’ Services Directorate in this scheme of delegation.
	16094
	16095
	16096
	16097
	16098
	16099	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16100
	16101
	16102
	16103
	16104
	16105	Section 67.2: Schemes of Delegation		2129	Section 67.2: Schemes of Delegation
n	16106		n	2130	Main Delegations List
	16107			2131	Care Act 2014 (Note - Responsibilities shared with Health and Adults Social Care Directorate)
	16108			2132	Award of Grants
	16109			2133	Planning Contributions
	16110
	16111
	16112
	16113
	16114	Main Delegations List
	16115
	16116
	16117
	16118
	16119
	16120
	16121	Care Act 2014 (Note - Responsibilities shared with Health and Adults Social Care Directorate)
	16122
	16123
	16124
	16125
	16126
	16127
	16128	Award of Grants
	16129
	16130
	16131
	16132
	16133
	16134
	16135	Planning Contributions
	16136
	16137
	16138
	16139
	16140
	16141
	16142
	16143
	16144	Communities Directorate Scheme of Delegations		2134	Communities Directorate Scheme of Delegations
n	16145		n
	16146
	16147
	16148
	16149
	16150
	16151	Section 68.1: Introduction		2135	Section 68.1: Introduction
n	16152		n	2136	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16153			2137	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Communities Directorate in this scheme of delegation.
	16154			2138	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16155
	16156
	16157
	16158
	16159
	16160	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16161
	16162
	16163
	16164
	16165
	16166	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Communities Directorate in this scheme of delegation.
	16167
	16168
	16169
	16170
	16171
	16172	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16173
	16174
	16175
	16176
	16177
	16178	Section 68.2: Schemes of Delegation		2139	Section 68.2: Schemes of Delegation
n	16179		n	2140	Environmental Health - Housing
	16180
	16181
	16182
	16183
	16184
	16185
	16186
	16187
	16188
	16189
	16190
	16191
	16192
	16193
	16194
	16195
	16196
	16197
	16198
	16199
	16200
	16201
	16202
	16203
	16204
	16205
	16206
	16207
	16208
	16209
	16210
	16211
	16212
	16213
	16214
	16215
	16216
	16217
	16218
	16219
	16220
	16221
	16222
	16223
	16224
	16225
	16226
	16227
	16228
	16229
	16230
	16231
	16232
	16233
	16234
	16235
	16236
	16237
	16238
	16239
	16240
	16241
	16242
	16243
	16244
	16245
	16246
	16247
	16248
	16249
	16250
	16251
	16252
	16253
	16254
	16255
	16256
	16257
	16258
	16259
	16260
	16261
	16262
	16263
	16264
	16265
	16266
	16267
	16268
	16269
	16270
	16271
	16272
	16273
	16274
	16275
	16276
	16277
	16278
	16279
	16280
	16281
	16282
	16283
	16284
	16285
	16286
	16287
	16288
	16289
	16290
	16291
	16292
	16293
	16294
	16295
	16296
	16297
	16298
	16299
	16300
	16301
	16302
	16303
	16304
	16305
	16306
	16307
	16308
	16309
	16310
	16311
	16312
	16313
	16314
	16315
	16316
	16317
	16318
	16319
	16320
	16321
	16322
	16323
	16324
	16325
	16326
	16327
	16328
	16329
	16330
	16331
	16332
	16333
	16334
	16335
	16336
	16337
	16338
	16339
	16340
	16341
	16342
	16343
	16344
	16345
	16346
	16347
	16348
	16349
	16350
	16351
	16352
	16353
	16354
	16355
	16356
	16357
	16358
	16359
	16360
	16361
	16362
	16363
	16364
	16365
	16366
	16367
	16368
	16369	Environmental Health - Housing
	16370
	16371
	16372
	16373
	16374
	16375
	16376
	16377
	16378
	16379
	16380
	16381
	16382
	16383
	16384
	16385
	16386
	16387
	16388
	16389
	16390
	16391
	16392
	16393
	16394
	16395
	16396
	16397
	16398
	16399
	16400
	16401
	16402
	16403
	16404
	16405
	16406
	16407
	16408
	16409
	16410
	16411
	16412
	16413
	16414
	16415
	16416
	16417
	16418
	16419
	16420
	16421
	16422
	16423
	16424
	16425
	16426
	16427
	16428
	16429
	16430
	16431
	16432
	16433
	16434
	16435
	16436
	16437
	16438
	16439
	16440
	16441
	16442
	16443
	16444
	16445
	16446
	16447
	16448
	16449
	16450
	16451
	16452
	16453
	16454
	16455
	16456
	16457
	16458
	16459
	16460
	16461
	16462
	16463
	16464
	16465
	16466
	16467
	16468
	16469
	16470
	16471
	16472
	16473
	16474
	16475
	16476
	16477
	16478
	16479
	16480
	16481
	16482
	16483
	16484
	16485
	16486
	16487
	16488
	16489
	16490
	16491
	16492
	16493
	16494
	16495
	16496
	16497
	16498
	16499
	16500
	16501
	16502
	16503
	16504
	16505
	16506
	16507
	16508
	16509
	16510
	16511
	16512
	16513
	16514
	16515
	16516
	16517
	16518
	16519
	16520
	16521
	16522
	16523
	16524
	16525
	16526
	16527
	16528
	16529
	16530
	16531
	16532
	16533
	16534
	16535
	16536
	16537
	16538
	16539
	16540
	16541
	16542
	16543
	16544
	16545
	16546
	16547
	16548
	16549
	16550
	16551
	16552
	16553
	16554
	16555
	16556
	16557
	16558
	16559
	16560
	16561
	16562
	16563
	16564
	16565
	16566
	16567
	16568
	16569
	16570
	16571
	16572
	16573
	16574
	16575
	16576
	16577
	16578
	16579
	16580
	16581
	16582
	16583
	16584
	16585
	16586
	16587
	16588
	16589
	16590
	16591
	16592
	16593
	16594
	16595
	16596
	16597
	16598
	16599
	16600
	16601
	16602
	16603
	16604
	16605
	16606
	16607
	16608
	16609
	16610
	16611
	16612
	16613
	16614
	16615
	16616
	16617
	16618
	16619
	16620	Health and Adults Directorate Scheme of Delegation		2141	Health and Adults Directorate Scheme of Delegation
n	16621		n
	16622
	16623
	16624
	16625
	16626
	16627	Section 69.1: Introduction		2142	Section 69.1: Introduction
n	16628		n	2143	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16629			2144	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Health and Adult Social Care Directorate in this scheme of delegation.
	16630			2145	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16631
	16632
	16633
	16634
	16635
	16636	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16637
	16638
	16639
	16640
	16641
	16642	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Health and Adult Social Care Directorate in this scheme of delegation.
	16643
	16644
	16645
	16646
	16647
	16648	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16649
	16650
	16651
	16652
	16653
	16654	Section 69.2: Schemes of Delegation		2146	Section 69.2: Schemes of Delegation
n	16655		n	2147	Care and Support
	16656			2148	Mental Health
	16657			2149	Mental Capacity Act
	16658			2150	Public Health
	16659
	16660
	16661
	16662
	16663	Care and Support
	16664
	16665
	16666
	16667
	16668
	16669
	16670	Mental Health
	16671
	16672
	16673
	16674
	16675
	16676
	16677	Mental Capacity Act
	16678
	16679
	16680
	16681
	16682
	16683
	16684	Public Health
	16685
	16686
	16687
	16688
	16689
	16690
	16691
	16692
	16693	Housing and Regeneration Directorate Scheme of Delegation		2151	Housing and Regeneration Directorate Scheme of Delegation
n	16694		n
	16695
	16696
	16697
	16698
	16699
	16700	Section 70.1: Introduction		2152	Section 70.1: Introduction
n	16701		n	2153	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16702			2154	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Housing and Regeneration Directorate in this scheme of delegation.
	16703			2155	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16704
	16705
	16706
	16707
	16708
	16709	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16710
	16711
	16712
	16713
	16714
	16715	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Housing and Regeneration Directorate in this scheme of delegation.
	16716
	16717
	16718
	16719
	16720
	16721	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16722
	16723
	16724
	16725
	16726
	16727	Section 70.2: Schemes of Delegation		2156	Section 70.2: Schemes of Delegation
n	16728		n	2157	Planning
	16729			2158	Building Regulations
	16730			2159	Community Infrastructure Levy Regulations
	16731			2160	Asset Management and Estates
	16732			2161	Housing
	16733			2162	London Building Acts (Amendment) Act 1939
	16734			2163	Housing Options
	16735
	16736	Planning
	16737
	16738
	16739
	16740
	16741
	16742
	16743
	16744	Building Regulations
	16745
	16746
	16747
	16748
	16749
	16750
	16751
	16752	Community Infrastructure Levy Regulations
	16753
	16754
	16755
	16756
	16757
	16758
	16759	Asset Management and Estates
	16760
	16761
	16762
	16763
	16764
	16765
	16766	Housing
	16767
	16768
	16769
	16770
	16771
	16772
	16773
	16774
	16775
	16776
	16777
	16778
	16779	London Building Acts (Amendment) Act 1939
	16780
	16781
	16782
	16783
	16784
	16785
	16786	Housing Options
	16787
	16788
	16789
	16790
	16791
	16792
	16793
	16794
	16795	Resources Directorate Scheme of Delegation		2164	Resources Directorate Scheme of Delegation
n	16796		n
	16797
	16798
	16799
	16800
	16801
	16802	Section 71.1: Introduction		2165	Section 71.1: Introduction
n	16803		n	2166	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16804			2167	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Resources Directorate in this scheme of delegation.
	16805			2168	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16806
	16807
	16808
	16809
	16810
	16811	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16812
	16813
	16814
	16815
	16816
	16817	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out for the Resources Directorate in this scheme of delegation.
	16818
	16819
	16820
	16821
	16822
	16823	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16824
	16825
	16826
	16827
	16828
	16829	Section 71.2: Schemes of Delegation		2169	Section 71.2: Schemes of Delegation
n	16830		n	2170	Human Resources
	16831			2171	Information and Communications Technology (ICT)
	16832			2172	Revenues and Benefits
	16833			2173	Risk Management
	16834			2174	Trade Union Facilities
	16835			2175	Registration
	16836
	16837
	16838
	16839
	16840
	16841
	16842
	16843
	16844
	16845
	16846
	16847	Human Resources
	16848
	16849
	16850
	16851
	16852
	16853
	16854	Information and Communications Technology (ICT)
	16855
	16856
	16857
	16858
	16859
	16860
	16861	Revenues and Benefits
	16862
	16863
	16864
	16865
	16866
	16867
	16868	Risk Management
	16869
	16870
	16871
	16872
	16873
	16874
	16875	Trade Union Facilities
	16876
	16877
	16878
	16879
	16880
	16881
	16882	Registration
	16883
	16884
	16885
	16886
	16887
	16888
	16889
	16890
	16891	Director of Legal and Governance's Scheme of Delegation		2176	Director of Legal and Governance's Scheme of Delegation
n	16892		n
	16893
	16894
	16895
	16896
	16897
	16898	Section 72.1: Introduction		2177	Section 72.1: Introduction
n	16899		n	2178	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16900			2179	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out in the Constitution. The Director of Legal also has powers of delegation in relation to those duties set out below.
	16901			2180	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16902
	16903
	16904
	16905
	16906
	16907	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	16908
	16909
	16910
	16911
	16912
	16913	The Mayor and full Council both have power to delegate the exercise of these duties to members and officers. These delegations are set out in the Constitution. In addition, each Corporate Director also has the power to further delegate powers to individual officers and these are set out in the Constitution. The Director of Legal also has powers of delegation in relation to those duties set out below.
	16914
	16915
	16916
	16917
	16918
	16919	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	16920
	16921
	16922
	16923
	16924
	16925	Section 72.2: Schemes of Delegation		2181	Section 72.2: Schemes of Delegation
t	16926		t	2182	Ceremonial and name/status of areas and individuals
	16927			2183	Councillors/Appointment of Committees etc
	16928			2184	Meetings of Committees
	16929			2185	General
	16930			2186	Appointment of Independent and Co-Opted Members
	16931			2187	Legal Proceedings
	16932			2188	Consents
	16933			2189	Authentication of Documents
	16934	Ceremonial and name/status of areas and individuals		2190	Common Seal of Council
	16935
	16936
	16937
	16938
	16939
	16940
	16941	Councillors/Appointment of Committees etc
	16942
	16943
	16944
	16945
	16946
	16947
	16948	Meetings of Committees
	16949
	16950
	16951
	16952
	16953
	16954
	16955	General
	16956
	16957
	16958
	16959
	16960
	16961
	16962	Appointment of Independent and Co-Opted Members
	16963
	16964
	16965
	16966
	16967
	16968
	16969	Legal Proceedings
	16970
	16971
	16972
	16973
	16974
	16975
	16976	Consents
	16977
	16978
	16979
	16980
	16981
	16982
	16983	Authentication of Documents
	16984
	16985
	16986
	16987
	16988
	16989
	16990	Common Seal of Council
	16991
	16992
	16993
	16994
	16995
	16996
	16997
	16998

Legends
Colors  Added  Changed Deleted	Links (f)irst change (n)ext change (t)op